Hướng dẫn và ví dụ để sắp xếp và lọc dữ liệu theo màu

Việc sắp xếp và lọc dữ liệu theo màu là cách tuyệt vời giúp cho việc phân tích dữ liệu dễ dàng hơn và giúp người dùng bảng tính của bạn nhìn thấy những điểm nổi bật và xu hướng dữ liệu trong nháy mắt.


Ánh sáng truyền qua lăng kính và định dạng dữ liệu Excel

Trong bài viết này


Tổng quan về sắp xếp và lọc dữ liệu bằng bộ màu và biểu tượng

Việc sắp xếp và lọc dữ liệu, cùng với định dạng dữ liệu có điều kiện, là các phần không tách rời khỏi việc phân tích dữ liệu và có thể giúp bạn trả lời các câu hỏi sau:

  • Ai đã bán được hơn 50.000 USD giá trị dịch vụ trong tháng này?
  • Những sản phẩm nào có doanh thu tăng hơn 10% mỗi năm?
  • Sinh viên nào học giỏi nhất và sinh viên nào học chậm nhất trong lớp sinh viên năm nhất?
  • Các trường hợp ngoại lệ nằm ở đâu trong bản tóm tắt lợi nhuận trong năm năm qua?
  • Sự phân bố độ tuổi chung của nhân viên thế nào?

Bạn sắp xếp dữ liệu để nhanh chóng tổ chức dữ liệu của bạn và tìm thấy dữ liệu bạn muốn. Bạn lọc dữ liệu để chỉ hiển thị các hàng đáp ứng các tiêu chí mà bạn xác định và ẩn những hàng bạn không muốn hiển thị, cho một hoặc nhiều cột dữ liệu. Bạn định dạng dữ liệu có điều kiện để giúp bạn khám phá và phân tích dữ liệu theo cách trực quan, phát hiện các vấn đề quan trọng, xác định các kiểu và xu hướng. Việc thực hiện cùng lúc việc sắp xếp, lọc và định dạng có điều kiện dữ liệu có thể giúp bạn và những người khác, những người sử dụng bảng tính của bạn để đưa ra các quyết định hiệu quả hơn dựa trên dữ liệu của bạn.

Bạn có thể sắp xếp và lọc theo định dạng, bao gồm màu ô và màu phông chữ, cho dù bạn định dạng bằng tay hoặc định dạng có điều kiện các ô.


Cách này hiển thị phương pháp lọc và sắp xếp dựa trên màu sắc hay biểu tượng trên các cột Thể loại, M/M Δ% và Đánh dấu.

Định dạng có điều kiện với màu nền ô và bộ biểu tượng


Bạn cũng có thể sắp xếp và lọc bằng cách dùng một bộ biểu tượng mà bạn đã tạo thông qua một định dạng có điều kiện. Dùng bộ biểu tượng để chú thích và phân loại dữ liệu thành ba đến năm thể loại được phân tách bằng một giá trị ngưỡng. Mỗi biểu tượng đại diện cho một dãy giá trị. Ví dụ trong bảng sau đây của các bộ biểu tượng, bộ biểu tượng 3 Mũi tên, mũi tên màu xanh lá cây chỉ lên trên đại diện các giá trị cao hơn, mũi tên màu vàng chỉ sang bên đại diện các giá trị trung bình và mũi tên màu đỏ chỉ xuống dưới đại diện các giá trị thấp hơn.

Bảng các bộ biểu tượng

Bảng các bộ biểu tượng

Bạn có thể định dạng các ô bằng cách dùng thang đo hai màu, thang đo ba màu, thanh dữ liệu và các bộ biểu tượng; định dạng các ô có chứa văn bản cụ thể, số, giá trị ngày hoặc thời gian, các giá trị được xếp hạng đầu hoặc cuối, các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình, duy nhất, hoặc trùng lặp; và tạo nhiều quy tắc và quản lý các quy tắc dễ dàng hơn.

Đầu Trang Đầu Trang

Dùng màu hiệu quả khi phân tích dữ liệu

Hầu như ai cũng thích màu sắc. Việc dùng màu sắc hiệu quả trong bất kỳ tài liệu nào có thể cải thiện đáng kể sức hấp dẫn và tính dễ đọc của tài liệu. Việc dùng màu sắc và biểu tượng hiệu quả trong các báo cáo Excel của bạn sẽ cải thiện việc ra quyết định bằng cách giúp tập trung sự chú ý của người dùng vào những thông tin quan trọng và giúp người dùng hiểu kết quả một cách trực quan. Việc dùng màu sắc hiệu quả có thể mang đến cảm giác tình cảm tích cực ngay từ đầu. Mặt khác, việc dùng màu sắc kém có thể phân tâm người dùng, thậm chí gây ra mệt mỏi nếu được sử dụng quá nhiều. Các phần sau sẽ hướng dẫn bạn ùng màu sắc có hiệu quả, tránh sử dụng màu sắc không hiệu quả.


Thông tin thêm về các chủ đề tài liệu     Với Excel, thật dễ để tạo ra các chủ đề nhất quán, thêm các kiểu và hiệu ứng tùy chỉnh. Nhiều ý tưởng đòi hỏi sự kết hợp màu sắc hiệu quả đã được thực hiện cho bạn bằng cách dùng các chủ đề tài liệu được xác định trước với các bảng phối màu hấp dẫn. Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng định dạng toàn bộ tài liệu để mang lại cho tài liệu vẻ ngoài chuyên nghiệp và hiện đại bằng cách áp dụng một chủ đề tài liệu. Chủ đề tài liệu là một bộ các lựa chọn định dạng, bao gồm một bộ màu chủ đề, một bộ phông chủ đề (bao gồm đầu đề và phông văn bản ở phần nội dung) và một bộ hiệu ứng chủ đề (bao gồm dòng và hiệu ứng tô).

Dùng màu sắc tiêu chuẩn và hạn chế số lượng màu sắc

Khi bạn sắp xếp và lọc theo màu sắc, bạn có thể chọn màu sắc bạn thích, kết quả có thể trông cũng tốt cho bạn. Tuy nhiên, một câu hỏi quan trọng cần được đưa ra là "Người dùng của bạn có thích và cũng thấy các màu này không?". Máy tính của bạn có khả năng hiển thị 16.777.216 màu trong chế độ màu 24-bit. Tuy nhiên, hầu hết người dùng có thể phân biệt chỉ một phần nhỏ của những màu sắc này. Hơn nữa, chất lượng màu sắc có thể khác nhau trên máy tính. Ánh sáng trong phòng, chất lượng giấy, màn hình, độ phân giải máy in và các thiết đặt trình duyệt có thể khác nhau. Có đến 10% người gặp khó khăn trong việc phân biệt và nhìn thấy một số màu. Đây là những biến số quan trọng mà bạn có thể không có quyền điều khiển.

Nhưng bạn có quyền điều khiển cho các biến số như là lựa chọn màu, số lượng màu, nền bảng tính hoặc ô. Nếu đưa ra được lựa chọn tốt dựa trên nghiên cứu căn bản, bạn có thể giúp cho các màu của bạn truyền đạt thông điệp và diễn giải chính xác dữ liệu của bạn. Bạn cũng có thể bổ sung màu sắc với biểu tượng và chú giải để giúp đảm bảo rằng người dùng hiểu ý nghĩa dự định của bạn.

Xem xét độ tương phản màu sắc và nền

Nhìn chung, hãy sử dụng màu sắc với độ bão hòa màu cao, chẳng hạn như màu vàng tươi sáng, màu xanh lá cây trung bình, hoặc màu đỏ sẫm. Hãy bảo đảm độ tương phản cao giữa nền và màu mặt trên. Ví dụ, dùng một nền trang tính màu trắng hoặc màu xám với các màu ô hoặc màu ô trắng hoặc xám với màu phông. Nếu bạn phải dùng một màu nền hoặc ảnh, hãy làm cho màu hoặc ảnh đó càng nhạt càng tốt để màu ô hoặc màu phông không bị bạc màu. Nếu bạn chỉ đang dựa vào màu phông, hãy xem xét tăng cỡ phông hoặc thiết đặt phông chữ đậm. Phông càng lớn, người dùng càng dễ thấy hoặc phân biệt màu sắc. Nếu cần, điều chỉnh hoặc loại bỏ dải băng trên các hàng hoặc cột vì màu dải băng có thể tác động tới màu ô hoặc màu phông. Tất cả những xem xét này nhằm giúp tất cả người dùng hiểu và diễn giải đúng màu sắc.

Tránh dùng các kết hợp màu có thể làm giảm khả năng hiển thị màu hoặc gây nhầm lẫn cho người xem. Bạn không muốn vô tình tạo ra thứ nghệ thuật rối mắt hoặc ảo giác. Xem xét dùng đường viền ô để phân biệt các màu sắc có vấn đề, chẳng hạn như màu đỏ hoặc màu xanh lá cây, nếu không thể tránh được việc cho các màu đứng cạnh nhau. Dùng các màu bổ sung và tương phản nhằm tăng cường độ tương phản, tránh dùng các màu tương tự nhau. Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết bánh xe màu cơ bản và cách xác định các màu tương tự, tương phản và bổ sung nhau.


Bánh xe màu cơ bản

 Màu tương tự là màu đứng cạnh một màu khác trên bánh xe màu (ví dụ, màu tím và màu cam là những màu sắc tương tự với màu đỏ).
Khung chú thích 2 Màu tương phản là ba màu tách biệt so với một màu (ví dụ, màu xanh dương và màu xanh lá cây là các màu tương phản với màu đỏ).
Khung chú thích 3 Các màu bổ sung nằm đối diện nhau trên bánh xe màu (ví dụ, màu xanh dương-xanh lá cây là màu bổ sung của màu đỏ).

Nếu bạn có thời gian, hãy kiểm tra các màu của bạn, chạy vài màu, thử màu trong các điều kiện ánh sáng khác nhau, thử nghiệm với màn hình máy tính và thiết đặt máy in khác nhau.

 Mẹo   Nếu bạn in màu tài liệu, hãy kiểm tra kỹ màu ô và phông ô để đảm bảo tính dễ đọc. Nếu màu ô quá sẫm, hãy xem xét dùng phông màu trắng để cải thiện khả năng dễ đọc.

Đầu Trang Đầu Trang

Lựa chọn các màu phù hợp nhất cho các nhu cầu của bạn

Bạn cần một bản tóm tắt nhanh chóng? Dùng màu đỏ, vàng, xanh lá cây hoặc xanh dương với nền màu trắng hoặc màu xám.

Gán ý nghĩa cho các màu bạn chọn theo người xem và mục đích dự định của bạn. Nếu cần thiết, tạo chú giải để làm rõ cụ thể ý nghĩa của mỗi màu. Hầu hết mọi người có thể dễ dàng phân biệt từ bảy đến mười màu trong cùng một bảng tính. Con người cũng có thể phân biệt đến 50 màu, nhưng sẽ cần đào tạo riêng và điều đó nằm ngoài phạm vi của bài viết này.

10 màu Hàng đầu

Khi bạn sắp xếp và lọc dữ liệu theo màu, hãy dùng bảng sau đây để giúp bạn quyết định chọn những màu nào. Những màu này mang đến sự tương phản ấn tượng nhất và nói chung là dễ nhất cho hầu hết mọi người phân biệt màu.

Bảng các lựa chọn màu

Bạn có thể dễ dàng áp dụng những màu này cho các ô và phông chữ bằng cách dùng các nút Màu Tô hoặc Màu Phông trong nhóm Phông trên tab Trang đầu.

Các màu tiêu chuẩn

Dùng các màu chuyển tải ý nghĩa một cách tự nhiên

Khi đọc dữ liệu tài chính, các con số hoặc có màu đỏ (âm) hoặc màu đen (dương). Màu đỏ truyền tải ý nghĩa vì đó là một quy ước đã được chấp nhận. Nếu bạn muốn làm nổi bật các số âm, màu đỏ là sự lựa chọn màu hàng đầu. Tùy theo loại dữ liệu bạn có, bạn có thể sử dụng các màu cụ thể vì chúng truyền tải ý nghĩa đến khán giả của bạn, hoặc có lẽ có một tiêu chuẩn được chấp nhận cho ý nghĩa của chúng. Ví dụ:

  • Nếu dữ liệu của chúng ta là về các số đọc nhiệt độ, chúng ta có thể dùng các màu nóng (đỏ, vàng và cam) để biểu thị nhiệt độ nóng hơn, màu mát (xanh lá cây, xanh dương và tím) để biểu thị nhiệt độ lạnh hơn.
  • Nếu dữ liệu của chúng ta là về dữ liệu địa hình, chúng ta có thể dùng màu xanh dương cho nước, màu xanh lá cây cho thực vật, màu nâu cho sa mạc và màu trắng cho băng và tuyết.
  • Nếu dữ liệu của chúng ta là về giao thông và an toàn, chúng ta có thể dùng màu đỏ cho tình trạng dừng hoặc tạm dừng, màu cam cho nguy hiểm thiết bị, màu vàng cho thận trọng, màu xanh lá cây cho an toàn và màu xanh dương cho thông tin tổng quát.
  • Nếu dữ liệu của bạn là về điện trở, bạn có thể dùng mã màu tiêu chuẩn của màu đen, nâu, đỏ, cam, vàng, xanh lá cây, xanh dương, tím, xám, trắng.

Đầu Trang Đầu Trang

Tham khảo qua một số ví dụ

Giả sử chúng ta đang chuẩn bị một bộ báo cáo về mô tả sản phẩm, giá cả và mức kiểm kê. Các phần sau đây minh họa cho các câu hỏi thường được đặt ra về dữ liệu này và cách để trả lời mỗi câu hỏi bằng các bộ màu và biểu tượng.

Đâu là các loại bao bì sản phẩm khác nhau?

Vn đ

Chúng tôi muốn tìm hiểu các loại bao bì sản phẩm khác nhau, nhưng không có cột Bộ chứa. Chúng ta có thể dùng cột Số lượng Trên Mỗi Đơn vị để tô màu thủ công cho mỗi ô và sau đó sắp xếp theo màu. Chúng ta cũng có thể thêm chú giải để làm rõ ý nghĩa của mỗi màu.

Kết qu

Dữ liệu Mẫu

Dưới đây là những dữ liệu chúng ta sẽ bắt đầu:

Dữ liệu mẫu trước khi áp dụng định dạng có điều kiện

Gii pháp

  1. Để tô màu thủ công cho mỗi ô theo bảng phối màu trong bảng trên, chúng ta đã bấm vào mỗi ô và áp dụng một màu ô bằng cách dùng nút Màu Tô trong nhóm Phông trên tab Trang đầu.

 Mẹo   Dùng nút Bút Định dạng trong nhóm Bảng tạm trên tab Trang đầu để nhanh chóng áp dụng một màu được chọn vào một ô khác.

  1. Chúng ta đã bấm vào một ô trong cột Số lượng Trên Mỗi Đơn vị và trên tab Trang đầu trong Sửa nhóm đã bấm Sắp xếp & Lọc, sau đó đã bấm Sắp xếp Tùy chỉnh.
  2. Trong hộp thoại Sắp xếp, chúng ta đã chọn Số lượng Trên Mỗi Đơn vị dưới Cột, đã chọn Màu Ô dưới Sắp xếp Trên, sau đó đã bấm Sao chép Mức hai lần.
  3. Dưới Thứ tự, trong hàng đầu tiên, chúng ta đã chọn màu đỏ, trong hàng thứ hai, đã chọn màu xanh dương, trong hàng thứ ba, đã chọn màu vàng.

Nếu có ô không chứa bất kỳ màu nào, chẳng hạn như các ô màu trắng, những hàng đó vẫn nằm tại chỗ.

 Ghi chú   Những màu được liệt kê nêu trên là các màu có sẵn trong cột. Không có thứ tự sắp xếp màu mặc định và bạn không thể tạo thứ tự sắp xếp tùy chỉnh bằng cách dùng một danh sách tùy chỉnh.

  1. Chúng ta đã thêm một chú thích bằng cách dùng các ô ở bên phải của cột dữ liệu.

Ví dụ này hiển thị màu được áp dụng cho cột Số lượng Trên Mỗi Đơn vị và chú thích.

Các ô được định dạng với màu nền rồi sau đó được sắp xếp theo màu sắc

Những sản phẩm nào có đánh dấu trên 67% hoặc dưới 34%?

Vn đ

Chúng tôi muốn nhanh chóng nhìn thấy các giá trị đánh dấu cao nhất và thấp nhất trên đầu báo cáo.

Kết qu

Ví dụ này hiển thị các giá trị đánh dấu cao nhất và thấp nhất bằng cách dùng bộ biểu tượng 3 mũi tên.

Các giá trị cao nhất, thấp nhất và trung bình được sắp xếp theo biểu tượng

Gii pháp

  1. Chọn các ô E2:E26 và trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên cạnh Định dạng có Điều kiện, bấm Bộ Biểu tượng, sau đó chọn bộ biểu tượng Ba Mũi tên (Có màu).
  2. Bấm chuột phải vào một ô trong cột Đánh dấu, trỏ vào Sắp xếp, sau đó bấm Sắp xếp Tùy chỉnh.
  3. Trong hộp thoại Sắp xếp, chọn Đánh dấu dưới Cột, chọn Biểu tượng Ô dưới Sắp xếp Trên, sau đó bấm Sao chép Mức.
  4. Dưới Thứ tự, trong hàng đầu tiên, chọn mũi tên màu xanh lá cây trỏ lên trên và trong hàng thứ hai, chọn mũi tên màu đỏ trỏ xuống dưới.

Những sản phẩm nào cần được sắp xếp lại ngay lập tức?

Vn đ

Bạn muốn nhanh chóng tạo báo cáo sản phẩm và báo cáo này phải được sắp xếp lại ngay lập tức, sau đó gửi báo cáo cho nhân viên của bạn.

Kết qu

Ví dụ này thể hiện các sản phẩm cần được sắp xếp lại, dựa trên việc lọc màu ô.

Định dạng có điều kiện dựa trên công thức trả về giá trị Yes hay No


Gii pháp

  1. Chọn các ô I2:I26 và trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên cạnh Định dạng có Điều kiện, trỏ đến Tô sáng Quy tắc Ô , sau đó bấm Bằng.
  2. Nhập trong hộp đầu tiên, sau đó chọn Tô nền Đỏ Nhạt với Văn bản Đỏ Đậm từ hộp thứ hai.
  3. Bấm chuột phải vào bất kỳ ô được định dạng nào, trỏ đến Lọc, sau đó chọn Lọc Theo Màu Ô đã Chọn.

 Mẹo   Di chuột trên nút Lọc trong tiêu đề cột để xem các cột được lọc như thế nào.

Những sản phẩm nào có giá cùng chi phí cao nhất và thấp nhất ?

Vn đ

Bạn muốn thấy các mức giá cùng chi phí cao nhất và thấp nhất được nhóm lại với nhau trên đầu báo cáo.

Kết qu

Ví dụ này thể hiện các giá trị chi phí và giá cao nhất và thấp nhất, được sắp xếp theo giá trị cao nhất xuống giá trị thấp nhất và được nhóm lại với nhau để dễ dàng xác định chúng.

Định dạng có điều kiện với việc sắp xếp và phân nhóm theo màu sắc

Gii pháp

  1. Cho các ô C2:C26 và D2:D26, hãy thực hiện các thao tác sau:
    • Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên cạnh Định dạng Có điều kiện, trỏ đến Quy tắc Trên cùng/Dưới cùng, sau đó bấm 10 Mục Trên cùng.
    • Nhập 1 vào hộp đầu tiên, sau đó chọn Tô nền Vàng với Văn bản Vàng Đậm từ hộp thứ hai.
    • Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên cạnh Định dạng Có điều kiện, trỏ đến Quy tắc Trên cùng/Dưới cùng, sau đó bấm 10 Mục Dưới cùng.
    • Nhập 1 vào hộp đầu tiên, và sau đó chọn Tô nền Xanh với Văn bản Xanh Đậm từ hộp thứ hai.
  2. Đối với cột Chi phí hoặc cột Giá, hãy thực hiện các thao tác sau:
    • Bấm chuột phải vào giá trị thấp nhất, trỏ đến Sắp xếp, sau đó chọn Đặt Màu Ô được Chọn Lên Trên cùng.
    • Bấm chuột phải vào giá trị cao nhất, trỏ đến Sắp xếp, sau đó chọn Đặt Màu Ô được Chọn Lên Trên cùng.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Excel 2013