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无论您正在重新打开在 Microsoft Word 的上一部分中处理的主文档 （主文档：在 Word 的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档，例如，套用信函中的寄信人地址和称呼。），或者当前正处于创建邮件合并的过程中，都可以选择不同的数据源 （数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。）。

1. 如果主文档没有打开，请将其打开。
2. 如果没有显示“邮件合并”任务窗格，请指向“工具”菜单上的“信函与邮件”，再单击“邮件合并”。
3. 通过单击“下一步”，转到任务窗格的步骤 3（“选取收件人”）。
4. 单击“选择另外的列表”。
5. 在“选取数据源”对话框中，定位并选择所需数据源，再单击“打开”。

   收件人列表将显示在“邮件合并收件人”对话框中，您可以在该对话框中仔细修改收件人列表。

   操作方法

   1. 请执行下列操作之一：

      使用复选框指定收件人

      如果您的列表比较简短，则该方法最有效。

      • 选中要包含的收件人旁边的复选框，并清除不希望包含的收件人旁边的复选框。

      提示

      如果知道要在合并中包含列表中的大部分记录，请首先单击“全选”，以便于清除个别记录。同样，如果要仅包含列表中的少数记录，请选择“全部清除”，再选择所需的记录。

      对列表中的项进行排序

      如果要按照字母或数字顺序查看项目，该方法很有用。

      • 单击要依照其进行排序的项的列标题，例如，如果您要按姓氏的字母顺序显示列表，请单击“姓氏”列的标题。

      对列表中的项进行筛选

      如果列表中包含您不想查看或包含在合并中的记录，该方法十分有用。一旦对列表进行了筛选，则可以依照以上节中的描述使用复选框包括或排除记录。

      1. 单击要根据其进行筛选的项的列标题旁边的箭头。
      2. 单击下列项目之一：
         • “（空白）”显示相应字段为空白的所有记录。
         • “（非空白）”显示相应字段包含信息的所有记录。
         • 如果数据源包含共享相同信息的记录，并且列中包含十个或更少的单独数值，则您可根据特定的信息进行筛选，例如，如果多个地址列出的国家/地区为澳大利亚，可根据“澳大利亚”进行筛选。

         “邮件合并收件人”对话框仅显示指定的记录。若要再次显示所有记录，请单击“（全部）”。

   2. 单击“确定”以返回“邮件合并”任务窗格。Microsoft Word 将在合并中使用您指定的收件人。

   提示

   • 对于高级排序和筛选，可单击任意列名称旁边的箭头，然后单击“（高级）”。使用“筛选记录”和“排序记录”选项卡可建立所需的排序或筛选查询。
   • 如果您已经安装了地址验证软件，可单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证”来验证收件人地址的有效性。