人力資源專業人員:利用 Microsoft Office 的工具節省時間

作者:Megan Morreale,人力資源專家

人力資源專業人員通常需要填寫許多表單,以及記錄許多類型的資料,包括員工福利計劃、到職業培訓方案等等。現在您可以使用一項技術來簡化這些工作,以便在員工身上花更多的時間,而花較少的時間在紙張的文書處理上。

使用 Microsoft Office System,您就擁有讓工作變得更容易的工具;您將提高生產力、以機密性的方式共用資訊,以及有效率地溝通。

使用 Word 範本重複工作程序

範本就像是線上空白表單。不用更動的部分已自動產生,您只需輸入需要修改的資訊。您的許多表單、信件和檢查清單都已標準化,為何還要每次重複鍵入所有的資訊呢?

例如招聘人員可以使用 Word 範本的方面有:

  • 工作申請表
  • 申請人追蹤
  • 應徵者評估
  • 聘用確認表單
  • 錄取信函
  • 拒絕信函

人力資源總管人員可以使用 Word 範本的方面有:

  • 諮詢備忘錄
  • 員工手冊通知
  • 績效考核表單
  • 工作分類檢查清單
  • 終止聘用信函
  • 績效行動計劃

Word 範本可自動檢查例如員工編號、聘用日期,或其他個人資料等資訊。不僅如此,您還可讓範本在線上供其他人使用。以上所有方式都可以節省時間。

使用 Excel 來追蹤及報告您的人力資源資料

追蹤及報告資料是人力資源專業人員工作中很重要的一部分。

例如,招聘人員必須追蹤的資訊有:

  • 公司收到的履歷表
  • 申請人來源
  • 已面試的應徵者人數
  • 面試後聘用的比率
  • 拒絕應徵者的原因

總管人員需要評量、分析及報告的統計資料有:

  • 員工資料統計
  • 勞資關係
  • 流動率

使用 Excel,您可以快速且有效率地製作、管理及追蹤所有這些活動。

使用 Outlook 安排會議、面試和組織電子郵件

您可以使用 Outlook 來安排會議並讓溝通流暢。行事曆功能可以幫助安排例如離職面談、聘用面試及勞資關係等會議的行程。

招聘人員可透過電子郵件來傳送履歷表,以及交換面試的意見。

總管人員可透過電子郵件儘快地回答員工的疑問,以及與經理溝通。

而 Outlook 可讓這些事情變得更容易:

  • 以色彩標示行事曆項目,突顯重要的項目。
  • 將需要處理,或需要繼續追蹤的電子郵件加上標幟。

利用 Visio 和 PowerPoint 建立圖表及簡報

Visio 讓組織圖的建立和共用變得更容易。

PowerPoint 可協助您製作:

  • 課堂培訓資料
  • 聘用原則
  • 新員工訓練資料
  • 員工手冊
  • 程序
  • 人力資源連絡人清單

Visio 和 PowerPoint 中的範本讓組織圖及簡報的製作變得輕而易舉。

詳細資訊

Microsoft Office 工具設計的目的是協助您讓辦公室的工作盡可能地有效率。請參閱 Microsoft Office Online 輔助中心網站,搜尋可協助您的人力資料部門運作順暢的秘訣、訣竅和工具。

關於作者

Megan Morreale 是 Microsoft Information Worker 團隊的資深人力資源經理。她之前的職位是 Microsoft Business Groups 的技術招聘經理。她具有加州大學洛杉磯分校的心理學文學士的學位。

 
 
適用:
Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, Visio 2003, Word 2003