要正确执行“自动查阅”查询，必须符合某些特定条件：

• 查询必须以多个表为基础，并且这些表必须具有一对多关系 （一对多关系：两个表之间的一种关系，在这种关系中主表中每条记录的主键值都与相关表中多条记录的匹配字段（一个或多个）中的值对应。）。（不一定要实施参照完整性 （参照完整性：输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。））。
• 联接 （联接：表格或查询中的字段与另一表格或查询中具有同一数据类型的字段之间的关联。联接向程序说明了数据之间的关联方式。根据联接的类型，不匹配的记录可能被包括在内，也可能被排除在外。）字段在“一”方必须是唯一索引 （唯一索引：通过将字段的索引属性设为有（无重复）而定义的索引。唯一索引不允许字段中有重复的项。将字段设为主键会自动将字段定义成唯一的。）。唯一索引意味着该字段是主键 （主键：具有唯一标识表中每条记录的值的一个或多个域（列）。主键不允许为 Null，并且必须始终具有唯一索引。主键用来将表与其他表中的外键相关联。）或者在表的“设计”视图 （设计视图：显示数据库对象（包括：表、查询、窗体、宏和数据访问页）的设计的窗口。在设计视图中，可以新建数据库对象和修改现有数据库对象的设计。）中其“索引”属性被设置为“有（无重复）”。
• 添加到设计网格 （设计网格：在查询设计视图或“高级筛选/排序”窗口中设计查询或筛选时所用的网格。对于查询，该网格以前称为“QBE 网格”。）的联接字段必须是来自位于一对多关系的“多”方的表。（换句话说，也就是那个表的外键 （外键：引用其他表中的主键字段（一个或多个）的一个或多个表字段（列）。外键用于表明表之间的关系。））。要执行“自动查阅”，联接字段不能是主键并且其“索引”属性不能设置为“有（无重复）”。例如，在一个包含“客户”表和“订单”表的查询中，应该从“订单”表中将“客户ID”字段拖到设计网格中，而不是从“客户”表中进行拖动。
• 在“多”方的联接字段中输入的值必须已经存在于“一”方的联接字段中。

当位于关系中“多”方的联接字段的某个记录值被添加或更改时，Access 将自动查找并显示位于关系中“一”方表中的相关值。

定义表间的关系时，一方面可以从关系的“多”方更新联接字段，另一方面如果启用级联更新 （级联更新：对于在表之间实施参照完整性的关系，当更改主表中的记录时，相关表（一个或多个）中的所有相关记录也随之更新。）时，则从“一”方更新联接字段。使用这两种方法中的任何一种更新数据时，Access 都将自动重算查询中涉及更新数据的任一总计值或表达式。