匯出資料至文字檔

這個主題會說明如何使用 Microsoft Office Access 2007 的 [匯出精靈] 匯出文字檔,同時也會說明如何將匯出的詳細資料儲存成規格,供日後使用。

您想要做什麼?


了解匯出文字檔

您可以從 Office Access 2007 匯出各種不同格式的資料,包含 Microsoft Office Excel 2007、Microsoft Office Word 2007 和 Windows SharePoint Services 3.0 清單。不過您可能需要匯出資料到 Access 不支援其檔案格式的程式。在這種情況下,如果目的程式可使用文字 (.txt) 檔,則可將資料匯出成該格式,然後以該程式開啟匯出的檔案。

您可以將資料表、查詢、表單和報表匯出成文字檔,還可以匯出 [資料工作表檢視] 中選取的部分。在匯出資料表和查詢時,可以選擇匯出整個物件,或只匯出不含任何格式的資料。

操作結束時,Access 會建立一個文字檔 (*.txt)。如果您選擇略過格式,則可以選擇建立有分隔符號文字檔 (分隔符號文字檔:包含資料的檔案,其中的個別欄位值由字元 (如逗號或定位點) 分隔。)固定寬度文字檔 (固定寬度文字檔案:包含資料的檔案,其中每個欄位的寬度都是固定的。)。如果您選擇匯出格式化的資料,則 Access 會嘗試使結果近似來源物件的版面配置。

[匯出精靈] 可建立下列文字檔類型:

  • 有分隔符號的檔案    在有分隔符號的檔案中,每一筆記錄都會在本身那一行出現,而各欄位會以稱為分隔符號的單一字元分隔。分隔符號可以是任意字元,但不能是欄位值中出現的任何字元,例如逗號或分號。
1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep
13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

如果匯出的資料表或查詢內容不包含格式,則只能選擇建立有分隔符號的檔案。有分隔符號的檔案包含基準物件中的所有記錄和欄位。隱藏的資料行和篩選的資料列也會與其他所有資料一起匯出。

  • 固定寬度的檔案    在固定寬度的檔案中,每一筆記錄會在單獨一行出現,記錄中各欄位的寬度會保持一致。換句話說,每一筆記錄第一個欄位的長度會固定為 7 個字元,第二個欄位的長度則固定為 12 個字元,以此類推。如果各記錄中欄位的實際值有所不同,則長度不到所需寬度的值將會填入後置空格。
1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
12  Company M   Andre      Ludick         Purchasing Rep   
13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   

如果匯出的資料表或查詢內容不包含格式,則只能選擇建立固定寬度的檔案。固定寬度的檔案包含基準物件中的所有記錄和欄位。隱藏的資料行和篩選的資料列也會與其他所有資料一起匯出。

  • 格式化的檔案    格式化的檔案會使用連字號 (-) 和縱線字元 (|) 組織方格窗格的內容。記錄會顯示為資料列,欄位則顯示為資料行。欄位名稱會出現在第一個資料列。
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|   ID    |         E-mail Address         |
--------------------------------------------
|       1 | nancy@northwindtraders.com     |
--------------------------------------------
|       2 | andrew@northwindtraders.com    |
--------------------------------------------
|       3 | jan@northwindtraders.com       |
--------------------------------------------
|       4 | mariya@northwindtraders.com    |
--------------------------------------------
|       5 | steven@northwindtraders.com    |
--------------------------------------------
|       6 | michael@northwindtraders.com   |
--------------------------------------------
|       7 | robert@northwindtraders.com    |
--------------------------------------------
|       8 | laura@northwindtraders.com     |
--------------------------------------------
|       9 | anne@northwindtraders.com      |
--------------------------------------------

如果選擇將資料表、查詢、表單或報表中的資料連同格式一併匯出,則只能選擇建立格式化的檔案。格式化的檔案只包括來源物件中所包含或目前檢視中顯示的記錄和欄位。隱藏的資料行和篩選的資料列則不會匯出。

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匯出資料至文字檔

將資料匯出成文字檔的程序是遵循下列主要步驟:

  • 開啟並檢閱來源資料庫
  • 執行 [匯出精靈]
  • 儲存匯出設定並檢閱文字檔

下列步驟解釋如何執行每個作業。

開啟並檢閱來源資料庫

  1. 開啟 Access 中的來源資料庫。
  2. 在 [功能窗格] 中,選取包含要匯出之資料的物件。您可以匯出資料表、查詢、表單或報表。

 附註   每個匯出操作只能匯出一個資料庫物件。如果要匯出的表單或資料工作表含有子表單或子資料工作表,則只會匯出主表單或資料工作表。您必須針對要在文字檔中檢視的每一份子表單和子資料工作表,重複執行匯出操作。不過,在匯出報表時,報表中所含的子表單和子報表則會隨著主報表一併匯出。

  1. 務必檢閱來源資料,確定其中沒有包含錯誤的指標或值。

如果資料包含錯誤,務必先解決這些錯誤,再匯出資料,否則文字檔中將出現 Null 值。

  1. 如果來源物件是資料表或查詢,請決定匯出資料時是否要包含物件的格式。

這項決定會影響結果檔案的三方面:程序建立的文字檔類型、匯出的資料量,以及資料的顯示格式。下表說明匯出格式化及未格式化資料的結果。 

匯出格式化資料 來源物件 結果檔案類型 欄位及記錄 格式化
必須是資料表或查詢 有分隔符號的檔案或固定寬度的檔案 基準物件中的所有欄位和記錄都會匯出

匯出操作期間會略過 [格式] 屬性設定。

若為查閱欄位,只會匯出查閱識別碼值。

可以是資料表、查詢、表單或報表 格式化的檔案 只會匯出目前檢視或來源物件中顯示的欄位和記錄

精靈會遵循各資料行的 [格式] 屬性設定。

RTF 格式會予以略過。

若為查閱欄位,會匯出查閱值。

文字檔中的超連結可能會被截斷。

  1. 如果只要匯出部分資料表、查詢或表單,請在 [資料工作表檢視] 中開啟物件,然後僅選取需要的記錄。

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執行 [匯出精靈]

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的來源物件,指向快顯功能表上的 [匯出],然後按一下 [文字檔]按鈕圖像

-或-

按兩下來源物件將其開啟 (例如在 [資料工作表檢視] 或 [表單檢視]),在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [文字檔]

[匯出 - 文字檔] 對話方塊隨即出現。

  1. 在 [匯出 - 文字檔] 對話方塊中,接受或變更 Access 建議的文字檔名稱。
  2. 如果您匯出的是資料表或查詢,而且匯出的資料要包含格式和版面配置,請選取 [匯出具有格式與版面配置的資料] 核取方塊。如果您匯出的是表單或報表,這個選項一定會是選取狀態,但是呈現灰暗且無法變更。

 附註   如果您未選取第一個核取方塊,則無法選取第二個或第三個核取方塊。

  1. 若要在匯出操作完成後檢視目的文字檔,請選取 [匯出操作完成後,開啟目的檔案] 核取方塊。
  2. 如果來源為資料工作表,而且匯出操作開始之前已選取開啟之資料工作表中的部分記錄,則您可以選取 [僅匯出選取的記錄] 核取方塊。不過,如果您要匯出 [資料工作表檢視] 中的所有記錄,則不要選取該核取方塊。

 附註   如果未選取來源資料工作表中的任何記錄,或來源不是資料工作表,則無法使用這個核取方塊 (呈現灰暗)。

  1. 按一下 [確定]。
  2. 如果您在步驟 2 指定的文字檔已經存在,Access 會提示您覆寫該檔案。按一下 [是] 覆寫檔案;按一下 [否] 則回到 [匯出 - 文字檔] 對話方塊以指定不同的名稱。

 重要事項   您無法附加資料至現有的文字檔。

  1. 如果要匯出具有格式和版面配置的資料,則會要求您選擇儲存檔案時使用的編碼。您可以接受預設值,或者選取需要的選項,然後按一下 [確定]。

Access 會匯出資料,並且在精靈的最後一頁顯示狀態。請跳至下一節儲存規格並檢閱文字檔,並繼續執行。

  1. 如果您選擇匯出不含任何格式和版面配置的資料,[匯出文字精靈] 會啟動並提示您選取要建立的文字檔類型。按一下 [分隔符號][固定寬度],然後按一下 [下一步]

您所做的選擇通常依處理匯出檔案的系統而定,某些程式可以處理分隔符號的檔案,而某些程式只能處理分隔符號或固定寬度。如果使用者需要查看資料,則固定寬度的檔案會比分隔符號的檔案容易閱讀。

  1. 根據您在上一個步驟中所做的選擇,執行下列其中一段的步驟:
    • 分隔符號    
      • [選擇欄位分隔符號] 下面,選取或指定用來分隔欄位的字元。
      • 若文字檔中要包含欄位名稱,則選取 [包括第 1 列的欄名] 核取方塊。
      • [文字辨識符號] 清單中,選取文字辨識符號 (用來括住文字值的字元)。如果來源資料包含多值欄位,而且您已選擇分號做為分隔字元,選取文字辨識符號便相當重要,因為以一組單引號或雙引號括住值清單,便能將值清單中的值放在一起。
    • 固定寬度    
      • 查閱並放置分隔欄位的垂直線。如有必要,請向右捲動查看所有欄位。
  2. 您可以在精靈的最後一頁編輯文字檔的檔案名稱和路徑,或接受預設值並按一下 [下一步]。
  3. 按一下 [完成]。Access 會匯出資料,並且在精靈的最後一頁顯示匯出操作的狀態。

頁首 頁首

儲存規格並檢閱文字檔

  1. 在 [匯出精靈] 的最後一頁,選取 [儲存匯出步驟] 核取方塊。

隨即出現一組其他控制項。

  1. [另存新檔] 方塊中,輸入匯出規格的名稱。
  2. 您也可以選擇在 [描述] 方塊中輸入相關描述。
  3. 按一下 [儲存匯出]。

-或-

若要定期執行匯出操作 (例如每週或每月),請選取 [建立 Outlook 工作] 核取方塊,並按一下 [儲存匯出]。如此便會建立 Microsoft Office Outlook 2007 工作,讓您日後能夠執行該規格。

如果不要建立 Outlook 工作,Access 會儲存規格。如果選擇建立 Outlook 工作,Access 會顯示 [匯出 -name - 工作] 對話方塊。如需使用這個對話方塊的詳細資訊,請至下面的步驟。

 附註   如果沒有安裝 Outlook,按一下 [儲存匯出] 時,Access 會顯示錯誤訊息。如果沒有正確設定 Outlook,[Outlook 設定精靈] 就會啟動。請遵循精靈的指示設定 Outlook。

建立 Outlook 工作

  1. 在 Outlook 的 [匯出-名稱 - 工作] 對話方塊中,檢閱並修改工作設定,例如 [到期日][提醒]

若要建立週期性工作,請按一下 週期。下圖顯示工作排程器及一些常見設定:

Outlook 工作排程器

如需 Outlook 工作排程的詳細資訊,請參閱排程匯入或匯出操作一文。

  1. 完成設定時,請按一下 [儲存並關閉]

執行儲存的工作

  1. 在 Outlook 功能窗格中,按一下 [工作],然後按兩下要執行的工作。
  2. [工作] 索引標籤上,按一下 [Microsoft Office Access] 群組中的 [執行匯出]按鈕圖像
  3. 開啟文字檔並確認檔案的內容。

如需對遺失和不正確值進行疑難排解的說明,請參閱下一節。

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對文字檔中遺失和不正確值進行疑難排解

下表說明疑難排解常見錯誤的各種方法。

 秘訣   如果您發現只是遺失少數值,請在 Office Excel 2007 檔中進行修正。否則,請修正 Access 資料庫中的來源物件,然後再次執行匯出操作。

問題 說明
遺失欄位名稱 固定寬度的檔案中遺失欄位名稱。請手動將欄位名稱新增至文字檔。如果您在精靈中選取 [包括第 1 列的欄名] 核取方塊,則有分隔符號的檔案中會包括欄位名稱。
顯示多值欄位 根據預設,支援多重值的欄位會匯出成以分號 (;) 分隔並以雙引號 ("") 括住的值清單。如果您將欄位分隔符號設為分號,並且將文字辨識符號變更為 [無],則多值清單中的各個值可能會分別屬於個別的欄位。您可以選擇變更分隔符號設定並再次執行匯出操作,或者以雙引號手動括住文字檔中多值欄位的值。
遺失圖片、物件和附件 圖形元素 (例如標誌、OLE 物件欄位的內容,以及屬於來源資料一部分的附件) 並不會匯出。
遺失圖表 當您匯出包含 Microsoft Graph 物件的表單或報表時,Graph 物件不會一併匯出。
遺漏運算式 用於計算值的運算是不會匯出到文字檔中,只會匯出運算式的結果。匯出操作完成後,請手動將公式加入文字檔中。
遺漏子表單及子資料工作表 當您匯出表單或資料工作表時,只會匯出主表單或主資料工作表。請針對需要的每一個子表單和子資料工作表,重複執行匯出操作。
是/否欄位中出現 1 和 0 值 將資料匯出到有分隔符號或固定寬度的檔案時,[是/否] 欄位中的值會顯示為 1 (True 或是) 和 0 (False 或否)。請在文字檔中執行搜尋和取代操作,修正這些值。
Null 值 檢查來源檔案,查看來源欄位中出現的對應值是否正確。如果發現不正確的值或不支援的值,請修正來源,然後嘗試再次匯出。

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適用:
Access 2007