选择拼写检查和语法检查的工作方式

拼写和语法错误可能会使读者不能专注于您在文档中所做的工作,因此您希望消除这些错误。即使是这样,您很可能也会对如何使用 Microsoft Office 程序帮助您做到这一点具有自己的喜好。您可能更喜欢在完成文档时一次性检查拼写。或者,您可能希望在工作的同时使用拼写检查或语法检查(红色、蓝色和绿色波浪线)将错误减到最少。

本文介绍可用来调整校对工具以便您在自己所用的 Office 程序中根据自己的喜好进行校对的所有方法。

您要做什么?


 注释   了解如何检查其他语言的拼写和语法

显示校对选项

本文中的许多过程都要求您首先显示校对选项。

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。
    如果您使用的是 Outlook,请单击“邮件”,然后单击“拼写检查和自动更正”。
  2. 单击“校对”

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选择自动更正选项

有关详细信息,请参阅自动更正大写使用列表中的单词自动更正拼写和插入文本及符号根据主词典自动更正单词的拼写

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选择影响所有 Microsoft Office 程序的拼写更正选项

若要查看和更改这些选项,您必须首先显示校对选项。然后,您就可以查看和更改以下各部分所述的设置。

选择 Office 拼写检查的全局设置

所显示窗口中出现的一些选项适用于所有 Microsoft Office 程序。不管您使用哪种程序更改选项,所选择的设置都适用于所有程序。

下面是复选框选项及其作用的列表。

选中此复选框: 目的:
忽略全部大写的单词 忽略所有字母均大写的单词。例如,如果选中此选项,则拼写检查器不将 ABC 标记为错误。
忽略包含数字的单词 忽略包含数字的单词。例如,如果选中此选项,则拼写检查器就不会将 a1b2c3 标记为错误。
忽略 Internet 和文件地址

忽略是 Internet 和文件地址的单词。在选中此选项时,拼写检查会忽略这样一些单词:

  • http://www.proseware.com/
  • \\proseware\public\
  • mailto:andy@proseware.com
标记重复单词 提醒您存在重复单词。例如,如果选中此选项,则拼写检查器会将 beep beep 标记为错误。
强制法语大写字母带重音符号

提醒您注意包含缺少重音符号的大写字母的法语单词。

当您使用法语(加拿大)语言时,默认情况下始终打开此选项,因为此语言的词典包括此语言中单词的带重音符号大写形式。这意味着,每当您执行下列操作时,都默认选中该选项:

仅根据主词典提供建议 仅根据拼写检查中内置的主词典提供建议的单词。如果您选中此选项,则在检查文档的拼写时不将自定义词典中的单词包括在建议的单词列表中。

选择法语模式

影响所有 Microsoft Office 程序的另一选项是“法语模式”菜单。此选项仅影响法语文本。

显示此菜单中各选项的说明

选项 作用
新式拼写 单击此选项可使用法国语言学会 (French Academy of Language) 自 1990 年的拼写改革以来建议的拼写规则。如果您选中此选项,没有按照这些规则拼写的单词将被视为错误。此外,拼写检查仅根据新式拼写词典为拼写错误的单词提供建议的单词,这包括不受拼写改革影响的单词。
传统拼写 单击此选项可使用 1990 年的拼写改革以前的拼写规则。如果您选中此选项,没有按照这些规则拼写的单词将被视为错误。此外,拼写检查仅根据传统拼写词典为拼写错误的单词提供建议的单词,这包括不受拼写改革影响的单词。
传统拼写和新式拼写 如果您单击此选项,则拼写检查认为单词是拼写正确的,而不管它们是按照新式拼写还是传统拼写进行拼写的。此外,对于拼写错误的单词,同时根据新式拼写词典和传统拼写词典提供建议的单词。

例如,如果您单击“传统拼写”选项并编辑含有法语单词 bruler 的文档,则拼写检查器会将该单词视为错误,因为这是此单词改革后的拼写方法。不过,如果您单击“新式拼写”选项或“传统拼写和新式拼写”选项,则不会将该单词视为错误。

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更改拼写检查器的后台工作方式

当您在文档中工作时,拼写检查可以在后台工作,搜索错误。因此,当您完成正在编写的草稿时,拼写检查进程的速度会更快。这可以节省您的时间,尤其是对于大文档。

 注释    Microsoft Office Access、Microsoft Office Excel 和 Microsoft Office Project 中未提供这些选项。在这些程序中,拼写检查器不在后台工作。

若要查看和更改这些选项,您必须首先显示校对选项。然后,您就可以查看和更改以下各部分所述的设置。

选中或清除“键入时检查拼写”复选框

在大多数情况下,您应该保持选中“键入时检查拼写”复选框。您可能希望清除此复选框的一些原因包括:

  • 希望在正编辑的 Microsoft Office Outlook 项目中隐藏拼写错误(红色波浪线)。
  • 您正在使用的计算机由于硬件限制(例如,内存不足或 CPU 速度)或软件限制(例如,同时运行许多大程序)而运行缓慢。

选中或清除“隐藏拼写错误”复选框(红色波浪线)

如果您希望 Microsoft Office 程序在键入时自动标记拼写错误,请清除“隐藏拼写错误”复选框。清除此选项后,您就可以确信在即将完成文档时不必解决许多拼写错误。您的 Microsoft Office 程序在您工作时标记拼写错误的单词,以便您可以轻松地看到它们,如此示例所示。

带有红色波浪下划线的拼写错误的单词

打开或关闭自动拼写检查

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。
    如果您使用的是 Outlook,请单击“邮件”,然后单击“拼写检查和自动更正”。
  2. 单击“校对”
  3. 选中或清除“键入时检查拼写”复选框。

如果您使用的是 Word,则可以通过执行以下操作为从现在开始创建的所有文档打开或关闭自动拼写检查:

  1. 按照上述步骤 1 到 3 操作。
  2. “例外项”下,单击“所有新文档”
  3. 选中或清除“只隐藏此文档中的拼写错误”复选框。

 注释    对于您与其他人共享的文件,如果您关闭自动拼写检查,则您可能需要通知相关人员您进行了此更改。

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通过使用上下文拼写检查改进拼写检查器结果

若要查看和更改此选项,您必须首先显示校对选项

您是否出现过类似以下情况的键入错误? I will see you their. 在 Outlook、PowerPoint 和 Word 中,您可以选择“使用上下文拼写检查”复选框来获取关于查找和修复此类错误的帮助。

例如,如果您选中了“使用上下文拼写检查”“键入时检查拼写”复选框,并清除了“隐藏拼写错误”复选框,则拼写检查将标记错误并在您右键单击已标记的单词时提供建议,如下图所示。

右键单击上下文拼写检查错误


 注释 

  • 在安装 Microsoft Office 后,如果系统 RAM 小于 1 GB,则默认清除“使用上下文拼写检查”复选框。
  • 在内存不足的系统上选中“使用上下文拼写检查”复选框,可能会导致性能下降。如果在使用此选项时注意到此类型的问题,则您可能希望清除“使用上下文拼写检查”复选框以解决该问题。

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更改 Outlook 和 Word 的语法检查选项

Outlook 和 Word 为您提供了用于检查语法以及拼写的功能。若要查看和更改语法检查选项,则必须首先显示校对选项

您要做什么?


打开或关闭自动语法检查

您可以选择让 Outlook 和 Word 自动标记语法错误,如下图所示。

右键单击语法错误

Outlook

  • 选中或清除“键入时检查语法”复选框。

 注释    语法检查器可用于除“便笺”外的所有其他项目。

Word

若要为当前打开的文档打开或关闭自动语法检查,请执行下列操作:

  1. “例外项”下,单击“当前打开文件的名称”
  2. 选中或清除“只隐藏此文档中的语法错误”复选框。

若要为从现在开始创建的所有文档打开或关闭自动语法检查,请执行下列操作:

  1. “例外项”下,单击“所有新文档”
  2. 选中或清除“只隐藏此文档中的语法错误”复选框。

 重要信息    对于您与其他人共享的文件,如果您关闭自动语法检查,则您可能需要通知相应人员您进行了此更改。

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一次性打开语法检查

如果要在一次性检查拼写时(例如,按 F7 时)包括语法错误,请选中“随拼写检查语法”复选框。

显示可读性统计信息

如果要在完成一次性检查拼写(例如,按 F7 时)后显示可读性统计信息,请选中“显示可读性统计信息”复选框。有关此功能的详细信息,请参阅测试文档的可读性

控制语法检查器应用于写作的规则

您可以从“书写样式”菜单中选择以下两个选项之一:“仅语法”或“语法和样式”。如果要更改语法检查器在检查您的书写时所用的语法类型和样式规则,请单击“设置”。您可以使用“语法设置”对话框查看设置和进行所需的任何更改。有关详细信息,请参阅选择语法和书写样式选项

显示为什么“书写样式”“设置”按钮在 Outlook 中不可用?

存在一个已知的问题,它导致此菜单和按钮在 Microsoft Outlook 中不可用。您可以通过从打开的项目查看校对选项来解决此问题。

 注释    您对这些设置进行的任何更改都会应用于您编辑的所有项目,而不是仅应用于当前使用的项目。

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选择 Outlook 拼写检查选项

  • “文件”选项卡上,单击“选项”,然后单击“邮件”
    • 如果希望拼写检查在您单击“发送”时一次性运行,请选中“每次发送前自动检查拼写”复选框。
    • 若要指定在答复或转发邮件时不检查原件正文的拼写,请选中“在答复或转发时忽略原件的正文”复选框。

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在 Project 中为拼写检查打开或关闭域

在 Microsoft Project 中,可能会有一些您不希望拼写检查功能检查的域。

  1. “文件”选项卡上,单击“选项”,然后单击“校对”
  2. “在 Project 中纠正拼写时”下,清除不希望拼写检查器检查的所有域所对应的复选框。

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适用于:
Access 2013, Excel 2013, Office Shared 2013, OneNote 2013, Outlook 2013, PowerPoint 2013, Project 2013 标准版, Project 专业版 2013, Publisher 2013, Visio 专业版 2013, Visio 标准版 2013, Word 2013, Access 2010, Excel 2010, OneNote 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Project 2010, Publisher 2010, Visio 2010, Word 2010