添加、更改、查找或清除条件格式

使用条件格式可以帮助您直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。

您要做什么?


了解有关条件格式的详细信息

条件格式可帮助您直观地解答有关数据的特定问题。您可以对单元格区域、Microsoft Excel 表格或数据透视表应用条件格式。在对数据透视表使用条件格式时,需要了解一些重要的区别。

条件格式的好处

在分析数据时,您经常会问自己一些问题,如:

  • 在过去五年的利润汇总中,有哪些异常情况?
  • 过去两年的营销调查反映出哪些倾向?
  • 这个月谁的销售额超过 ¥50,000?
  • 雇员的总体年龄分布情况如何?
  • 哪些产品的年收入增长幅度大于 10%?
  • 在大一新生中,谁的成绩最好,谁的成绩最差?

条件格式有助于解答以上问题,因为采用这种格式易于达到以下效果:突出显示所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为 True,则基于该条件设置单元格区域的格式;如果条件为 False,则不基于该条件设置单元格区域的格式。

无论是手动还是按条件设置的单元格格式,都可以按格式进行排序和筛选,其中包括单元格颜色和字体颜色。

使用图例按颜色进行排序和筛选的数据

 注释   在创建条件格式时,只能引用同一工作表上的其他单元格;有些情况下也可以引用当前打开的同一工作簿中其他工作表上的单元格。不能对其他工作簿的外部引用使用条件格式。

数据透视表的条件格式

数据透视表中的条件格式在以下几方面与单元格区域或 Excel 表格中的条件格式有所不同:

  • 如果通过筛选、隐藏级别、折叠和展开级别或移动字段来更改数据透视表的布局,则只要没有删除底层数据中的字段,条件格式就会保留。
  • “值”区域中字段的条件格式范围可以基于数据层次结构,由一列或多列的行或一行或多行的列上的父级(层次中下一个较高级别)的所有可见子级(层次中下一个较低级别)决定。

 注释   在数据层次结构中,子级不继承父级的条件格式,父级也不继承子级的条件格式。

  • 设置值区域中字段的条件格式范围的方法有三种:按选定内容、按相应字段和按值字段。

设置值区域中字段范围的默认方法是按选定内容设置。可以使用“将格式规则应用于”选项按钮、“新建格式规则”对话框或“编辑格式规则”对话框,将范围设置方法更改为按相应字段或值字段设置。这三种范围设置方法(“开始”选项卡、“样式”组、“设置条件格式”命令)提供了更大的灵活性,可根据需要选择适当的方法:

按选定内容设置范围    如果要选择以下内容,请使用此方法:

  • 值区域中一组连续的字段,如一个地区的所有产品总计。
  • 值区域中一组不连续的字段,如数据层次结构中各级别上不同地区的产品总计。

按值字段设置范围    如果要实现以下目的,请使用此方法:

  • 避免进行许多不连续的选择。
  • 对数据层次结构中所有级别的值区域中的一组字段应用条件格式。
  • 包括分类汇总和全部汇总。

按相应字段设置范围    如果要实现以下目的,请使用此方法:

  • 避免进行许多不连续的选择。
  • 对数据层次结构中一个级别的值区域中的一组字段应用条件格式。
  • 不包括分类汇总。

当对值区域中最大、最小、高于平均值或低于平均值的字段应用条件格式时,默认情况下,规则基于所有可见值。不过,当您按相应字段而非使用所有可见值设置范围时,可以选择对以下每种组合应用条件格式:

  • 列及其父行字段。
  • 行及其父列字段。

跨工作表设置条件格式

可以对引用同一工作簿中的其他工作表的单元格使用条件格式。不能在工作簿之间使用该功能。

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使用双色刻度设置所有单元格的格式

色阶作为一种直观的指示,可以帮助您了解数据分布和数据变化。双色刻度使用两种颜色的渐变来帮助您比较单元格区域。颜色的深浅表示值的高低。例如,在绿色和红色的双色刻度中,可以指定较高值单元格的颜色更绿,而较低值单元格的颜色更红。

 提示   如果区域中的一个或多个单元格包含的公式返回错误,则条件格式没有应用到整个区域。若要确保条件格式应用到整个区域,请使用 ISIFERROR 函数来返回正确值。

快速格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“色阶”

“开始”选项卡上的“样式”组

  1. 选择双色刻度。

 提示   悬停在色阶图标上,以查看哪个图标为双色刻度。顶部颜色代表较高值,底部颜色代表较低值。

 提示   可以使用应用了条件格式的数据透视表字段旁所显示的“格式选项”按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:
    • 按选定内容,请单击“所选单元格”
    • 按值标签的所有单元格,请单击“所有显示 <值标签> 值的单元格”
    • 按值标签的所有单元格(不包括分类汇总和总计),请单击“所有为 <行标签> 显示 <值标签> 值的单元格”
  2. “选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”(默认值)。
  3. “编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“双色刻度”
  4. 若要在“类型”框中选择“最小值”“最大值”的类型,请执行下列操作之一:
    • 设置最低值和最高值的格式    选择“最低值”“最高值”

此时并不输入“最小值”“最大值”

  • 设置数字、日期或时间值的格式    选择“数字”,然后输入“最小值”“最大值”
  • 设置百分比的格式    选择“百分比”,然后输入“最小值”“最大值”

有效值为 0(零)到 100。不要输入百分号。

如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为值的分布是成比例的。

  • 设置百分点值的格式    选择“百分点值”,然后输入“最小值”“最大值”

有效的百分点值为 0(零)到 100。

百分点值可用于以下情形:要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值(如前 20 个百分点值),用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值(如后 20 个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

  • 设置公式结果的格式    选择“公式”,然后输入“最小值”“最大值”

公式必须返回数字、日期或时间值。公式以等号 (=) 开头。无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

注意   

  • 请确保“最小值”小于“最大值”
  • 可以为“最小值”“最大值”选择不同的类型。例如,可以选择数字型“最小值”和百分比型“最大值”
  1. 要选择色阶的“最小值”“最大值”,请单击每个刻度的“颜色”,然后选择颜色。

如果要选择其他颜色或创建自定义颜色,请单击“其他颜色”。您选择的色阶将显示在“预览”框中。

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使用三色刻度设置所有单元格的格式

色阶作为一种直观的指示,可以帮助您了解数据分布和数据变化。三色刻度使用三种颜色的渐变来帮助您比较单元格区域。颜色的深浅表示值的高、中、低。例如,在绿色、黄色和红色的三色刻度中,可以指定较高值单元格的颜色为绿色,中间值单元格的颜色为黄色,而较低值单元格的颜色为红色。

 提示   如果区域中的一个或多个单元格包含的公式返回错误,则条件格式没有应用到整个区域。若要确保条件格式应用到整个区域,请使用 ISIFERROR 函数来返回指定的正确值(如 0 或“N/A”)。

快速格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“色阶”

“开始”选项卡上的“样式”组

  1. 选择三色刻度。最上面的颜色代表较高值,中间的颜色代表中间值,最下面的颜色代表较低值。

 提示   悬停在色阶图标上,以查看哪个图标为三色刻度。

 提示   可以使用应用了条件格式的数据透视表字段旁所显示的“格式选项”按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:
    • 按选定内容,请单击“仅这些单元格”
    • 按相应字段,请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”
    • 按值字段,请单击“所有 <值字段> 单元格”
  2. “选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”
  3. “编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“三色刻度”
  4. 选择“最小值”“中间值”“最大值”的类型。请执行下列操作之一:
    • 设置最低值和最高值的格式    选择一个“中间值”

此时并不输入“最低值”“最高值”

  • 设置数字、日期或时间值的格式    选择“数字”,然后输入“最小值”“中间值”“最大值”
  • 设置百分比的格式    选择“百分比”,然后输入“最小值”“中间值”“最大值”

有效值为 0(零)到 100。不要输入百分号 (%)。

如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为使用百分比可确保值的分布是成比例的。

  • 设置百分点值的格式    选择“百分点值”,然后输入“最小值”“中间值”“最大值”

有效的百分点值为 0(零)到 100。

百分点值可用于以下情形:要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值(如前 20 个百分点值),用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值(如后 20 个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

  • 设置公式结果的格式    选择“公式”,然后输入“最小值”“中间值”“最大值”

公式必须返回数字、日期或时间值。公式以等号 (=) 开头。无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

注意   

  • 可以设置单元格范围的最小值、中间值和最大值。请确保“最小值”小于“中间值”,中间值又小于“最大值”
  • 可以为“最小值”“中间值”“最大值”选择不同的类型。例如,可以选择数字“最小值”、百分点值“中间值”和百分比“最大值”
  • 在许多情况下,默认的 50% 的中间值效果最好,但您可以根据自己的需要调整这个默认值。
  1. 要选择色阶的“最小值”“中间值”“最大值”,请单击每个刻度的“颜色”,然后选择颜色。

如果要选择其他颜色或创建自定义颜色,请单击“其他颜色”

选择的色阶将在“预览”框中显示出来。

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使用数据条设置所有单元格的格式

数据条可帮助您查看某个单元格相对于其他单元格的值。数据条的长度代表单元格中的值。数据条越长,表示值越高,数据条越短,表示值越低。在观察大量数据(如节假日销售报表中最畅销和最滞销的玩具)中的较高值和较低值时,数据条尤其有用。

 提示   如果区域中的一个或多个单元格包含的公式返回错误,则条件格式没有应用到整个区域。若要确保条件格式应用到整个区域,请使用 ISIFERROR 函数来返回正确值(如 0 或“N/A”)。

快速格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,单击“数据条”,然后选择数据条图标。

“开始”选项卡上的“样式”组

 提示   可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:
    • 按选定内容,请单击“仅这些单元格”
    • 按相应字段,请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”
    • 按值字段,请单击“所有 <值字段> 单元格”
  2. “选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”
  3. “编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“数据条”
  4. 选择“最小值”“最大值”类型。请执行下列操作之一:
    • 设置最低值和最高值的格式    选择“最低值”“最高值”

此时并不输入“最小值”“最大值”

  • 设置数字、日期或时间值的格式    选择“数字”,然后输入“最小值”“最大值”
  • 设置百分比的格式    选择“百分比”,然后输入“最小值”“最大值”

有效值为 0(零)到 100。不要输入百分号 (%)。

如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为使用百分比可确保值的分布是成比例的。

  • 设置百分点值的格式    选择“百分点值”,然后输入“最小值”“最大值”

有效的百分点值为 0(零)到 100。

百分点值可用于以下情形:要用一种数据条比例直观显示一组上限值(如前 20 个百分点值),用另一种数据条比例直观显示一组下限值(如后 20 个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

  • 设置公式结果的格式    选择“公式”,然后输入“最小值”“最大值”

公式必须返回数字、日期或时间值。公式以等号 (=) 开头。无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

备注   

  • 请确保“最小值”小于“最大值”
  • 可以为“最小值”“最大值”选择不同的类型。例如,可以选择数字“最小值”和百分比“最大值”
  1. 若要选择“最小值”“最大值”色阶,请单击“数据条颜色”

如果要选择其他颜色或创建自定义颜色,请单击“其他颜色”。您选择的数据条颜色将显示在“预览”框中。

  1. 要在单元格中只显示数据条不显示数据值,请选择“仅显示数据条”
  2. 若要向数据条应用实心边框,请在“边框”列表框中选择“实心边框”,然后选择边框的颜色。
  3. 若要在实线和渐变线之间选择,请在“填充”列表框中选择“实心填充”“渐变填充”
  4. 若要设置负数据条的格式,请单击“负值和坐标轴”,然后在“负值和坐标轴设置”对话框中,为负数据条填充和边框颜色选择适当的选项。可以选择坐标轴的位置设置和颜色。完成选项选择后,请单击“确定”
  5. 可以通过在“数据条方向”列表框中选择适当的设置来更改数据条的方向。默认情况下,该方向设置为“上下文”,但您可以将其更改为从左到右或从右到左,具体取决于呈现数据的方式。

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使用图标集设置所有单元格的格式

使用图标集可以对数据进行注释,并可以按阈值将数据分为三到五个类别。每个图标代表一个值的范围。例如,在三向箭头图标集中,绿色的上箭头代表较高值,黄色的横向箭头代表中间值,红色的下箭头代表较低值。

可以选择只对符合条件的单元格显示图标;例如,对低于临界值的那些单元格显示一个警告图标,对超过临界值的单元格不显示图标。为此,可以在设置条件时,从图标旁边的下拉列表中选择“无单元格图标”以隐藏图标。还可以创建自己的图标集组合;例如,一个绿色的“象征性”对号、一个黄色的“交通信号灯”和一个红色的“旗帜”。

问题:对于区域中的任何单元格,未出现条件格式。    

如果区域中的一个或多个单元格包含的公式返回错误,则条件格式没有应用到整个区域。若要确保条件格式应用到整个区域,请使用 ISIFERROR 函数来返回正确值(如 0 或“N/A” )。

快速格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,单击“图标集”,然后选择图标集。

“开始”选项卡上的“样式”组

 提示   可以使用“将格式规则应用于” 选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:
    • 按选定内容,请单击“仅这些单元格”
    • 按相应字段,请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”
    • 按值字段,请单击“所有 <值字段> 单元格”
  2. “选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”
  3. “编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“图标集”
  1. 选择图标集。默认为“三色交通灯(无边框)”。图标的个数以及各个图标的默认比较运算符和阈值随图标集的不同而不同。
  2. 如果需要,可以调整比较运算符和阈值。每个图标的默认取值范围是相同的,但您可以根据自己的需要进行调整。请确保阈值的逻辑顺序为自上而下从最高值到最低值。
  3. 请执行下列操作之一:
    • 设置数字、日期或时间值的格式    选择“数字”
    • 设置百分比的格式    选择“百分比”

有效值为 0(零)到 100。不要输入百分号 (%)。

如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为使用百分比可确保值的分布是成比例的。

  • 设置百分点值的格式    选择“百分点值”

有效的百分点值为 0(零)到 100。

百分点值可用于以下情形:要使用特定图标直观显示一组上限值(如前 20 个百分点值),使用另一种图标直观显示一组下限值(如后 20 个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。

  • 设置公式结果的格式    选择“公式”,然后在每个“值”框中输入公式。

公式必须返回数字、日期或时间值。公式以等号 (=) 开头。无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

  1. 要使第一个图标代表较低值,最后一个图标代表较高值,请选择“反转图标次序”
  2. 要在单元格中只显示图标不显示数据值,请选择“仅显示图标”

 注释 

  • 可能需要调整列宽以容纳图标。
  • 图标有三种大小。显示的图标大小取决于该单元格中使用的字号。

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仅对包含文本、数字或日期/时间值的单元格设置格式

若要更方便地查找单元格区域中的特定单元格,可以基于比较运算符设置这些特定单元格的格式。例如,在一个按类别排序的库存工作表中,可以用黄色突出显示现有量少于 10 个的产品;而在一个零售店汇总工作表中,可以标识利润超过 10%、销售额低于 ¥100,000、地区为“东南”的所有零售店。

 注释   不能按文本或日期对数据透视表的值区域中的字段应用条件格式,只能按数字应用条件格式。

快速格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“突出显示单元格规则”

“开始”选项卡上的“样式”组

  1. 选择所需的命令,如“介于”“文本包含”“发生日期”
  2. 输入要使用的值,然后选择格式。

 提示   可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在该工作表或其他工作表上选择新单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:
    • 按选定内容,请单击“仅这些单元格”
    • 按相应字段,请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”
    • 按值字段,请单击“所有 <值字段> 单元格”
  2. “选择规则类型”下,单击“只为包含以下内容的单元格设置格式”
  3. “编辑规则说明”下的“只为满足以下条件的单元格设置格式”列表框中,请执行下列操作之一:
    • 按数字、日期或时间设置格式    选择“单元格值”,选择比较运算符,然后输入数字、日期或时间。

例如,选择“介于”然后输入 100200,或选择“等于”然后输入 1/1/2009

必须输入返回数字、日期或时间值的公式。如果输入公式,则必须以等号 (=) 开头。无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

  • 按文本设置格式    选择“特定文本”,选择比较运算符,然后输入文本。

例如,选择“包含”然后输入 Silver,或选择“始于”然后输入 Tri

搜索字符串中包含引号,且可以使用通配符。字符串的最大长度为 255 个字符。

您还可以输入一个返回文本的公式。如果输入公式,则必须以等号 (=) 开头。无效的公式将导致所有格式设置都不被应用。最好对公式进行测试,以确保它不会返回错误值。

  • 按日期设置格式    选择“发生日期”,然后选择日期比较。

例如,选择“昨天”“下周”

  • 设置空值或无空值单元格的格式    选择“空值”“无空值”

 注释   空值即单元格不包含任何数据,不同于包含一个或多个空格(空格被视为文本)的单元格。

  • 设置包含错误值或无错误值单元格的格式    选择“错误”“无错误”

错误值包括:#####、#VALUE!、#DIV/0!、#NAME?、#N/A、#REF!、#NUM! 和 #NULL!。

  1. 要指定格式,请单击“格式”

将显示“设置单元格格式”对话框。

  1. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”

可以选择多个格式。选择的格式将在“预览”框中显示出来。

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仅对排名靠前或靠后的值设置格式

可以根据指定的截止值查找单元格区域中的最高值和最低值。例如,可以在地区报表中查找最畅销的 5 种产品,在客户调查表中查找最不受欢迎的 15% 产品,或在部门人员分析表中查找薪水最高的 25 名雇员。

快速格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“项目选取规则”

“开始”选项卡上的“样式”组

  1. 选择所需的命令,如“10 个最大的项”“10% 最小的值”
  2. 输入要使用的值,然后选择格式。

 提示   可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:
    • 按选定内容,请单击“仅这些单元格”
    • 按相应字段,请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”
    • 按值字段,请单击“所有 <值字段> 单元格”
  2. “选择规则类型”下,单击“仅对排名靠前或靠后的值设置格式”
  3. “编辑规则说明”下的“为以下排名内的值设置格式”列表框中,选择“前”“后”
  4. 请执行下列操作之一:
    • 要指定最大或最小数值,请输入一个数字然后清除“所选范围的百分比”复选框。有效值为 1 到 1000。
    • 要指定最大或最小百分比,请输入一个数字然后选中“所选范围的百分比”复选框。有效值为 1 到 100。
  5. 也可以更改对数据透视表的值区域中按相应字段设置其范围的字段应用格式的方式。

默认情况下,条件格式基于所有可见值。不过,当您按相应字段而非使用所有可见值设置范围时,可以对以下每种组合应用条件格式:

  • 列及其父行字段,方法是选择“每个列组”
  • 行及其父列字段,方法是选择“每个行组”
  1. 要指定格式,请单击“格式”

将显示“设置单元格格式”对话框。

  1. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”

可以选择多个格式。选择的格式将在“预览”框中显示出来。

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仅对高于或低于平均值的值设置格式

可以在单元格区域中查找高于或低于平均值或标准偏差的值。例如,可以在年度业绩审核中查找业绩高于平均水平的人员,或者在质量评级中查找低于两倍标准偏差的制造材料。

快速格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“项目选取规则”

“开始”选项卡上的“样式”组

  1. 选择所需的命令,如“高于平均值”“低于平均值”
  2. 输入要使用的值,然后选择格式。

 提示   可以使用“将格式规则应用于”选项按钮来更改数据透视表的值区域中字段的范围设置方法。

高级格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:
    • 按选定内容,请单击“仅这些单元格”
    • 按相应字段,请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”
    • 按值字段,请单击“所有 <值字段> 单元格”
  2. “选择规则类型”下,单击“仅对高于或低于平均值的值设置格式”
  3. “编辑规则说明”下的“为满足以下条件的值设置格式”列表框中,请执行下列操作之一:
    • 要为高于或低于区域中所有单元格的平均值的单元格设置格式,请选择“高于”“低于”
    • 要为高于或低于区域中所有单元格一个、两个或三个标准偏差的单元格设置格式,请选择标准偏差。
  4. 也可以更改对数据透视表的值区域中按相应字段设置其范围的字段应用格式的方式。

默认情况下,条件格式基于所有可见值。不过,当您按相应字段而非使用所有可见值设置范围时,可以对以下每种组合应用条件格式:

  • 列及其父行字段,方法是选择“每个列组”
  • 行及其父列字段,方法是选择“每个行组”
  1. 单击“格式”以显示“设置单元格格式”对话框。
  2. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”

可以选择多个格式。选择的格式将在“预览”框中显示出来。

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仅对唯一值或重复值设置格式

 注释   无法按唯一值或重复值对数据透视表的值区域中的字段应用条件格式。

快速格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“突出显示单元格规则”

“开始”选项卡上的“样式”组

  1. 选择“重复值”
  2. 输入要使用的值,然后选择格式。

高级格式化

  1. 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表或表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “选择规则类型”下,单击“仅对唯一值或重复值设置格式”
  2. “编辑规则说明”下的“全部设置格式”列表框中,选择“唯一”“重复”
  3. 单击“格式”以显示“设置单元格格式”对话框。
  4. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”

可以选择多个格式。选择的格式将在“预览”框中显示出来。

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使用公式确定要设置格式的单元格

如果需要更复杂的条件格式,可以使用逻辑公式来指定格式设置条件。例如,您可能需要将值与函数返回的结果进行比较,或计算所选区域之外的单元格中的数据,这些数据可位于同一工作簿中的其他工作表中。

  1. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”

“开始”选项卡上的“样式”组

将显示“条件格式规则管理器”对话框。

  1. 请执行下列操作之一:
    • 要添加条件格式,请单击“新建规则”

将显示“新建格式规则”对话框。

  • 要更改条件格式,请执行下列操作:
    1. 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
    2. 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮图像 以临时隐藏对话框,在该工作表或其他工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”按钮图像
    3. 选择规则,然后单击“编辑规则”

将显示“编辑格式规则”对话框。

  1. “规则应用于”下,要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围:
    • 按选定内容,请单击“所选单元格”
    • 按相应字段,请单击“所有显示 <值字段> 值的单元格”
    • 按值字段,请单击“所有为 <行> 显示 <值字段> 值的单元格”
  2. “选择规则类型”下,单击“使用公式确定要设置格式的单元格”
  1. “编辑规则说明”下的“为符合此公式的值设置格式”列表框中,输入一个公式。

公式必须以等号 (=) 开头且必须返回逻辑值 TRUE (1) 或 FALSE (0)。

示例 1:使用包含多个条件及单元格区域之外的单元格引用的条件格式    

在以下公式中,对区域 A1:A5 应用一个带多个条件的条件格式,如果区域中所有单元格的平均值大于单元格 F1 中的值,且区域中任何单元格的最小值大于或等于 G1 中的值,则将这些单元格设置为绿色。单元格 F1 和 G1 位于应用条件格式的单元格区域之外。AND 函数用于组合多个条件,AVERAGEMIN 函数用于计算值。

公式 格式
=AND(AVERAGE($A$1:$A$5)>$F$1, MIN($A$1:$A$5)>=$G$1) 将单元格设置为绿色

示例 2:使用 MOD 和 ROW 函数每隔一行加上底纹    

以下公式在单元格区域中每隔一行加上蓝色底纹。MOD 函数返回一个数(第一个参数)除以除数(第二个参数)之后的余数。ROW 函数返回当前行编号。如果将当前行编号除以 2,那么对于偶数编号,余数始终为 0,对于奇数编号,余数始终为 1。由于 0 为 FALSE 而 1 为 TRUE,因此对每个奇数行设置格式。

公式 格式
=MOD(ROW(),2)=1 将单元格设置为蓝色
  1. 单击“格式”以显示“设置单元格格式”对话框。
  2. 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式,然后单击“确定”

可以选择多个格式。选择的格式将在“预览”框中显示出来。

 注释   若要在公式中输入单元格引用 (单元格引用:用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。例如,显示在第 B 列和第 3 行交叉处的单元格,其引用形式为“B3”。),只需直接在工作表上选中单元格即可。在工作表上选中单元格之后,将插入绝对单元格引用 (绝对单元格引用:公式中单元格的精确地址,与包含公式的单元格的位置无关。绝对引用采用的形式为 $A$1。)。如果希望 Excel 调整所选区域中每个单元格的引用,请使用相对单元格引用 (相对单元格引用:在公式中,基于包含公式的单元格与被引用的单元格之间的相对位置的单元格地址。如果复制公式,相对引用将自动调整。相对引用采用 A1 样式。)

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查找有条件格式的单元格

如果工作表的一个或多个单元格具有条件格式,则可以快速找到它们以便复制、更改或删除条件格式。可以使用“定位条件”命令只查找具有特定条件格式的单元格,或查找所有具有条件格式的单元格。

查找所有具有条件格式的单元格

  1. 单击任何没有条件格式的单元格。
  2. “开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”旁边的箭头,然后单击“条件格式”

只查找具有相同条件格式的单元格

  1. 单击有要查找的条件格式的单元格。
  2. “开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”旁边的箭头,然后单击“定位条件”
  3. 单击“条件格式”
  4. “数据有效性”下面单击“相同”

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清除条件格式

  • 请执行下列操作之一:

在工作表上    

  1. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“清除规则”
  2. 单击“整张工作表”

在单元格区域、表或数据透视表中    

  1. 选择要清除条件格式的单元格区域、表或数据透视表。
  2. “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“清除规则”
  3. 根据选择的内容,单击“所选单元格”“当前表”“此数据透视表”

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适用于:
Excel 2010