Giới thiệu về các dòng công việc có trong SharePoint

Các dòng công việc SharePoint là những ứng dụng mini được lập trình sẵn để hợp lý hóa và tự động hóa hàng loạt quy trình kinh doanh — từ việc thu thập chữ ký, phản hồi hoặc phê duyệt kế hoạch hoặc tài liệu cho đến theo dõi trạng thái hiện tại của một quy trình thường lệ. Dòng công việc SharePoint được thiết kế giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, mang lại hiệu quả và sự nhất quán cho các nhiệm vụ bạn thực hiện thường kỳ.

Bạn muốn biết điều gì?


Thế nào là dòng công việc SharePoint?

Có thể bạn đã biết lưu đồ là gì. Đó là bản đồ đồ họa của một quy trình với các chú thích tại mỗi bước về điều gì đã xảy ra.

Quy trình dòng công việc

Một dòng công việc SharePoint giống như một lưu đồ tự động hóa giúp bạn không phải tốn nhiều lao động, phỏng đoán, tránh sự lộn xộn trong các quy trình công việc thường ngày của bạn.

Ví dụ, hãy nhìn vào quy trình phê duyệt tài liệu trong hình ảnh này. Việc chạy quy trình này thủ công đòi hỏi rất nhiều việc kiểm tra, lưu giữ, giao tài liệu và gửi nhắc nhở — và mỗi nhiệm vụ này phải do bạn hoặc một hay nhiều đồng nghiệp của bạn thực hiện. Điều đó có nghĩa là rất nhiều công việc phát sinh và (thậm trí có thể tệ hơn) liên tục xảy ra gián đoạn.

Nhưng khi sử dụng dòng công việc Phê duyệt Tài liệu SharePoint để chạy quy trình, tất cả các việc kiểm tra, theo dõi, nhắc nhở được dòng công việc thực hiện tự động. Nếu ai đó chưa hoàn thành nhiệm vụ hoặc có khó khăn phát sinh thì các dòng công việc sẽ tạo thông báo để báo cho bạn về việc này. Không cần ai trong nhóm phải chủ động theo dõi quy trình — bởi vì với một dòng công việc SharePoint, quy trình luôn tự động theo dõi chính nó.

Và chạy dòng công việc SharePoint rất dễ. Bạn chỉ cần chọn loại dòng công việc bạn muốn, xác định các tùy chọn phù hợp nhất với tình huống của bạn, sau đó để dòng công việc làm những việc còn lại. Và tất nhiên bạn có thể hủy bỏ hoặc chấm dứt dòng công việc bất cừ khi nào bạn cần.

Đầu Trang Đầu Trang

Tôi có thể tự động hóa quy trình nào khi sử dụng dòng công việc SharePoint?

Mỗi loại dòng công việc bao gồm hoạt động giống như một mẫu. Bạn thêm phiên bản của dòng công việc cho danh sách đơn hoặc thư viện hoặc cả tuyển tập trang, sử dụng biểu mẫu khởi tạo để xác định các tùy chọn và lựa chọn bạn muốn cho phiên bản này — dòng công việc xác định nhiệm vụ dành cho ai, hạn chót của nhiệm vụ, dòng công việc có thể bắt đầu như thế nào và do ai thực hiện, các hướng dẫn có trong thông báo nhiệm vụ và v.v.

 Quan trọng    Theo mặc định, các dòng công việc Phê duyệt, Thu thập Phản hồi và Thu thập Chữ ký không được kích hoạt và không được liệt kê trong hộp danh sách Hãy chọn mẫu dòng công việc của biểu mẫu liên kết. Để chúng có thể sẵn dùng, người quản trị của trang phải kích hoạt chúng ở mức độ tuyển tập trang.

Có năm kiểu dòng công việc được lập trình sẵn.

Đầu Trang Đầu Trang

Phê duyệt (định tuyến tài liệu hoặc mục để nhận phê duyệt hoặc từ chối)

Dấu Kiểm Dòng công việc Phê duyệt định tuyến tài liệu hoặc mục khác đến người chỉ định để nhận phê duyệt hoặc từ chối. Bạn cũng có thể sử dụng dòng công việc Phê duyệt để kiểm soát phê duyệt nội dung trong danh sách hay thư viện. Để tìm hiểu thêm và để biết hướng dẫn từng bước, vui lòng xem Giới thiệu về dòng công việc Phê duyệt.

Đầu Trang Đầu Trang

Thu thập Phản hồi (định tuyến tài liệu hoặc mục để nhận phản hồi)

Dòng công việc Thu thập Phản hồi Dòng công việc Thu thập Phản hồi định tuyến tài liệu hoặc mục khác đến người được chỉ định để lấy phản hồi của họ. Dòng công việc Thu thập Phản hồi tổng hợp tất cả các phản hồi từ những người tham gia cho chủ sở hữu dòng công việc và cung cấp bản ghi quy trình đánh giá. Để tìm hiểu thêm và để biết hướng dẫn từng bước, vui lòng xem Thông tin về dòng công việc Thu thập Phản hồi.

Đầu Trang Đầu Trang

Thu thập Chữ ký (định tuyến tài liệu, sổ làm việc hoặc biểu mẫu để lấy chữ ký điện tử)

Dòng công việc Thu thập Chữ ký Dòng công việc Thu thập Chữ ký định tuyến tài liệu Microsoft Office đến những người được chỉ định để lấy chữ ký điện tử của họ. Xin lưu ý dòng công việc Thu thập Chữ ký chỉ hoạt động với các tài liệu Word, sổ làm việc Excel và biểu mẫu InfoPath. Để tìm hiểu thêm và để biết hướng dẫn từng bước, vui lòng xem Giới thiệu về dòng công việc Thu thập Chữ ký.

Đầu Trang Đầu Trang

Ba-Trạng thái (theo dõi vấn đề, dự án hoặc nhiệm vụ qua ba trạng thái hoặc các giai đoạn)

Dòng công việc Ba trạng thái Dòng công việc Ba trạng thái được thiết kế để theo dõi trạng thái của mục danh sách qua ba trạng thái (các giai đoạn). Dòng công việc Ba trạng thái cũng có thể được dùng để quản lý các quy trình kinh doanh yêu cầu tổ chức phải theo dõi số lượng lớn các vấn đề hoặc các mục — ví dụ như các vấn đề hỗ trợ khách hàng, mối kinhd oanh hoặc nhiệm vụ dự án.

Mỗi lần chuyển tiếp giữa các trạng thái, dòng công việc phân công nhiệm vụ cho một người và gửi email thông báo đến cho người đó về nhiệm vụ này. Khi nhiệm vụ hoàn thành, dòng công việc cập nhật trạng thái của mục đó và các tiến trình trạng thái tiếp theo. Dòng công việc Ba-Trạng thái được thiết kế để làm việc với mẫu danh sách Theo dõi Vấn đề nhưng nó cũng có thể được sử dụng với bất kỳ danh sách nào có chứa một cột Lựa chọn mà có ba hoặc nhiều giá trị hơn.

Để tìm hiểu thêm và để biết hướng dẫn từng bước, vui lòng xem Sử dụng dòng công việc Ba trạng thái.

Đầu Trang Đầu Trang

Phê duyệt Phát hành (tự động định tuyến nội dung để xem xét và phê duyệt)

Dòng công việc Phê duyệt Quyền sử dụng Dòng công việc phê duyệt phát hành tương tự như các dòng công việc SharePoint khác ở chỗ dòng công việc này tự động định tuyến nội dung đến chuyên gia theo chủ đề và bên liên quan để xem xét và phê duyệt. Điều làm nên sự khác biệt cho dòng công việc phê duyệt phát hành này là nó được thiết kế dành riêng cho các trang phát hành nơi mà việc phát hành các trang web mới và cập nhật được kiểm soát chặt chẽ. Trong các loại trang web này, nội dung mới chỉ được phát hành khi nó đã được tất cả người phê duyệt trong dòng công việc chấp thuận. Để tìm hiểu thêm và để biết hướng dẫn từng bước, vui lòng xem Làm việc với dòng công việc phê duyệt phát hành.

Đầu Trang Đầu Trang

Ai có thể thêm và bắt đầu dòng công việc SharePoint?

Để thêm hoặc bắt đầu dòng công việc, bạn phải có được quyền phù hợp cho danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang nơi mà dòng công việc hoạt động:

  • Để thêm dòng thời gian    Theo mặc định, bạn phải có quyền Quản lý Danh sách để thêm dòng công việc. (Nhóm Chủ sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định, nhưng nhóm Thành viên và nhóm Khách thì không.)
  • Để bắt đầu dòng công việc    Cũng theo mặc định, bạn phải có quyền Sửa Mục để bắt đầu dòng công việc đã được thêm vào. (Nhóm Thành viên và nhóm Chủ sở hữu đều có quyền Sửa Mục theo mặc định; nhóm Khách thì không có.)
    Ngoài ra, Chủ sở hữu có thể chọn đặt cấu hình các dòng công việc cụ thể để chỉ cho các thành viên trong nhóm Chủ sở hữu mới có thể bắt đầu.

Đầu Trang Đầu Trang

Làm thế nào để tôi thêm và chạy dòng công việc SharePoint?

Sơ đồ sau cung cấp cho bạn một dạng xem cấp cao về các giai đoạn cơ bản cho việc lập kế hoạch, thêm, chạy và sửa dòng công việc SharePoint. Các phần riêng lẻ của mỗi bước theo sau.

Quy trình Dòng công việc

  • Lập kế hoạch    Hãy đảm bảo rằng bạn biết tùy chọn nào mình muốn và thông tin nào bạn sẽ cần có sẵn khi sử dụng mẫu khởi tạo để thêm phiên bản dòng công việc của bạn.
  • Thêm    Điền vào mẫu khởi tạo để thêm phiên bản dòng công việc của bạn vào danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang.
  • Bắt đầu    Bắt đầu dòng công việc mới của bạn hoặc thủ công hoặc tự động, trên một tài liệu hoặc mục khác trong danh sách hay thư viện. (Nếu bắt đầu thủ công, bạn sẽ có cơ hội thay đổi thiết đặt mẫu liên kết trên mẫu khởi tạo ngắn gọn hơn.) Khi bắt đầu, dòng công việc sẽ tạo nhiệm vụ, gửi tin nhắn thông báo và bắt đầu theo dõi các hoạt động và sự kiện.
  • Giám sát    Khi dòng công việc đang chạy, bạn có thể xem trang Trạng thái Dòng công việc để xem nhiệm vụ nào đã hoàn thành và hành động nào đã xảy ra. Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh nhiệm vụ hiện tại và tương lai từ đây và thậm chí hủy bỏ hoặc chấm dứt loạt dòng công việc này.
  • Xem xét    Khi loạt dòng công việc hoàn thành, toàn bộ lịch sử của nó sẽ được xem xét trên trang Trạng thái Dòng công việc. Cũng từ trang trạng thái, các báo cáo số liệu về hiệu năng chung của dòng công việc này cũng có thể được tạo.
  • Thay đổi    Nếu dòng công việc không hoạt động giống như bạn muốn, bạn có thể mở mẫu liên kết gốc mà bạn đã dùng để thêm nó và thay đổi ở đó.

Đầu Trang Đầu Trang

Tôi có thể tạo các dòng công việc SharePoint tùy chỉnh của chính mình không?

Nếu bạn cần linh hoạt hơn với dòng công việc có sẵn, bạn có thể tùy chỉnh thêm dòng công việc đó bằng công cụ như SharePoint Designer 2013. Bạn cũng có thể tạo dòng công việc gốc của mình từ đầu.

Dùng Trình thiết kế Dòng công việc, bạn có thể tạo các quy tắc liên kết với các điều kiện và hành động với các mục trong các danh sách và thư viện SharePoint. Thay đổi đối với các mục trong danh sách hoặc thư viện sẽ kích hoạt các hành động trong dòng công việc đó.

Ví dụ, bạn có thể thiết kế dòng công việc khởi động dòng công việc phê duyệt bổ sung, nếu chi phí của một mục vượt quá một số lượng cụ thể.

Bạn cũng có thể định nghĩa dòng công việc cho một bộ các tài liệu liên quan. Ví dụ, nếu dòng công việc của bạn liên kết với thư viện tài liệu hoặc nếu nó được lọc theo kiểu nội dung tài liệu, thì một nhóm các hành động Bộ Tài liệu theo ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Bộ Tài liệu cho phép một nhóm tài liệu được đối xử như một đơn vị đơn nhất, vì vậy một hành động dòng công việc cho Bộ Tài liệu sẽ chạy trên từng mục trong Bộ Tài liệu đó.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise