所谓规则，就是 Microsoft Outlook 根据已指定的条件对传入或传出邮件自动执行的操作。您既可以通过模板和邮件创建规则，也可以使用您自己的条件创建规则。
本文内容
规则如何帮助您管理电子邮件
所谓规则，就是 Microsoft Outlook 对满足规则中指定的条件的到达或发送的邮件自动执行的操作。您可以通过使用“规则向导”选择多个条件和操作。使用规则有助于保持有序状态和最新状态。
规则属于两种类别（组织和通知）之一。规则对已读邮件无效，它仅对未读邮件起作用。
“规则向导”包含最常用的规则的模板，其中包括：
- 保持有序状态 这些规则帮助您对邮件归档和执行后续操作。例如，您可以创建这样一个规则：对于特定发件人（如“谢晓兵”）发来的“主题”行中包含“销售”的邮件，将其标记为后续处理、归类为“销售”并移至名为“谢晓兵的销售邮件”的文件夹中。
- 保持最新状态 这些规则在您收到特定邮件时以某种方式通知您。例如，您可以创建这样一个规则：当您收到来自一个家庭成员的邮件时，自动向您的移动电话发送通知。
- 从空规则开始 这些是从头开始创建的规则。
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创建规则
- 在“开始”选项卡上的“动作”组中，单击“规则”，然后单击“管理规则和通知”。
- 如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需“收件箱”，然后单击“新建规则”。
如果要从模板创建规则，请执行下列操作：
- 在“步骤 1: 选择模板”下，从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中选择所需的模板。
- 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值。例如，单击“个人或通讯组列表”链接时，将打开通讯簿。
- 在“步骤 1: 选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。
- 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。
- 在“步骤 1: 选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。
- 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。
- 在“步骤 1: 选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。
- 要完成创建规则，请为规则输入一个名称，然后选择所需的任何其他选项。
- 如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。
- 要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。
- 单击“完成”。
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若要通过选择自己的条件、操作和例外来创建规则，请执行下列操作：
- 在“开始”选项卡上的“动作”组中，单击“规则”。
- 如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的“收件箱”。
- 单击“新建规则”。
- 在“从空规则开始”下，选择“邮件到达时检查”或“发送邮件后检查”，然后单击“下一步”。
- 在“步骤 1: 选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。
- 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。
- 在“步骤 1: 选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。
- 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。
- 在“步骤 1: 选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。
- 要完成创建规则，请为规则输入一个名称，然后选择所需的任何其他选项。
- 如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。
- 要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。
- 单击“完成”。
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您可以直接从邮件创建规则。例如，您可以创建一条规则将某人发来的邮件移至特定文件夹。
如果要从邮件创建规则，请执行下列操作：
- 单击要为其创建规则的邮件，然后在“开始”选项卡上的“动作”组中，单击“规则”，然后单击“创建规则”。
- 在“创建规则”对话框中，选中所需条件的复选框。许多选项已包含所选邮件的信息。
- 选中“将该项目移至文件夹”复选框。
- 单击一个现有文件夹或单击“新建”创建用来存储这些邮件的新文件夹。
- 若要向规则添加更多条件、操作或例外，请单击“高级选项”，然后按照“规则向导”中的其余说明进行操作。
提示 若要立即运行此规则，请在“规则向导”最后一页上选中“立即对已在文件夹 中的邮件运行此规则”复选框。
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手动运行规则
如果要手动运行一个或多个规则，请执行下列操作：
- 在“动作”菜单上，单击“规则”。
- 在“管理规则和通知”对话框中，通过清除规则旁边的复选框关闭该规则。
- 单击“立即运行规则”。
- 在“立即运行规则”对话框中的“选择要运行的规则”下，选中要运行的规则旁边的复选框。
- 在“在此文件夹中运行”框中，单击“浏览”，然后选择要对其应用此规则的文件夹。
- 在“规则应用于”列表框中，单击要对其应用此规则的邮件的类别。
例如，可以将规则只应用到某个文件夹中的未读邮件。
- 单击“立即运行”。
例外
您可以将特殊情况下的例外添加到规则中，例如当邮件标有后续操作或标记为高重要性时。如果满足指定的任一例外，则不会对邮件应用规则。
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服务器端的规则和客户端专用的规则
服务器端的规则 如果使用的是 Microsoft Exchange 帐户，则可创建服务器端的规则。即使 Outlook 没有运行，这些规则也可以在邮件服务器上的邮箱上运行。服务器端的规则必须在邮件初次传递到您的“收件箱”后应用于邮件，并且规则仅在服务器上完成后才能运行。例如，指定打印邮件的规则仅在服务器上完成后才能运行。如果无法在服务器上应用某个规则，则会在您启动 Outlook 时应用该规则，并且该规则会变为客户端专用的规则。
客户端专用的规则 客户端专用的规则即仅在您的计算机上运行的规则。这些规则仅在服务器上完成后才能运行，如指定打印某些邮件。客户端专用的规则仅在 Outlook 正在运行时运行。
如果您的规则列表包含两种规则，则首先应用服务器端的规则，然后应用客户端专用的规则。
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将规则应用于其他 Outlook 项目
送达回执、投票响应和自动答复
应用规则时，送达回执、已读回执、投票响应和自动答复均会被视为邮件进行操作。例如，将主题中包含“会议”一词的项目 （项目:项目是在 Outlook 中保存信息的基本元素（类似于其他程序中的文件）。项目包括电子邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺以及投递的项目和文档。）移至特定文件夹的规则也会移动其主题中包含“会议”一词的所有送达回执、投票响应或自动答复。
注释 如果规则将“收件箱”中的投票响应移至另一文件夹，则投票跟踪会受到影响。如果打开一封包含投票按钮的已发送邮件，则跟踪信息中不会包含规则移动的响应的计数。手动移动或删除响应不会影响跟踪。
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会议要求、任务要求和文档
应用规则时，会议要求、任务要求和文档均会被视为邮件。例如，如果您创建了一条规则，可将“主题”框中包含“会议”一词的项目 （项目:项目是在 Outlook 中保存信息的基本元素（类似于其他程序中的文件）。项目包括电子邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺以及投递的项目和文档。）移至特定文件夹，该规则也会移动满足该条件的任何任务要求或会议要求。但是，当您创建影响这些类型的项目的规则时，一定要注意下列限制：
- 移至非邮件文件夹的项目在移动之后可能不会按照您预期的那样工作。例如，如果将邮件移至“日历”文件夹，并不会创建新的约会。
- 如果通过使用规则将会议或任务响应移至“已删除项目”文件夹，则邮件原件不会跟踪该响应。
- 如果会议要求自动移至“已删除项目”文件夹，则不会将该会议添加到“日历”。
- 影响已发送邮件的规则不应用于任务要求和会议要求。
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联系人组
包含通讯组列表的规则的行为将因创建规则的方式而异。
- 将已发送的邮件移至“联系人组”文件夹 此规则仅在您正在使用 Exchange 帐户时可用。仅发送到“联系人组”的邮件会被移至该指定文件夹。“联系人组”成员的邮件不会被移至该指定文件夹。
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将邮件转发到组织外
如果您使用的是 Exchange 2010 帐户，则不能使用规则将邮件转发到贵组织以外的电子邮件地址。此设置有助于防止泄露公司内部信息，而且此设置只能由 Exchange 管理员进行更改。
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