Những cách thực hành tốt nhất cho một Cuộc họp Lync

Có nhiều tùy chọn khác nhau bạn có thể dùng khi thiết lập, tham gia và trình bày trong Cuộc họp Lync. Những thực hành tốt nhất giúp bạn tận dụng các tính năng làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn và mang đến trải nghiệm vui vẻ cho cuộc họp.

Thiết lập Cuộc họp Lync

Dùng Outlook hoặc Bộ lập lịch Web để lên lịch Cuộc họp Lync và làm theo các hướng dẫn thực hành tốt nhất này.

 Ghi chú    Để biết thêm chi tiết về cách lên lịch Cuộc họp Lync, vui lòng xem Thiết lập Cuộc họp Lync .

Lên lịch cho cuộc họp

  • Đối với cuộc họp nhỏ và không trang trọng với những người bên trong công ty của bạn, hãy dùng các tùy chọn mặc định của cuộc họp thay vì thay đổi các thiết đặt. Hãy nhớ rằng các tùy chọn mặc định giúp mọi người làm diễn giả và tham gia họp trực tiếp.
  • Nếu bạn có một yêu cầu họp cụ thể, ví dụ như lượng người xem lớn hơn, bảo mật dữ liệu hoặc khách hàng bên ngoài, hãy bảo đảm thay đổi các tùy chọn cuộc họp của bạn để phù hợp với yêu cầu. Để biết thông tin, hãy xem Thay đổi các thiết đặt người dự cho Cuộc họp Lync.

 Ghi chú    Số người dự cuộc họp tối đa là 250.

  • Nếu có cả người dự trực tuyến và trực tiếp và bạn dùng Outlook, bạn có thể thực hiện Cuộc họp Lync trong phòng hội thảo. Bấm Trình tìm Phòng trong yêu cầu họp của Outlook để tìm và thêm một phòng hội thảo trong tòa nhà mà bạn muốn. Hoặc đặt phòng riêng rồi thêm thông tin phòng vào trong hộp Địa điểm trong yêu cầu cuộc họp.

Chỉ định một diễn giả dự phòng

Chọn một diễn giả dự phòng trong trường hợp bạn không thể tham gia hoặc đến trễ. Một diễn giả dự phòng cũng có thể bắt đầu ghi âm, trợ giúp và quản lý người xem hoặc theo dõi các câu hỏi được gửi trong cuộc họp để bạn có thể tập trung vào phần trình bày của mình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có một cuộc họp hoặc sự kiện lớn.

Đưa vào tài liệu hoặc nối kết đào tạo trong yêu cầu họp của bạn

Nếu bạn đang mời những người dự không quen thuộc với Lync, bạn hãy đưa vào một tài liệu đào tạo Hướng dẫn hoặc nối kết đến đào tạo Lync trong yêu cầu họp để giúp họ tìm hiểu những tính năng cuộc họp trước khi tham gia cuộc họp.

Thêm ghi chú vào yêu cầu họp

Khi lập lịch cuộc họp của mình, nếu sử dụng OneNote, bạn có thể thêm các ghi chú riêng hoặc chia sẻ. Sau đó những người được mời có thể xem và sửa các ghi chú được chia sẻ trước cuộc họp nếu họ có sự cấp phép hợp lý. Chỉ cần bấm vào Ghi chú Cuộc họp trên ruy-băng thư mời và thêm các ghi chú được chia sẻ cho yêu cầu họp hoặc các ghi chú của riêng bạn (không hiển thị với người khác). Xem Dùng các ghi chú riêng tư và được chia sẻ trong Cuộc họp Lync để biết thêm thông tin.

Gia nhập Cuộc họp Lync

Để biết thêm chi tiết về cách lên lịch Cuộc họp Lync, vui lòng xem Gia nhập Cuộc họp Lync. Và làm theo các hướng dẫn thực hành sau đây để tham gia:

  • Đăng nhập vào cuộc họp trước 10 đến 15 phút để thiết lập và có thời gian để khắc phục sự cố nếu cần.
  • Trước cuộc họp, hãy quyết định liệu bạn sẽ dùng âm thanh máy tính (Lync đã tích hợp âm thanh và video) hay điện thoại (nếu yêu cầu họp có bao gồm chi tiết cuộc gọi), cho phần âm thanh của cuộc họp của bạn.
  • Nếu bạn đang dùng âm thanh máy tính, hãy thiết lập các thiết bị âm thanh và video của bạn và kiểm tra chất lượng. Bạn có thể dùng micro và loa của máy tính hoặc cắm tai nghe. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thiết lập thiết bị âm thanh và video Lync.
  • Nếu bạn đang dùng điện thoại cho âm thanh cuộc họp và bạn đã bật hội thảo quay số (liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tại nơi làm việc của bạn để biết chi tiết), hãy tận dụng tính năng Gọi cho Tôi của Lync. Trên cửa sổ Tham gia Âm thanh Cuộc họp, hãy chọn Gọi cho tôi theo số điện thoại và nhập số điện thoại mà bạn muốn cuộc họp gọi đến. Khi bạn sử dụng tính năng này, bạn sẽ không cần phải nhập ID cuộc họp hoặc mã PIN.
  • Nếu có thể, hãy dùng tai nghe thay vì micrô máy tính và loa của bạn để có âm thanh chất lượng cao hơn.
  • Chất lượng âm thanh tùy thuộc nhiều vào điều kiện của mạng kết nối. Sử dụng kết nối mạng có dây và bảo đảm bạn tắt chế độ không dây trên máy tính.
  • Sau khi tham gia cuộc họp, hãy tắt tiếng micrô của bạn khi bạn không nói.

Biết số PIN của bạn

Trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần số định danh cá nhân (PIN) khi gọi vào một cuộc họp bằng điện thoại. Bạn sẽ được kết nối trực tiếp và số điện thoại của bạn hiện trong danh sách người dự. Tuy nhiên, nếu bạn muốn gọi vào với tư cách là người chủ trì hoặc người gọi đã xác thực, thì bạn sẽ được nhắc nhập số PIN và/hoặc số điện thoại cơ quan hoặc số máy lẻ.

 Ghi chú    Gọi vào cuộc họp với tư cách người gọi đã xác thực chỉ có nghĩa là cuộc họp đó được bảo mật và bạn phải được nhận dạng trước khi tham dự cuộc họp.

Sẽ là ý hay nếu bạn có mã PIN sẵn sàng phòng khi cần. Nếu bạn không nhớ mã PIN của mình, hãy bấm Bạn quên PIN quay số vào? trong yêu cầu họp và làm theo các hướng dẫn trên trang để thiết đặt lại.

 Quan trọng    Chi tiết cuộc gọi chỉ được đưa vào trong các cuộc họp thiết lập bởi người dùng có tài khoản được cấu hình cho hội thảo quay số. Để biết chi tiết, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tại nơi làm việc của bạn.

Trình bày trong một Cuộc họp Lync

Để tìm hiểu cách thiết lập phiên chia sẻ, vui lòng xem Chia sẻ màn hình nền hoặc chương trình của bạn. Khi chia sẻ, chúng tôi khuyên bạn nên làm như sau:

  • Nhờ một đồng nghiệp đăng nhập vào cuộc họp với bạn để kiểm tra lại chất lượng âm thanh và hình ảnh cuộc họp.
  • Kiểm tra các tùy chọn trong cuộc họp để đảm bảo bạn đã chọn các tính năng người nghe bạn cần, chẳng hạn như cho phép người dự, nội dung xem, cho phép chú thích.
  • Dành đủ thời gian cho các câu hỏi và để khán giả biết họ có thể nhập các câu hỏi hoặc nhận xét ​​của họ trong phần nhắn tin tức thời (IM) của cuộc họp.
  • Tắt tiếng của bạn khi không nói và bảo đảm bạn biết cách tắt tiếng hoặc bật tiếng những người dự nếu cần, bằng cả hai cách dùng Lync và các lệnh cảm ứng âm điện thoại nếu bạn đang dùng điện thoại (nhấn *1 trên bàn phím số điện thoại của bạn để nghe các lệnh).
  • Nhắc nhở người dự lúc bắt đầu cuộc họp về cách tắt hoặc bật tiếng chính họ.
Nếu bạn đang sử dụng PowerPoint:
  • Giữ bộ bản chiếu trong khoảng 15 bản chiếu hoặc ít hơn, với phông chữ lớn hơn (trên 30 điểm) và một nền đơn giản để tránh mất tập trung.
  • Tải lên trước bản trình bày của bạn và thực hành các điều khiển để di chuyển các bản chiếu hoặc chú thích. Ví dụ, bạn có thể gọi ra những điểm quan trọng bằng cách dùng con trỏ laser hoặc tem.
  • Dùng các ghi chú của diễn giả giúp bạn nhớ các điểm trình bày của mình. Xem Trình bảy trang chiếu PowerPoint trong Cuộc họp Lync để biết thêm thông tin.
Nếu bạn đang chia sẻ màn hình máy tính của bạn hoặc chương trình:
  • Hãy nhớ rằng khi bạn đang chia sẻ một chương trình, chỉ có các chương trình và các tệp mà bạn đang chia sẻ sẽ hiển thị với người dự. Nếu bạn duyệt các chương trình khác, chúng sẽ không được hiển thị trong cuộc họp.
  • Dùng chia sẻ màn hình nền nếu bạn cần chuyển đổi giữa các chương trình.
  • Bấm Xem trước trên cửa sổ cuộc họp để xem người dự của bạn đang xem gì khi bạn chia sẻ màn hình máy tính hoặc chương trình.
  • Hãy để người xem của bạn biết họ có thể tăng diện tích xem của họ bằng cách vào chế độ Toàn màn hình. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chia sẻ màn hình nền hoặc chương trình của bạn.

Điều hành cuộc họp của bạn trong phòng họp

Bạn cũng nên dành thời gian để chuẩn bị phòng họp sẵn sàng trước khi cuộc họp bắt đầu, để đảm bảo Lync đã được thiết lập để làm việc với các thiết bị âm thanh và video trong phòng.

  • Kết nối laptop với máy chiếu và điện thoại phòng hội thảo nếu cần.
  • Tắt tiếng micrô và loa của bạn nếu có âm thanh dội lại. Yêu cầu người khác trong phòng cũng tắt tiếng micrô và loa của họ nếu đăng nhập vào Lync.
  • Bạn có thể kết nối điện thoại phòng họp với máy tính của bạn hoặc dùng điện thoại để quay số vào âm thanh cuộc họp, nếu yêu cầu họp bao gồm chi tiết cuộc gọi.
  • Nếu bạn đang dùng máy chiếu của phòng họp, hãy cắm cáp vào máy tính và chọn chế độ hiển thị thích hợp. Trên bàn phím, bấm phím Windows + P để mở màn hiển thị rồi bấm: Nhân bản, để hiện màn hình máy tính của bạn trên cả màn hình máy tính và máy chiếu trong phòng họp; Mở rộng, để mở rộng màn hình máy tính từ màn hình máy tính và máy chiếu trong phòng họp; hoặc Chỉ máy chiếu, để hiện màn hình máy tính chỉ trên máy chiếu trong phòng họp.

 Mẹo    Chúng tôi khuyên bạn nên chọn Nhân bản để có thể theo dõi cuộc họp trên cả màn hình máy tính và màn hình trong phòng họp.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Lync 2013 for Office 365