作者：Connie Miller

文字格式会消失吗？如果您在数据文件中设置文字格式然后将其合并到出版物中，回答是肯定的。现在就来了解是什么导致了这一消失现象，并找到在合并出版物中设置文字格式，使格式保留下来的方法。

您提出的问题

我知道我希望合并文档中的文字是什么样，所以我花了一些时间将字体和颜色应用到数据文件中的文字。然后我进行了邮件合并，结果合并文档中的文字只是老旧的黑色宋体文字。我的格式设置怎么了，我该怎样修复它？

答案框 的建议

很不幸，发生的事情正是意料之中的事。Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel 这样的数据库与电子表格程序将您在单元格中键入的信息保存为原始数据。您应用的格式，如字体和颜色，不会与原始数据一起存储。程序在您每次打开数据库或电子表格文件时会重新应用格式。当您把来自数据文件的信息合并到 Word 文档时，您合并的是不带所应用格式的原始数据。

没有办法可以挽回您在数据文件中应用格式所花的时间。但从好的角度来说，您完全可以对文字设置格式，使它在合并文档中的样子如您所愿，这不会要您很多时间。

我将讲述两种在合并文档中设置文字格式的方法，并给出一些关于在何时使用何种方法的建议：

在主文档中设置域的格式

假设您正在为大批量邮件创建套用信函。您希望在信函上的价格以粗体和蓝色显示，好显得醒目。您该怎么做？

在对数据文件中“价格”列中的价格应用格式却没有得到需要的结果后，您已经从这一痛苦的经验中学乖了。但无疑您不必分别在 2,000 封或无论您想寄出多少封的信中设置价格的格式。

此问题恰好有一个方便快捷的解决方案：在主文档中对域应用格式。

这里只是提醒一下 — 以防您脑子里想到别的事情，而忘记了关于邮件合并的一些知识。在邮件合并中，您是从主文档开始的。这个起始文档包含在合并文档的每个副本中都相同的信息。它还包含在每个副本中各不相同的信息的占位符（称为域）。

为唯一的信息担当占位符的域，在主文档中周围要加上尖括号 (« »)。

例如，在有蓝色粗体价格的套用信函中，信函正文总是相同的 — 但地址、问候语和价格在每个副本中是唯一的。

在主文档中，您要键入正文文字，然后添加地址、问候语和价格的域。包含价格域的句子看起来就像这样，其中 «Price» 是域：

“您特别订购的物品价格为 «Price»。请尽快寄来全部付款。”

要让价格在信函的每份合并副本中都显示为粗体和蓝色，您要做的就是选择该域并设置其格式，就像对任何文字设置格式那样。要确保格式的范围包含域周围的尖括号 (« »)。

在主文档中，设置过格式的域看来就像这样：

“您特别订购的物品价格为 。请尽快寄来全部付款。”

在按需要设置了主文档中的所有域格式之后，就可以预览合并的文档并顺利完成合并了。

向域代码添加巧妙的小开关

通过使用域背后的域代码而不是域本身，您可以实现完全相同的目标。要在主文档中查看域背后的代码，按 Alt+F9。当显示域代码时，包含价格域的句子就像这样，其中 { MERGEFIELD "Price" } 是价格域的域代码：

“您特别订购的物品价格为 { MERGEFIELD "Price" }。请尽快寄来全部付款。”

要设置价格域的格式，要用两步操作：

1. 按您希望文字在合并文档中的样子对域代码的第一个字母设置格式（仅仅是这一个字母 — 不要多）。在此示例中，您只对 M 应用粗体和蓝色格式。
2. 在大括号中键入 Charformat 开关 (\*Charformat)。

在执行这些步骤后，域代码就该是这样：

• 开关的开头是反斜杠。
• 星号将开关定义为字符格式开关。
• “Charformat”表示域代码的第一个字母的格式将应用到整个域。

  附加信息  在 Word 中有很多类型的域。合并域（如 «Price» 域）在邮件合并主文档中是数据文件的信息的占位符。

当您完成将开关添加到域代码的工作后，请再次按 Alt+F9 隐藏域代码并查看占位符。不要指望刚才使用开关应用的格式立即显示在 «Price» 域中。要查看格式，请预览合并文档。

 注释    如果您按照以上说明，对域代码的第一个字母设置了格式，键入了 Charformat 开关，并预览了合并文档，但该域仍然没有应用格式，请选择第一个字母前的空格和第一个字母本身，并设置格式。按原样执行余下操作。当您预览时，该域应该会应用格式。

在“请参阅”框中，您会找到链接，指向关于使用字符格式开关的详细信息。

祝您合并愉快

Connie，答案框 监管员

关于作者

Connie Miller 是 Microsoft Office 用户辅助小组的撰稿人，他收集并答复引起 Word 答案框 注意的问题。要提交您自己的详细问题（我们也许能答复），请单击反馈。