Microsoft Office Outlook 2003 提供了一个新功能：信息权限管理 (IRM)，它帮助您防止敏感的电子邮件落入不希望看到该邮件的人手中，不管是意外还是粗心所致。可以创建限制权限的邮件以帮助防止邮件被转发、打印或者复制。如果将 Microsoft Office 2003 文档附加到具有有限权限的邮件，文档将自动被限制。但如果附加文档的权限已经被限制，然后又限制了邮件的权限，附件将保留其现有权限。

通过使用工具栏中的“权限”，您可以对希望阅读邮件的特定收件人的邮件权限进行限制。作为邮件发送者，您可以通过再次单击工具栏上的“权限”，从邮件的保存草稿删除限制权限。收件人可以打开和阅读限制权限的电子邮件，就像对没有限制权限的邮件一样。如果收件人的电脑中没有安装 Outlook 2003 或更高版本，他们可以下载 Rights Management Add-on for Internet Explorer 或其他支持有限权限内容的程序。

电子邮件管理员可以在 Outlook 的“权限”子菜单（或“文件”菜单上的“权限”）中创建权限策略。这些权限策略定义了哪些人可以阅读邮件以及收件人可以对这些邮件进行哪些操作。例如，电子邮件管理员可能定义了称为“企业机密”的策略，它指定使用该策略的邮件仅可由企业内部区域的人员打开。在撰写邮件时，您可以在“权限”子菜单中选择最多 20 个自定义的策略（取决于电子邮件管理员提供的策略数量）。

对电子邮件限制权限的另一个优点是可以实施邮件过期功能。可以通过使用“选项”菜单为邮件设置到期日期（在邮件打开的情况下），并限制邮件权限，再将邮件发送出去。当邮件到期时，收件人仍然可以在 Outlook 文件夹邮件头文本行中看到邮件头，但他们不能打开或对邮件执行其他任何操作。

如果不对邮件限制权限，仍然可以设置邮件到期日期。在该日期后，邮件头将出现在文件夹的邮件头文本行中。然而，收件人仍可打开和处理邮件。