Word 邮件合并：过程演练

适用于
Microsoft Office Word 2003 Microsoft Word 2002

本文以套用信函为例，介绍一系列描述邮件合并过程基本步骤的系列文章。通过本文，可以全面了解邮件合并过程。这一系列文章包括：

大致了解邮件合并过程之后，单击“请参阅”框中的链接，可以了解有关使用邮件合并功能创建标签、信封、传真、电子邮件和目录的更多信息。

邮件合并的功能

当您希望创建一组除了每个文档中包含唯一元素以外基本相同的文档时，可以使用邮件合并功能。例如，在新产品的宣传信中，每封信中都将显示贵公司的徽标以及有关该产品的文本，但是每封信中的地址和问候语各不相同。

由邮件合并功能生成的已写好地址的信封

使用邮件合并功能，可以创建：

一组标签或信封 ：所有标签或信封上的寄信人地址均相同，但每个标签或信封上的收信人地址将各不相同。
一组套用信函、电子邮件或传真 ：所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同，但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人的信息，如姓名、地址或其他个人数据。
一组编号赠券 ：除了每个赠券上包含的唯一编号外，这些赠券的内容完全相同。

单独创建信函、邮件、传真、标签、信封或赠券将会非常耗时。这就是引入邮件合并功能的目的。使用邮件合并功能，您只需创建一个文档，并在其中包含每个版本都有的信息。然后只需为每个版本所特有的信息添加一些占位符，其余工作就可以由 Word 来处理了。

若要开始邮件合并过程，请执行下列操作：

默认情况下会打开一个空白文档，请将它保留为打开。如果您将它关闭，下一步将无法工作。

注释在 Word 2002 中，在“工具”菜单上指向“信函和邮件”，然后单击“邮件合并向导”。

将打开“邮件合并”任务窗格。使用该任务窗格中的超链接，在邮件合并过程中进行导航。

还可以通过使用“邮件合并”工具栏（依次单击“视图”菜单、“工具栏”子菜单、“邮件合并”命令）上的按钮来执行邮件合并。不过，在未熟悉此过程前，使用任务窗格可能会更方便。