Thiết lập Cuộc họp Lync

Nếu bạn dùng Outlook hoặc Outlook Web App, bạn có thể thiết lập một cuộc họp trực tuyến đơn lẻ hoặc lặp lại, tương tự như cách bạn dùng Outlook để lên lịch các cuộc họp thông thường. Nối kết đến Cuộc họp Lync sẽ được tự động thêm vào yêu cầu họp của bạn. Và nếu tài khoản của bạn được cấu hình cho hội thảo quay số, thì yêu cầu họp đó sẽ bao gồm thông tin gọi vào cuộc họp (số điện thoại và ID hội thảo).

Nếu bạn không dùng chương trình Outlook (hoặc Windows), bạn có thể thiết lập các cuộc họp mới bằng cách dùng Lync Web Scheduler. Truy nhập ứng dụng này tại https://sched.lync.com, hoặc tìm hiểu thêm Bộ lập lịch Web của Lync.

Để thiết lập một cuộc họp trực tuyến bằng cách dùng Outlook Web App

   
  1. Trong cổng Office 365, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:
  • Để thiết lập một cuộc họp theo ngày, hãy bấm tab Lịch rồi ở góc trên bên trái, hãy bấm Sự kiện Mới.
  • Để thiết lập một cuộc họp theo những người mà bạn muốn mời, hãy bấm tab Mọi người, bấm vào một liên hệ hoặc nhóm trong danh sách Liên hệ của bạn, sau đó dưới tên người hoặc tên nhóm, hãy bấm Lên lịch họp.

 Mẹo    Để thêm liên hệ hoặc nhóm, trên tab Mọi người , ở góc trên bên trái, hãy bấm Mới , rồi bấm Tạo Liên hệ và nhập vào thông tin được yêu cầu hoặc bấm Tạo Nhóm , nhập tên nhóm, bấm vào hộp văn bản Thêm Thành viên , rồi nhập địa chỉ email của từng người mà bạn muốn thêm. Khi bạn gõ nhập, các gợi ý từ danh sách liên hệ sẽ xuất hiện bên dưới hộp văn bản; nếu bạn thấy tên của liên hệ ở đó, hãy bấm vào nó.

  1. Ở giữa cửa sổ cuộc họp, phía trên khu vực thông báo, hãy bấm Cuộc họp trực tuyến. Nếu tài khoản của bạn được cấu hình cho hội thảo quay số vào, thì chi tiết gọi vào sẽ xuất hiện trong khu vực thông báo và bạn sẽ thấy Cuộc họp Trực tuyến trong Địa điểm.
  2. Hãy thiết lập cuộc họp như bình thường bạn vẫn làm, tức là đặt tên cho sự kiện, thêm hoặc loại bỏ người dự, chọn thời gian bắt đầu và thời lượng, v.v... Nếu bạn sẽ có người dự trực tiếp, trong Địa điểm, hãy nhập địa điểm cho cuộc họp, chẳng hạn như phòng hội thảo hoặc bấm Thêm Phòng để giúp tìm phòng hội thảo.

 Mẹo    Để tìm thời gian phù hợp với mọi người, hãy bấm Bộ trợ giúp Lập lịch hoạt động , ở đầu cửa sổ cuộc họp.

 Mẹo    Để xem các thiết đặt về việc ai có quyền truy nhập cuộc họp trực tuyến, ai phải đợi bạn chấp nhận họ vào cuộc họp và ai có thể trình bày trong cuộc họp, hãy bấm Thiết đặt Cuộc họp Trực tuyến

.
  1. Trong khu vực cuộc họp, hãy nhập chương trình làm việc. Hãy tránh không thay đổi bất kỳ thông tin cuộc họp trực tuyến nào.
  2. (Tùy chọn) Để thêm ảnh hoặc phần đính kèm vào chương trình họp, ở đầu cửa sổ cuộc họp, hãy bấm vào biểu tượng Các hành động khác (…) ở bên phải Bộ trợ giúp Lập lịch hoạt động, bấm Chèn rồi bấm Phần đính kèm hoặc Ảnh.
  3. Ở đầu cửa sổ cuộc họp, hãy bấm Gửi.

Để thiết lập một Cuộc họp Lync bằng cách dùng Outlook 2013

   
  1. Mở Outlook và vào lịch biểu.
  2. Trên tab Trang chủ, trên ribbon Cuộc họp Lync, hãy bấm Cuộc họp Lync Mới.
  3. Thiết lập cuộc họp mà bạn thường thực hiện, nghĩa là:
  • Trong hộp Đến, nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn mời, phân tách bởi dấu chấm phẩy.
  • Trong hộp Chủ đề, hãy nhập tên cho cuộc họp.
  • Nếu bạn sẽ có người dự trực tiếp, hãy bấm vào Trình tìm Phòng , trong ruy-băng Tùy chọn của tab Cuộc họp rồi tìm phòng hoặc trong hộp Địa điểm , hãy nhập địa điểm họp, chẳng hạn như phòng hội thảo.
  • Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.

 Ghi chú    Để tìm thời gian phù hợp với mọi người, hãy bấm Bộ trợ giúp Lập lịch hoạt động trong ruy-băng Hiện của tab Cuộc họp.

  1. Trong khu vực cuộc họp, hãy nhập chương trình làm việc. Hãy tránh không thay đổi bất kỳ thông tin cuộc họp nào của Lync.
  2. (Tùy chọn) Trên ruy-băng Outlook, hãy bấm Bộ trợ giúp Lập lịch hoạt động để đảm bảo rằng bạn chọn được thời gian họp thích hợp nhất.
  3. Bấm Gửi.

 Quan trọng    Lên lịch cuộc họp với các tùy chọn mặc định như chúng tôi vừa thực hiện sẽ phù hợp hơn cho các cuộc họp quy mô nhỏ, cuộc họp nội bộ như họp thân mật với đồng nghiệp chẳng hạn. Nếu bạn tổ chức họp với những người ngoài công ty hoặc nếu bạn đang lên lịch một sự kiện lớn, hãy thay đổi các tùy chọn cuộc họp trước khi gửi thư mời cho phù hợp với các yêu cầu họp của bạn. Trong yêu cầu họp, trên ruy-băng Cuộc họp Lync của tab cuộc họp, hãy bấm Tùy chọn Cuộc họp rồi chọn các tùy chọn thích hợp.

Đầu Trang Đầu Trang

Để bắt đầu một cuộc họp không dự tính trước bằng cách sử dụng Lync

Nếu bạn cần thảo luận về chủ đề đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, bạn có thể nhanh chóng bắt đầu một cuộc họp đột xuất với Lync. Hãy xem Bắt đầu một Cuộc họp Lync không dự tính trước.