自动保存和恢复 Office 文件

有时,Microsoft Office 程序会在您保存对正处理的文件所做的更改之前关闭。一些可能的原因包括:

  • 发生了断电情况。
  • 系统受另一个程序影响而变得不稳定。
  • Microsoft Office 程序本身出现了问题。

尽管您无法总是防止上面这些问题的发生,但您可以采取一些步骤,以便在 Office 程序异常关闭时保护您的工作。

您要做什么?


了解“自动恢复”和“自动保存”的工作方式

自动恢复”选项(位于以下 Microsoft Office 程序中:Word、Excel、PowerPoint、Publisher 和 Visio)和“自动保存”选项(位于 Microsoft Office Outlook 中)可以通过下列两种方式帮助您避免丢失工作:

  • 自动保存您的数据    如果您启用了“自动恢复”或“自动保存”,则您的文件(如 Microsoft Office Word 文档)或项(如 Outlook 电子邮件)将按照所需的频率自动保存。因此,如果您已经工作很长时间但忘记了保存文件,或者发生了断电问题,则您一直在处理的文件将包含您自上次保存该文件以来所完成的全部工作或至少部分工作。
  • 自动保存您的程序状态    在 Microsoft Office Excel、Microsoft Office Outlook、Microsoft Office PowerPoint 和 Microsoft Office Word 中,启用“自动恢复”或“自动保存”还有另外一个好处。在这些程序中,如果您启用此选项,则在程序异常关闭之后重新启动它时,将恢复程序状态的某些方面。

例如,假设您正在同时处理多个 Excel 工作簿。每个文件都在不同的窗口中打开,并且在每个窗口中都可以看到具体数据。在其中一个工作簿中选中了一个单元格,以帮助您跟踪您已经检查了哪些行,然后 Excel 崩溃。当您重新启动 Excel 时,它会再次打开这些工作簿,并且将所有窗口还原到 Excel 崩溃之前的状态。

尽管并非程序状态的每个方面都可以恢复,但在很多情况下,恢复功能可以帮助您更快速地恢复。

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启用和调整“自动恢复”及“自动保存”

您正在使用哪个 程序?


Excel

  1. 单击“Office 按钮按钮图像 ,然后单击“Excel 选项”。
  2. 单击“保存”
  3. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。
  4. 在“分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据和程序状态的频率。

 提示   恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

  1. 或者,您可以更改程序自动保存您所处理的文件版本的位置(在“自动恢复文件位置”框中指定)。

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Outlook

  1. “工具”菜单上,单击“选项”
  2. 在“首选参数”选项卡上,单击“电子邮件选项”,然后单击“高级电子邮件选项”。
  3. 选中“项目的自动保存间隔: x 分钟”复选框。
  4. 在“分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据和程序状态的频率。

 提示   恢复项目所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复项目的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复项目,则恢复项目将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

  1. 另外,在“项目的自动保存位置”菜单中,还可以选择您希望 Outlook 自动保存项目的文件夹。

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PowerPoint

  1. 单击“Office 按钮按钮图像 ,然后单击“PowerPoint 选项”。
  2. 单击“保存”
  3. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。
  4. 在“分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据和程序状态的频率。

 提示   恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

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Publisher

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“保存”选项卡。
  2. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。
  3. 在“分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据的频率。

 提示   恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

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Visio

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“保存/打开”选项卡。
  2. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。
  3. 在“分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据的频率。

 提示   恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

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Word

  1. 单击“Office 按钮按钮图像 ,然后单击“Word 选项”。
  2. 单击“保存”
  3. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。
  4. 在“分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据和程序状态的频率。

 提示   恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

  1. 或者,您可以更改程序自动保存您所处理的文件版本的位置(在“自动恢复文件位置”框中指定)。

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及早保存和经常保存

“自动恢复”和“自动保存”功能不能代替通过单击“保存按钮图像 定期保存您的工作。手动保存文件是保留您已经完成的工作的最保险方式。

键盘快捷方式  若要保存文件,请按 Ctrl+S。

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适用于:
Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007