Tạo Mô hình Dữ liệu trong Excel

 Quan trọng    Tính năng này không sẵn dùng trong Office trên PC RT chạy Windows. Bạn muốn xem mình đang dùng phiên bản Office nào?

Mô hình Dữ liệu là một phương pháp mới để tích hợp dữ liệu từ nhiều bảng, xây dựng một cách hiệu quả nguồn dữ liệu có quan hệ bên trong sổ làm việc Excel. Trong Excel, Mô hình Dữ liệu được dùng một cách rõ ràng, cung cấp dữ liệu bảng dùng trong báo cáo Power View, PivotTables và PivotCharts.

Hầu hết thời gian, bạn thậm chí sẽ không biết rằng có mô hình ở đó. Trong Excel, Mô hình Dữ liệu được trực quan hóa như một bộ sưu tập bảng trong một Danh sách Trường. Để làm việc trực tiếp với mô hình, bạn sẽ cần dùng bổ trợ Microsoft Office Power Pivot trong Microsoft Excel 2013.

Khi nhập các dữ liệu có quan hệ, việc tạo một mô hình sẽ tự động xảy ra khi bạn chọn nhiều bảng:

  1. Trong Excel, hãy dùng Dữ liệu > Nhận Dữ liệu Ngoài để nhập dữ liệu từ Access hoặc một cơ sở dữ liệu có quan hệ chứa nhiều bảng có liên quan.
  2. Excel sẽ nhắc bạn chọn một bảng. Hãy chọn Cho phép chọn nhiều bảng.

    Hộp thoại Chọn bảng
  3. Chọn hai hoặc nhiều bảng, bấm TiếpKết thúc.
  4. Trong Nhập Dữ liệu, hãy chọn tùy chọn trực quan hóa dữ liệu bạn muốn, chẳng hạn như một PivotTable trong một trang mới và xây dựng báo cáo của bạn.

Bây giờ bạn có một Mô hình Dữ liệu chứa tất cả các bảng bạn đã nhập. Vì bạn đã chọn tùy chọn báo cáo PivotTable, mô hình được biểu thị trong Danh sách Trường mà bạn sẽ dùng để xây dựng báo cáo PivotTable.

Danh sách Trường PivotTable

Bạn có thể làm gì với mô hình này? Bạn có thể dùng nó để tạo báo cáo Power View, PivotTable và PivotChart trong cùng một sổ làm việc. Bạn có thể chỉnh sửa nó bằng cách thêm hoặc loại bỏ các bảng, và nếu dùng bổ trợ Power Pivot, bạn có thể mở rộng mô hình bằng cách thêm các cột được tính toán, trường được tính toán, cấu trúc phân cấp và KPI.

Tùy chọn trực quan hóa rất quan trọng khi bạn tạo một Mô hình Dữ liệu. Bạn có thể chọn Báo cáo PivotTable, PivotChart hoặc Báo cáo Power View cho trực quan hóa dữ liệu. Các tùy chọn này cho phép bạn làm việc chung với tất cả các bảng. Nếu bạn đã chọn Bảng thay vào đó, mỗi bảng nhập vào sẽ được đặt trong một trang tính riêng. Trong cách sắp xếp này, các bảng có thể được dùng riêng rẽ, nhưng việc dùng tất cả các bảng cùng nhau yêu cầu một báo cáo Power View, PivotTable hoặc PivotChart.


 Ghi chú 

  • Mô hình được tạo hoàn toàn khi bạn nhập đồng thời hai hoặc nhiều bảng trong Excel.
  • Các mô hình được tạo hiển hiện rõ ràng khi bạn dùng bổ trợ Power Pivotđể nhập dữ liệu. Trong bổ trợ, mô hình được thể hiện trong bố trí theo tab, mỗi tab chứa dữ liệu dạng bảng. Hãy xem Lấy dữ liệu bằngPower Pivot bổ trợ để tìm hiểu những khái niệm cơ bản về nhập dữ liệu bằng cơ sở dữ liệu SQL Server.
  • Một mô hình có thể chứa một bảng duy nhất. Để tạo một mô hình dựa trên chỉ một bảng, hãy chọn bảng và bấm Thêm vào Mô hình Dữ liệu trong Power Pivot. Bạn có thể làm điều này nếu muốn dùng các tính năng Power Pivot, chẳng hạn như bộ dữ liệu đã lọc, cột được tính toán, trường được tính toán, KPI và cấu trúc phân cấp.
  • Các mối quan hệ bảng có thể được tạo tự động nếu bạn nhập các bảng có liên quan có các mối quan hệ khóa ngoại và chính. Excel thường có thể dùng thông tin quan hệ đã nhập làm cơ sở cho các mối quan hệ bảng trong Mô hình Dữ liệu.
  • Để biết mẹo giảm kích cỡ của mô hình dữ liệu, hãy xem Tạo Mô hình Dữ liệu sử dụng bộ nhớ hiệu quả bằng cách dùng Excel 2013 và Power Pivot bổ trợ.
  • Để khám phá thêm, hãy xem Hướng dẫn: phân tích dữ liệu PivotTable bằng Mô hình Dữ liệu trong Excel 2013.

 Mẹo    Sổ làm việc của bạn có dữ liệu, nhưng bạn có biết nó có chứa Mô hình Dữ liệu hay không? Bạn có thể nhanh chóng xác định trạng thái của mô hình bằng cách mở cửa sổ Power Pivot . Nếu dữ liệu xuất hiện trong tác tab, thì tức là có tồn tại một mô hình. Thông tin thêm về Tìm hiểu xem nguồn dữ liệu nào được dùng trong mô hình dữ liệu của sổ làm việc .

Dùng Mô hình Dữ liệu trong báo cáo Power View, PivotTable hoặc PivotChart khác

Một sổ làm việc Excel chỉ có thể chứa một Mô hình Dữ liệu, nhưng mô hình đó có thể được dùng nhiều lần trong toàn bộ sổ làm việc.

  1. Trong Excel, hãy bấm Chèn > PivotTable.
  2. Trong Tạo PivotTable, hãy bấm Dùng nguồn dữ liệu ngoài, rồi bấm Chọn Kết nối.
  3. Trong Kết nối Hiện tại, hãy bấm Bảng.
  4. Dưới Mô hình Dữ liệu Sổ làm việc Này, Các Bảng trong Mô hình Dữ liệu Sổ làm việc được chọn theo mặc định. Bấm Mở, rồi bấm OK. Một danh sách các Trường PivotTable sẽ xuất hiện, hiển thị tất cả các bảng trong mô hình.

Thêm dữ liệu hiện có, không liên quan vào một Mô hình Dữ liệu

Giả sử bạn đã nhập hoặc sao chép rất nhiều dữ liệu mà bạn muốn dùng trong một mô hình nhưng bạn đã không chọn hộp Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu trong quá trình nhập. Đẩy dữ liệu mới vào một mô hình là việc làm dễ dàng hơn bạn nghĩ.

  1. Bắt đầu với dữ liệu bạn muốn thêm vào mô hình. Nó có thể là bất kỳ phạm vi dữ liệu nào nhưng tốt nhất là dùng một phạm vi đã đặt tên.
  2. Đánh dấu những ô bạn muốn thêm vào, hoặc nếu dữ liệu nằm trong một bảng hoặc phạm vi đã đặt tên, hãy đặt con trỏ trong một ô.
  3. Dùng một trong những phương pháp sau đây để thêm dữ liệu của bạn:
  • Bấm Power Pivot > Thêm vào Mô hình Dữ liệu.
  • Bấm Chèn > PivotTable, rồi chọn Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu trong hộp thoại Tạo PivotTable.

Lúc này, phạm vi hoặc bảng được thêm vào mô hình dưới dạng một bảng nối kết. Để tìm hiểu thêm về cách làm việc với các bảng nối kết trong một mô hình, hãy xem Thêm Dữ liệu bằng cách dùng Bảng Nối Kết Excel trong Power Pivot.

Tinh chỉnh và mở rộng Mô hình Dữ liệu trong bổ trợPower Pivot

Trong Excel, Mô hình Dữ liệu tồn tại để tăng cường và làm phong phú thêm trải nghiệm báo cáo, đặc biệt khi trải nghiệm đó bao gồm PivotTable hoặc các định dạng báo cáo khác nhằm dùng để khám phá và phân tích dữ liệu. Tuy quan trọng nhưng Mô hình Dữ liệu được chủ ý ẩn dưới nền để bạn có thể tập trung vào những gì bạn muốn làm với chúng.

Nhưng giả sử điều bạn muốn là làm việc trực tiếp trên mô hình. Biết rằng Danh sách Trường được dựa trên một mô hình, nên có thể bạn muốn loại bỏ các bảng hoặc các trường vì chúng không hữu ích trong danh sách. Có lẽ bạn muốn xem tất cả các dữ liệu cơ bản mà mô hình cung cấp hoặc thêm KPI, cấu trúc phân cấp và lô-gic kinh doanh. Vì tất cả những lý do này và nhiều lý do khác, bạn sẽ muốn sửa đổi trực tiếp Mô hình Dữ liệu.

Để sửa đổi hoặc quản lý Mô hình Dữ liệu, hãy dùng bổ trợ Power Pivot. Bổ trợ là một phần của phiên bản Office Professional Plus của Excel 2013, nhưng nó không được kích hoạt theo mặc định. Tìm hiểu thêm về Khởi động Power Pivot trong Microsoft Excel 2013 bổ trợ.

Sự khác biệt giữa bảng trong Power Pivot và bảng trong trang tính

Trong Power Pivot, bạn không thể thêm một hàng vào bảng bằng cách nhập thẳng thông tin vào một hàng mới như bạn có thể làm trong trang tính Excel. Nhưng bạn có thể thêm hàng bằng cách dùng lệnh Dán và và bằng cách làm mới dữ liệu.

Dữ liệu trong trang tính Excel thường biến đổi và không đồng đều: nghĩa là một hàng có thể chứa dữ liệu số và hàng tiếp theo có thể chứa đồ họa hoặc chuỗi văn bản. Ngược lại, một bảng trong Power Pivot gần giống như một cơ sở dữ liệu có quan hệ, trong đó mỗi hàng đều có cùng số cột và hầu hết các cột đều chứa dữ liệu.

Dùng Mô hình Dữ liệu trong Power View

Mô hình Dữ liệu được dùng như là cơ sở của một báo cáo Power View. Dùng bổ trợ Power Pivot, bạn có thể áp dụng tối ưu hóa cho mô hình cải thiện báo cáo Power View. Tối ưu hóa bao gồm: xác định một danh sách trường mặc định, chọn hình ảnh hoặc trường đại diện để xác định các hàng cụ thể, hoặc chỉ định cách các hàng có giá trị lặp đi lặp lại (ví dụ như nhân viên hoặc khách hàng có cùng tên) được xử lý trong một ứng dụng báo cáo.

  1. Tạo Mô hình Dữ liệu bằng cách nhập nhiều bảng có liên quan.
  2. Bấm Power Pivot > Quản lý để mở cửa sổ Power Pivot.
  3. Chọn một bảng và áp dụng tối ưu hóa:
  1. Bấm Nâng cao > Bộ Trường Mặc định. Chọn những trường sẽ xuất hiện tự động trên một báo cáo Power View khi bạn bấm vào bảng mẹ. Xem Cấu hình Bộ trường Mặc định cho Báo cáo Power View để biết chi tiết.
  2. Bấm Nâng cao > Hành vi Bảng. Tối ưu hóa cho bố trí báo cáo mà bố trí đó sẽ nhóm dữ liệu. Việc nhóm sẽ tùy thuộc vào những hành vi mặc định mà đôi khi tạo ra kết quả không mong đợi, chẳng hạn như hợp nhất các hàng vốn cần được liệt kê riêng rẽ. Hãy xem Cấu hình các Thuộc tính Hành vi Bảng cho Báo cáo Power View để biết chi tiết.
  3. Bấm Nâng cao > Thể loại Dữ liệu. Một số dạng trực quan hóa báo cáo chỉ dành riêng cho những kiểu dữ liệu cụ thể. Ví dụ, nếu bạn có bảng dựa trên thời gian hoặc ngày, bạn có thể gán một Thể loại ngày để giúp Power View với trực quan hóa dựa trên thời gian.
  1. Lặp lại cho các bảng khác.
  2. Trong Excel, bấm Insert > Power View để bắt đầu một báo cáo mới. Xem Power View: Khám phá, trực quan hóa và trình bày dữ liệu để biết thêm thông tin.
 
 
Áp dụng cho:
Excel 2013, Power BI for Office 365 Preview, Power Pivot in Excel 2013