Các hướng dẫn thực hành tốt nhất khi dùng Lịch Outlook

Lịch Outlook được tích hợp đầy đủ với email, liên hệ và các tính năng khác. Sự tích hợp này khiến thành phần Lịch trở thành một trong những tính năng phổ biến nhất của Outlook. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách dùng nhiều chức năng khác nhau của Lịch. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn về những cải tiến của lịch được thiết kế nhằm mục tiêu cụ thể là giúp bạn trải nghiệm các tính năng lịch nhất quán hơn.

 Ghi chú    Nhiều đặc tính lịch nâng cao đã được thêm vào gói dịch vụ Outlook 2007. Vì vậy, trước hết, chúng tôi khuyên bạn nên đảm bảo rằng bạn đang sử dụng Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) hoặc phiên bản mới hơn. Phần bài viết dưới đây giả định rằng bạn đang dùng Outlook 2007 SP3 hoặc phiên bản mới hơn. Nếu bạn đang dùng các phiên bản Outlook 2000, Outlook 2002 hay Outlook 2003 duy nhất , hãy tham khảo: Yêu cầu cuộc họp của Outlook: Kiến thức cơ bản về những việc nên làm và không nên làm

Chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp

Nếu bạn đang dùng Outlook 2007, bạn không nên chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp. Điều này có thể làm cuộc họp bị mất hay không khớp. Thay vào đó, hãy yêu cầu người tổ chức cuộc họp thêm người dự vào yêu cầu cuộc họp gốc.

Nếu bạn đang dùng Outlook 2010 trở lên và bạn là một người dự họp, bạn có thể chuyển tiếp cuộc họp tới một người khác dùng Outlook 2010 trở lên. Điều này có thể bởi vì Outlook 2010 giới thiệu tính năng Thông báo Chuyển tiếp Cuộc họp. Khi bạn dùng Outlook 2010 để chuyển tiếp một cuộc họp tới ai đó ban đầu không được mời họp, Outlook 2010 sẽ gửi một thông báo chuyển tiếp cuộc họp tới người tổ chức cuộc họp. Khi người tổ chức nhận được thông báo, người dự mới sẽ được thêm vào cuộc họp của người tổ chức. Nếu người dự hiện tại cần được biết một người dự mới được thêm vào cuộc họp, thì người tổ chức phải mở cuộc họp và gửi một bản cập nhật cuộc họp đến tất cả người dự.

Dành cho người dùng Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 còn giới thiệu Thông báo Chuyển tiếp Cuộc họp như là một phần của tính năng Bộ trợ giúp Thiết lập lịch. Nếu bạn dùng Outlook để kết nối tới hộp thư trong tổ chức sử dụng Exchange Server 2007, Exchange Server 2010 hay Exchange Server 2013 thì hành vi thông báo chuyển tiếp cuộc họp có thể sẽ lệ thuộc vào thiết đặt của Exchange, nếu hành vi này do Người quản trị Exchange cấu hình. Chẳng hạn, Người quản trị Exchange có thể ngăn không cho gửi thông báo chuyển tiếp cuộc họp tới tên miền từ xa.

Nói chung, chúng tôi khuyên người dự không nên chuyển tiếp cuộc họp nếu họ không ở cùng tổ chức Exchange với người tổ chức cuộc họp, trừ phi tất cả những điều kiện sau đều thỏa:

  • Người dự đang dùng Microsoft Outlook 2010 hay phiên bản mới hơn.
  • Người quản trị Exchange của người dự cho phép gửi thông báo chuyển tiếp cuộc họp tới tên miền từ xa.
  • Người tổ chức cuộc họp đang dùng máy khách Microsoft Outlook.

Trong trường hợp người dự dùng hệ thống thư không phải là Exchange, nói chung, chúng tôi khuyên không nên chuyển tiếp cuộc họp, trừ phi tất cả những điều kiện sau đều thỏa:

  • Người dự đang dùng Microsoft Outlook 2010 hay phiên bản mới hơn.
  • Người tổ chức đang dùng máy khách Microsoft Outlook.

Nếu vì bất cứ lý do gì mà người tổ chức không nhận được thông báo chuyển tiếp cuộc họp thì người dự sẽ không được thêm vào cuộc họp của người tổ chức. Nếu sau đó người tổ chức thay đổi cuộc họp và gửi thông tin cập nhật thì thông tin cập nhật này chỉ được gửi đến người được mời ban đầu. Người dự nào trước đó nhận được bản sao chuyển tiếp của cuộc họp sẽ không nhận được thông tin cập nhật.

Nếu tính năng giới hạn trên cản trở bạn chuyển tiếp lời mời họp một cách thành công và nhất quán thì cách tốt nhất là chỉ cần yêu cầu người tổ chức cuộc họp thêm người dự mà bạn muốn mời. Điều quan trọng là bạn cần yêu cầu người tổ chức cuộc họp thêm người dự mà bạn muốn mời nếu bạn không chắc chắn cả môi trường của bạn lẫn của người dự mà bạn muốn mời có đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên hay không.

 Ghi chú    Đại diện Outlook không nhận được Thông báo Chuyển tiếp Cuộc họp.

Xử lý tất cả mọi yêu cầu và hủy cuộc họp

Mặc dù bạn có thể trực tiếp xoá yêu cầu cuộc họp trong Hộp thư đến nhưng bạn nên xử lý đúng đắn yêu cầu cuộc họp bằng chấp nhận hay từ chối yêu cầu đó. Luôn luôn dùng lệnh Loại bỏ khỏi Lịch để xử lý hủy cuộc họp. Tránh xử lý trực tiếp cuộc họp trong mô-đun Lịch.

Làm việc với cuộc họp lặp lại

Thiết đặt ngày kết thúc và giới hạn số lần lặp lại

Outlook giúp dễ dàng lên lịch cuộc họp thường xuyên lặp đi lặp lại nhiều lần. Chúng tôi khuyên bạn nên 1) luôn đặt ngày kết thúc và 2) giới hạn cụ thể số lần chuỗi lặp lại. Thật sự, cuộc họp lặp lại sẽ cần được điều chỉnh vào một thời điểm nào đó. Qua thời gian, người dự sẽ được thêm vào hay loại bỏ khỏi một lần lặp lại nào đó. Địa điểm hay thời gian họp cũng thay đổi tuỳ thuộc vào ngày nghỉ hay tình huống bất ngờ khác. Outlook sẽ lưu từng thay đổi đơn lẻ này thành ngoại lệ cuộc họp. Những cuộc họp có số ngoại lệ khổng lồ sẽ trở thành chuỗi cuộc họp khó có thể quản lý. Ngoài ra, Outlook có thể còn có hành vi ngoài dự kiến. Bạn luôn luôn có thể tạo chuỗi cuộc họp mới khi chuỗi cuộc họp hiện hành kết thúc. Khi suy nghĩ về số lần lặp lại, hãy cân nhắc đến tần suất. Trong thời gian một năm, số lần lặp lại của cuộc họp định kỳ 2 lần/tuần sẽ nhiều hơn cuộc họp định kỳ hàng tháng trong cùng thời gian khoảng 90 lần lặp lại.

Kết thúc một cuộc họp định kỳ trước ngày kết thúc ban đầu

Mặc dù bạn có thể hủy một cuộc họp định kỳ, nhưng bạn vẫn nên thay đổi ngày kết thúc cho chuỗi lặp lại đó. Điều này cho phép bạn và người dự giữ lại được bản ghi cuộc họp trước đây. Nếu bạn hủy toàn bộ cuộc họp định kỳ, lịch sử đó sẽ bị mất. Tốt nhất là nên đặt một ngày kết thúc mới rồi gửi cập nhật tới tất cả người dự. Điều này sẽ kết thúc chuỗi họp sớm trong khi vẫn giữ được bản ghi các cuộc họp trước đây.

 Ghi chú    Nếu bạn kết thúc sớm chuỗi cuộc họp, ngoại lệ đi cùng với cuộc họp lặp lại sẽ mất. Để biết thêm về ngoại lệ, hãy xem phần "Thiết đặt ngày kết thúc và giới hạn số lần lặp lại".

Để biết thêm thông tin về huỷ tất cả cuộc họp trong tương lai của chuỗi, hãy xem: Hủy tất cả cuộc họp trong tương lai của chuỗi

Thay đổi người tổ chức

Outlook không cung cấp cách thay đổi người tổ chức cuộc họp. Để thay đổi người tổ chức cuộc họp định kỳ, hãy kết thúc cuộc họp đó. Để thực hiện điều này, hãy đặt ngày kết thúc sớm hơn và gửi cập nhật tới tất cả người dự. Sau khi bạn hoàn thành bước này, người tổ chức mới nên tạo một cuộc họp định kỳ mới.

Để biết thêm thông tin về thiết đặt ngày kết thúc sớm hơn, hãy xem: Hủy cuộc họp

Tránh dùng cuộc họp định kỳ để chia sẻ phần đính kèm

Phần đính kèm làm cho ngoại lệ của cuộc họp lặp lại thêm phức tạp. Mỗi ngoại lệ đều chứa bản sao đính kèm riêng. Vì ngoại lệ được thêm vào cuộc họp lặp lại, bản sao mới của phần đính kèm cũng được tạo ra. Nếu bạn thay đổi một bộ đính kèm thì thay đổi này sẽ không ảnh hưởng đến những ngoại lệ khác. Nếu bạn yêu cầu tất cả người dự phải có bản sao thay đổi mới nhất của bất kỳ cuộc họp nhất định nào, hãy chia sẻ tài liệu thông qua dịch vụ chia sẻ, chẳng hạn như OneDrive. Người dùng doanh nghiệp có thể tận dụng lợi ích của SharePoint hay máy chủ tệp chia sẻ khác trên mạng.

Ngăn ngừa tình trạng mâu thuẫn nhau trong ghi chú cuộc họp

Nếu bạn thay đổi thời gian, ngày tháng, địa điểm hay danh sách người dự cuộc họp rồi cố gắng lưu lại thay đổi này, Outlook chỉ cho bạn 2 sự chọn lựa. Gửi cập nhật cuộc họp cho tất cả người dự hoặc hủy thay đổi. Thiết kế này nhằm đảm bảo bản sao của cuộc họp nhất quán với nhau đối với tất cả mọi người dự. Tuy nhiên, trường Chi chú không được xem là trường chính. Vì vậy, bạn có thể lưu thay đổi vào trường Ghi chú mà không cần phải gửi thông tin cập nhật cho tất cả người dự.

 Quan trọng    Nếu bạn có ý định dùng những thay đổi này làm ghi chú cá nhân thì tất cả mọi thay đổi về sau vốn đòi hỏi phải gửi thông tin cập nhật cuộc họp sẽ được đưa vào nội dung Ghi chú. Để ngăn không cho xảy ra tình trạng vô tình bị lộ thông tin như vậy, hãy lưu ghi chú của bạn ở chỗ khác.

Điều tương tự cũng xảy ra đối với người dự cuộc họp. Là người dự cuộc họp, bạn có thể lưu ghi chú của riêng mình vào bản sao cuộc họp của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn chấp nhận thông tin cập nhật cuộc họp đầy đủ về sau do người tổ chức gửi thì ghi chú của bạn có thể bị ghi đè.

Tránh sao chép cuộc họp

Theo thiết kế, Outlook loại bỏ tất cả nối kết giữa cuộc họp sao chép và cuộc họp gốc. Việc này chủ yếu nhằm mục đích ngăn chặn tình trạng mâu thuẫn nhau. Phiên bản mới của Outlook có thêm chuỗi văn bản "Sao chép:" vào chủ đề. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận ra bản sao cuộc họp.

Hành động liên quan đến cuộc họp sao chép sẽ dẫn đến kết quả không mong đợi. Vì vậy, hãy tránh sao chép cuộc họp. Lời khuyên này áp dụng cho cả cuộc họp được sao chép từ lịch của người dùng khác lẫn cuộc họp được sao chép từ thư mục lịch khác mà bạn sở hữu.

Để biết thêm thông tin về cách di chuyển cuộc họp mà bạn đã tổ chức sang thư mục lịch khác, hãy xem:

Làm cách nào để di chuyển cuộc họp Outlook mà không bị mất tuỳ chọn "Gửi Cập nhật"

Duy trì thiết bị kết nối với lịch

Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị kết nối với Lịch đều đã cài đặt phiên bản cập nhật mới nhất. Một số thiết bị dùng Exchange ActiveSync để đồng bộ hoá Lịch và thư mục khác. Những thiết bị này bao gồm Windows Phone, Windows RT, Apple iOS và các thiết bị của Android. Thiết bị di động BlackBerry của Research in Motion (RIM) và thiết bị khác cũng có thể đồng bộ hoá với Lịch.

Để biết thêm chi tiết về một số vấn đề đã gặp, hãy xem: Vấn đề hiện hành với Microsoft Exchange ActiveSync và thiết bị bên thứ ba.

 Ghi chú    Trong một số trường hợp, nhiều thiết bị và máy khách Outlook có thể sửa nhiều mục cùng lúc và điều này có thể gây ra xung đột. Để giảm đến mức thấp nhất khả năng xảy ra xung đột, đừng xử lý cùng một mục trên hai hay nhiều máy khách hoặc thiết bị trong một khoảng thời gian khá ngắn.

Giữ lại bổ trợ tích hợp với Outlook

Hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các bổ trợ của Outlook, đều truy nhập dữ liệu Outlook. Bổ trợ có thể thay đổi mục của Outlook ngay trong lúc bạn đang sửa trên Outlook hoặc trên thiết bị khác. Điều này có thể gây ra xung đột. Để giảm đến mức thấp nhất khả năng xảy ra xung đột, hãy đảm bảo chắc chắn rằng bạn đã cài đặt phiên bản cập nhật mới nhất cho tất cả các bổ trợ hay chương trình được tích hợp với Outlook. Dỡ cài đặt hay tắt bất kỳ chương trình nào trong số những chương trình và bổ trợ mà bạn không dùng hay không cần tích hợp với Outlook.

 Ghi chú    Trong một số trường hợp, nhiều thiết bị và máy khách Outlook có thể sửa nhiều mục cùng lúc và điều này có thể gây ra xung đột. Để giảm đến mức thấp nhất khả năng xảy ra xung đột, đừng xử lý cùng một mục trên hai hay nhiều máy khách hoặc thiết bị trong một khoảng thời gian khá ngắn.

Đề xuất thêm đối với người dùng Microsoft Exchange

Làm việc trong kịch bản người quản lý/đại diện

Nếu tổ chức của bạn cho phép làm việc trong kịch bản người quản lý/đại diện, hãy cấu hình Outlook để kết nối với hộp thư Exchange bằng cách dùng Chế độ Thư tín Lưu trữ Trung gian của Microsoft Exchange. Việc này cho phép bạn làm việc hiệu quả nhất.

Phiên bản sau của Microsoft Outlook, Microsoft Entourage và Microsoft Outlook dành cho Mac có nhiều điểm cải tiến ở tính năng đại diện. Để biết thêm thông tin về những phiên bản này, hãy xem:

Tính năng đại diện Outlook trong phiên bản hỗn hợp của Microsoft Outlook và Entourage

Giới hạn số lượng đại diện

Outlook không giới hạn số lượng đại diện mà bạn thêm vào. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn chỉ nên trao quyền Người biên tập cho một (1) đại diện mà thôi. Điều này cho phép bạn theo dõi cuộc họp được xử lý khi nào và như thế nào. Trong trường hợp một đại diện có thể dùng nhiều thiết bị để truy nhập dữ liệu của bạn, việc trao quyền Người biên tập cho nhiều đại diện sẽ khiến cho bạn rất khó xác định lý do tại sao cuộc họp bị bỏ lỡ hay hết hạn.

Ngay cả khi bạn chỉ trao quyền Người biên tập cho một đại diện, bạn cũng cần tránh thêm quyền Người xem lại hay Người đóng góp cho nhiều đại diện. Lý do nằm ở chỗ việc thêm nhiều đại diện có thể làm cạn kiện các tài nguyên khác. Chẳng hạn như, dữ liệu quy tắc có thể chạm đến giới hạn 32K. Khi bạn thêm đại diện, nhiều thay đổi khác nhau sẽ xảy ra:

  • Outlook sẽ áp dụng quyền cho thư mục liên quan.
  • Thuộc tính Thư mục Hiện hoạt PublicDelegates sẽ được cập nhật để thêm cho đại diện quyền "Gửi với tư cách Đại diện cho".
  • Outlook thêm đại diện vào quy tắc chuyển tiếp trong hộp thư của người quản lý. Điều này giúp chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp tới đại diện.
  • Outlook lưu thông tin đại diện bổ sung trong hộp thư của người quản lý.

Mỗi vùng trong số những vùng cấu phần này có thể có giới hạn khác nhau. Việc chạm đến gần giới hạn này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và tính ổn định.

 Ghi chú    Trong giai đoạn phát triển và chạy thử sản phẩm, Microsoft dùng tối đa bốn (4) đại diện. Ngoài ra, các đại diện này chỉ dùng Outlook. Thiết bị không được dùng trong quá trình chạy thử.Nếu đại diện có quyền Người biên tập bị buộc phải thay thế tạm thời hay vĩnh viễn, hãy thay đổi quyền Người biên tập thành quyền Người xem lại hoặc thành không có quyền nào. Sau đó, trao quyền Người biên tập cho đại diện mới hay đại diện dự khuyết.

Xem thêm

Thông tin Công cụ Phân tích Cấu hình Office

Thông tin về Công cụ Kiểm tra Lịch dành cho Outlook (CalCheck)

 
 
Áp dụng cho:
Outlook 2013