使用“对话清理”消除多余的邮件

您可以使用 Microsoft Outlook 2010 中的新“对话清理”功能减少邮件文件夹中邮件的数目。“对话”中多余的邮件移到“已删除邮件”文件夹。

什么是对话?

您可能由术语“电子邮件线程”而知道“对话”。“对话”是从第一封邮件到所有答复的电子邮件的完整链。“对话”的邮件有相同的主题。

例如,当您向某人发出一封邮件,然后他答复“对话”结果。在许多“对话”中,可能有许多次往来回复,甚至多个人全部答复“对话”的一部分。

“对话清理”执行哪些操作?

“对话清理”评估“对话”中每封邮件的内容。如果邮件完全包含在答复之一中,则删除上一封邮件。请考虑以下示例。

陈先生向黄小姐和方先生发送一封邮件。黄小姐答复陈先生和方先生,在她的 Outlook 邮件正文中,包括陈先生的所有原始邮件。现在,方先生看到黄小姐的邮件并答复陈先生和黄小姐。方先生的答复包括“对话”中的所有上一封邮件。“对话清理”可以删除除来自方先生的最后一封邮件以外的所有邮件,因为该邮件包含所有上一封邮件的副本。

“对话清理”对于有许多反复答复,尤其是有许多收件人的“对话”最有用。

删除多余的邮件

  1. “开始”选项卡上的“删除”组中,单击“清理”

功能区上的“清理”命令

  1. 可单击下列命令之一:
  • 清理对话    审阅当前对话,并删除多余的邮件。
  • 清理文件夹    审阅选定文件夹中的所有会话,并删除多余的邮件。
  • 清理文件夹和子文件夹    审阅选定文件夹及其包含的任何文件夹中的所有对话,并删除多余的邮件。

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更改“对话清理”选项

您可以指定从“清理”中删除的邮件以及删除时移动邮件的位置。

  1. 单击“文件”选项卡。
  2. 单击“选项”
  3. 单击“邮件”
  4. “对话清理”下,执行下列操作之一:
  • 要更改项目移至的位置,对于“已清理的项目将转到此文件夹”,单击“浏览”,然后选择一个 Outlook 文件夹。默认情况下,邮件移至“已删除邮件”文件夹。如果 Outlook 配置文件中有多个电子邮件帐户,则每个帐户都有自己的“已删除邮件”文件夹。邮件移至对应于电子邮件帐户的“已删除邮件”文件夹。
  • 要复制“清理”删除的项目的文件夹结构(使用“清理文件夹和子文件夹”命令时),请选择“清理子文件夹时,在目标文件夹中重新创建文件夹层次结构”
  • 要始终保留未读的任何邮件,请选中或清除“不要移动未读邮件”复选框。建议您不要选中此选项。剩余的“对话”邮件将包含删除的任何邮件,包括您未读的邮件。
  • 要始终保留分类的任何邮件,请选中或清除“不要移动已分类邮件”复选框。建议您选中此选项。类别应用于特定邮件,删除分类邮件将导致分类邮件丢失。
  • 要始终保留带标志的任何邮件,请选中或清除“不要移动已标记邮件”复选框。建议您选中此选项。标志应用于特定邮件,删除已标记的邮件将导致已标记的邮件丢失。
  • 要始终保留数字签名的任何邮件,请选中或清除“不要移动经过数字签名的邮件”复选框。建议您选中此选项。
  • 如果有人修改了在答复中包含的邮件时,要始终保留原始邮件,选中或清除“答复修改邮件时,不要移动邮件原件”复选框。建议您选中此选项。如果有人修改答复中包含的邮件,这确保了您有“对话”中所有内容的完整记录。

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适用于:
Outlook 2010