Chia sẻ một tài liệu bằng cách dùng SharePoint hoặc OneDrive

Điều này nghe có quá quen thuộc không? Bạn gửi một tệp qua email cho đồng nghiệp của bạn. Họ thêm phản hồi của mình, rồi bạn phải tích hợp những nhận xét và thay đổi từ 3 hoặc 4 bản sao từ bản gốc của bạn.

Có cách khác để thực hiện việc này. Nếu bạn có tài khoản trên SharePoint hoặc Microsoft OneDrive, bạn có thể lưu tệp Word của bạn vào một trong những chỗ đó, rồi sử dụng lệnh Chia sẻ để cho phép người khác đọc hoặc sửa bản sao của tệp. Không còn hiện tượng các tệp chồng chéo lên nhau, chỉ một bản sao với phản hồi của tất cả mọi người. (Chính xác thì điều gì họ có thể làm với tệp của bạn tùy thuộc vào quyền mà bạn trao cho họ).

Đây là quá trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Chuyển thẳng đến phần bạn cần.

Bắt đầu bằng cách thêm SharePoint hoặc OneDrive vào danh sách chỗ trong Word.

  1. Trong Word, bấm Tệp > Lưu Như > Thêm chỗ.

Lệnh Thêm chỗ trong Word 2013

  1. Dưới Thêm chỗ, hãy bấm dịch vụ mà bạn muốn dùng, như Office 365 SharePoint hoặc OneDrive.
  2. Hoàn thành màn hình Đăng nhập xuất hiện cho mỗi dịch vụ. Bạn có thể cần liên hệ với bộ phận CNTT để có tên người dùng và mật khẩu.

Khi bạn hoàn tất, vị trí mới xuất hiện tại mục Chỗ trên ngăn Lưu Như của Word.

Lưu vào chỗ mới của bạn và chia sẻ

Sau khi thêm một vị trí điện toán đám mây vào danh sách chỗ, bạn có thể chia sẻ tài liệu. Bạn chỉ cần làm điều này một lần cho một tệp.

  1. Mở tài liệu mà bạn muốn chia sẻ.
  2. Bấm Tệp > Chia sẻ>Lưu Vào Điện toán Đám mây.

Nút Lưu Vào Điện toán Đám mây trong dạng xem Backstage

  1. Trên trang Lưu Như, hãy bấm đúp vào vị trí bạn muốn dùng— thư viện tài liệu SharePoint, một vị trí trên máy tính của bạn, MySite hoặc OneDrive của bạn.
  2. Đặt tên cho tệp và bấm Lưu. Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại tab Thông tin, vì vậy hãy bấm Chia sẻ một lần nữa.
  3. Dưới Mời Mọi người, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn đang chia sẻ.

Mời một người nào đó để chia sẻ tài liệu

  1. Nếu bạn muốn, hãy chọn Có thể Sửa hoặc Có thể Xem. Tùy chọn đầu tiên cho phép đồng nghiệp của bạn thay đổi tệp, tùy chọn thứ hai giữ cho tệp của bạn an toàn hơn.
  2. Nhập một tin nhắn vào hộp dưới dòng địa chỉ, nếu bạn muốn, rồi bấm Chia sẻ.

Chia sẻ một tài liệu đã được lưu

Nếu bạn đã lưu một tệp vào SharePoint hoặc OneDrive, làm theo những bước sau.

  1. Mở tài liệu mà bạn muốn chia sẻ.
  2. Bấm Tệp > Chia sẻ > Mời mọi người.
  3. Dưới Mời Mọi người, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn đang chia sẻ.
  4. Nếu bạn muốn, hãy bấm Có thể Sửa hoặc Yêu cầu người dùng đăng nhập trước khi sử dụng tài liệu. Tùy chọn đầu tiên cho phép đồng nghiệp của bạn thay đổi tệp. Tùy chọn thứ hai giữ tệp của bạn bảo mật hơn.
  5. Nhập một tin nhắn vào hộp dưới dòng địa chỉ, nếu bạn muốn, rồi bấm Chia sẻ.

Ngừng chia sẻ với mọi người

Và đây là cách để bạn ngừng chia sẻ tài liệu.

  1. Mở tài liệu mà bạn không muốn chia sẻ.
  2. Bấm Tệp > Chia sẻ.
  3. Dưới Mời Mọi người, bấm chuột phải vào người bạn muốn loại bỏ và bấm Loại bỏ Người dùng.

Tìm hiểu thêm về OneDrive và Office 365

  • Để mở một tài khoản OneDrive, hãy xem Đăng ký tài khoản Microsoft.
  • Để đăng ký tài khoản Office 365 SharePoint, hãy xem trang chủ Microsoft Office 365.
  • Nếu công ty bạn có SharePoint và bạn có thắc mắc về nó, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống của bạn.
 
 
Áp dụng cho:
Word 2013