Các tác vụ cơ bản trong Outlook 2013

Microsoft Outlook 2013 tổ chức các email, lịch, liên hệ, tác vụ và danh sách việc cần làm, tất cả ở cùng một chỗ. Tất cả sẽ khởi đầu với tài khoản email của bạn. Từ đó bạn có thể bắt đầu làm việc với các email, chuyển chúng thành tác vụ hoặc cuộc hẹn và lưu giữ những người mà bạn tương tác trong danh sách liên hệ của mình, vì vậy bạn không bao giờ phải nhớ bất kỳ địa chỉ email hay số điện thoại nào. Hãy cùng tìm hiểu nhanh về các bước cơ bản này.

Thiết lập tài khoản email

Bước đầu tiên là phải thiết lập tài khoản của bạn. Sau đó, bạn sẽ sẵn sàng để bắt đầu nhận và gửi email, dùng lịch, tạo liên hệ và làm việc với các tác vụ.  

Việc thiết lập sẽ tự động được thực hiện nếu bạn đã dùng một phiên bản Outlook trước đó trên cùng một máy tính. Nếu không, Thiết lập Tài khoản Tự động sẽ khởi động khi bạn chạy Outlook lần đầu tiên và hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thành tiến trình.

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu. Thường thì như vậy là đủ, nhưng nếu không thiết lập tự động được, thì Outlook sẽ yêu cầu thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn.

Nếu bạn không có thông tin đó, thì nhà cung cấp email của bạn có thể cho bạn biết những chi tiết này.

Nút Tài khoản Mới trong dạng xem backstage

 Ghi chú    Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác sau đó, hãy bấm Tệp > Thiết lập Tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động.

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo email mới

Trong Thư, hãy bấm Email Mới.

Email Mới

Lối tắt bàn phím    Để tạo email, hãy nhấn Ctrl+Shift+M.

Khi bạn đã thực hiện xong, hãy bấm Gửi.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo email.

Đầu Trang Đầu Trang

Chuyển tiếp hoặc trả lời email

Trong Ngăn Đọc (Ngăn Đọc: Một cửa sổ trong Outlook nơi bạn có thể xem trước một mục mà không cần phải mở. Để hiển thị mục đó trong Ngăn Đọc, hãy bấm chọn mục). hoặc trên ruy-băng, hãy bấm Trả lời, Trả lời Tất cả hoặc Chuyển tiếp.

Trả lời

Để loại bỏ tên khỏi các dòng Gửi tới và Sao gửi, hãy bấm vào tên đó, rồi nhấn Delete. Để thêm một người nhận, hãy bấm vào hộp Gửi tới, Sao gửi, hoặc Sao gửi ẩn rồi nhập người nhận.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Trả lời hoặc chuyển tiếp email.

Đầu Trang Đầu Trang

Thêm phần đính kèm vào email

Để chia sẻ tệp, bạn có thể đính kèm tệp vào thư của bạn. Bạn cũng có thể đính kèm các mục Outlook khác, như thư, liên hệ hoặc tác vụ.

  1. Tạo thư, hoặc với một thư có sẵn, hãy bấm Trả lời, Trả lời Tất cả hoặc Chuyển tiếp.
  2. Ở cửa sổ thư, hãy bấm Thư > Đính kèm Tệp.

Đính kèm Tệp

Để biết thêm thông tin, hãy xem Đính kèm tệp, thư, liên hệ hoặc tác vụ vào email.

Đầu Trang Đầu Trang

Mở và lưu phần đính kèm của email

Bạn có thể mở phần đính kèm từ Ngăn Đọc (Ngăn Đọc: Một cửa sổ trong Outlook nơi bạn có thể xem trước một mục mà không cần phải mở. Để hiển thị mục đó trong Ngăn Đọc, hãy bấm chọn mục). hoặc từ một thư đang mở. Sau khi mở và xem phần đính kèm, bạn có thể lưu nó lại. Nếu thư có nhiều phần đính kèm, bạn có thể lưu chúng như một nhóm hoặc lưu lần lượt từng phần.

Mở phần đính kèm

Bấm đúp vào phần đính kèm.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Mở phần đính kèm.

Lưu phần đính kèm

  1. Bấm vào phần đính kèm trong Ngăn Đọc hoặc trong thư đang mở.
  2. Trên tab Phần đính kèm, trong nhóm Hành động, hãy bấm Lưu Như. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào phần đính kèm, rồi bấm Lưu Như.

Lưu Như Phần đính kèm

Để biết thêm thông tin, hãy xem Lưu phần đính kèm.

Đầu Trang Đầu Trang

Thêm chữ ký email vào thư

Tạo chữ ký cá nhân xuất hiện ở phần cuối của thư. Chữ ký có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh thiếp Điện tử (Danh Thiếp Điện tử: Một trình xem các thông tin cụ thể về một liên hệ, theo định dạng tương tự như danh thiếp giấy, có thể được chèn vào thư)., logo hoặc thậm chí là ảnh của chữ ký viết bằng tay.

Tạo chữ ký

  1. Trong một thư mới, hãy bấm Chữ ký >Chữ ký.

Chữ ký

  1. Trên tab Chữ ký Email, hãy bấm Mới.

Thêm chữ ký

Trong một thư mới, hãy bấm Chữ ký, rồi bấm vào chữ ký bạn muốn.

Chữ ký

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo và thêm chữ ký email.

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo cuộc hẹn trong lịch

Trong Outlook, các cuộc hẹn không giống như các cuộc họp. Cuộc hẹn là những hoạt động bạn sắp xếp trong lịch của mình mà không liên quan đến việc mời những người khác hay đặt trước các nguồn tài nguyên, chẳng hạn như phòng hội thảo.

Bấm vào Lịch.

Trong Lịch, hãy bấm Cuộc hẹn Mới. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một khối thời gian trong lưới lịch biểu của bạn, rồi bấm Cuộc hẹn Mới.

Cuộc hẹn Mới trong Lịch

Lối tắt bàn phím    Để tạo một cuộc hẹn, hãy nhấn Ctrl+Shift+A.

Để biết thêm thông tin, mời bạn xem Lên lịch cuộc hẹn.

Đầu Trang Đầu Trang

Lên lịch cuộc họp

Trong Outlook, cuộc họp có sự tham gia của những người khác và có thể bao gồm các nguồn tài nguyên, chẳng hạn như phòng hội thảo. Bạn sẽ nhận được trả lời về các yêu cầu họp trong Hộp thư đến của mình.

Trong Lịch, hãy bấm Cuộc họp Mới.

Cuộc họp Mới trong Lịch

Lối tắt bàn phím    Để tạo một yêu họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, hãy nhấn Ctrl+Shift+Q.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Lên lịch cuộc họp với những người khác.

Đầu Trang Đầu Trang

Đặt lời nhắc

Lời nhắc sẽ bật lên một cửa sổ cảnh báo để bạn không bỏ lỡ một hạn chót quan trọng. Bạn có thể thêm hoặc loại bỏ lời nhắc cho hầu hết mọi thứ trong Outlook, bao gồm email, cuộc hẹn và liên hệ.

Đối với các cuộc hẹn hoặc cuộc họp

Mở một Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp, rồi trong danh sách thả xuống Lời nhắc, hãy chọn khoảng thời gian mà bạn muốn lời nhắc xuất hiện trước cuộc hẹn hoặc cuộc họp. Để tắt lời nhắc, hãy chọn Không.

Đối với email, liên hệ và tác vụ

Bấm Theo dõi > Thêm Lời nhắc.

Theo dõi

 Mẹo    Bạn có thể nhanh chóng gắn cờ cho các email là mục cần làm bằng cách dùng lời nhắc. Thao tác này làm cho thư sẽ xuất hiện trên tóm tắt Tác vụ và trong các Tác vụ, nhưng nó không không tự động thêm lời nhắc. Hãy bấm chuột phải vào cờ trong danh sách thư để thêm lời nhắc. Hoặc nếu bạn có một thư đang mở, hãy bấm Theo dõi > Thêm Lời nhắc.

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo một liên hệ

Các liên hệ có thể đơn giản là tên và địa chỉ email hoặc có thể bao gồm các thông tin và chi tiết như địa chỉ đường phố, các số điện thoại, hình ảnh, ngày sinh, v.v... của liên hệ đó.

Người

Trong Người, hãy bấm Liên hệ Mới.

Liên hệ Mới

Lối tắt bàn phím    Để tạo một liên hệ từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, hãy nhấn Ctrl+Shift+C.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo hoặc thêm liên hệ.

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo một tác vụ

Nhiều người giữ các danh sách Việc Cần Làm — trên giấy, trên bảng tính hay kết hợp cả giấy và điện tử. Trong Outlook, bạn có thể kết hợp nhiều danh sách thành một, nhận lời nhắc và theo dõi tiến độ của tác vụ.

Bấm Tác vụ.

Trong Tác vụ, hãy bấm Tác vụ Mới.

Tác vụ Mới

Lối tắt bàn phím    Để tạo một tác vụ mới, hãy nhấn Ctrl+Shift+K.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo tác vụ và các mục cần làm.

Đầu Trang Đầu Trang

In email, liên hệ, mục lịch hoặc tác vụ

Trong phần Tệp > In, bạn có thể in các mục như email, liên hệ hay các mục lịch hoặc các dạng xem lớn hơn, như lịch, sổ địa chỉ hoặc danh sách nội dung cho các thư mục Thư.

  1. Hãy bấm vào mục hoặc thư mục trong Outlook mà bạn muốn in.
  2. Bấm Tệp > In.

In

Để biết thêm thông tin, hãy xem In các mục trong Outlook.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise cho người quản trị, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business cho người quản trị, Office 365 Small Business, Outlook 2013, Quản trị Office 365 Small Business