Access 是 Microsoft Office System 的一部分，因此，如果您使用过其他 Office 产品或其他 Microsoft Windows 程序，就会对基本的界面对象（菜单、工具栏、对话框）感到熟悉。但是，与这些程序中的大多数相比，Access 具有更多的特性，所以，您在熟悉它之前，可能会觉得它比较复杂。  

这本书对使用 Access 创建数据库进行了简明易懂的说明。它会引导您从对 Access（或对数据库）知之甚少或一无所知开始，一直到成为一名专家，这样您就能够开发出供一名或多名用户使用的数据库程序。  

本文会向您介绍数据库的概念，对 Access 稍作解释，然后为您提供一个该程序的教程。数据库各部分的插图显示的是名为 The Garden Company 的一家虚构的园艺用品和植物商店。此教程将为您开始使用 Access 创建自己的数据库打下坚实的基础。在了解了 GardenCo 数据库的结构后，您会看到一些对象，这些对象用于存储和处理该结构包含的数据。最后，您将学习如何预览和打印各种 Access 对象。

了解数据库

就其最基本的形式而言，数据库是信息的有组织列表的计算机等效项。通常，此信息具有公共主题或用途，例如，下面显示的雇员列表：

此列表在由列和行组成的表中排列。每列（字段）存储有关雇员的特定类型的信息：名字、姓氏、雇用日期等。每行（记录）包含不同雇员的信息。

如果数据库只是在表中存储信息，则它将与纸上列表一样有用。但是，由于数据库以电子格式存储信息，因此您能够以强有力的方式处理信息以扩展其效用。

例如，您所在城市的电话簿很可能位于离您几尺远的书架上。如果要查找城市中的某个人或企业，可以用它来查，因为电话簿中的信息是按可理解的方式组织的。如果要与稍远地方的某个人联系，则可以前往公共图书馆，使用它收藏的电话簿，其中很可能包括全国每个主要城市的电话簿。但是，如果要查找全国所有与您同姓的人的电话号码，或者，要查找您祖母的邻居的电话号码，这些电话簿就帮不了您太多忙了，因为其组织方式并不能使您容易地找到这些信息。

当在电话簿中发布的信息存储在数据库中时，它占用的空间要少得多，复制和分发它成本也更低，而且，如果数据库设计正确，就能够以多种方式检索信息。数据库的真正作用并不在于它能够存储信息，而是在于您能从数据库中快速准确地检索到所需信息。

发现 Access 的特殊之处

简单的数据库程序（如 Microsoft Works 的数据库组件）只能在一个表中存储信息，这通常称为平面文件。这些简单数据库通常称为平面数据库。更复杂的数据库程序（如 Access）可以在多个相关表中存储信息，因此使用它创建的数据库通常称为关系数据库。如果正确组织了关系数据库中的信息，则可以将这些多个表视为单个存储区域，并按照可以满足您需要的任何顺序以电子方式从不同表中提取信息。

表只是可以在 Access 中使用的对象类型之一。下图显示所有的 Access 对象类型：

 提示   为了实现与现有数据库的最大程度的兼容，使用 Access 2003 创建的新数据库的默认格式为 Access 2000。

在所有这些对象类型中，只有一种类型（即，表）用于存储信息。其余类型用于管理、处理、分析、检索、显示或发布表信息 — 换句话说，使信息尽可能易于访问，因此也使其尽可能有用。  

多年来，Microsoft 致力于使 Access 不仅是可用的功能最强大的客户数据库程序之一，而且是最易于学习和使用的客户数据库程序之一。由于 Access 是 Office System 的一部分，因此在使用 Access 时，可以使用通过使用其他 Office 程序（如 Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Excel）而知道的许多技巧。例如，您可以使用熟悉的命令、按钮和键盘快捷键打开 Access 表并编辑其中的信息。此外，由于 Access 已与该套件的其他成员集成在一起，因此您可以在 Access 与 Word、Excel 或其他程序之间轻松地共享信息。

打开现有数据库

The Garden Company 的数据库包含有关其雇员、产品、供应商和客户的信息，这些信息存储在一系列表中。通过阅读本文，您将学习如何使用这些表开发各种查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块，以便可以使用它们以多种方式输入、编辑和处理表中的信息。

在此练习中，您将了解 GardenCo 数据库中的一些对象。在此处不会找到许多详细说明，因为这仅仅是概述。

1. 在任务栏上，单击“开始”按钮，指向“所有程序”，再指向“Microsoft Office”，然后单击“Microsoft Office Access 2003”。

   与其他 Office 程序一样，Access 有一个菜单栏及一个或多个工具栏，它们贯穿窗口的顶部。当单击“文件”菜单上的“新建”或“文件搜索”时，或者单击“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”时，在此窗口的右侧将显示“新建文件”任务窗格。

   

2. 将会出现数据库的切换面板。切换面板用于轻松地访问执行常见任务所需的数据库对象。

   

3. 单击“关闭切换面板”关闭切换面板。

   将会出现 GardenCo 数据库窗口。

   

   一个工具栏贯穿窗口的顶部，“对象”栏（它列出 Access 数据库对象）沿左边缘分布。 由于选中了“表”，因此窗口的右窗格列出了数据库中包含的表。

4. 在“文件”菜单上，单击“关闭”以关闭 GardenCo 数据库。

了解表

表是核心数据库对象。其用途是存储信息。每个其他数据库对象的用途是以某种方式与一个或多个表交互。Access 数据库可以包含数千个表。与任何其他因素相比，硬盘上的可用空间对每个表可以包含的记录数的限制最大。

 提示   有关 Access 规格的详细信息（如数据库的最大大小或表中的最大记录数），请单击菜单栏右端的“提出问题”框，键入 Access 规格，然后按 Enter 键。

每个 Access 对象都有两个或多个视图。对于表，两个最常用的视图是“数据表”视图（在该视图中，可以查看和修改表的数据）和“设计”视图（在该视图中，可以查看和修改表的结构）。单击“视图”按钮可在“数据表”视图和“设计”视图之间切换打开的表的视图。也可以单击“视图”按钮右侧的向下箭头，并从下拉列表中选择一种视图。

在“数据表”视图中查看表时，可以在列（字段）和行（记录）中看到表的数据。

如果两个表具有一个或多个公共字段，则可以在一个表中嵌入另一个表的数据表。通过嵌入的数据表（它称为子数据表），可以同时看到多个表中的信息。例如，您可能需要在“客户”表中嵌入“订单”数据表，以便可以看到每个客户所下的订单。

在此练习中，您将了解 GardenCo 数据库的表在不同视图中的情况。

1. 在“对象”栏上，单击“表”。
2. 在“数据库”窗口顶部的工具栏上，单击“详细信息”按钮。

   在窗口中列出的每个对象的说明将显示在其名称右侧。

    提示   通过拖动分隔标题中各列的垂直条，可以调整“数据库”窗口中列的大小。通过双击垂直条，可以将列宽设置为其最宽条目的宽度。

3. 单击“数据库”窗口右上角中的“最大化”按钮。

   “数据库”窗口将扩展以充满 Access 窗口。请注意，“名称”列中的前三项不是表；它们是可以用来创建新表的三个命令的快捷方式。

    提示   如果不希望这些快捷方式出现在每个对象列表的顶部，请在“工具”菜单上单击“选项”，再在“选项”对话框中单击“视图”选项卡，清除“新建对象的快捷方式”复选框，然后单击“确定”。

4. 单击“向下还原”按钮。

   “数据库”窗口将缩小。

5. 单击“类别”表，然后单击“数据库”窗口顶部的“打开”按钮，在“数据表”视图中打开该表。

   

   此数据表包含 The Garden Company 销售的产品类别的列表。正如您可以看到的那样，此数据表包含“类别 ID”、“类别名称”和“说明”字段。

6. 单击“鳞茎植物”类别的记录左侧的加号。

   单击加号可展开嵌入的子数据表。将同时显示“类别”表中的类别记录和“产品”表中的产品记录。

   

   请注意，加号已变成减号。

7. 单击“鳞茎植物”记录左侧的减号折叠子数据表。
8. 在“文件”菜单上，单击“关闭”以关闭“类别”表。如果提示您保存对表布局所做的更改，请单击“是”。

    提示   也可以通过单击窗口右上角中的“关闭”按钮关闭窗口。当对象窗口最大化时，此按钮称为“关闭窗口”按钮，以避免与 Access 窗口标题栏右端的“关闭”按钮相混淆。请注意一定要单击正确的按钮，否则将退出 Access。

9. 双击“订单”在“数据表”视图中打开该表。

   

   窗口底部的导航区域指出此表包含 56 条记录，活动记录的编号是 1。

10. 通过单击“下一条记录”按钮若干次，可以将选区一次移动一条记录。

    选区会沿“订单 ID”字段向下移动，因为该字段包含插入点。

     提示   通过按向上键或向下键，可以将选区一次移动一条记录；通过按 Page Up 或 Page Down 键可以一次移动一屏；通过按 Ctrl+Home 或 Ctrl+End，可以移动到表中的第一个字段或最后一个字段。

11. 通过选择当前的记录号，键入 40，然后按 Enter，直接移动到记录 40。
12. 关闭“订单”表。如果提示您保存对表布局所做的更改，请单击“否”。
13. 在表的列表中双击“产品”在“数据表”视图中打开该表。

    请注意，此表包含 189 条记录。

14. 在工具栏上，单击“视图”按钮将“产品”表的视图切换为“设计”视图。

    

    在“数据表”视图中，可看到表中存储的数据，而在“设计”视图中，可看到基础表结构。

了解查询

可以在 Access 数据库中查找信息的一种方法是创建查询。使用查询查找信息，以便可以按各种方式查看、更改或分析它。也可以将查询的结果用作其他 Access 对象的基础。

从本质上说，查询就是一个问题。例如，您可能会问“‘客户’表中哪些记录的‘邮政编码’字段的值为 98052？”，在运行查询（相当于提出问题）时，Access 将查看您指定的（一个或多个）表中的所有记录，查找符合您定义的条件的那些记录，并在一个数据表中显示它们。

为了使 Access 能够回答您的问题，必须按特定方式构建查询。每种类型的问题都具有对应的查询类型。主要的查询类型是选择、交叉表和参数。较不常见的类型是操作、自动查找和 SQL（结构化查询语言）。Access 包括指导您完成常见查询的创建的向导；较不常见的查询必须通过在“设计”视图中的设计网格中手动创建。下面是典型查询的外观：

此查询窗口的顶部有四个小窗口，它们列出了将在此查询中包括的四个表中的字段。连接表的线指示这些表依靠公共字段相关。网格的第一行包含要包括在查询中的字段的名称，第二行显示每个字段所属的表。第三行（标有“总计”）对字段值执行计算，第四行指示是否将按此字段对查询结果进行排序。第五行（标有“显示”）中复选框中的复选标记意味着将在结果数据表中显示字段。（如果未选中复选框，则该字段可用于确定查询结果，但是不会显示该字段。）第六行（标有“条件”）包含确定将显示哪些记录的条件，第七行（标有“或”）设置替代条件。

如果此时这一切听起来有点复杂，请不要担心。当您按逻辑方式处理查询时，它们很快就会开始有精确的意义了。如果觉得这些事情很麻烦，也不要担心。您可以使用“查询向导”来帮助构建查询，而且，如果您创建的查询可能要运行多次，则可以保存它。保存后，它就成为数据库的一部分，当您单击“对象”栏上的“查询”时，它会显示在数据库窗口中。

在此练习中，您将了解已经在 GardenCo 数据库中定义和保存的几个查询。

1. 在“对象”栏上，单击“查询”。

   “数据库”窗口将显示已经保存为 GardenCo 数据库一部分的所有查询。

2. 双击“数据库”窗口的标题栏以最大化此窗口。

   此窗口中的前两项是用于创建查询的命令。其余项是已经创建的查询。

3. 单击“详细信息”按钮。

   

   每个查询的说明都解释其用途。“名称”列中的图标指示查询的类型，“类型”列（通过将窗口滚动到右侧可以看到它）中的信息也指示查询的类型。

4. 单击菜单栏（而不是标题栏）上的“还原窗口”按钮，然后单击“还原”。

   “数据库”窗口将还原为其原始大小。

5. 在“数据表”视图中打开“产品分类”查询，方法是选中它，然后单击“数据库”窗口顶部的“打开”按钮。

   在打开查询时，Access 将对其进行处理（称为运行查询）并生成显示结果的数据表。

   

   导航栏指出显示了 171 条记录。“产品”表包含 189 条记录。要查明缺少 18 条记录的原因，您需要在“设计”视图中查看此查询。

6. 在工具栏上，单击“视图”按钮在“设计”视图中查看此查询。

   

   在查询窗口的上半部分中有两个框，它们列出供此查询处理的表字段。查询窗口的下半部分是在其中构建查询的设计网格。网格的每列都可以引用上面某个表中的一个字段。请注意，已经在“断货”字段的“条件”行中输入了“<> Yes（不等于 Yes）”。因此，此查询将查找该字段的值不为“Yes”的所有记录（换句话说，尚未断货的产品的记录）。

7. 作一个实验，在“断货”字段的“条件”行中，选择文本 <>Yes, type =Yes，然后单击工具栏上的“运行”按钮。

    提示   也可以通过切换到“数据表”视图来运行查询。

   查询已被更改，现在它查找“断货”字段的值为“Yes”的所有记录（换句话说，已经断货的产品的记录）。

   

   由于断货了 18 种产品，因此“产品”表中的记录数与按原始查询显示的记录数之差为 18。

8. 关闭查询窗口，在提示您保存设计更改时，单击“否”。

了解窗体

Access 表是原始信息的密集列表。如果要创建的数据库将仅由您自己使用，则直接处理表可能是非常舒适的。但是，如果要创建的数据库将由不太了解它 — 而且不一定希望了解它 — 的人员查看和编辑，则处理表可能是很难的。要解决此问题，可以设计窗体来指导用户完成您的数据库，使用户更轻松地输入、检索、显示和打印信息。

从本质上说，窗体是一个窗口，您可以在其中放置控件，这些控件为用户提供信息或接受用户输入的信息。Access 提供了一个工具箱，该工具箱包含许多标准 Windows 控件，如标签、文本框、选项按钮和复选框。稍加灵活运用，您可以使用这些控件创建外观和工作方式与所有 Windows 程序中的对话框非常类似的窗体。

使用窗体可编辑基础表的记录或输入新记录。与表和查询一样，可以在几种视图中显示窗体。三种最常见的视图是“窗体”视图（在其中输入数据）、“数据表”视图（从本质上说，它的外观与表类似）和“设计”视图（您可以在其中使用窗体的元素以改进其外观和工作方式）。下图显示窗体在“设计”视图中的外观：

此窗体由一个仅链接到一个表的主窗体组成。但是，窗体也可以包括链接到其他表的子窗体。在窗体中排列的是标签控件（包含在窗体的“窗体”视图中出现的文本）和文本框控件（将包含表中的数据）。虽然可以在“设计”视图中从头创建窗体，但是您很可能最常使用此视图来改进通过向导创建的窗体。

在此练习中，您将查看 GardenCo 数据库中的几个窗体，这些窗体是为了使查看表、编辑现有信息和添加新信息更轻松且更少产生错误而设计的。

1. 在“对象”栏上，单击“窗体”，然后双击“切换面板”打开主切换面板。

   

   “切换面板”窗体具有一个自定义标题栏（位于顶部）、GardenCo 数据库的标题和四个命令按钮。前两个按钮打开与按钮同名的切换面板 — 其他窗体。 

2. 在切换面板上，单击“窗体”按钮以显示“窗体”切换面板。
3. 单击“编辑/输入订单”以显示“订单”窗体。

   

   此窗体由一个主窗体和一个子窗体组成。

4. 在导航栏上，单击“下一条记录”按钮以显示该记录的信息。
5. 单击“新建记录”按钮（带星号的按钮）以显示一个空白窗体，您可以在其中输入新订单。
6. 关闭“订单”窗体，然后在“窗体”切换面板中单击“返回”，以重新显示主切换面板。
7. 单击“关闭切换面板”按钮。
8. 在“数据库”窗口中，双击“窗体”列表中的“产品”打开该窗体。

   

   使用此窗体可编辑当前产品的记录或输入新记录。

9. 当前是在“窗体”视图中查看此窗体。在工具栏上，单击“视图”按钮右侧的向下箭头，然后单击“数据表视图”。

   现在，从本质上说，此窗体与“数据表”视图中的“产品”表类似，只是没有网格线。

   

10. 再次单击“视图”按钮切换到“设计”视图，然后最大化窗体窗口。
11. 如果未显示工具箱，请在工具栏上单击“工具箱”按钮。

    

     提示   如果工具箱遮挡了任何内容，请拖动其标题栏将其拖至不遮挡任何内容的位置。

12. 指向工具箱中的每个图标，直到显示工具的名称。

    这些是用来为数据库生成自定义窗体的工具。

13. 关闭工具箱。
14. 关闭“产品”窗体。

了解报表

使用报表可以按格式良好、易于访问的方式在计算机屏幕或纸张上显示表中的信息。报表可以包括从多个表和查询选择的信息项、根据数据库中的信息计算的值和格式元素（如页眉、页脚、标题和标头）。

可以在以下三种视图中查看报表：“设计”视图（可以在其中以与处理窗体相同的方式来处理报表的设计）、打印预览（可以在其中预览报表在打印后的效果）和版面预览（它显示每个元素的外观，但是不显示“打印预览”的所有细节）。“设计”视图中的报表与如下所示类似：

在此练习中，您将查看已经保存为 GardenCo 数据库一部分的报表，只是为了了解哪些操作是可能的。

1. 在“对象”栏上，单击“报表”。

   此窗口中的前两项是可以用来创建报表的命令，其余项是已经创建的报表。

2. 单击“客户标签”，然后单击“数据库”窗口顶部的“预览”按钮以显示此报表。

   此报表以邮件标签格式打印客户姓名和地址。您将在与其他 Microsoft Office 程序中的“打印预览”非常类似的视图中查看它。

    提示   Access 提供了一个可以帮助您创建邮件标签报表的向导。您也可以将此数据库中的“客户”表与 Word 中的邮件合并功能一起使用来创建这些标签。

3. 在窗体中单击以更改缩放级别。

    提示   如果报表太小，无法在“打印预览”中阅读，还可以在工具栏上的“显示比例”框中选择一个缩放级别。

4. 关闭“客户标签”报表。
5. 在“数据库”窗口中，选择“发票”报表，然后单击“预览”按钮以查看发票。

   

6. 通过单击窗口底部的导航按钮，签出每页。
7. 在工具栏上，单击“视图”按钮在“设计”视图中显示报表，然后最大化报表窗口。

   

   在此视图中，报表看起来与窗体类似，用来创建窗体的方法也可以用来创建报表。

8. 关闭报表。

了解其他 Access 对象

表、查询、窗体和报表是在 Access 中使用频率最高的对象。您可以使用它们创建功能强大的有用数据库。但是，如果需要创建复杂的数据库，则可以使用数据访问页、宏和模块以充分扩展 Access 的功能。为了使 Access 数据库的这一简介是全面的，本节简要概述这些对象。

页

为了使人们能够通过 Intranet 或 Internet 查看和处理您的数据库信息，可以创建页（也称为数据访问页）。处理万维网上的数据访问页与在 Access 中直接处理表或窗体非常类似 — 用户可以处理表中的数据、运行查询以及在窗体中输入信息。

虽然在网站上发布数据库信息似乎是一项相当困难的任务，但是 Access 提供了一个向导，该向导会为您执行创建数据访问页的大多数乏味操作。您可以使用向导生成的页而不进行任何更改，也可以在“设计”视图中添加自己的个人风格。

宏

使用宏可以让 Access 对事件（如单击按钮、打开窗体或更新记录）作出响应。当您期望其 Access 经验不如您的其他人将在您的数据库中工作时，宏可以是特别方便的。例如，您可以将日常的数据库操作（如打开和关闭窗体或打印报表）作为切换面板上的命令按钮提供。此外，通过将各种菜单命令组合在一起，并让用户通过单击按钮使用宏来执行它们，可以确保每个人都以同样的方式执行操作。

模块

模块比宏的功能更强大，它是 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 程序。VBA 是 Microsoft 为了创建 Windows 程序的目的而开发的高级编程语言。公共的 VBA 指令集可以与 Office System 中的所有程序一起使用，而且每个程序也都具有自己的指令集。尽管宏可以自动执行四五十个操作，但是 VBA 包括数百个命令，而且可以通过第三方加载项无限地扩展。您可以使用 VBA 执行因太复杂而无法用宏处理的任务，如打开 Excel 电子表格和检索特定信息。

 提示   Office 安装 CD-ROM 包括几个示例数据库，它们说明创建和使用数据库的许多原则。其中一个数据库是罗斯文商贸数据库，它用作 Access 联机帮助中许多主题的示例，因此它是一个可供您了解的特别好的数据库。在 Access“帮助”菜单上的“示例数据库”下将会找到指向此数据库的链接。

预览和打印 Access 对象

由于 Access 是一个 Windows 程序，因此它通过标准的 Windows 对话框和驱动程序与您的打印机交互。这意味着可以从其他程序使用的任何打印机都可以从 Access 使用，而且该打印机的任何特殊功能（如彩色打印或双面打印）在 Access 中都是可用的。

正如在本文中看到的那样，您可以使用不同的 Access 对象（表、窗体、报表等）显示在数据库中存储的信息。在每个对象内，有几个视图是可用的：“设计”视图、“数据表”视图等。您可以选择所需的视图，方法是从“视图”菜单中选择它（哪些视图可用将取决于处于活动状态的对象）。  

与大多数 Windows 程序类似，Access 在“文件”菜单中包括“页面设置”、“打印预览”和“打印”命令。当这些命令适合使用（由显示的对象和该对象的当前视图确定）时，它们将是可用的。

下表说明了主对象的关系：

如果单元格带有阴影，则说明该对象支持该视图。单元格中的 PP 指示该视图中的该对象支持“打印预览”。P 指示该视图中的该对象支持“打印”和“页面设置”。

较不常用的对象 — 页、宏和模块 — 提供了限制性更强的视图和打印命令，如下所示：

这些表使预览和打印数据的过程看起来有点复杂，但要点在于，当您需要适当的打印命令时，这些命令通常是可用的。

 提示   在“数据表”视图中打印表时，您通常会发现横向打印可提供最佳的图像。

在此练习中，您将学习如何预览和打印 GardenCo 数据库的表和窗体中的雇员信息。

1. 在“对象”栏上，单击“表”。
2. 双击“雇员”表在“数据表”视图中打开它。

   

   此表包含有关九名雇员的信息。您可以看到有些字段没有在屏幕上显示出来。

3. 在“文件”菜单上，单击“打印预览”以显示数据表打印输出的首页。

   

4. 将指针移动到表上（指针将变成一个放大镜），然后单击以放大。再次单击可返回到缩小的视图。  
5. 单击屏幕底部的“下一条记录”按钮以预览下一页。再次单击它。

   您可以看到，如果打印此数据表，将打印三个短页。

6. 在工具栏上，单击“设置”按钮以显示“页面设置”对话框。

   

   此对话框与您在“文件”菜单上单击“页面设置”后看到的对话框相同。您可以使用此对话框控制页边距和页面布局设置。

7. 在“页”选项卡上，单击“横向”，然后单击“确定”。

   预览页在屏幕上纵向显示，并且显示更多的字段。现在只有两页。

8. 单击“打印”按钮将此数据表发送到您的默认打印机。

    提示   如果您的计算机连接到多台打印机，而且您希望将作业发送到除默认打印机之外的打印机，请在“文件”菜单上单击“打印”，然后从对话框顶部附近的列表中选择所需的打印机。

9. 单击“关闭”按钮以关闭“打印预览”。
10. 在“文件”菜单上，单击“关闭”以关闭数据表。
11. 在“对象”栏上，单击“窗体”。
12. 双击“雇员”窗体以便在“窗体”视图中打开它。

    

    每个雇员的信息都出现在其自己的页上。请注意，页顶部有两个选项卡，一个用于公司信息，一个用于个人信息。

13. 单击“个人信息”选项卡以查看其中列出的信息，然后返回到“公司信息”选项卡。
14. 在工具栏上，单击“打印预览”按钮以预览打印输出。

    

    请注意，预览仅显示活动选项卡上的信息。如果要打印其他选项卡上的信息，则需要首先使该选项卡处于活动状态。

15. 单击“关闭”按钮以关闭“打印预览”窗口。
16. 在“文件”菜单上，单击“打印”以显示“打印”对话框。

    

    您看到的对话框将取决于已安装的打印机。使用此对话框可以选择打印机、设置要打印的页面范围以及执行其他操作。

17. 单击“关闭”以关闭此对话框。

要点

• Access 是 Microsoft Office System 的一部分，因此基本的界面对象（菜单、工具栏、对话框）的工作方式与其他 Office 产品或其他 Microsoft Windows 程序基本相同。  
• 数据库是信息的有组织列表的计算机等效项。数据库的作用在于您可以从中快速检索精确的信息。在 Access 中，数据组织在由列和行（分别称为“字段”和“记录”）构成的表中。Access 是一个关系数据库，因此您可以将一个数据库中的多个表视为单个存储区域，并按适合您的任何顺序和格式从不同表中轻松地提取信息。
• 表只是可以在 Access 中使用的对象类型之一。其他对象类型是：查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。表是核心数据库对象，每个其他数据库对象的用途是与一个或多个表交互。
• 每个 Access 对象都具有两个或多个视图。例如，您可以在“数据表”视图中查看表中的数据，并在“设计”视图中定义显示该数据的方式。
• 可以在 Access 数据库中查找信息的一种方法是创建并运行查询。使用查询查找信息，以便可以按各种方式查看、更改或分析它。可以在“数据表”视图或“设计”视图中查看查询，但也可以将查询的结果用作其他 Access 对象（如窗体或报表）的基础。
• 窗体可使用户轻松地输入、检索、显示和打印在表中存储的信息。从本质上说，窗体是一个窗口，您可以在其中放置控件，这些控件为用户提供信息或接受他们输入的信息。可以在“窗体”视图、“数据表”视图或“设计”视图中查看窗体。
• 报表可以按格式良好、易于访问的方式在计算机屏幕或纸张上显示表中的信息。报表可以包括从多个表和查询选择的信息项、根据数据库中的信息计算的值和格式元素（如页眉、页脚、标题和标头）。可以在“设计”视图、“打印预览”和“版面预览”中查看报表。
• 数据访问页、宏和模块充分扩展了 Access 的功能。数据访问页使人们可以通过 Intranet 或 Internet 查看和处理您的数据库信息。可以使用宏将日常的数据库操作作为窗体中的命令按钮提供，这将帮助经验较少的用户在您的数据库中工作。模块是 Visual Basic for Applications (VBA) 程序。尽管宏可以自动执行许多操作，但是 VBA 可以用于执行因太复杂而无法用宏处理的任务。