Microsoft 致力于使其产品对所有人，包括残疾人在内都是可以理解 （辅助功能:给定软件或硬件系统的质量，使得在一个或多个方面稍有障碍的人士也可以使用，如行动不便、视力或听力不太好的人。）和易于使用的。
系统辅助功能选项
如果您有一台基于 Microsoft Windows 的计算机，可以设置或更改系统辅助功能选项。很多这些选项会影响您在 Microsoft Office 程序中工作的方式。例如，Windows 粘滞键功能专为同时按下两个以上键有困难的人设计。当 Office 程序中的快捷键需要组合键时（例如 Ctrl+P），粘滞键将使您一次按一个键，代替同时按下组合键。
许多辅助功能在 Microsoft Outlook 中是内置的。它们对于所有人都可用，不需要额外的辅助功能 （辅助功能助手:使残障人士也可使用计算机的实用程序。辅助功能助手的示例包括屏幕阅读程序、语音识别系统和屏幕键盘。）。
快捷键
很多功能和命令可以直接从键盘上执行。如果所需命令没有快捷键，可以为它指定一个。例如，可以创建快捷键来为“日历”上的约会添加所选颜色。
自定义选项
可以自定义 Outlook 以更好的满足需要。
- 大小选项 可以增大所创建或阅读的项目中文本的大小，以及项目列表（称为视图）中文本的大小。可以更改所创建和接收的项目中文本的字体和样式，以使其易于阅读，另外还包括将所接收项目的邮件格式更改为纯文本。如果使用 Windows 高对比度设置，所撰写和接收的 RTF 格式的电子邮件将以草稿字体显示。如果计算机上安装了 Microsoft Internet Explorer，您可以在 Internet Explorer 的“辅助功能”对话框（“工具”菜单，“Internet 选项”命令）中设置字体和颜色选项并应用自定义样式表，以便进一步的控制 HTML 格式邮件的显示。同样，您还可以将工具栏 （工具栏:包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）按钮和列表框变的更大，以便更容易看到和使用。
- 颜色和声音选项 除了更改文本颜色外，还可以更改“日历”和便笺的背景色，以使其更容易阅读。现在，您可以通过语音来执行大多数的命令。除了能够打开用于电子邮件送达通知、提醒以及“Office 助手”的声音外，还可以选择在执行按钮和菜单命令时加上声音的反馈，并为不同的反馈选择不同的声音。
- 工具栏和菜单选项 您可以指定自己的键盘加速键，或者更改现有的加速键。可以自定义工具栏和菜单命令。例如，您可以创建一个只包含常用按钮和菜单的工具栏，或者按自己的偏好将工具栏按钮和菜单命令组织在一起。甚至可以创建自定义工具栏按钮或菜单命令。此外还可以自定义快捷菜单。
提高工作效率的技巧
Outlook 包括一些有助于您自动完成重复性任务或使您更有效工作的功能。例如，可以创建一个工具栏按钮，自动将邮件地址填写为某个人或一组人，同时完成主题行的填写。
- 当您开始在邮件的“收件人”、“抄送”或“密件抄送”框中键入电子邮件地址时，Outlook 会提供与当前键入内容匹配的地址列表。您可以单击列表中的地址而不必继续键入。只要邮件地址曾经使用过，此功能都有效。
- 可以创建“自动图文集”条目来加快撰写电子邮件的速度。只要将任何需要的文本保存在条目中，然后将其插入到以后的邮件当中就可以了。
- 新的内嵌按钮使您可以立即调整粘贴信息的方式。例如，粘贴文本或图形后，会出现一个按钮，提供设置所粘贴内容格式的选项。
- 您可以创建通讯组列表来取代在邮件的“收件人”框中分别键入电子邮件地址。这样只需输入一个地址就可以向任意数量的人发送邮件。
- 通过用“规则向导”创建规则来执行像删除或移动符合设置条件的邮件这样的动作，您可以自动组织“收件箱”。
- 也可以设置选项来自动发送已读回执（当发件人要求时），以及自动移动或删除您要求的已读回执，还有投票和会议响应。
- 可以使用“阅读窗格”查看“收件箱”中任何项目的内容。可以打开附件、跟随超链接、使用投票按钮以及响应会议要求。所有这些操作都不用打开项目。
- 可以从其他 Office 程序复制文本和图形，然后只须一次单击就可将其全部粘贴到 Outlook 项目中。
