作者：Steve Rindsberg，Microsoft MVP 专家，与他人合著了 PPTools（英文）
| 适用于 |
Microsoft Office PowerPoint® 2003
Microsoft PowerPoint® 2000 和 2002 |
假设您使用 PowerPoint 创建了名为“吃在辛辛那提”的演示文稿。您的文件大小已经超出控制，但您却找不到问题的根源所在。
我居住在辛辛那提。我比较喜欢住在这里，因此我愿意提供一些帮助。
您的文件变得很庞大的原因可能相当多。我们将查看一下为什么发生这种问题、如何才能解决这种问题以及您可以采取何种措施以避免再次出现这种问题。
关闭快速保存功能
第一步，您需要在 PowerPoint 中做一些设置。在“工具”菜单上，单击“选项”，单击“保存”选项卡，再清除“允许快速保存”复选框。这样做会强制 PowerPoint 在您每次保存时删除演示文稿文件中的多余数据。
关闭快速保存功能之后，使用一个新的名称再次保存演示文稿。方法是：在“文件”菜单上，单击“另存为”，在“文件名”框中键入新版本演示文稿的名称，再单击“确定”。
在实际操作中，最好在继续之前先保存演示文稿的另一个副本。下面某些步骤可能会对您的演示文稿做出无法撤消的更改。因此，您需要先备份您的幻灯片放映。
注意超大图像文件
在大多数情况下，图像无需大于 1024 × 768 像素（请参阅 用于 PowerPoint 幻灯片放映的图像的分辨率应设置为多少？ 以了解原因）。如果您的图像大于该尺寸，您的 PowerPoint 文件有可能大于所需大小。
PowerPoint 2002 和更高版本可以对图像进行压缩并删除不需要的数据：
- 右键单击图片，再单击快捷菜单上的“设置图片格式”。
- 在“设置图片格式”对话框中，单击“图片”选项卡，再单击“压缩”。
- 在“应用于”下，请执行以下操作之一：
要仅压缩当前图片，请单击“选中的图片”。
要压缩演示文稿中的所有图片，请单击“文档中的所有图片”。
- 在“更改分辨率”下，请执行以下操作之一：
如果您的演示文稿将用于屏幕显示，请单击“Web/屏幕”。
如果您计划以打印文稿的形式分发您的演示文稿，请单击“打印”。
- 在“选项”下，选中“压缩图片”复选框和“删除图片的剪裁区域”复选框。
- 单击“确定”。
- 如果系统进行提示，请单击“压缩图片”对话框中的“应用”。
PowerPoint 将自动为您压缩一张或多张图片。
如果您使用 PowerPoint 2000 或早期版本，请对要压缩的每个图像执行下列操作：
- 单击图片将其选中。
- 在“编辑”菜单上，单击“复制”。
- 再次在“编辑”菜单上单击“选择性粘贴”。
- 请执行以下操作之一：
对于大多数图像，例如照片或扫描图形，单击“JPG”。
对于具有大面积单一色彩的图像或者包含重要文字或细致画面的图像，请单击“PNG”。
注释 JPG 文件通常比较小，但 JPG 的“有损”压缩会使细的线条和其他细节变得模糊，或者在文字周围留下“阴影”（偏离原色的彩色像素）。
- 删除初始的图像。
查找嵌入的对象、粘贴或拖动的图像
如果可能，通过下列方法将图像引入到 PowerPoint 中：在“插入”菜单上，指向“图片”，再单击“来自文件”。
在您将图像或包含来自其他程序图像的图形复制并粘贴（或拖动）到 PowerPoint 中时，PowerPoint 可能会创建嵌入的 OLE 对象。OLE 对象中包含图像的 Windows® Metafile (WMF) 图片。PowerPoint 通常会非常高效地压缩图像，但是它不会压缩 WMF 格式的图像，因此将图像复制并粘贴或拖动到文件中会导致文件相当大。
嵌入的对象很容易进行压缩。如果您完成了编辑图像（通过双击方式进行）之后，请执行下列操作：右键单击该图像，指向快捷菜单上的“组合”，再单击“取消组合”。接着，立即再次右键单击该图像，指向快捷菜单上的“组合”，再单击“重新组合”。取消组合会丢弃 OLE 数据并仅仅留下（PowerPoint 可以压缩的格式的）图片。
附带讲一下，在 PowerPoint 内将图像从一个幻灯片复制并粘贴到另一个幻灯片也可以奏效。不管您使用图像的次数是多少，PowerPoint 仅存储图像的一个副本，因此重复使用图像可以实际上帮助您减小文件大小。
此外，请检查母版幻灯片！
在您检查演示文稿查找超大图像和嵌入的 OLE 对象时，请不要忘记检查幻灯片、标题、备注和讲义母版以及单个幻灯片。
此外，还要检查“备注页”视图中的每个备注页（备注页上的图形不会出现在 PowerPoint 2000 及更高版本中“普通”视图的“备注”窗格中）。
不要另存为 PowerPoint 95 兼容的 PPT 文件
如果您将文件另存为名称中包含“PowerPoint 95”的任何格式，包含图像的 PowerPoint 文件都将变得非常大。这是因为 PowerPoint 97 及更高版本会对图像进行压缩，但 PowerPoint 95 不会进行压缩。PowerPoint 的更高版本必须解压缩图像，才能使得图像与 PowerPoint 95 兼容。
因为从 PowerPoint 97 开始的所有版本及更高版本均使用相同的文件格式，因此实际上并没有必要保存为其他版本，除非您有特殊需要，要将您的演示文稿与只有 PowerPoint 95 的用户进行共享。即使是这样，您也可以通过向其发送 PowerPoint 2003 Viewer 的新副本以及常规格式的 PowerPoint 演示文稿文件来解决此问题。整个文件大小（包括演示文稿文件和查看器）可能会与您预期一样小或者甚至更小，而且他们可以完全按您预期的方式来查看演示文稿，而不会因为在 PowerPoint 95 版本中而丢失所有整齐的动画和过渡效果。
谨慎处理隐藏的不可见元素
如果您怀疑幻灯片或母版上的某些元素导致文件变大：
- 要选择幻灯片上的任何内容，请单击“编辑”菜单上的“全选”，或者按 Ctrl+A。
- 取消选择您要保留不变的元素，方法是：按下 Shift 的同时单击每个元素。
- 按 Delete 删除选择中的所有元素，无论这些元素是否可见。
其他方法：
- 要缩小幻灯片以便查看整个幻灯片及其周围区域，请在“常规”工具栏上，单击“显示比例”框，再单击列表中的“25%”。
- 重复按 Tab 按顺序选择幻灯片或母版上的每个元素。
- 如果不在幻灯片中的某些元素或您无法识别的某些元素被选中，请删除它，然后保存幻灯片。
仅嵌入所需的字体
在您在演示文稿中嵌入字体时，演示文稿可能会按字体文件大小增加相应的大小。在决定进行嵌入之前，请检查字体文件的大小。某些新的 Unicode 字体的字体文件非常庞大！
注释 最新版本的 PowerPoint 允许您只嵌入在演示文稿中所使用的特定字符。这可以大大减小需要嵌入的字体数据量。
重新检查下述“审阅”功能
PowerPoint 2002 中引入了一项新的审阅功能：在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“邮件收件人(作为附件)”。在您选择该选项之后，PowerPoint 文件会保留所有初始信息“以及”收件人所添加的任何更改或新增信息。每次不管是以何种方式更改文件，文件都将变大，即使您的更改是删除材料或整个幻灯片。
以这种方式初始发送演示文稿的人将成为“发件人”；只有“发件人”才可以接受或拒绝对此文件所做的更改。在“发件人”进行此操作之后，保存演示文稿，该文件将变回合理的大小。
如果您是“发件人”，下面介绍如何审阅与合并更改：
- 打开演示文稿。
- 在系统询问您是否要合并更改时单击“是”。
- 应用您所需保留的更改。
- 在“审阅”工具栏上单击“结束审阅”。
这样，PowerPoint 会删除已保存的多余审阅信息。
- 保存演示文稿。
确保 Outlook 还没有激活“审阅”功能
即使在您通过使用其他电子邮件选项方式发送演示文稿后，Outlook 也可能会自动打开审阅功能。要阻止 Outlook 自动激活此功能：
- 打开 Outlook。
- 在“工具”菜单上，单击“选项”。
- 单击“首选参数”，再单击“电子邮件选项”。
- 单击“高级电子邮件选项”。
- 在“发送邮件时”下，清除“添加附件属性，以启用‘答复中包含修改’功能”复选框，再单击“确定”。
总结
PowerPoint 的工作做得非常优秀，它可以将 20 磅的内容压缩到只有 5 磅，但是这一神奇的强大功能也具有一些局限性。通过采纳上述建议，您可以将 PowerPoint 文件压缩得尽可能小并仍旧使其保持内容短小而丰富。
更多信息
要快速、自动缩小您的演示文稿，请访问 PPTools：用于 PowerPoint 超级用户的 PowerTools（英文）并阅读有关 RnR PPTools Optimizer 相关信息。或者访问 下载并购买 PPTools 和演示程序（英文）以下载免费的演示程序。
作者简介：除了开发用于 PowerPoint 的加载项并作为一名 Microsoft MVP 专家解答 PowerPoint 讨论列表中比较深奥的问题，Steve Rindsberg 还是 RDP 的 CEO，是颇受欢迎的 PowerPoint 常见问题网站（PowerPoint 常见问题）的管理者。此外，他还是用于 PowerPoint 的 PowerTools 加载项网站（PPTools（英文））的编写人之一，另一位编写人是 PowerPoint MVP Brian Reilly。Steve 经常进行国际旅行，他的很多演示文稿都是在飞行旅途中的最后 30 分钟内创建的。
