| 适用于 |
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002 |
您已经设计了很完美的文件夹系统，用于存档您的电子邮件、“日历”、“联系人”、“任务”和“便笺”项目。您的同事可能会羡慕您的优秀组织结构，并希望能像您一样设置自己的 Outlook 文件夹。
您的同事可能会逐个创建文件夹以模仿您极富创意的文件系统。但是，出于工作组协作精神，您决定将您的整个结构共享给他们，当然，您不会共享其中的所有项目。
您可以使用 Outlook 的导出和 自动存档 （自动存档:根据项目在文件夹中存在的时间长短，定期自动将项目移动到另一个文件夹或将其删除。） 功能来复制 个人文件夹文件 (.pst) （个人文件夹文件 (.pst):在您计算机上存储邮件和其他项目的数据文件。可以分配一个 .pst 文件作为默认电子邮件的送达位置。可以使用 .pst 文件来备份项目以保护项目。） ，该文件中所包含的文件夹结构与您现有的 Outlook 文件夹结构相同，只不过不包含任何数据项。
注释 在完成这两个 .pst 文件之后，它们是完全独立的，只是共享相同的文件夹结构。原始文件夹中的所有项目都将被删除。
将所有文件夹和数据导出到新的 .pst 文件中
- 在“文件”菜单上，单击“导入和导出”。
- 单击“导出到一个文件”，再单击“下一步”。
- 单击“个人文件夹文件(.pst)”，再单击“下一步”。
- 单击最上一层文件夹，选中“包括子文件夹”复选框，再单击“下一步”。
- 键入或浏览到要在其中保存新文件的文件夹，并键入文件名。
- 单击“完成”。
打开并显示新建的 .pst 文件
- 完成导出后，在“文件”菜单上，指向“打开”，再单击“Outlook 数据文件”。
- 选择您在前面的“将所有文件夹和数据导出到新的 .pst 文件中”部分所创建的文件，再单击“确定”。
将在 导航窗格 （导航窗格:一个用于组织信息的列，提供对文件夹的访问。单击某个文件夹可以显示其中包含的项目。导航窗格还包括“收藏夹”部分以及用于在“邮件”、“日历”、“任务”和其他视图之间进行切换的按钮。）中显示复制的 .pst 文件。
在新的 .pst 文件中存档所有数据
- 在“文件”菜单上，单击“存档”。
- 单击最上一层文件夹。
- 单击“将该文件夹及其子文件夹存档”。
- 选中“包含标记为‘此项目不自动存档’的项目”复选框。
- 在“将早于该时间的项目存档”框中，键入当天的日期。
- 在“存档文件”框中，将文件夹路径末尾的文件名更改为 removeditems.pst。
- 单击“确定”。
注释 此时将在状态栏中显示正在进行存档。在存档操作完成之前，您的文件夹中仍将包含项目。
压缩新建的 .pst 文件
- 右键单击新建的 .pst 文件中的最上一层文件夹。
- 单击“‘.pst 文件名’的属性”。
- 单击“高级”。
- 单击“开始压缩”。
- 压缩完成后，单击“确定”两次。
完成以下“在其他计算机上复制并打开新建的 .pst 文件”部分中的所有步骤后，您可以将新建的 .pst 文件复制到其他计算机，您或他人可以在该计算机上将该文件添加到自己的 Outlook 配置文件中。
在其他计算机上复制并打开新建的 .pst 文件
您的 .pst 文件现在是您的 Outlook 配置文件中原始文件结构的副本。最大的区别是删除了您的所有数据。
- 使用“Microsoft Windows® 资源管理器”将 .pst 文件复制到其他计算机上的 驱动器:\Documents and Settings\用户\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook 文件夹中。
尽管您可以在任何文件夹中保存数据文件，但这个文件夹是 Outlook 在创建 .pst 文件时使用的默认文件夹。
注释 此位置是一个隐藏文件夹。若要使用“Windows 资源管理器”导航到此文件夹，您必须先打开显示隐藏文件夹功能。方法是：在“Windows 资源管理器”中，在“工具”菜单上，单击“文件夹选项”。在“查看”选项卡上，在“高级设置”下的“文件和文件夹”下，在“隐藏文件和文件夹”下，单击“显示所有文件和文件夹”。如果希望查看所有的文件扩展名，则请清除“隐藏已知文件类型的扩展名”复选框。隐藏文件夹会显示得比较模糊，表示这些文件夹不是普通的文件夹。
- 启动 Outlook。
- 在“文件”菜单上，指向“打开”，再单击“Outlook 数据文件”。
- 选择移动到此新计算机上的文件，再单击“确定”。
将在“导航窗格”中显示空白 .pst 文件，其中包含的文件夹结构与原始的文件夹结构相同。
现在，您可以将邮件复制或移动到这一新的文件夹结构中。
注释
- 如果这个新的 .pst 文件将是您的主要工作文件，而且您希望将新的和发送的电子邮件传递到该文件中，则必须在 Outlook 中更改默认的送达位置设置。Outlook 帮助中提供有 关于如何更改送达位置的说明。
- 如果新计算机上的 Outlook 配置文件中包含 Microsoft Exchange Server 帐户，并且您要保留电子邮件服务器上的所有数据，则需要将这些文件夹从新的 .pst 文件复制到“邮箱 - 您的姓名”下的某个位置。您所创建的新 .pst 文件会在您的计算机上本地存储所有项目，而且您将无法从 Microsoft Office Outlook Web Access 或其他位置访问这些项目。
