最近几年，组织创建了大量的非结构化内容，其中包括文档、电子邮件、视频、即时消息、网页以及其他内容。这些内容经常是无人管理，乱糟糟的，因此会妨碍组织正确使用这些宝贵资源来更好地共享知识、加强客户沟通以及提高流程效率。Microsoft 的企业内容管理 (ECM) 是组织基础架构的一个关键组件，可以帮助公司克服这些困难。

Microsoft 的 ECM 建立在集成良好的平台之上，它通过与熟悉的工具（如 Microsoft Office system）集成，可以方便地向组织中的每个信息工作者提供内容管理。Microsoft ECM 解决方案可以帮助企业：

管理各种各样的内容

Microsoft 的集成 ECM 解决方案中的文档管理功能可以帮助组织将多个文件共享和个人驱动器中的各种内容合并成一个统一分类、集中管理的存储库。另外，集成的搜索功能可以帮助用户查找和共享此信息。IT 组织也可以防止未经授权就访问此集中管理的存储库中的内容。

集成的协作功能，如自动化工作流，可以帮助用户以更加结构化的方式更好地在一起创建、审阅和审批文档。这样，他们就不必再单独依靠电子邮件来共享文档。当移动工作者没有连接到网络时，他们也可以脱机使用这些文档。

满足遵从性要求和法规要求

Microsoft ECM 解决方案还包括集成的记录管理功能，这些功能使组织能够存储和保护处于最终状态的业务记录。对这些记录应用的过期策略可以帮助确保将记录保留适当的一段时间，以遵守法规或公司的经营政策，因此可使组织免遭法律风险。审计追踪为内部和外部审计员提供了证据，证明已经适当地保留了记录。可以将法律调查取证中的特定记录保留下来，以防止毁坏记录。

有效地管理多个网站

集成的 Web 内容管理功能使用户能够通过易于使用的内容创作工具和内置的审批流程来发布 Web 内容。这有助于确保将内容及时地上载到网站中，不会给 IT 全体职员造成太大的负担。母版页和页面布局形式的模板使一致的品牌得以应用于所有页面，因此有助于确保正确地使用品牌资产。适用于 Intranet、Extranet 和 Internet 网站以及多语种网站的单一部署和管理基础架构为 IT 部门减少了成本和复杂性。  

简化业务流程

Microsoft ECM 解决方案通过提供工具和平台来自动执行这些内容驱动的协作业务流程的任务，使企业能够简化这些流程。电子表单解决方案提供了一种机制，用于跨网站、移动设备和 Microsoft Office system 程序为这些业务流程收集和验证输入。您可以创建一次表单，然后可以使用管理工具让 IT 人员轻松地在多个通道之间部署这些表单，并跟踪它们的使用情况。

Microsoft 在单一集成企业生产率基础架构上提供了这些功能。这明显减少了 IT 组织的管理负担，因为他们现有具有一套共用的工具和方法来管理解决方案。与诸如 Microsoft Office system 程序之类的熟悉工具的紧密集成使 Microsoft ECM 解决方案能够方便地为组织中的每个信息工作者提供这些功能。这样就减少了用户的负担，使他们不再需要学习新的工具或更改他们的工作方式便可以参与制定其组织内容管理策略。

工作流功能有助于减少用户使用的障碍。 查看大图。

Microsoft ECM 的功能

Microsoft ECM 解决方案提供了多种用于在单个统一的平台上管理无结构内容的完整生命周期（从创建到过期）的功能。这些功能包括文档管理、记录管理、Web 内容管理和表单解决方案。

文档管理

• 节省时间并轻松重用信息。  对中心文档存储库中的内容进行组织和分类，从而提供组织、分类、浏览和快速搜索正确信息的一致方法。
• 帮助保护敏感信息。  使用集成权限管理（不论文档将传输到何处，都随文档传输）帮助保护文档的安全性。可以为单个项目指定用户访问权限，并且可以在最终发布文档之前从文档中删除元数据。
• 简化协作文档创建。  使用内置文档工作流，您可以直接从 Microsoft Office 系统桌面程序启动、跟踪面向文档的过程以及在该过程上进行协作。文档中可以显示重要警报和任务信息，帮助确保正确按工作流步骤进行操作。

记录管理

• 改进法律法规遵从性。  将信息保留、保护和审核策略应用到业务记录以帮助确保这些记录正确保留。
• 帮助确保业务和关键记录的安全。  安全增强的存储库有助于确保记录锁定在最终状态。
• 轻松的调查取证。  帮助确保可以用经济有效方式检索调查取证所需的信息，并按调查要求保留这些信息。

长期保留的记录库。 查看大图。

Web 内容管理

• 快速轻松地创作和发布内容。  业务组可以使用简单易用的创作工具和集成工作流，几乎无需 IT 人员参与，即可及时创作和发布 Web 内容。
• 维护网站的一致外观。  通过提供批准的母版页和页面布局（有了这些母版页和页面布局，网站的标志和导航方式只需被指定一次就可以由内容作者重用）来维护一致性。
• 降低网站的部署和管理成本。   实现用于将内容发布到 Intranet、Extranet 和 Internet 网站的单一多层基础架构。

表单解决方案

• 自动执行业务流程。  通过使用 Windows Workflow Foundation 自动执行许多手动任务。用 Microsoft Visual Studio 2005 和 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 之类的工具创建新工作流。
• 使用电子表单收集信息。  通过使用 Microsoft Office InfoPath 2007，企业可以创建电子表单，然后会将电子表单部署到包括网站、移动设备和富客户端应用程序在内的各种通道中。
• 快速部署和管理表单解决方案。  快速部署表单解决方案并行升级，以帮助确保将停机时间降到最低。可以在单一视图中查看所有部署表单的状态。

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