如果您将人事数据存储在电子数据文件中，或者在 Microsoft Exchange Server Directory 中存储了精确的雇员数据，那么便可以使用“组织结构图向导”自动生成组织结构图。

本文说明如何执行下列操作：

• 整理数据文件
• 运行“组织结构图向导”
• 自定义 SAP/R3 数据以生成组织结构图
• 使用宏从 ERP 数据生成组织结构图

并提供：

• 使用“组织结构图向导”的提示

“组织结构图向导”可以读取的格式

“组织结构图向导”可以读取各种格式的数据，包括：

• Microsoft Excel (.xls)。
• Microsoft Exchange Server Directory（Microsoft Exchange 电子邮件地址簿中的数据）。
• 制表符分隔或逗号分隔的文本 (.txt)。
• Org Plus (.txt)。
• 在兼容开放式数据库连接 (ODBC) 的数据库应用程序（例如 Microsoft Access）中创建的数据库文件格式。

您还可以从使用企业资源计划 (ERP) 软件（例如 SAP）创建的数据库中生成自定义报表，向导可以读取该报表以生成组织结构图。

整理数据文件

要求的数据

要想根据人事数据文件成功地生成组织结构图，“组织结构图向导”必须能够识别：

• 每个唯一的雇员。
• 每个雇员的姓名。（显示在数据文件中的姓名即是显示在组织结构图职位形状上的姓名。
• 接受每个雇员的报告的人。

此数据文件中的“Employee ID”字段包含唯一标识每个雇员的编号。如果没有同名的雇员，则“Name”可以作为唯一的标识符。“Reports To”字段必须包含经理的唯一标识符。对于结构图最顶层的人员，“Reports To”字段为空白。

 注释   如果选择从 Microsoft Exchange Server Directory 创建组织结构图，“组织结构图向导”将自动查找和读取适当的文件。请记住，向导生成的组织结构图只能达到与 Directory 文件中的数据相同的准确性。

可选数据

除“Unique Identifier”、“Name”和“Reports To”外，您的数据文件还可能包括许多其他字段。例如，可能有关于职位标题、电话号码、部门的字段以及其他字段。“组织结构图向导”可以让您决定如何处理这些数据。您可以选择：

• 在组织结构图中的职位形状上，随雇员姓名一起显示一条附加数据。
• 将某些或全部数据存储在与形状相关联的属性字段内，以便其他人访问这些数据。
• 将数据保留在数据文件中，但不用于组织结构图。

运行“组织结构图”

组织好数据文件结构，使向导能够使用文件所包含的信息，这样就可以开始生成组织结构图了。

1. 在“文件”菜单上，指向“新建”，指向“组织结构图”，然后单击“组织结构图向导”。
2. 在第一屏上，单击“已存储在文件或数据库中的信息”，然后单击“下一步”。
3. 按照向导页面上的说明进行操作。可以单击问号以获得特定页面的帮助。

使用“组织结构图向导”的提示

自定义 SAP/R3 数据以生成组织结构图

要从 SAP/R3 文件中自定义人事数据，供“组织结构图向导”用来创建组织结构图，请执行以下步骤。

1. 设置文件结构，使向导能够读取它们。
2. 确定组织结构图要反映的时间段：现在、过去或将来。请确保选择将基于该时间段生成报表的设置。
3. 在 SAP/R3 中，根据“人力资源主控形状数据”创建报表。选择下列信息类型和字段：
   

   信息类型	字段
   关键字段信息类型	“Personnel #”字段
   组织分配信息类型	“Description of Position”字段 “Position #”字段
   人事数据信息类型	“Last Name”字段 “First Name”字段

4. 在 SAP/R3 中，根据“组织管理数据”创建第二个报表。选择下列信息类型和字段：
   

   信息类型	字段
   对象名信息类型	“Object ID”字段 “Object Name”字段
   关系信息类型	“Relationships Between Objects”字段（指定“Reports To”关系） “Relationship Specification”字段（如果您想指定“活动”或其他类型的关系） “Type of related object”字段 “ID of related object”字段

5. 根据这些报表生成平面数据文件并将生成的文件导入到 Microsoft Excel 或另一个 ODBC 兼容数据库应用程序中。
6. 在第一个报表文件中，如果您想要姓氏和名字同时出现在组织结构图形状上，请将“Last Name”和“First Name”字段合并到“Name”字段中。删除“Last Name”和“First Name”字段。
7. 运行查询，比较第一个和第二个报表中的“Position #”字段，以便在第一个报表中生成一个称作“Manager Position #”的新字段。
8. 运行查询，比较第一个报表中的“Manager Position #”字段和“Position #”字段，以生成一个称作“Manager Name”的新字段。
9. 检查第一个报表中的数据，查找会导致“组织结构图向导”发生故障的错误。例如，确保组织结构图最顶层人员的“Manager Position #”字段为空白，并且不存在重复的雇员 ID 编号或经理职位编号。
10. 保存第一个报表，以便“组织结构图向导”可以读取该报表包含的数据以生成组织结构图。
11. 当向导提示从您的数据文件中选择与“Name”、“Reports To”和“Unique ID”相对应的字段时，请分别选择包含姓名、经理职位编号和雇员 ID 编号的字段。

使用宏根据 ERP 数据生成组织结构图

如果您将组织数据保存在企业资源计划 (ERP) 软件（例如 PeopleSoft 或 SAP/R3）中，则可以开发一个解决方案，以便：

• 使您可以快速地根据数据文件生成组织结构图，而不必按照“组织结构图向导”屏幕指示逐一操作。
• 允许不使用 Microsoft Visio 软件的用户根据数据自动生成组织结构图。

要开发此解决方案，请从命令行创建运行“组织结构图向导”的宏或可执行文件。宏或可执行文件必须包括下面的语句：

_Organization Chart Wizard.exe <arguments>

其中，该参数指定如何生成组织结构图。下表列出了您可以使用的参数。如果参数名称包括空格，请将参数名称放在引号内。

组织结构图解决方案参数