可以使用由下列 Microsoft Word 版本创建的主文档 （主文档：在 Word 的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档，例如，套用信函中的寄信人地址和称呼。）。

• 用于 Windows 系统的 Microsoft Word 2002、2000、97、7.x、6.x 或 2.x，条件是主文档与数据源 （数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。）相关联。
• 用于 Macintosh 系统的 Microsoft Word 98，条件是主文档与数据源相关联。
• 用于 Windows 系统的 Microsoft Word 1.x，条件是主文档包含标识数据源的 DATA 域。
• 用于 Macintosh 系统的 Word 或用于 MS-DOS 系统的 Word，条件是主文档包含标明数据源（数据文档）的 DATA 指令。

请打开主文档 （主文档：在 Word 的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档，例如，套用信函中的寄信人地址和称呼。）。如果未显示“邮件合并”任务窗格，请指向“工具”菜单上的“信函与邮件”，再单击“邮件合并”。在任务窗格的步骤 2（“选择开始文档”）中，单击“标签选项”或“信封选项”，然后选择所需的尺寸。

某些以前版本的 Microsoft Word 中的“目录”(catalog) 现在称为“目录”(directory)。可以通过在“邮件合并”任务窗格的步骤 1 中选择“目录”，并遵循任务窗格中的步骤来创建目录。

1. 打开主文档。

2. 在“邮件合并”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“主文档设置”，再单击“普通 Word 文档”。

打印前请关闭域代码 （域代码：为占位符文本，显示数据源的指定信息的显示位置；或者为生成字段结果的字段中的元素。域代码包括字段字符、字段类型和指令。）的显示。在“工具”菜单上，单击“选项”命令，单击“打印”选项卡，然后清除“域代码”复选框。

若要避免 Microsoft Word 域 （域：指示 Microsoft Word 在文档中自动插入文字、图形、页码和其他资料的一组代码。例如，DATE 域用于插入当前日期。）（例如 IF、SET 或 ASK）中包含空行，请执行下列操作：

• 如果某个域（例如 ASK 或 SET）没有结果文本，则可以在一般文本中插入该域。如果必须将该域置于单独的段落中，请将段落标记 （段落标记：按 Enter 结束一个段落后，Microsoft Word 插入的非打印符号。段落标记存储应用于段落的格式设置。） () 的格式设置为隐藏文字 （隐藏文字：允许显示或隐藏指定文本的字符格式设置。Microsoft Word 用虚线下划线标识隐藏文字。）。在合并文档之前，请清除“选项”对话框中“打印”选项卡上的“隐藏文字”复选框（在“工具”菜单上单击“选项”可显示该对话框）。
• 如果由 IF 域插入的文本必须在单独的段落中进行打印，请在域指令中包含段落标记。在主文档中插入 IF 域；然后，在显示域代码 （域代码：为占位符文本，显示数据源的指定信息的显示位置；或者为生成字段结果的字段中的元素。域代码包括字段字符、字段类型和指令。）的情况下，在相应的引号标记中插入段落标记。在下列示例中，Word 仅在打印文本时才在“brochure”后面插入段落标记。

  { IF { MERGEFIELD 产品 } = "水饺" "我们扩大了水饺产品系列。请参阅内附说明。

  " " " } 谢谢您惠顾。

将套用信函或相似类型的合并文档合并到某个新文档时，Microsoft Word 将每封信函分别放置在新文档的不同节 （节：文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项。若要更改例如行编号、列数或页眉和页脚等属性，请创建一个新的节。）。

如果仅打印新文档中特定的信函，请单击“文件”菜单上的“打印”。在“页码范围”框中，键入包含想要打印的信函部分的号码。例如，若要打印第 3、第 6、第 7 和第 8 封套用信函，请在“页码范围”框中输入“s3,s6-s8”。若要识别节的编号，请单击某个字母，然后注明显示在状态栏中的节的编号，例如，“Sec 3”。

如果出现“匹配域”对话框，则 Microsoft Word 可能无法查找域所需的地址块、问候语或其他信息。请单击“（不可用）”旁边的箭头，然后选择数据源中对应于邮件合并中所需域的相应字段。

使用 Microsoft Outlook 作为电子邮件程序合并到电子邮件时，可能会收到 Outlook 消息，通知您某个程序正试图访问电子邮件地址和发送电子邮件。这些安全性措施设计用于防止病毒通过电子邮件进行复制。

若要继续合并,请选择“允许访问”复选框，然后选择完成合并所需的时间。请单击“是”，如果再次得到提示，继续单击“是”直到完成合并。

如果以 HTML 格式发送电子邮件，则不会出现这些提示。若要在执行合并到电子邮件时避免出现提示，请在“合并到电子邮件”对话框中选择 HTML 作为邮件格式。

可以从“选取数据源”对话框启动 Microsoft Query。请单击“工具”菜单，然后单击“MS Query”。

“插入地址块”和“问候语”对话框提供示例信息以供预览。在这些对话框中看到的示例接收人不会出现在合并文档中的任何地方。

默认情况下，问候语域包含称呼。如果不希望包含称呼而要在文档中手动输入，请在“问候语格式”框（在“问候语”对话框中）中单击“（无）”。

如果数据源中的信息与主文档中的文本的格式不同，则合并信息时，格式可能看起来不正确。

在主文档中选择与要设置其格式的数据相对应的整个合并域。请单击“格式”菜单上的“字体”命令，并选择所需选项。

可能在文档中误插入了不需要的域。请打开主文档并删除多余的域，这些域会用括号 << >> 括起来。

如果数据源包含其他国家或地区的地址，Word 可以根据收件人地址的国家或地区来设置地址格式。如果希望所有地址都使用同一格式，可以通过清除“根据目标国家/地区设置地址格式”复选框来关闭“插入地址块”对话框中的该选项。

• 信息可能从数据源丢失。在“邮件合并”任务窗格的步骤 3（“选取收件人”）中，单击“编辑收件人列表”。在“邮件合并收件人”列表中，找到包含丢失信息的记录。如果该处的信息丢失，则数据源中的该信息也将丢失。可以直接编辑数据源并重新启动合并，也可以将该收件人排除在此次合并之外。

• “邮件合并”任务窗格可能无法识别数据源中的列标题，这可能会导致无法将信息映射到合并域。可以通过使用“匹配域”对话框对此进行更正。若要执行此操作，请单击“插入地址块”、“问候语”或“插入合并域”对话框中的“匹配域”。在“匹配域”对话框中，单击“(不可用)”旁边的箭头，然后从与邮件合并所需的域相对应的数据源中选择字段。

• 如果信息从地址块或问候语丢失，请确认在“地址块”或“问候语”对话框中包含了所有所需的信息，例如收件人姓名、称呼等。若要编辑地址块或问候语，请用鼠标右键单击文档中的“地址块”或“问候语”域，然后单击“编辑地址块”或“编辑问候语”。

若要在每一封个人信函、电子邮件等项目中编辑信息，需要首先完成合并，然后在结果合并文档中进行所需的更改。在主文档中编辑信息将作用于所有的收件人。

Microsoft Word 在插入点位置插入地址块、问候语和其他域。请确认在这些域的前后包含正确的间距和段落标记，类似于对文本进行的操作。