Visio 2010 中的基本任务

Office 2010 入门 以下是您可以执行的一些基本任务，这些任务可帮助您了解如何使用 Microsoft Visio 2010。
本文内容

（英文）

什么是 Visio？

Visio 2010 是一种图形和绘图应用程序，有助于直观呈现、浏览和传达复杂的信息。借助 Visio，您可以将难以理解的复杂文本和表格转换为传达信息的 Visio 图表，让人一目了然。

Visio 提供了一系列具有现代气息的形状和模板，可满足多种不同的绘图需要，包括 IT 管理、流程建模、构建和体系结构、UI 设置、人力资源管理、项目管理等。

与数据相连的 Visio 图表

通过 Visio Professional 2010 和 Visio Premium 2010，可创建与数据相连的图表而非静态图片来显示数据；这些图表易于刷新，可大幅提高您的工作效率。您可以利用 Visio 中提供的多种图表模板和模具来理解、处理和共享有关整个企业中的组织体系、资源和流程的信息。

只需在数据向导中单击几下，即可将来自多种实时数据源的数据集成到形状中，这些数据源包括 Excel、Access、SQL、SharePoint 列表或任何 OLEDB 或 ODBC 数据源。

使用 Visio Services 发布 Web 绘图

除了通过电子邮件或静态网页进行共享等基本功能外，Visio 2010 中的最新创新还允许用户通过其浏览器查看丰富而精美的可视内容、形状和流程，即使他们没有安装 Visio 也不受影响。您可以使用 Visio Services 发布 Visio 专业版 2010 和 Visio 专业版 2010 Web 绘图；Visio Services 是 SharePoint Server 2010 中的一项功能，可呈现与数据相连的交互式图表。Visio Web 绘图可显示来自多种数据源的数据，包括 Excel、SQL、SharePoint 列表或任何 OLEDB 或 ODBC 数据源。

 警告   不支持使用 Access Services 在 Visio Web 绘图中链接数据。

此外，通过将 Web 图表连接到可刷新的源文件，查看者可以查看形状内的实时数据，从而获得准确且最新的图片。

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查找并应用模板

在 Visio 2010 中，您可以应用内置模板，也可以应用自己的自定义模板，甚至可以从 Office.com 上提供的各种模板中进行搜索。Office.com 提供了多种常用的 Excel 模板，包括流程图、网络图表和平面布置图。

若要在 Visio 中查找并应用模板，请执行下列操作：

  1. 在“文件”选项卡上，单击“新建”。
  2. 在“选择模板”下，执行下列操作之一：
  • 若要使用内置模板之一，请在“模板类别”下依次单击要使用的类别和模板，然后单击“创建”。
  • 若要再次使用最近使用过的某个模板，请在“最近使用的模板”下单击要使用的模板，然后单击“创建”。
  • 若要使用您自己以前创建的模板，请在“开始使用的其他方式”下单击“根据现有内容新建”，导航到要使用的文件，然后单击“新建”。
  • 若要在 Office.com 上查找模板，请在“开始使用的其他方式”下单击“Office.com 模板”，选择要使用的模板，然后单击“下载”将该模板从 Office.com 下载到您的计算机中。

 注释   您还可以在 Visio 中搜索 Office.com 上的模板。若要搜索 Office.com 上的模板，请在“开始使用的其他方式”下单击“Office.com 模板”。在“在 Office.com 上搜索模板”框中，键入一个或多个搜索词，然后单击箭头按钮进行搜索。

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创建新图表

  1. 单击“文件”选项卡。这会打开 Backstage 视图。

 注释   首次打开 Visio 时即处于 Backstage 视图中。如果您刚才已打开 Visio，请继续执行下一步。

  1. 单击“新建”。
  2. 在“选择模板”下的“开始使用的其他方式”下，单击“空白绘图”。
  3. 单击“创建”。

打开图表模板后，空白绘图页会占据大部分空间。一侧显示“形状”窗口，它包含多个布满各种形状的模具。

“形状”窗口中的“部门”模具

这些模具由“形状”窗口顶部的标题栏标识；您可能需要滚动标题栏窗格以查看其全部内容。单击模具标题栏后，下方窗格中将显示相应的形状。

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打开图表

  1. 单击“文件”选项卡，然后单击“打开”。
  2. 在“打开”对话框的左窗格中，单击包含绘图的驱动器或文件夹。
  3. 在“打开”对话框的右窗格中，打开包含所需绘图的文件夹。
  4. 单击该绘图，然后单击“打开”。

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保存图表

您可以将图表保存为标准的 Visio 文件，您可以与安装有 Visio 的其他人员共享此文件。此外，“另存为”对话框中还具有许多不同格式，您可以将图表直接保存为这些格式。

  1. 单击“文件”选项卡。
  2. 单击“另存为”，然后在“保存类型”列表中选择一种格式。

不同格式对以不同方式使用或共享图表非常有用。

  • 标准图像文件    包括 JPG、PNG 和 BMP 格式。
  • 网页    采用 HTM 格式。图像文件和其他资源文件保存在 HTML 文件保存位置的子文件夹中。
  • PDF 或 XPS 文件   
  • AutoCAD 绘图    采用 DWG 或 DXF 格式。

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添加形状

  1. 在“形状”窗口中，单击所需的形状并按住鼠标不放。
  2. 将该形状拖动到图表页上。

有关如何添加形状的详细信息，请参阅使用“形状”窗口组织和查找形状和查找更多形状和模具。

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在两个形状之间添加连接线

若要将形状添加到绘图页上，并自动连接该形状，请执行下列操作：

  1. 将第一个形状拖动到绘图页上。
  2. 将指针放在页面上已有的形状上。请注意，该形状的四周将显示蓝色小箭头。这些箭头称为自动连接箭头，可用于连接形状。

带有自动连接箭头的形状

随即会显示带自动连接箭头的 “服务请求” 形状。

  1. 移动指针，使其覆盖其中一个箭头。

此时将显示一个含有四个形状的微型工具栏，同时可能还会在页面上显示一个预览形状。将鼠标指针移至微型工具栏中的形状上方时，系统会显示形状预览效果。工具栏中的形状即为“快速形状”区域中的前四个形状。

  1. 单击微型工具栏中的其中一个形状，并将其添加到页面中。

若要在将第二个形状拖动到页面上时自动连接两个形状，请执行下列操作：

  1. 将一个形状拖动到绘图页上。
  2. 将第二个形状拖动到绘图页上，并让它覆盖第一个形状，但暂时不要释放鼠标。请注意，随即会出现自动连接箭头。

通过将一个形状放置在另一个形状的自动连接箭头上方来连接形状

已将 “分析” 形状放在 “服务请求” 形状的底部连接箭头上。

  1. 将第二个形状向下移到指向所需方向的自动连接箭头上，然后释放鼠标。

两个已连接的形状

“分析”形状已自动连接至“服务请求”形状，且二者间隔标准距离。

若要连接已位于页面上的两个形状，请执行下列操作：

  1. 将指针放在要连接的其中一个形状上。
  2. 当出现自动连接箭头时，将指针移到指向要连接的另一个形状的箭头上。
  3. 单击该自动连接箭头并按住鼠标不放，然后将一个连接线从该形状拖动到另一个形状的中心。

当该箭头位于另一形状的中心位置上时，该形状的四周会出现一个红色边框。释放该连接线以便将其附加或“粘附”在该形状上。

有关如何连接形状的详细信息，请参阅使用“自动连接”功能或连接线工具连接形状。

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向形状或页面中添加文本

向形状中添加文本

  1. 选择要向其中添加文本的形状。
  2. 键入所需的文本。

开始键入时，Visio 将所选形状切换至文本编辑模式。若要添加其他文本行，请按 Enter。

  1. 完成后，单击页面空白区域，或者按 Esc。
  2. 再次选中此形状。文本区域中将显示一个黄色的小型控制手柄。拖动此黄色控制手柄可以移动文本。

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向页面中添加文本

  1. 在“开始”选项卡上的“工具”组中，单击“文本”工具。
  2. 单击页面的空白区域。此时将显示一个文本框。
  3. 键入所需的文本。
  4. 在“开始”选项卡上的“工具”组中，单击“指针工具”以停止使用“文本”工具。

此文本框现在已包含其他形状的特性。您可以选中此文本框，键入并更改文本，可以将其拖至页面的其他部分，并通过使用“开始”选项卡上的“字体”和“段落”组来设置文本格式。此外，在文本上方按住指针不动，将显示自动连接箭头，这使您可以将文本连接至其他形状。

有关如何添加文本块的详细信息，请参阅添加、编辑、移动或旋转文本和文本块。

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向形状中添加数据

若要在形状已有的数据属性或字段中输入数据，请执行下列操作：

  1. 在绘图页上选择一个形状。
  2. 右键单击该形状，然后单击“形状数据”。
  3. 在“形状数据”窗口中，找到所需的属性行，然后在其中输入所需的数据。

若要为形状定义新的数据属性或字段，请执行下列操作：

  1. 在绘图页上选择一个形状。
  2. 右键单击该形状，然后单击“定义形状数据”。
  3. 在“定义形状数据”对话框中，单击“新建”。
  4. 在“标签”框中，删除默认文本，并为属性键入名称。
  5. 在“类型”列表中，选择要在该属性中输入的数据类型。

 提示   如果要让属性将文本（如人名）视为数据类型，请选择“字符串”。

  1. 在“值”框中，键入所需的数据值。
  2. 单击“确定”。
  3. 再次右键单击此形状，指向“数据”，这次单击“形状数据”。

此时将打开“形状数据”窗口，并显示已经为该形状定义的所有数据。如果所有形状都含有特定信息，您可以让“形状数据”窗口保持打开状态，并单击您感兴趣的形状以查看其中包含的数据。

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将数据源连接到形状

手动添加形状数据可以为您的图表创造巨大价值，但是，如果数据位于数据库或 Excel 工作簿中，您可以将此数据自动提取到图表中，并使用特定形状连接数据行。

使用“数据选取器”向导将数据导入到“外部数据”窗口中。

“外部数据”窗口中显示的数据是源数据在导入时的快照。通过单击“数据”选项卡上的“全部刷新”，您可以更新绘图中的数据，使其与源数据中的更改相匹配。

  1. 在“数据”选项卡上的“外部数据”组中，单击“将数据链接到形状”。
  2. 在“数据选取器”向导的第一页上，选择下列哪一数据源类型中保存有您要使用的数据：
  • Microsoft Office Excel 工作簿
  • Microsoft Office Access 数据库
  • Microsoft Windows SharePoint Services 列表
  • Microsoft SQL Server 数据库
  • 其他 OLEDB 或 ODBC 数据源
  1. 完成向导的剩余步骤。

在“数据连接”向导的最后一页上单击“完成”后，将会显示“外部数据”窗口，并在网格中显示已导入的数据。将某一行数据拖至形状上，以便将这些数据自动添加到该形状的“形状数据”中。您也可以在“形状”窗口中选择要用于保存数据的形状，然后将某一行数据拖放到页面的空白区域上。所选形状即会添加到该页面中，并与数据相连。

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设置图表格式

若要对绘图应用背景，请执行下列操作：

  1. 单击“设计”选项卡。
  2. 在“背景”组中，单击“背景”。
  3. 单击所需的背景。此时将向图表添加一个新背景页，您可以在绘图区域底部并排显示的页面选项卡中找到此新页。

若要对绘图应用边框或标题，请执行下列操作：

  1. 在“设计”选项卡上，单击“边框和标题”。
  2. 单击所需的标题。

此时将向背景页（默认命名为“背景-1”）添加标题和边框。若要更改标题和其他文本，则必须在此背景页上更改；您无法在任何其他页面上更改标题。

  1. 在绘图区域底部，单击“背景-1”选项卡。

含有“背景”页的页面选项卡

  1. 单击标题文本。此时将选中整个边框，但是，如果您开始键入内容，此文本则变为默认标题文本。
  2. 输入所需的标题。
  3. 若要在边框中编辑其他文本，请首先选中整个边框，然后单击要更改的文本并开始键入。

若要应用统一的配色方案和其他格式效果，请执行下列操作：

  1. 在“设计”选项卡上的“主题”组中，将指针放在各个主题上。页面上随即会显示主题的预览。

若要查看其他可用主题，请单击“更多”“更多”按钮 。

  1. 单击要应用于图表的主题。

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打印图表

  1. 单击“文件”选项卡，然后单击“打印”。
  2. 若要打印图表，请单击“打印”。
  3. 在“打印”对话框中，执行下列操作：
  • 在“名称”框中，选择要使用的打印机（如果尚未选择）。
  • 在“页面范围”下，指定要打印的绘图页。
  • 在“份数”下，指定要打印的份数。
  1. 准备好打印后，单击“确定”。

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Visio 2010