Access 2010 中的基本工作

Office 2010 快速入門 此處有一些您可以執行的基本工作,以協助您學習如何使用 Microsoft Access 2010。

 


本文內容


什麼是 Access?

Access 2010 是一套資料庫應用程式設計與部署工具,可用以追蹤重要的資訊。不僅能夠將資料保存在電腦上,也可以將其發佈至 Web 上,讓其他人能夠利用網頁瀏覽器,使用您的資料庫。

許多人常因為用於追蹤事項的程式逐漸不符合工作的需要,而開始使用 Access。舉例來說,假設您是活動規劃人員,必須追蹤所有需要您管理的細節,以確保活動順利成功。若是使用文字處理器或試算表程式執行此作業,可能會因為重複且不一致的資料而困擾不斷。您可以使用行事曆軟體,但其在追蹤財務資訊方面的能力又不甚理想。

Access 中的關聯式資料庫

您偶爾會需要使用關聯式資料庫追蹤此類資訊:將資料切分為較小的資料集合 (稱為資料表) 以避免重複之資料儲存庫,然後再根據資訊的通用位元 (稱為欄位),產生各資料集合的關聯。例如,活動規劃的關聯式資料庫可能含有客戶資訊資料表、廠商資訊資料表,以及活動資訊資料表。活動資訊資料表中可能又包含可以關聯到客戶資料表的欄位,以及可以關聯到廠商資料表的欄位。以廠商電話號碼為例,此後其若有所變更,只要在廠商資料表中變更一次即可,而無需逐一變更該廠商相關的活動。

Access 是可以讓您快速而輕鬆地開發有助於管理資訊之關聯式資料庫應用程式的工具。您可以建立資料庫以協助追蹤所需類型的資訊,如庫存、專業連絡人或商務流程等。事實上 Access 亦附有現成的範本,可立即用以追蹤各種資訊,即使是初學者,也可順利地完成工作。

開啟 Access 時

啟動 Access 2010 時,首先會顯示 Microsoft Office Backstage 檢視,您可由此了解有關目前的資料庫、建立新資料庫與開啟現有資料庫的資訊,也可檢視 Office.com 的特色內容。

Access 2010 的 Backstage 檢視

[Backstage 檢視] 亦包含其他許多命令,可讓您用以調整、維護及共用資料庫。[Backstage 檢視] 中命令的適用對象為整個資料庫,而非資料庫內的物件。

 附註   按一下 [檔案] 索引標籤,即可隨時進入 [Backstage 檢視]。

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尋找及套用範本

Access 提供大量的各式範本,可用以加速建立資料庫的過程。範本是已經可以使用的資料庫,其包含執行特定工作時所需的所有資料表、查詢、表單及報表。例如,有些範本可用以追蹤問題、管理連絡人或記錄費用。某些範本會包含數筆記錄範例,有助於示範其使用方法。您可以直接使用範本資料庫,或加以自訂以使其更符合您的需求。

若要尋找並將範本套用至資料庫,請執行下列步驟:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增]
  2. [可用範本] 底下,執行下列其中一項:
  • 若要重複使用最近使用的範本,請按一下 [最近的範本],然後選取您要的範本。
  • 若要使用您已安裝的範本,請按一下 [我的範本],然後選取您要的範本。
  • 若要在 Office.com 上尋找範本,請按一下 [Office.com 範本] 底下的範本類別,選取您要的範本,然後按一下 [下載],即可從 Office .com 下載範本至您的電腦。

 附註    您也可以從 Access 內搜尋 Office.com 上的範本。請在 [搜尋 Office.com 的範本] 方塊中,輸入一個或多個搜尋項目,然後按一下箭號按鈕開始搜尋。

  1. 也可選擇按一下 [檔案名稱] 方塊旁的資料夾圖示,瀏覽至建立資料庫所在的位置。若未指定任何位置,Access 會在 [檔案名稱] 方塊下所顯示的預設位置建立資料庫。
  2. 按一下 [建立]

如此 Access 即會建立資料庫並開啟供您使用。

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從頭開始建立資料庫

 附註   如需使用 Access 建立資料庫外之觀念的詳細介紹,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

若無符合您需求的範本,或想在 Access 中使用其他程式中的資料,可能會決定從頭開始建立資料庫。在 Access 2010 中,您可以選擇使用標準的桌面資料庫或 Web 資料庫。

 附註   如需 Web 資料庫的詳細資訊,請參閱建立要在網路上共用的 Access 資料庫一文。

若要建立新的資料庫,請執行下列步驟:

  1. 啟動 Access。
  2. 按一下 [Backstage 檢視] 中 [新增] 索引標籤上的 [空白資料庫][空白 Web 資料庫]

 重要事項   此處的選擇會決定資料庫中可使用的功能。桌面資料庫無法發佈至 Web,且其部分功能不受 Web 資料庫支援,例如合計查詢。

  1. 在右側的 [檔案名稱] 方塊中輸入資料庫的名稱。

若要變更建立檔案的位置,請按一下 [檔案名稱] 方塊旁邊的 [瀏覽] 按鈕圖像 ,瀏覽至新的位置並進行選取,然後按一下 [確定]

  1. 按一下 [建立]

Access 會先建立資料庫,然後在資料工作表檢視 (資料工作表檢視:以列和欄格式顯示資料表、表單、查詢、檢視或預存程序中資料的檢視。在資料工作表檢視中,您可以編輯欄位、新增和刪除資料,以及搜尋資料。)中開啟空白資料表 (名為 Table1)。

  1. Access 會將游標置於 [按一下以新增] 資料行中第一個空白的儲存格。

若要新增資料,直接開始輸入即可,也可以從其他來源貼上資料,如本文稍後的將其他來源的資料貼到 Access 資料表一節中所述。

 附註 

  • 根據設計,在 [資料工作表檢視] 中輸入資料,和在 Excel 工作表中輸入資料非常相似。主要限制是前者必須從資料工作表的左上角開始,並在連續的列及欄中輸入資料。您不應該像在 Excel 工作表中一樣,嘗試併入空白的列或欄來設定資料格式,這樣做會浪費資料表的空間。資料表應該只包含您的資料。該資料的所有視覺呈現方式都會在稍後設計的表單及報表中設定。

如果還不想輸入資料,請按一下 [關閉] 按鈕圖像

 附註   若不儲存而關閉,Access 將會刪除 Table1。

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開啟現有的 Access 資料庫

 秘訣   若要快速開啟近期曾開啟之數份資料庫之一,請按一下 [檔案] 索引標籤上的 [最近的],然後按一下檔案名稱。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]
  2. 按一下 [開啟] 對話方塊中的捷徑,或者在 [查詢] 方塊中,按一下包含所要資料庫的磁碟機或資料夾。 
  3. 在資料夾清單中,按兩下資料夾,直至開啟包含資料庫的資料夾。
  4. 找到資料庫後,執行下列其中一項:
  • 若要在預設開啟模式中開啟資料庫,按兩下該資料庫。
  • 若要在多使用者 (多使用者 (共用) 資料庫:允許多個使用者同時存取及修改相同資料集的資料庫。)環境中開啟資料庫以供共用存取,讓您及其他使用者都可以同時閱讀及寫入資料庫,請按一下 [開啟]
  • 若要開啟資料庫以供唯讀存取,讓您可以檢視但是不能編輯它,請按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀檔案]。
  • 若要開啟資料庫以供獨佔式存取,讓其他使用者在您開啟資料庫時無法開啟它,請按一下 [開啟] 旁邊的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟]。
  • 若要開啟資料庫以進行唯讀存取,請按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [獨佔式唯讀開啟]。其他使用者仍然可以開啟資料庫,但是他們只有唯讀權限。

如果找不到想要開啟的資料庫    

  1. 按一下 [開啟] 對話方塊中的 [我的電腦] 捷徑,或者按一下 [查詢] 方塊中的 [我的電腦]
  2. 在磁碟機清單中,以滑鼠右鍵按一下您認為可能包含資料庫的磁碟機,然後按一下 [搜尋]。
  3. 輸入搜尋準則,然後按 ENTER 鍵,搜尋資料庫。
  4. 如果找到資料庫,按兩下 [搜尋結果] 對話方塊中的資料庫即可開啟。

 附註   因為是從 [開啟] 對話方塊開始搜尋的,所以必須先按一下該對話方塊中的 [取消],才能開啟資料庫。

您可以直接開啟外部檔案格式的資料檔案 (例如 dBASE、Paradox、Microsoft Exchange 或 Excel),也可以直接開啟任何 ODBC 資料來源 (ODBC 資料來源:支援「開放式資料庫連接 (ODBC)」通訊協定之程式及資料庫的資料及存取該資料所需的資訊。),例如 Microsoft SQL Server 或 Microsoft FoxPro。Access 會自動在資料檔案所在的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並加入外部資料庫中每個資料表的連結。

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開始使用新的資料庫

視使用範本的不同,可能必須執行下列一項或多項作業,才可開始使用新的資料庫:

  • 若 Access 顯示使用者清單為空白的 [登入] 對話方塊,請使用下列程序開始:
  1. 按一下 [新增使用者]
  2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。
  3. 按一下 [儲存並關閉]
  4. 選取剛才輸入的使用者名稱,然後按一下 [登入]
  • 若 Access 顯示空白的資料工作表,可以直接將資料輸入該資料工作表,或按一下其他按鈕與索引標籤以探索資料庫。
  • 若 Access 顯示 [快速入門] 頁面,可以按一下該頁面中的連結,進一步了解資料庫,或按一下其他按鈕與索引標籤以探索資料庫。
  • 若 Access 在訊息列中顯示 [安全性警告] 訊息,且您信任該範本的來源,請按一下 [啟用內容]。若資料庫要求登入,則必須重新登入。

針對桌面資料庫與 Web 資料庫,也建議您從下列其中一個步驟開始:

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新增資料表

您可以使用 [建立] 索引標籤之 [資料表] 群組中的工具,將新資料表新增至現有資料庫。

[建立] 索引標籤上的 [資料表] 群組

 附註   在 Web 資料庫中,[資料表] 群組中只可使用 [Table] 命令。

無論從何種檢視開始,都一律可以使用 Access 視窗狀態列上的檢視按鈕,切換至其他檢視。

在 [資料工作表檢視] 中建立空白資料表    在 [資料工作表檢視] 中,您可以立即輸入資料,並讓 Access 在幕後建立資料表結構。欄位名稱會依照數值順序指定 (Field1、Field2,以此類推),而且 Access 會根據輸入資料的類型,設定欄位的資料類型。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表] 按鈕圖像
  2. Access 會先建立資料表,然後將游標放置到 [按一下以新增] 欄的第一個空白儲存格中。
  3. 若要新增資料,可以在第一個空白儲存格中開始輸入,也可以依照本文稍後所述,從其他來源貼上資料。 
  • 若要重新命名資料行 (欄位),請按兩下資料行標題,然後輸入新名稱。

 秘訣   建議為各欄位指定富含意義的名稱,以便您無需檢視資料,即可了解其內容。

  • 若要移動欄,按一下欄位標題以選取,然後將它拖曳至想要的位置,也可以選取數個連續的欄,然後將它們一併拖曳至新的位置。

若要將更多的欄位新增至資料表,您可以在 [資料工作表檢視] 的 [按一下以新增] 欄中輸入資料,或者使用 [欄位] 索引標籤上之 [新增與刪除] 群組中的命令來新增欄位。

從設計檢視開始建立資料表    在 [設計檢視] 中,首先建立新資料表的結構。然後,切換至 [資料工作表檢視] 輸入資料,或者使用其他方法輸入資料,例如使用表單。

 附註   Web 資料庫中的資料表無法使用 [設計檢視]。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]按鈕圖像
  2. 在資料表各欄位的 [欄位名稱] 資料行中輸入名稱,然後從 [資料類型] 清單中選取資料類型。
  3. 您可以在 [描述] 資料行中輸入每個欄位的其他資訊。當插入點位於欄位時,輸入的描述會顯示在狀態列中,並會用為您從 [欄位清單] 窗格拖曳至表單或報表所建立之任何控制項,以及透過 [表單精靈] 或 [報表精靈] 為該欄位所建立之任何控制項的狀態列文字。
  4. 新增所有欄位之後,請儲存資料表:
    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]
  5. 您隨時都可以使用下列方法在資料表中開始輸入資料:切換至 [資料工作表檢視],按一下第一個空白儲存格,然後輸入資料。您也可以依照下一節所述,從其他來源貼上資料。

以 SharePoint 清單為基礎建立資料表    透過 SharePoint 清單,沒有 Access 的使用者就可以使用您的資料。此外,儲存在伺服器上的資料一般而言會比儲存在桌上型電腦上的資料受到更好的保護。您可以從新的清單開始,或是連結至現有的清單。在要建立清單的 SharePoint 網站上,您必須擁有足夠的權限;這會依網站而有所不同,因此請連絡您的 SharePoint 管理員,以了解選項的詳細資訊。

 附註   Web 資料庫並未提供這項功能。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [SharePoint 清單]。
  2. 您可以使用下列其中一個清單範本,建立標準的 SharePoint 清單,如 [連絡人] 或 [事件]。

也可以選擇建立自訂清單,或連結至現有的清單或加以匯入。請按一下所需的選項。

  1. 若選擇任一清單範本或建立自訂清單,會開啟 [建立新的清單] 對話方塊,導引您執行整個程序。若選擇使用現有的清單,會開啟 [取得外部資料] 對話方塊協助您作業。

如需資料表的詳細資訊,請參閱資料表簡介一文。

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將其他來源的資料貼到 Access 資料表

資料目前若是儲存在其他程式 (例如 Excel) 中,可以將這些資料複製並貼入 Access 資料表。一般而言,此方法對於已將資料分散到多欄 (例如 Excel 工作表中的資料) 的效果最佳。若是文書處理程式中的資料,應先使用定位點分隔各資料行,或在複製資料之前,先於文書處理程式中將資料轉換成表格。您的資料如需任何編輯或處理 (例如將全名分隔成名字及姓氏),而您又不熟悉 Access 時,可以在複製之前先執行此動作。

將資料貼入空白資料表時,Access 會依據欄位中資料的種類設定各個欄位的資料類型。例如,如果貼上的欄位只包含日期,Access 便會將 [日期/時間] 資料類型套用到該欄位;而如果貼上的欄位只包含「是」和「否」等字,Access 就會將 [是/否] 資料類型套用到欄位上。

Access 會根據其在貼上之資料的第一列中所找到的內容,命名欄位。若貼上之資料的第一列之類型與後續列的資料列類似,Access 會認定第一列屬於資料的一部分,而為這些欄位指定通用名稱 (Field1、Field2 等)。若貼上之資料的第一列與後續列的資料列類型不同,Access 會使用第一列做為欄位名稱,並將第一列排除在實際資料之外。

如果 Access 指定通用欄位名稱,則應該儘快重新命名欄位,避免造成混淆。請使用下列程序:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存],儲存資料表。
  1. 在 [資料工作表檢視] 中,按兩下每項資料行位標題,然後輸入資料行的名稱。
  2. 再次儲存資料表。

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從其他來源匯入或連結至資料

您可能會想要在 Access 中使用您從其他程式收集來的資料。另有可能是您合作的人員使用其他程式儲存其資料,而您想要在 Access 中使用這些資料。或者是您擁有數種不同來源的資料,而需要平台將所有資料整合在一起以進行深入的分析。

Access 可以讓您輕鬆地從其他程式匯入資料或連結至該資料。資料的匯入來源可以是 Excel 工作表、其他 Access 資料庫中的資料表、SharePoint 清單或其他各種來源。而根據資料來源之不同,其程序亦會有些微的差異,但無論如何皆可從下列說明開始作業:

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下要匯入之來源檔案類型的命令。

例如,如果要從 Excel 工作表匯入資料,請按一下 [Excel]。如果看不到正確的程式類型,請按一下 [其他]

 附註   若在 [匯入與連結] 群組中找不到正確的格式類型,可能需要啟動最初建立資料時所使用的程式,然後使用該程式將資料儲存為 Access 所支援的檔案格式 (例如分隔符號文字檔 (分隔符號文字檔:包含資料的檔案,其中的個別欄位值由字元 (如逗號或定位點) 分隔。)),然後再匯入該資料或加以連結。

  1. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,按一下 [瀏覽] 瀏覽至來源資料檔案,或者在 [檔案名稱] 方塊中輸入來源資料檔案的完整路徑。
  2. [指定您要在目前資料庫儲存資料的方式與位置] 底下按一下所需要的選項。您可以使用匯入的資料建立新資料表,或建立連結資料表,維護資料來源的連結。
  3. 按一下 [確定]

視選擇之不同,會開啟 [連結物件] 對話方塊或 [匯入物件] 對話方塊。

  1. 使用此對話方塊完成程序。實際需要遵循的程序取決於所選取的匯入或連結選項。
  2. 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

若選擇匯入,Access 會詢問您是否要儲存剛完成之匯入作業的詳細資料。

  1. 若認為將來會再次執行這個相同的匯入作業,請按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入詳細資料。

然後,只要在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [儲存的匯入],然後按一下匯入規格,再按一下 [執行],即可輕鬆地重新執行匯入作業。

  1. 若不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

Access 會將資料匯入至新的資料表,然後在 [功能窗格] 中的 [資料表] 底下顯示該資料表。

若要了解如何將資料匯入 Access 的詳細資訊,請遵循本文<請參閱>一節的連結。

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後續步驟

其餘的設計程序會隨目標而不同,但您可能會需要建立查詢、表單、報表與巨集。本文不提供如何建立其他資料庫物件的資訊。

如需詳細資訊,請參閱下列文章:

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從試算表或其他程式匯入資料

若已是熟悉其他資料庫或試算表程式,可能已了解這些應用程式的基本運作方式,以及資料庫的用途。Access 與許多其他資料庫應用程式不同,其可讓您建立關聯式資料庫 (關聯式資料庫:在資料表中儲存資訊的資料庫類型。使用兩個資料表中相符的值,將一個資料表中的資料與另一個資料表中的資料關聯。在關聯式資料庫中,通常特定類型的資料只可以儲存一次。)。而與大多數的試算表程式更不同的是,其提供各種工具可讓您製作複雜的查詢、表單及報表。Access 另外還提供許多選項,讓您可與其他資料庫程式搭配使用,例如 SQL Server。

將 Excel 工作表匯入 Access

許多人都是先在 Excel 中建立清單,然後才開始嘗試使用 Access。Excel 十分適合用來建立清單,但是隨著清單愈來愈多,組織及更新就會更加困難。通常,下一步就是將清單移至 Access。

因為資料庫資料表與工作表中的資料都儲存在資料列及資料欄中,所以兩者在結構上非常相似。因此,通常可以很輕鬆地將工作表匯入資料庫資料表中。在工作表中與在資料庫中儲存資料的主要差異在於組織資料的方式。如果只是將整張工作表匯入成資料庫中的新資料表,將無法解決與組織及更新資料相關的問題,尤其是在工作表包含重複資料的時候。若要解決上述的問題,必須將試算表資料分割成個別的資料表,而且每個資料表都包含相關資料。如需如何在資料表中排列資料的詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

Access 具有 [資料表分析精靈],它可以協助您完成此程序。將資料匯入資料表之後,精靈會協助您將資料表分割成個別的資料表,而且每個資料表中的資料都不會和其他資料表重複。該精靈還會建立資料表之間的必要關聯性。

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匯入 Excel 工作表做為新資料庫的資料表

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增],然後按一下 [空白資料庫]
  2. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入新資料庫的名稱,然後按一下 [建立]

新的資料庫會隨即開啟,且 Access 會建立新的空白資料表 Table1。

  1. 關閉 Table1。

當詢問您是否要儲存 Table1 的設計變更時,按一下 [否]。

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [Excel]按鈕圖像
  2. 按一下 [取得外部資料] 對話方塊中的 [瀏覽]。
  3. 使用 [開啟舊檔] 對話方塊尋找檔案。
  4. 選取檔案,然後按一下 [開啟舊檔]
  5. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,確定已選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表] 選項。
  6. 按一下 [確定]

[匯入試算表精靈] 隨即啟動,並詢問您有關資料的一些問題。

  1. 遵循指示,按一下 [下一步] 或 [上一步] 瀏覽頁面。在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

 附註   Access 會詢問您是否要儲存剛剛完成之匯入作業的詳細資料。若認為將來會再次執行這個相同的匯入作業,請按一下 [是],然後輸入詳細資料。接下來,在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [儲存的匯入],即可在將來輕鬆地重新執行該作業。若不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]

Access 會將資料匯入至新的資料表,然後在 [功能窗格] 中的 [所有資料表] 底下顯示該資料表。

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使用資料表分析精靈組織資料

將資料匯入 Access 資料表之後,可以使用 [資料表分析精靈] 快速地找出重複的資料。然後,透過精靈所提供的簡單方法,即可將這些資料組織成個別的資料表,讓您以最有效的方式儲存資料。Access 會保留原始的資料表做為備份,然後建立新的資料表,用以做為資料庫應用程式的基礎。

  1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。
  2. [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [分析] 群組中的 [分析資料表]

[資料表分析精靈] 隨即啟動。

精靈的前兩個頁面包含簡短的教學課程,其中包含多項按鈕可供點選以查看範例。若未出現簡介頁面而顯示了 [要顯示簡介頁嗎?] 核取方塊,請選取該核取方塊,然後按兩次 [上一步] 以查看簡介。閱讀簡介之後,若不希望簡介頁面再次出現,可以取消選取 [要顯示簡介頁嗎?] 核取方塊。

  1. [哪個資料表含有在許多記錄中重複出現相同值的欄位?] 頁面上,選取想要分析的資料表,然後按 [下一步]
  2. 您可以讓精靈決定要將哪些欄位置於哪些資料表中,也可以自行決定。如果要遵循精靈的建議,也可以在精靈的下一頁變更資料表的版面配置。

 附註   如果讓精靈決定要將哪些欄位放置到哪些資料表中,選擇結果可能並不一定適合您的資料,尤其是如果沒有太多的資料要處理時。您應該仔細檢查精靈的結果。而另一方面,精靈建議的組織方式可能會比您所想出的方式更為有效,因此,最好至少嘗試讓精靈決定一次。如果不喜歡精靈的建議,還可以手動重新排列欄位,而且可以隨時按一下 [上一步],自行排列所有的欄位。

  1. [下一步]。在此頁面上,可以指定哪些資料表包含哪些欄位。如果選擇讓精靈決定,應該會看到由關聯線連接的多個資料表。否則,Access 只會建立一個包含所有欄位的資料表。在這兩種情況下,都可以在此頁面上進行變更。
  • 您可以將欄位從資料表拖曳至頁面的空白區域,從而建立包含這些欄位的新資料表。Access 會提示您輸入資料表的名稱。
  • 若認為在其他資料表中儲存欄位會更有效,則可以將它們從一個資料表拖曳至其他資料表。
  • 大多數資料表都具有 [識別碼] 或 [產生唯一編號] 欄位。若要了解 [識別碼] 欄位的詳細資訊,按一下精靈右上角的 [秘訣]。
  • 若要復原變更,按一下 [復原] 按鈕。
  • 若要重新命名資料表,按兩下其標題列,並輸入新名稱,然後按一下 [確定]。
  1. 按照希望的方式排列好欄位之後,按一下 [下一步]。
  2. 如果精靈找到具有相似值的記錄,就會將那些值視為可能的印刷錯誤,還會顯示一個畫面,讓您確認如何處理它們。捲動清單以找出在 [校正] 欄中包含值的所有記錄,然後在下拉式清單中按一下適當的項目。選取 [(保留原狀)],阻止精靈對值進行任何變更。完成後,按一下 [下一步]。
  3. 精靈會詢問您是否要建立類似原始資料表的查詢。如果已經建立以原始資料表為基礎的表單或報表,最好再建立這樣的查詢。如果選擇 [是,我要建立查詢],精靈會將 "_OLD" 附加至資料表名稱來重新命名原始資料表,然後使用原始資料表名稱命名新的查詢。以資料表為基礎的表單及報表現在就可以對它們的資料使用查詢,並且繼續依照以前的方式運作。
  4. 按一下 [完成]。

精靈會建立指定的新資料表,然後開啟它們。完成檢查結果後再關閉它們。

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使用其他程式的資料

Access 2010 提供可以讓您使用儲存在其他程式內之資料的功能。

建立連結至其他檔案格式資料的新 Access 資料庫    您可以使用 Access 開啟其他檔案格式的檔案,例如文字、dBASE 或試算表。Access 會自動建立 Access 資料庫並連結檔案。

  1. 啟動 Access。
  2. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]
  3. [開啟資料庫] 對話方塊中,按一下清單中您要開啟的檔案類型。如果不確定檔案類型,請按一下 [所有檔案 (*.*)]
  4. 如有必要,瀏覽至包含要開啟檔案的資料夾。找到檔案後,按兩下即可開啟。
  5. 遵循精靈中的指示。在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

將資料匯入或連結至現有 Access 資料庫    您可以將其他來源及程式的資料匯入 Access 資料表,讓資料內含在 Access 檔案中,也可以從 Access 連結至資料,讓資料保留在原始檔案中 (Access 檔案外部)。

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下儲存資料的格式。

您可以從下列來源匯入資料或加以連結:

  • Excel    您可以匯入 Excel 活頁簿中工作表或指定範圍內的資料。每一份工作表或指定範圍皆須個別匯入或連結。
  • Access    建立個別的資料庫有助於您區分程序與資料。亦即,您可以使用一個資料庫存放所有的表單、報表及巨集,同時使用另一個資料庫保存資料。如此一來,所進行的改良作業即不會對任何人的作業造成干擾。您也可以將數個不同 Access 資料庫的資料合而為一,簡化彙總不同部門及商務合作夥伴之間資料的程序。
  • ODBC 資料庫    許多程式皆支援此格式,其中包括多項資料庫伺服器產品。這可讓您建立「登陸平台」資料庫,藉以合併來自不同系統的資料。
  • 文字檔    您可以連接至純文字檔案,甚至可以使用 Access 來變更該檔案的內容。這有助於 Access 資料在多種程式中的運用。
  • XML 檔案    此格式亦相容於多種不同的其他程式,包括一些網頁伺服器。
  • SharePoint 清單    這可讓您將資料用於網頁瀏覽器,且其同時也是 SharePoint 清單的標準用法。
  • 資料服務    您可以連線至企業內的網路資料服務。
  • HTML 文件    
  • Outlook 資料夾    您可以連接至 Outlook 資料夾,輕鬆地整合連絡人資訊與其他資料。
  • dBase 檔案    dBase 為 Access 支援且廣為眾人使用的替代資料庫系統

[取得外部資料] 對話方塊隨即出現。

  1. 遵循對話方塊中的指示。

Access 會將資料匯入或連結至資料庫。對於大多數格式,您必須指定資料的位置,然後選擇要將資料儲存在資料庫中的方式。

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在數個 Access 版本中使用舊版資料庫

您的 Access 資料庫或 Access 專案若是以 Access 2000 (含) 之後的版本所建立,則即使檔案已啟用安全性,仍可在建立資料庫或專案的 Access  版本或其他任何新版中,使用該資料庫或專案。例如,Access 2000 檔案可用於 Access 2000、Access 2002、Access 2003、Access 2007 及 Access 2010 中。

您可能會遇到想要保留舊版 Access 資料的狀況,而且擁有較新版本 Access 的使用者想要連結至該資料,但是仍然要利用較新版本中的部分功能。解決方法是在較新版本中建立新的「前端」資料庫 (含有表單、報表、查詢、巨集,但不包括資料表),然後將該資料庫連結至舊版檔案中的資料表。請根據資料庫是包含在一個檔案中,或已分割成前端/後端應用程式 (前端/後端應用程式:一個資料庫應用程式,其組成部分為:包含資料表的「後端」資料庫檔案,以及所有其他包含「後端」資料表連結之資料庫物件的「前端」資料庫檔案複本。)而定,使用下列其中一個程序。

在數個 Access 版本上使用同一個 Access 資料庫檔案

當舊版 Access 資料庫的所有資料表、表單及其他物件,皆包含在同一個檔案內,且您想要在多個版本的 Access 中使用該資料庫時,可以在新版中建立新的前端資料庫,再將該資料庫連結至原始檔案。擁有舊版 Access 的使用者仍可使用原始資料庫。而擁有新版的使用者則可使用新的前端資料庫連結至相同的資料。如需納入多個版本的 Access,可以建立數個前端版本。

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步驟 1:複製現有的資料庫,然後以新格式加以儲存

請使用下列程序將資料庫轉換為下列三種最新格式之一:Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。此命令會以原始格式保留原始資料庫,並且以指定的格式建立複本。

  1. 關閉 Access 檔案。如果該檔案是位於伺服器或共用資料夾中的多使用者 Access 資料庫,請確定沒有其他使用者開啟該檔案。
  2. 啟動 Access 2010。
  3. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]
  4. 瀏覽至轉換檔案所在的位置,然後按兩下加以開啟。

 附註   如果出現 [資料庫加強效果] 對話方塊,詢問您是否要加強資料庫的效果,請按一下 [否]

  1. 如果啟動資料庫時表單隨即開啟,請關閉表單。
  2. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [將資料庫儲存為]
  3. [另存新檔] 對話方塊中,輸入新資料庫的名稱。

 附註   除非要將新的資料庫儲存在不同的位置,否則新資料庫的名稱必須要不同於原始資料庫。但無論是何種情況,最好皆能使用不同的名稱,以輕鬆地區分前端資料庫與後端資料庫。但若要轉換成 Access 2007 格式,檔案的副檔名會從 .mdb 變更為 .accdb,因此可以使用相同的檔案名稱。

  1. 按一下 [儲存]

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步驟 2:分割資料庫複本,然後使用原始的檔案做為後端資料庫

使用下列程序分割轉換後的資料庫:

  • [資料庫工具] 索引標籤的 [移動資料] 群組中,按一下 [Access 資料庫]按鈕圖像
  • 按一下 [資料庫分割] 對話方塊中的 [分割資料庫]

 附註   可視需要製作備份,但也可使用原始的資料庫重新建立複本。

  • 輸入後端資料庫的名稱,然後按一下 [分割]

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步驟 3:連接新的前端資料庫與原始資料庫

  1. 刪除 [資料庫分割] 工具建立的後端資料庫。請注意不要刪除原始資料庫。
  2. 將新的前端資料庫連結至原始資料庫中的資料表:在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [連結資料表管理員]按鈕圖像
  3. 按一下 [全選],然後選取 [保持在新位置的提示] 核取方塊。
  4. 按一下 [確定],瀏覽至舊版的資料庫,然後按兩下該資料庫。

如果順利進行,Access 會顯示一則訊息,指出已經順利重新整理所有選取的連結資料表。

您現在可以強化新的前端資料庫,使之能夠支援新功能,供使用新版 Access 的使用者使用。擁有舊版的使用者仍可繼續使用舊版的資料庫。

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在數個 Access 版本中使用前端/後端應用程式

您的 Access 資料庫若已是前端/後端應用程式 (前端/後端應用程式:一個資料庫應用程式,其組成部分為:包含資料表的「後端」資料庫檔案,以及所有其他包含「後端」資料表連結之資料庫物件的「前端」資料庫檔案複本。),可以將前端轉換成新的檔案格式。後端資料庫則無需變更。

下列程序顯示如何使用 [將資料庫儲存為] 命令,將前端資料庫轉換為下列三種最新格式之一:Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。此命令會以其原始格式保留原始資料庫,並且以指定的格式建立複本。

  1. 關閉前端資料庫。若該檔案是位於伺服器或共用資料夾中的多使用者 Access 資料庫,請確定已無其他使用者開啟該檔案。
  2. 啟動 Access 2010。
  3. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]
  4. 瀏覽至前端資料庫的位置,然後按兩下開啟。

 附註   如果出現 [資料庫加強效果] 對話方塊,詢問您是否要加強資料庫的效果,請按一下 [否]

  1. 如果開啟資料庫後表單隨即出現,請關閉表單。
  2. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [將資料庫儲存為]
  3. [另存新檔] 對話方塊中,輸入新資料庫的名稱。
  4. 按一下 [儲存]

您現在可以強化新的前端資料庫,使之能夠支援新功能。

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適用:
Access 2010