Microsoft Office Access 2007 中的新增功能

快速开始跟踪和共享信息

Microsoft Office Access 2007 提供了一组功能强大的工具,可帮助您快速开始跟踪、报告和共享信息。您可以通过自定义几个预定义模板之一、转换现有数据库或创建新的数据库,来快速创建富有吸引力和功能性的跟踪应用程序,而且您不必掌握很深厚的数据库知识即可执行此操作。通过使用 Office Access 2007,可以轻松使数据库应用程序和报告适应不断变化的业务需求。Office Access 2007 中增强的 Windows SharePoint Services 3.0 支持可帮助您共享、管理、审核和备份数据。

“下载 60 天免费试用版”按钮

本文内容


更快的入门方式

Office Access 2007 提供了可用于轻松创建数据库、表和字段的模板。除此之外,还有一些新视图和设计工具,可帮助您创建新的数据库对象以及使用数据。

用来创建完整应用程序的数据库模板

Office Access 2007 包括一套经过专业化设计的数据库模板,可用来跟踪联系人、任务、事件、学生和资产,以及其他数据类型。您可以立即使用它们,或者对其进行增强和调整,以完全按照您所需的方式跟踪信息。使用“开始使用 Microsoft Office Access”页(每次启动 Office Access 2007 时都会出现)并打开某一模板,您就可以快速开始创建数据库了。

具有建议文件名的资产模板文件窗格

每个模板就是一个完整的跟踪应用程序,其中包含预定义表、窗体、报表、查询、宏和关系。这些模板被设计为一旦打开即可立即使用,这样,您就可以快速开始工作。如果模板设计符合您的需求,那就开始工作吧!如何不符合,您也可以使用模板作为起点,创建满足您的特定需求的数据库。

“资产详细信息”窗体

除了 Office Access 2007 包括的模板,您还可以连接到 Microsoft Office Online 并下载更多的模板。

字段和表模板

您是否需要花很长时间设计字段?现在不用了,因为有了新的字段模板,这些字段模板是些预定义字段,每个都带有名称、数据类型、长度和预设属性。可以将需要的字段直接从“字段模板”窗格拖到数据表上。字段模板基于 XML 架构定义 (.xsd) 文件,因而您可以设置自己的标准定义以便在部门或工作组中共享。

“字段模板”窗格

此外,Office Access 2007 还包括用于数据库中常用表的表模板。例如,可以使用“联系人”表模板将“联系人”表添加到数据库中。该表已经包括常用字段,如“姓氏”、“名字”、“地址”等。另外,字段属性也已设置,这样,您立刻便能开始使用该表。还提供了一些其他表模板,如“任务”、“问题”、“事件”和“资产”表模板等,这些模板包括了为您想要存储和跟踪的数据类型而设计的专用字段。

改进的数据表视图

现在,创建表更加容易:只要单击“创建”选项卡上的“表”,然后开始输入数据即可。Office Access 2007 会自动判断适合每个字段的最佳数据类型,这样,您立刻便能开始工作。“添加新字段”列向您显示添加新字段的位置。如果您需要更改数据类型或显示新字段或现有字段的格式,可以通过使用功能区(Microsoft Office Fluent 用户界面的组件)上的命令轻松执行。您还可以将 Microsoft Office Excel 表中的数据粘贴到新的数据表中 — Office Access 2007 会自动创建所有字段并识别数据类型。

包含“添加新字段”列的数据表

标注 1 “添加新字段”

假设您需要将另一个表中的现有字段添加到您的表中,只需将该字段从“字段列表”窗格拖到数据表上即可。Access 会自动创建任何需要的关系并在整个过程中给予提示。

新的布局视图帮助您加快窗体和报表设计速度

在查看窗体或报表中的数据的同时,可以使用布局视图来更改设计。

“布局”视图中显示实时数据的表单

例如,可以通过从“字段列表”窗格拖动一个字段的方式在设计网格中添加一个字段;或者通过使用属性表来更改属性。布局视图支持新的堆叠式和表格式布局,这些布局是控件的组,可以作为一个单元移动和调整大小,这样您就可以轻松重排字段、列、行或整个布局。还可以在“布局”视图中轻松删除字段或添加格式设置。设计视图仍然保留,可用于更详细的工作,而该视图也已得到增强,可支持堆叠式和表格式布局。

返回页首 返回页首

面向结果的用户界面

新的面向结果的用户界面(Microsoft Office Fluent 用户界面)可以让您很轻松地在 Office Access 2007 中工作。过去,命令和功能常常深藏在复杂的菜单和工具栏中,现在您可以在包含命令和功能逻辑组的、面向任务的选项卡上更轻松地找到它们。诸多对话框被一些显示可用选项的库所取代,而且提供了说明性工具提示或示例预览,以帮助您选择正确的选项。不管在新的用户界面上执行什么活动,不管是创建报表还是输入数据,Access 都呈现最有用的成功完成该任务的工具。

Microsoft Office Fluent 用户界面    新的 Office Fluent 用户界面包括一个称为功能区的标准区域,该区域包含按特征和功能组织的命令组。功能区代替了在 Access 的早期版本中的菜单和工具栏分层。

Access 功能区

使用 Office Fluent 功能区可以更快地找到相关命令组。例如,如果需要创建一个窗体或报表,可以使用“创建”选项卡上的命令之一。新的设计使得查找所需的命令更加容易,而您还能发现过去所无法注意到的功能。命令的位置级别更少,这就意味着您不必在菜单中的多级别中费力查找它们或记住它们的位置。

Office Fluent 用户界面 的主要功能包括:

  • 命令选项卡:显示通常配合使用的命令的选项卡,这样即可在需要命令的时候找到命令。
  • 上下文命令选项卡:根据上下文显示的一种命令选项卡。所谓上下文,也就是您正在着手处理的对象或正在执行的任务。上下文命令选项卡中包含最可能适用您目前工作的命令。
  • 库:显示样式或选项预览的新控件,因而您可以在提交选择前看到结果。库在整个 2007 Microsoft Office system 中被广泛采用。
  • 快速访问工具栏:一个显示在功能区上的常用工具栏,使用它可单击一次即时访问最需要的命令(如“保存”“撤消”)。

“开始使用 Microsoft Office Access”页    该页除了提供对专业设计的数据库模板库的快速访问,还提供对您最近打开的数据库以及(如果已连接 Internet)到常用的 Office Online 文章的链接的快速访问。

“开始使用 Microsoft Office Access”页

导航窗格    该窗格列出和提供对当前打开的数据库中所有对象的轻松访问方式。使用导航窗格按对象类型、创建日期、修改日期、相关表(基于对象相关性)或在您创建的自定义组中组织对象。您是否需要很多空间来设计窗体?您可以轻松地将导航窗格折起,这样它就占用很少的空间,但仍然可用。导航窗格取代了在 Access 2007 之前的 Access 版本中使用的数据库窗口。

导航窗格中的对象

选项卡式对象    表、查询、窗体、报表和宏在 Access 窗口中都显示为选项卡式对象。

Access 2007 中的选项卡式对象

通过单击对象选项卡,可以在各种对象间轻松切换。

状态栏    窗口底部的栏,显示状态信息并包括可让您在视图间切换的按钮。

浮动工具栏    一种类似于工具栏的元素,透明地显示在所选文本的上方,使您可以轻松地应用格式设置(如粗体或斜体)或更改字体。

“帮助”窗口    与以前的 Access 版本不同,使用 Office Access 2007 可以轻松地从同一个“帮助”窗口同时访问 Access 帮助和《开发人员参考》内容。例如,您可以轻松地将搜索范围更改为仅限于《开发人员参考》内容。不论您在“帮助”窗口中做何种设置,Office Online 上都始终提供所有 Access 帮助和《开发人员参考》内容。

“帮助”窗口

返回页首 返回页首

更强大的对象创建工具

Office Access 2007 提供创建窗体和报表的直观环境,允许您快速创建显示经排序的、筛选的和分组的信息的窗体和报表。

“创建”选项卡

使用“创建”选项卡快速创建新的窗体、报表、表、Windows SharePoint Services 列表、查询、宏和模块。如果在导航窗格中选择了一个表或查询,可以基于该对象,使用“窗体”“报表”命令并单击来创建新的窗体或报表。这些由一次单击过程创建的新的窗体和报表从视觉上看更具吸引力,且可立刻使用,因为它们的设计已得到升级。自动生成的窗体和报表具有专业的外观设计,并带有包括一个徽标和一个标题的页眉。此外,一个自动生成的报表还包括日期和时间信息,以及信息性的页脚和总计。

功能区上“创建”选项卡的部分视图

您会看到,通过使用新的快速创建体验创建的对象可以使您事半功倍。

新的视图:“报表”视图和“布局”视图

两个新的视图允许您交互式地处理窗体和报表。通过使用“报表”视图,您可以浏览精确呈现的报表,而不必在打印预览中打印或显示它。要将焦点放在特定记录上,可以使用筛选功能,或使用查找功能来搜索匹配文本。可以使用“复制”命令将文本复制到剪贴板上,或单击报表中显示的活动超链接以在浏览器中打开链接。

“报表”视图增加了浏览功能,但可以通过“布局”视图在浏览期间更改设计。您可以在查看窗体或报表中的数据的同时使用“布局”视图进行众多常用设计更改。例如,可以通过从新的“字段列表”窗格中拖动字段名称来添加一个字段,或者通过使用属性表来更改属性。“布局”视图支持新的堆叠式和表格式布局。这些布局是一系列控件组,您可以将它们作为一个整体来操作,这样您就可以轻松重排字段、列、行或整个布局。您还可以在布局视图中轻松删除字段或添加格式。设计视图仍然保留,可用于更详细的工作,而该视图也已得到增强,可支持布局。

“布局”视图中的报表

方便地在报表中创建分组和排序

它们是 Office Access 2007 的新增功能,是在报表中进行分组和排序以及添加汇总的更好、更易于访问的方式。您将发现新的用户界面更易于导航和理解。将该用户界面与新的布局视图一起使用时,可以立刻看到更改的效果。

“分组、排序和汇总”窗格

假设您需要按区域查看一个报表中的总销售额。使用“布局”视图和新的“分组、排序和汇总”窗格来添加一个组级别并请求汇总,以及在报表中观看更改实况!新的“总计”行使得在报表页眉或页脚中添加总和、平均值、计数、最大值、最小值更为轻松。简单的总计不再需要手动创建一个计算的字段。现在,您只需点中并单击即可。

在报表中创建总计

帮助创建完美的窗体和报表的新控件布局

窗体和报表通常包含表格式信息,例如包含客户名称的列或包含客户所有字段的行。您可以使用 Office Access 2007 将这些控件(包括标签)分组到一个可作为一个单元轻松操作的布局中。

“排列”选项卡上“控件布局”组中的命令

由于您可以从不同的部分选择控件,例如页眉或页脚部分中的标签,因此存在着很大的灵活性。您可以轻松:

  • 移动布局或调整布局大小。例如,向左或向右移动列。
  • 设置布局格式。例如,将客户名称列设置为粗体以使其突出显示。
  • 向布局添加列(字段)。
  • 从布局中删除列(字段)。

在“布局”视图中移动列

布局是随您的设计一起保存的,因此它们保持可用。

便于快速浏览数据的新的分割窗体

使用新的分割窗体来创建合并了数据表视图和窗体视图的窗体。可以设置一个属性来告知 Access 将数据表放在顶部、底部、左侧还是右侧。

分割窗体

窗体和报表中嵌入的宏

使用新的、可信的、嵌入式宏就可以不必编写代码。嵌入式宏存储在一个属性中,是其所属的对象的一部分。可以修改嵌入式宏的设计,而不必担心其他控件可能会使用该宏,因为每个嵌入式宏都是独立的。嵌入式宏是可信任的,因为会自动防止它们执行某些潜在的不安全操作。

将嵌入式宏分配给双击事件

返回页首 返回页首

新的数据类型和控件

Office Access 2007 包括新的和增强的数据类型和控件,可允许您存储更多种数据类型,而您可以更轻松地输入它们。

复杂数据的多值字段

可以创建一个包含多个值(也称为复杂数据)的字段。假设您需要将一个任务分配给您的员工或承包人之一,而您想把它分配给多个人。在大多数数据库管理系统和 Access 的早期版本中,需要创建一个多对多关系来正确完成这项工作。但在 Office Access 2007 中,当您选择设置为接受多个值的字段时,已为您完成这一个难点。多值字段尤其适用于使用 Office Access 2007 处理 SharePoint 列表(其中包含在 Windows SharePoint Services 中使用的多值字段类型之一)的情况下。Office Access 2007 与这些数据类型兼容。

多值字段

文件的附件字段

新的附件数据类型允许您在数据库中存储所有类型的文档和二进制文件,而不会使数据库大小进行不必要增长。如果可能,Office Access 2007 会自动压缩附件,以占用最小的空间。您是否需要将 Microsoft Office Word 2007 文档附加到记录中或将一系列数字图片保存到数据库中?使用这些附件会使任务变得更轻松。您甚至可以将多个附件附加到一条记录中。

“附件”对话框

“备注”字段现在存储格式文本并支持修订历史记录

利用 Office Access 2007 中新的格式文本支持,记录中不再仅限于使用纯文本。可以使用多种选项(如粗体、斜体、其他字体和颜色以及其他常用格式设置选项)来设置文本格式并将文本存储在数据库中。格式丰富的文本以基于 HTML 的格式(与 Windows SharePoint Services 中的格式文本、数据类型兼容)存储在“备注”字段中。将新的 TextFormat 属性设置为 RichTextPlainText 后,文本框控件和数据表视图中的信息即会被正确地设置格式。

“备注”字段用来存储大量信息。使用 Office Access 2007,可以将 Append Only 属性设置为保留对“备注”字段的所有更改的历史记录。然后,您可以查看这些更改的历史记录。该功能还支持 Windows SharePoint Services 中的跟踪功能,这样,您还可以使用 Access 来查看 SharePoint 列表内容历史记录。

用于选取日期的日历

利用日期/时间数据类型的字段和控件自动获取了一项新功能:支持内置交互式日历选择日期。该日历按钮自动出现在日期右侧。想知道这一即将下一个星期五是几号吗?单击该按钮,日历即会自动出现,以允许您查找和选择该日期。您还可以选择使用属性来为某个字段或控件关闭日历。

返回页首 返回页首

增强的设计和分析工具

Office Access 2007 中新增的工具可帮助您更快地创建数据库对象,然后更轻松地分析数据。

增强的“字段列表”窗格

由于包括来自其他表的字段,新的“字段列表”窗格因而超越了在 Access 的早期版本中的字段拾取器。可以从记录源中的表、相关表或数据库中的不相关表中拖动字段。Office Access 2007 已准备好创建所需的基础架构,这样,如果需要表之间的某种关系,就会自动创建该关系,否则,在整个过程中您都会得到提示。

字段列表窗格

增强的排序和筛选工具

假设您需要快速找到一个匹配值或排序数据列。新的 Office Access 2007 自动筛选功能强化了本已强大的筛选功能,使得您可以快速将焦点放在所需的数据上。您可以从列中的唯一值中轻松挑选,这在您记不起所需的名称时非常有用。或者,您还可以使用明语,如“从最早到最新排序”或“从最小到最大排序”,通过使用上下文菜单选项来排序值。

自动筛选

最常用的筛选选项很容易在菜单命令中看到。或者,您还可以使用快速筛选器基于输入的数据限制信息。快速筛选器选项根据数据类型自动变化,因此,您会看到对于文本、日期和数字信息有意义的选择。

“日期筛选器”菜单

这些新的筛选和排序功能旨在为您提供一致的体验,不管您使用的是 Office Access 2007 还是 Microsoft Office Excel 2007。

数据表中的总计和交替背景色

数据表视图的一个新亮点便是“总计”行,在该行中可以显示总和、计数、平均值、最大值、最小值、标准偏差或方差等。添加“总计”行后,指向列单元格中的箭头并选择想要的计算。

数据表中的“总计”行

数据表、报表和连续窗体支持行的交替背景色,您可以设置有别于默认背景色的背景色。可以轻松做到每隔一行加底纹,而且您可以选择任何颜色。

使用交替行颜色的数据表

返回页首 返回页首

增强的安全性

增强的 Office Access 2007 安全功能以及与 Windows SharePoint Services 的强大集成可帮助您更有效地管理,并且使您能够让自己的信息跟踪应用程序变得比以往更加安全可靠。通过将跟踪应用程序数据存储在 Windows SharePoint Services 上的列表中,可以审核修订历史记录、恢复被删除的信息以及设置数据访问权限。

为帮助 Office Access 2007 更加安全可靠,以及保持与其他 2007 Office 版本 产品的一致性,Office Access 2007 包括了新的和改进的安全功能。统一的信任决定与 Microsoft Office 信任中心相集成。受信任的位置使得信任安全文件夹中的所有数据库更为容易。可以加载一个带有被禁用代码或宏的 Office Access 2007 应用程序来提供更加安全的沙盒(即,不安全的命令不得运行)体验。受信任的宏以沙盒模式运行。

返回页首 返回页首

新的与他人共享数据和展开协作的方式

通过使用 Office Access 2007 的新的协作功能,如今您可以更有效地收集来自他人的信息,并在 Web 上的经过安全增强的环境下共享信息。

与 Windows SharePoint Services 集成

Office Access 2007 以各种方式与 Windows SharePoint Services 集成,从而可帮助您利用 Windows SharePoint Services 中众多的协作功能。

数据修订跟踪    您可以在 Windows SharePoint Services 的帮助下从记录一级查看修订历史记录。假设您需要知道谁更改了某一行以及什么时候更改的。可以通过查看修订历史记录来找到答案。

权限设置    您可以在 Windows SharePoint Services 的帮助下设置对 SharePoint 列表的访问权限。您可以有选择地允许或拒绝某些用户访问,以及分配有限的读取权限或整个编辑权限。

从回收站检索    您可以使用 Windows SharePoint Services 中新的回收站来轻松查看被删除的记录和恢复被错误删除的信息。

在 Windows SharePoint Services 中打开 Access 窗体和报表    Windows SharePoint Services 用户可以直接从 SharePoint 网站打开丰富的 Access 视图中的列表。Office Access 2007 窗体、报表和数据表可以与 SharePoint 网站中的其他视图并排列出。选择 Access 视图时,Office Access 2007 启动并打开请求的窗体、报表或数据表。这样,您可以轻松地在 SharePoint 网站上运行功能丰富的 Office Access 2007 报表,而不必先启动 Office Access 2007 了。您还可以选择在 Access 中打开列表,而如果某个数据库不存在的话,可以自动创建它,并基于您的列表用一组窗体和报表来预先填充它。

将数据库移到 SharePoint 网站上的功能    您可以轻松地将自己的独立数据库改成在链接的 SharePoint 列表中存储数据的 Windows SharePoint Services 共享解决方案。“迁移到 SharePoint 网站向导”经过了充分的配置,可以自动以有意义的方式迁移主键和关系。

Windows SharePoint Services 共享解决方案的直接好处包括:共享的基于浏览器的访问,集中备份,基于 SharePoint 网站的数据库部署,以及在基于服务器的解决方案中使用功能丰富的基于 Access 的客户端的所有好处。IT 部门通过开发 SharePoint 网站上的数据库权限来赢得一种可预测和控制的措施。用户可以订阅电子邮件通知,从而在 SharePoint 列表上发生添加、删除或更改记录情况时即时有所了解。

与 Windows SharePoint Services 工作流集成    Office Access 2007 通过使用 Windows SharePoint Services 中包含的 Windows 工作流服务来支持工作流。例如,您可以创建利用工作流路由和审批的解决方案,创建自动将任务分配给其他用户的解决方案,报告项目状态以及确保按时完成任务的解决方案等。

链接到 SharePoint 列表的表的更佳性能    对链接到 SharePoint 列表的表的内部处理进行优化后,您将获得更快、更流畅的体验。

所有 Windows SharePoint Services 数据类型都映射为 Access 数据类型    借助对多值字段和附件的新支持,Office Access 2007 现在支持 Windows SharePoint Services 中包含的所有数据类型,从而使 Windows SharePoint Services 共享应用程序的设计和生成更加简单。

使 SharePoint 列表与 Access 断开连接的功能    假如您需要将一些工作拿回家里,只需单击一下,就能使 SharePoint 列表脱机。在 Access 中处理数据,等到以后某个时间再与 SharePoint 网站同步您的更改,或与之重新建立连接。

使用 InfoPath 窗体和 Outlook 的数据收集

通过使用新的数据收集功能,Office Access 2007 可以自动创建 Microsoft Office InfoPath 2007 窗体或 HTML 窗体,并将其嵌入到电子邮件的正文中。然后,您就可以将该窗体发送给来自 Outlook 联系人的收件人,或发送给存储在您的 Access 数据库中某个字段中的收件人姓名。

使用电子邮件收集数据

您选择是收集新信息,还是更新现有信息。收件人然后填写窗体并返回它。Office Outlook 2007 识别传入窗体并自动将数据存储在您的 Office Access 2007 数据库中,因此无需重新键入。

导出为 PDF 和 XPS

现在,您可以将数据导出为 PDF(可移植文档格式)或 XPS(XML 纸张规范)格式以进行打印、发布和电子邮件分发,但前提是首先将 Publish 作为 PDF 或 XPS 加载项安装。通过将窗体、报表或数据表导出为 .pdf 或 .xps 文件,可以捕获保留了所有格式特性且便于分发的窗体中的信息,但不需要其他人在其计算机上安装 Access 以便打印或审阅您的输出。

  • 可移植文档格式    可移植文档格式 (PDF) 是一种固定布局的电子文件格式,可以保留文档格式并支持文件共享。PDF 格式确保了在联机查看或打印文件时,可以完全保留所需的格式,而文件中的数据不能轻易复制或更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档,PDF 格式也很有用。
  • XML 纸张规范    XPS 是一种电子文件格式,可以保留文档格式并支持文件共享。XPS 格式确保了在联机查看或打印文件时,可以完全保留所需的格式,而文件中的数据不能轻易复制或更改。

只有当安装了该加载项后,才能从 Office Access 2007 中将数据导出到 .pdf 或 .xps 格式文件。有关详细信息,请参阅启用对其他文件格式(如 PDF 和 XPS)的支持

处理外部数据更加容易

利用 Office Access 2007 中的新功能,可以很容易地导入和导出数据。可以保存导入和导出操作,然后在下次需要执行相同任务时重新使用保存的操作。利用“导入数据表向导”,可以覆盖 Access 选择的数据类型,并且可以导入、导出为新的 Office Excel 2007 文件格式或链接到这些文件格式。

返回页首 返回页首

排查故障的更佳方式

Microsoft Office 诊断是一系列有助于发现计算机崩溃原因的诊断测试。这些诊断测试可以直接解决部分问题,也可以确定其他问题的解决方法。Microsoft Office 诊断取代了以下 Microsoft Office 2003 功能:“检测并修复”以及“Microsoft Office 应用程序恢复”功能。

有关详细信息,请参阅使用 Office 诊断对崩溃的 Office 程序进行诊断和修复

返回页首 返回页首

增强的校对工具

以下是拼写检查的一些新增功能。

  • 拼写检查在各个 2007 Microsoft Office system 程序间变得更加一致。这些更改包括:
  • 2007 Office 版本 拼写检查包含改良后的法语词典。在 Microsoft Office 2003 中,它是一个加载项,需要单独安装。有关详细信息,请参阅更改进行拼写和语法检查的方式
  • 首次使用某种语言时,会自动为该语言创建排除词典。可以使用排除词典强制拼写检查标记您希望避免使用的词语。这些排除词典对于避免令人讨厌或者与您的风格指南不匹配的单词非常方便。有关详细信息,请参阅使用排除词典指定单词的首选拼写方式

返回页首 返回页首

“下载 60 天免费试用版”按钮

 
 
适用于:
Access 2007, Filter Exempt (AppGrp)