如果您熟悉邮件合并功能或不希望使用任务窗格，可以使用“邮件合并”工具栏 （工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）。按钮按照从左至右的顺序排列。

1. 请执行下列操作之一：

   从文档窗口中当前显示的文档开始

   • 单击“使用当前文档”。

     然后在文档窗口中键入邮件，或等到任务窗格在以下的步骤中提示时再键入。

   从模板开始

   1. 单击“从模板开始”。

   2. 单击“选择模板”。

   3. 在“选择模板”对话框的“邮件合并”选项卡上，选择所需的模板，然后单击“确定”。

   从其他现有的文档开始

   1. 单击“从现有文档开始”。

   2. 在“从现有文档开始”框中，选择所需的文档，然后单击“打开”。

   3. 如果看不到文档，请单击“其他文件”，然后单击“打开”。在“打开”对话框中，定位至所需的文档，然后单击“打开”。

2. 单击“下一步: 选取收件人”。

1. 请执行下列操作以获得数据：

   连接到“Microsoft Outlook 联系人列表”

   1. 在“选择收件人”下，单击“从 Outlook 联系人中选择”。
   2. 单击“选择‘联系人’文件夹”。
   3. 在“选择联系人列表文件夹”中，单击所需的联系人列表，然后单击“确定”。

   文件夹中的所有联系人显示在“邮件合并收件人”对话框中，您可以在该对话框中仔细修改包括在合并中的收件人列表。

   连接到不同类型的列表，例如数据库或 Office 地址列表。

   1. 在“选择收件人”下，单击“使用现有列表”。
   2. 单击“浏览”。
   3. 在“选取数据源”对话框中，定位并单击所需的数据源 （数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。）。

      在默认情况下，Microsoft Word 打开“我的数据源”文件夹。

   4. 单击“打开”。

      根据您选择的数据源类型，会显示其他对话框，要求您提供特定的信息。

      例如，如果数据源是在多张工作表上都有信息的 Microsoft Excel 工作簿，您需要选择包含所需信息的工作表，然后单击“确定”。

   数据源的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中，您可以在该对话框中仔细修改包含在合并中的收件人列表。

   新建一个简单的地址列表

   1. 在“选择收件人”下，单击“键入新列表”。
   2. 单击“创建”。
   3. 在“新建地址列表”对话框中，键入要包含在“输入地址信息”下第一项中的信息，例如，职务、姓名和地址信息。您不必填写所有字段。
   4. 若要完成第一个条目并移至新的条目中，请单击“新建条目”。
   5. 重复步骤 3 和步骤 4，直到完成添加所需的所有地址条目，然后单击“关闭”。
   6. 在“保存通讯录”对话框中，在“文件名”框中键入通讯录的名称，并选择保存通讯录的文件夹。

      在默认情况下，通讯录会保存在“我的数据源”文件夹中，因为该文件夹也是 Microsoft Word 查找数据源 （数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。）的默认文件夹，所以最好将通讯录保存在此处。这样，如果您要在以后的邮件合并中使用该通讯录，就不必在文件和文件夹中浏览来进行定位。

   7. 单击“保存”。

   新列表中的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中，您可以在该对话框中仔细修改在合并中要包含的收件人列表。
2. 在“邮件合并收件人”对话框中，选择要包含的收件人。

   操作方法

   1. 请执行下列操作之一：

      使用复选框指定收件人

      如果您的列表比较简短，则该方法最有效。

      • 选中要包含的收件人旁边的复选框，并清除不希望包含的收件人旁边的复选框。

      提示

      如果知道要在合并中包含列表中的大部分记录，请首先单击“全选”，以便于清除个别记录。同样，如果要仅包含列表中的少数记录，请选择“全部清除”，再选择所需的记录。

      对列表中的项进行排序

      如果要按照字母或数字顺序查看项目，该方法很有用。

      • 单击要依照其进行排序的项的列标题，例如，如果您要按姓氏的字母顺序显示列表，请单击“姓氏”列的标题。

      对列表中的项进行筛选

      如果列表中包含您不想查看或包含在合并中的记录，该方法十分有用。一旦对列表进行了筛选，则可以依照以上节中的描述使用复选框包括或排除记录。

      1. 单击要根据其进行筛选的项的列标题旁边的箭头。
      2. 单击下列项目之一：
         • “（空白）”显示相应字段为空白的所有记录。
         • “（非空白）”显示相应字段包含信息的所有记录。
         • 如果数据源包含共享相同信息的记录，并且列中包含十个或更少的单独数值，则您可根据特定的信息进行筛选，例如，如果多个地址列出的国家/地区为澳大利亚，可根据“澳大利亚”进行筛选。

         “邮件合并收件人”对话框仅显示指定的记录。若要再次显示所有记录，请单击“（全部）”。

   2. 单击“确定”以返回“邮件合并”任务窗格。Microsoft Word 将在合并中使用您指定的收件人。

   提示

   • 对于高级排序和筛选，可单击任意列名称旁边的箭头，然后单击“（高级）”。使用“筛选记录”和“排序记录”选项卡可建立所需的排序或筛选查询。
   • 如果您已经安装了地址验证软件，可单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证”来验证收件人地址的有效性。
3. 单击“下一步：撰写电子邮件”。

1. 如果尚未执行此操作，请在主文档中键入需要重复出现在每封邮件中的文本。
2. 在需要合并姓名和其他信息（如问候）的位置插入合并域 （合并域：插入到主文档中的一个占位符。例如，如果插入合并域 <城市>，即可让 Word 插入“城市”数据字段中存储的城市名称，如“巴黎”。）。

   操作方法

   1. 在主文档中，单击要插入域 （域：指示 Microsoft Word 在文档中自动插入文字、图形、页码和其他资料的一组代码。例如，DATE 域用于插入当前日期。）的位置。
   2. 插入下列任意一项：

      包含姓名、地址和其他信息的地址块

      1. 单击“地址块”。
      2. 在“插入地址块”对话框中，选择要包含的地址元素和所需的格式，然后单击“确定”。
      3. 如果显示“匹配域”对话框，则 Microsoft Word 可能无法查找地址块中所需的部分信息。单击“（不可用）”旁边的箭头，然后选择数据源 （数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。）中对应于邮件合并中所需域的相应字段。

      问候语

      1. 单击“问候语”。
      2. 选择问候语格式，包括称呼、姓名的格式以及跟随的标点符号。
      3. 选择 Microsoft Word 不能解释收件人姓名时显示的文本，例如，当数据源 （数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。）不包含名字和姓氏，而只包含公司名称时。
      4. 单击“确定”。
      5. 如果显示“匹配域”对话框，则 Microsoft Word 可能无法查找问候语所需的部分信息。单击“（不可用）”旁边的箭头，然后选择数据源中对应于邮件合并所需域的相应字段。

      其他信息字段

      1. 单击“其他项目”。
      2. 请执行下列操作之一：
         • 若要选择自动对应于数据源 （数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。）中字段的地址域（即使在该数据源的字段与域不同名的情况下），请单击“地址域”。
         • 若要选择总是直接从数据库的列采用数据的域，请单击“数据库域”。
      3. 在“域”框中，单击所需的域。
      4. 单击“插入”，然后单击“关闭”。
      5. 如果显示“匹配域”对话框，则 Microsoft Word 可能无法查找插入域所需的部分信息。单击“（不可用）”旁边的箭头，然后选择数据源中对应于邮件合并所需域的相应字段。

       注释   如果插入“数据库域”列表中的域，然后又切换到不具有同名列的数据源，Word 就不会在合并文档中插入域信息。

   3. 对所有要插入的域重复步骤 1 和步骤 2。

     注释  

   • 不能手动键入合并域字符 (« ») 或使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须使用“邮件合并”任务窗格。

   • 如果合并域显示在大括号中（例如 { MERGEFIELD 市/县 }），则表明 Microsoft Word 显示的是域代码 （域代码：为占位符文本，显示数据源的指定信息的显示位置；或者为生成字段结果的字段中的元素。域代码包括字段字符、字段类型和指令。）而不是域结果 （域结果：当 Microsoft Word 执行域指令时，在文档中插入的文字或图形。在打印文档或隐藏域代码时，将以域结果替换域代码。）。这并不影响合并，但如果要显示结果，请用鼠标右键单击域代码，然后单击快捷菜单上的“切换域代码”。

3. 如果需要，可以更改合并数据的格式。

   操作方法

   若要设置合并数据的格式，必须在主文档中设置合并域 （合并域：插入到主文档中的一个占位符。例如，如果插入合并域 <城市>，即可让 Word 插入“城市”数据字段中存储的城市名称，如“巴黎”。）的格式。请不要在数据源 （数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。）中设置数据格式，因为将数据合并到文档时无法保留其格式。

   1. 在主文档中，选择要设置其包含的信息格式的域，包括该域的合并域字符 (« »)。
   2. 在“格式”菜单上，单击“字体”，然后选择所需选项。

   使用域代码设置格式

   若要控制其他格式，请按 Alt+F9 显示域代码 （域代码：为占位符文本，显示数据源的指定信息的显示位置；或者为生成字段结果的字段中的元素。域代码包括字段字符、字段类型和指令。），然后在合并域中添加开关 （开关：在域的使用中，导致产生特定操作的特殊指令。一般情况下，将开关添加到域可修改结果。）。

   例如：

   • 若要将数字“34987.89”显示为“$34,987.89”，可添加数字图片开关 (\# $#,###.00)。
   • 若要用大写字母打印客户姓名，请添加大写格式开关 (\* Upper)。
   • 若要确认合并信息具有与合并域相同的字体和磅值，请添加 \* MERGEFORMAT 开关。
4. 完成主文档并插入所有合并域后，请单击“文件”菜单上的“另存为”。为该文档命名后单击“保存”。
5. 单击“下一步：预览电子邮件”。

1. 预览各项。请执行下列操作之一：
   • 若要按顺序预览各项，请单击箭头按钮 。
   • 若要定位并预览指定的项，单击“查找收件人”，并在“查找条目”对话框中输入搜索准则。
2. 如果需要，可仔细调整收件人列表。请执行下列操作之一：
   • 若要排除合并中特定的收件人，请单击“排除此收件人”。
   • 若要更改收件人列表，请单击“编辑收件人列表”，然后在“邮件合并收件人”对话框中进行更改。
3. 单击“下一步：完成合并”。

1. 单击“电子邮件”。
2. 在“合并到电子邮件”对话框中，完成分发设置。

   操作方法

   1. 在“收件人”框中，验证“电子邮件地址”或显示的等同项。这确认 Microsoft Word 将电子邮件地址合并到邮件的“收件人”行中，而不是其他合并域信息。
   2. 在“主题行”中，键入所有邮件都要使用的主题行。
   3. 在“邮件格式”框中，选择要使用的邮件格式。
   4. 在“发送记录”下，选择要合并的记录。
3. 若要完成合并和发送邮件，请单击“确定”。