Microsoft Office OneNote 2007 是一種共同作業工具。使用 OneNote，不僅可以透過電子郵件共用靜態筆記本頁面，還可以根據小組及專案的性質，在會議中共同進行腦力激盪，將筆記本頁面做為白板使用，或者設定共用筆記本，讓每個人都可以檢視、新增及編輯資訊。

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• 設定共用筆記本

• 主持或加入即時共用工作階段

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設定共用筆記本

OneNote 可以讓您在網路伺服器或檔案共用位置上儲存及維護共用筆記本，多位使用者可以在這些位置同時存取共用筆記，並陸續增減其中的內容。以群組的形式記錄筆記是一個共同作業的過程，而許多其他應用程式會「鎖定」檔案，一次只允許一個人編輯，因此並不太適用於這樣的工作。OneNote 則可以讓每一個人都能同時存取一組共用的筆記，它會自動同步處理每一個人對筆記本所進行的變更。如此一來，筆記本就會一直保持在最新狀態，也讓每個人都能看見相同的頁面。

設定共用筆記本非常容易。[新增筆記本精靈] 會在您及您的小組成員都可以存取的網路位置上，引導您完成建立共用筆記本的每個步驟。或者，您也可以在電腦的檔案共用位置上建立筆記本。

當有多位使用者存取共用筆記本時，OneNote 會不斷地同步處理對筆記本所進行的變更。OneNote 還會分別在每一位使用者的電腦上保留離線複本。這樣，即使參與者沒有連線到網路，也可以在本機編輯筆記。下一次他們連線至共用筆記本時，OneNote 會自動合併他們及其他人的變更。

建立新的共用筆記本

1. 在 [檔案] 功能表上，指向 [開新檔案]，然後按一下 [筆記本]。
2. 在 [新增筆記本精靈] 中，執行下列動作：
   • 在 [名稱] 方塊中，輸入共用筆記本的名稱 (例如，每週小組狀態報告或理念研究小組筆記)。
   • 此外，您也可以選取筆記本封面的色彩，在 [筆記本] 導覽列上會以圖示顯示筆記本封面色彩。
   • 而且，您還可以在 [使用範本] 清單中，選取要用於共用筆記本中頁面的預設範本。
3. 按一下 [下一步]。
4. 按一下 [誰將使用這個筆記本?] 底下的 [將由多人共用此筆記本]，然後執行下列其中一項：
   • 如果您和要使用共用筆記本的使用者都具有在網路檔案共用位置或伺服器上存取及變更檔案的權限，請按一下 [在伺服器上]。

      附註   您可能必須連絡網路管理員，取得在伺服器上存取檔案共用位置的權限。

   • 按一下 [在這台電腦的共用資料夾中]，在電腦上建立可以讓其他人存取的檔案共用位置。您必須以管理員的身分登入電腦，才能在硬碟上建立共用資料夾。

      附註   只有在電腦大部分時間都可透過網路進行存取時，才應該選擇此選項。如果電腦經常離線或您經常攜帶電腦旅行，則應該考量在網路檔案共用位置上建立共用筆記本。

5. 按一下 [下一步]。
6. 為新筆記本選擇合適的共用位置。建議選擇下列位置來儲存共用 OneNote 筆記本：
   • 公司或學校電腦網路上的內部或公共檔案共用位置
   • 您具有管理員權限之電腦上的共用資料夾
   • Microsoft Windows SharePoint Services 網站上的文件庫
   • 具有高儲存容量的 USB (通用序列匯流排) 磁碟

    注意   建議您不要利用其他任何檔案或資料夾共用及同步處理技術來使用共用筆記本。

7. 在 [位置] 方塊中，驗證共用筆記本的建議位置。

    附註   在步驟 2 中輸入的筆記本名稱會自動新增至位置路徑。

8. 若要撰寫包含共用筆記本位置連結的電子郵件訊息，讓您可以傳送給其他使用者，請選取 [建立包含這個筆記本連結的電子郵件，讓我能傳送給其他人] 核取方塊。

    秘訣   若要在建立共用筆記本連結後傳送該連結，請按一下 [共用] 功能表上的 [傳送共用筆記本連結至其他人]。

9. 按一下 [建立]。

    附註   OneNote 會在您指出的位置上建立共用筆記本。根據您在 [新增筆記本精靈] 中的選項，OneNote 會顯示對話方塊及附加的說明主題，引導您為其他使用者完成設定權限的每個步驟。

共用現有筆記本

如果您已經在電腦上建立 OneNote 筆記本，且要提供給其他人檢視及編輯的權限，請執行下列動作：

1. 在 OneNote 中，關閉要共用的筆記本。在 [筆記本] 導覽列上，以滑鼠右鍵按一下筆記本的標題，然後按一下快顯功能表上的 [關閉此筆記本]。
2. 按一下 [檔案] 功能表上的 [結束]，結束 OneNote。
3. 在 Windows 工作列上，按一下 [開始]，依序指向 [所有程式]、[附屬應用程式]，然後按一下 [Windows 檔案總管]。
4. 按兩下 [我的文件] 資料夾中的 [OneNote 筆記本]。

    附註   如果在 OneNote 安裝期間變更了筆記本的預設位置，請瀏覽至包含 OneNote 筆記本的資料夾。

5. 以滑鼠右鍵按一下要共用的筆記本資料夾，然後按一下快顯功能表上的 [剪下]。
6. 使用 [Windows 檔案總管]，瀏覽至其他人可以存取您筆記本的共用位置。在 [Windows 檔案總管] 中，按一下 [編輯] 功能表上的 [貼上]。

    附註   剪下及貼上現有筆記本資料夾，可以有效率地將資料夾從電腦的硬碟移至所選的共用位置。在這裡，我們不建議您複製筆記本。

7. 在 [Windows 檔案總管] 將筆記本資料夾移至新位置之後，請關閉 [Windows 檔案總管]，然後啟動 OneNote。
8. 在 OneNote 的 [檔案] 功能表上，指向 [開啟舊檔]，然後按一下 [筆記本]。
9. 在 [開啟筆記本] 對話方塊中，瀏覽至在以上步驟中將筆記本移至的共用位置，按一下以選取筆記本資料夾，然後按一下 [開啟]。

    秘訣   您可以將電子郵件訊息傳送給其他使用者，讓他們了解在共用位置中可以存取筆記本的位置。在 OneNote 中，按一下 [共用] 功能表上的 [傳送共用筆記本連結至其他人]。

停止共用電腦上的現有筆記本

1. 在 OneNote 中，瀏覽至電腦上您要停止共用之共用筆記本中的頁面。
2. 按一下 [共用] 功能表上的 [停止共用筆記本]。
3. 在確認對話方塊中，按一下 [是]，停止共用選取的筆記本。

    附註   如果您使用多個名稱共用此資料夾，或者筆記本包含於其他共用資料夾中，則其他人可能仍然可以存取您的筆記本。在這種情況下，請在 [Windows 檔案總管] 中以滑鼠右鍵按一下共用筆記本資料夾，然後按一下快顯功能表上的 [共用和安全性]。在資料夾 [內容] 對話方塊中，按一下 [共用] 索引標籤上的 [不共用此資料夾]，然後按一下 [確定]。

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主持或加入即時共用工作階段

當電腦連接至網際網路或網路時，您可以與其他 OneNote 使用者 (如同事、同學或朋友) 一起加入共用筆記工作階段。共用筆記工作階段可以讓所有參與者即時檢視及編輯彼此的筆記。

在共用筆記工作階段期間，您可以共用筆記本的一個或多個特定章節。輸入的文字及手寫數位筆跡都會即時傳輸，如同您正在看著參與者在其電腦上工作。在共用筆記工作階段期間搭配使用其他的通訊方法是個不錯的主意，例如電話交談或即時訊息。這樣不僅有助於傳遞額外的資訊，也可以識別正在新增註解或編輯筆記的參與者。

身為 OneNote 使用者，您可以開始新的共用筆記工作階段，或是以參與者的身分加入現有的工作階段。當您加入共用筆記工作階段時，所有參與者的名稱都會列在 [目前的即時工作階段] 工作窗格中。如果是由您起始共用筆記工作階段，則可以設定工作階段的密碼，限制只有輸入密碼的參與者才能加入此工作階段。

如果是由您起始共用筆記工作階段，則可以選取您要共用的章節，然後邀請要進行共同作業的參與者。如果電腦上已經安裝 OneNote，當您邀請其他人加入共用筆記工作階段時，會自動建立電子郵件訊息，其中包含工作階段的邀請、工作階段主持人電腦的 IP 位址，以及工作階段的密碼 (如果需要的話)。在您檢閱電子郵件訊息之後，即可將它傳送給參與者。

若為參與者，則可以隨時離開共用筆記工作階段。

 附註 

• 請使用大寫字、小寫字、數字及符號相結合的嚴密密碼。鬆散密碼不將這些元素混用。嚴密密碼：Y6dh!et5。鬆散密碼：House27。密碼的長度應該要有 8 個以上的字元，使用 14 個字元以上則更好。如需詳細資訊，請參閱使用強式密碼協助保護您的個人資訊。

  您必須記住您的密碼。如果忘記了，Microsoft 也無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全的地方，而不要與使用該密碼保護的資訊存放在同一個地方。

• 如果您要傳送共用筆記工作階段的密碼或 IP 位址，建議您使用支援「資訊版權管理」的電子郵件程式，例如 Microsoft Office Outlook 2007。藉由建立有限權限的電子郵件訊息，您可以協助保護共用筆記工作階段的密碼或 IP 位址。如果收件者的電腦上沒有安裝 Microsoft Office Outlook 2007，他們可以下載供 Internet Explorer 使用的 Windows Rights Management 附加元件，或是下載支援有限權限內容的其他程式。

主持共用筆記工作階段

如果您是共用筆記工作階段的主持人，則可以執行下列動作：

開始即時工作階段

1. 開啟要與其他人共用的筆記本及節。
2. 在 [共用] 功能表上，指向 [即時共用工作階段]，然後按一下 [開始共用目前節]。

   [開始即時工作階段] 工作窗格隨即開啟。

3. 若要指定參與者加入即時共用工作階段時必須提供的密碼，請在 [開始即時工作階段] 工作窗格的 [工作階段密碼] 方塊中輸入密碼。

    附註   

   請使用大寫字、小寫字、數字及符號相結合的嚴密密碼。鬆散密碼不將這些元素混用。嚴密密碼：Y6dh!et5。鬆散密碼：House27。密碼的長度應該要有 8 個以上的字元，使用 14 個字元以上則更好。如需詳細資訊，請參閱使用強式密碼協助保護您的個人資訊。

   您必須記住您的密碼。如果忘記了，Microsoft 也無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全的地方，而不要與使用該密碼保護的資訊存放在同一個地方。

4. 按一下 [開始即時共用工作階段]。
5. 在 [目前的即時工作階段] 工作窗格中，設定您需要的選項。

邀請參與者加入即時共用工作階段

1. 在 [目前的即時工作階段] 工作窗格中，執行下列其中一項：
   • 若要允許即時共用工作階段的參與者編輯共用的頁面，請選取 [允許參與者編輯] 核取方塊。
   • 若要允許即時共用工作階段的參與者檢視但不能變更您所共用的頁面，請清除 [允許參與者編輯] 核取方塊。
2. 按一下 [邀請參與者]。
3. 在開啟之電子郵件訊息的 [收件者] 方塊中，輸入您所邀請之參與者的電子郵件地址，然後按一下 [傳送]。

 附註 

• 您可以使用支援「資訊版權管理」的電子郵件程式 (例如 Office Outlook 2007)，建立有限權限的電子郵件訊息。藉由建立有限權限的電子郵件訊息，您可以協助保護共用筆記工作階段的密碼或 IP 位址。如果收件者的電腦上沒有安裝 Outlook，他們可以下載供 Internet Explorer 使用的 Windows Rights Management 附加元件，或是下載支援有限權限內容的其他程式。
• 如果電腦上沒有安裝 Outlook，當您按一下 [邀請參與者] 時，會出現包含有關共用筆記工作階段資訊的對話方塊。您應該使用安全的通訊方式，將相關資訊 (例如密碼或 IP 位址) 傳送給參與者。

• 請使用大寫字、小寫字、數字及符號相結合的嚴密密碼。鬆散密碼不將這些元素混用。嚴密密碼：Y6dh!et5。鬆散密碼：House27。密碼的長度應該要有 8 個以上的字元，使用 14 個字元以上則更好。如需詳細資訊，請參閱使用強式密碼協助保護您的個人資訊。

  您必須記住您的密碼。如果忘記了，Microsoft 也無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全的地方，而不要與使用該密碼保護的資訊存放在同一個地方。

離開共用筆記工作階段

• 按一下 [目前的即時工作階段] 工作窗格中的 [離開共用工作階段]。

   附註   關閉 [目前的即時工作階段] 工作窗格並不會結束工作階段。

加入共用筆記工作階段

如果您不是共用筆記工作階段的主持人，則可以執行下列動作：

加入共用筆記工作階段

1. 在 [共用] 功能表上，指向 [共用工作階段]，然後按一下 [加入工作階段]。
2. 在 [加入即時工作階段] 工作窗格的 [即時共用工作階段位址] 方塊中，輸入工作階段主持人電腦的 IP 位址。
3. 如果需要密碼才能加入工作階段，請在 [工作階段密碼] 方塊中輸入密碼。
4. 按一下 [加入工作階段]。

    附註   如果您不知道密碼，請連絡工作階段主持人。

離開共用筆記工作階段

• 按一下 [目前的即時工作階段] 工作窗格中的 [離開即時共用工作階段]。

   附註   關閉 [目前的即時工作階段] 工作窗格並不會結束工作階段。

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