可以将数据源看作表格。数据源中的每一列对应于一类信息或数据字段，例如名字、姓氏、街道地址和邮政编码。

每个数据字段的名称列在第一行的单元格中，这一行称为标题记录。每一后续的行包含一条数据记录，该记录是相关信息的完整集合，例如单独收件人的姓名和地址。

完成合并后，单独收件人的信息被映射到主文档 （主文档：在 Word 的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档，例如，套用信函中的寄信人地址和称呼。）中包含的字段。

在默认情况下，在“选取数据源”对话框中连接至数据源。如果已有可使用的数据源（例如“Microsoft Outlook 联系人列表”或 Microsoft Access 数据库），则可以直接从“邮件合并”任务窗格连接至数据源。

如果没有现有数据源，也可以直接从任务窗格创建数据源。如果仅需要简单的地址列表，“邮件合并”任务窗格将指导您完成创建“Microsoft Office 地址列表”的过程。您也可以从“选取数据源”对话框中创建更复杂的数据源。

连接至数据源后，收件人信息出现在“邮件合并收件人”对话框中，可在该对话框中选择在合并中包含的收件人。

例如，如果需要查找在特定邮政编码区域中的客户，您可以仅选择这些客户。您也可以使用该对话框进行更高级的筛选和排序操作。