Thêm, sửa, tìm và xóa bỏ hàng bằng cách dùng biểu mẫu dữ liệu

Khi một hàng dữ liệu trong trang tính rất rộng và cần phải cuốn dọc nhiều lần, bạn hãy cân nhắc sử dụng một biểu mẫu dữ liệu để thêm, sửa, tìm và xóa hàng.

Bạn muốn làm gì?



Tìm hiểu về biểu mẫu dữ liệu

Biểu mẫu dữ liệu cung cấp một cách tiện lợi để nhập hoặc hiển thị toàn bộ một hàng thông tin trong một phạm vi hoặc một bảng mà không cần phải cuốn theo chiều dọc. Bạn có thể thấy rằng sử dụng biểu mẫu dữ liệu có thể giúp nhập liệu dễ dàng hơn là di chuyển từ cột này tới cột khác khi mà số cột dữ liệu của bạn nhiều hơn những gì có thể hiển thị trên màn hình. Hãy sử dụng biểu mẫu dữ liệu khi mà một biểu mẫu chứa các hộp văn bản trong đó liệt kê các tiêu đề cột dưới dạng các nhãn là đủ dùng và bạn không cần các tính năng tùy chỉnh hoặc phức tạp của biểu mẫu, chẳng hạn như hộp danh sách hoặc nút ghim.

Ví dụ về một biểu mẫu dữ liệu tiêu biểu

Microsoft Excel có thể thự động tạo một biểu mẫu dữ liệu (biểu mẫu dữ liệu: Hộp thoại hiển thị một bản ghi hoàn chỉnh tại một thời điểm. Bạn có thể dùng biểu mẫu dữ liệu để thêm, thay đổi, định vị và xóa bỏ bản ghi.) dựng sẵn cho phạm vi (phạm vi: Hai ô trở lên trong trang tính. Các ô trong phạm vi có thể liền kề hoặc không liền kề.) hoặc bảng (bảng: một tập hợp dữ liệu về một đối tượng cụ thể được lưu dữ trong các bản ghi (hàng) và các trường (cột)). của bạn. Biểu mẫu dữ liệu hiển thị tất cả các tiêu đề cột dưới dạng các nhãn trong một hộp thoại duy nhất. Mỗi nhãn có một hộp văn bản trống liền kề, trong đó bạn có thể nhập dữ liệu cho mỗi cột, tối đa là 32 cột. Trong biểu mẫu dữ liệu, bạn có thể nhập các hàng mới, tìm hàng bằng cách điều hướng hoặc (tùy theo nội dung ô) cập nhật và xóa bỏ các hàng. Nếu ô có chứa công thức (công thức: Chuỗi các giá trị, tham chiếu ô, tên, hàm hay toán tử trong một ô mà cùng nhau tạo ra giá trị mới. Công thức luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=).), thì kết quả của công thức được hiển thị trong biểu mẫu dữ liệu, nhưng bạn không thay đổi được công thức bằng biểu mẫu dữ liệu.

 Ghi chú   Bạn không in được biểu mẫu dữ liệu. Ngoài ra, vì biểu mẫu dữ liệu là một hộp thoại mô thái, cho nên bạn không dùng được lệnh In hoặc nút In của Excel cho tới khi bạn đóng biểu mẫu dữ liệu. Thay vào đó, bạn có thể dùng phím Windows Print Screen để chụp ảnh biểu mẫu, rồi sao chép nó vào Microsoft Paint hoặc một chương trình khác.

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo một biểu mẫu dữ liệu

  1. Nếu cần, bạn hãy thêm tiêu đề vào mỗi cột trong phạm vi hoặc bảng. Excel sử dụng những tiêu đề cột này để tạo nhãn cho mỗi trường trên biểu mẫu.

 Quan trọng    Hãy bảo đảm không có dòng trống nào trong phạm vi dữ liệu.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi hoặc bảng mà bạn muốn thêm biểu mẫu vào đó.
  2. Để thêm nút Biểu mẫu Nút Điều khiển Biểu mẫu vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh, bạn hãy làm như sau:
    1. Bấm vào mũi tên kế bên Thanh công cụ Truy cập Nhanh, rồi bấm Thêm Lệnh.
    2. Trong hộp Chọn lệnh từ, hãy bấm Tất cả Lệnh, rồi chọn nút Biểu mẫu Nút Điều khiển Biểu mẫu trong danh sách.
    3. Bấm Add rồi bấm OK.
  3. Trên Thanh công cụ Truy cập Nhanh, bấm Biểu mẫu Nút Điều khiển Biểu mẫu.

 Quan trọng    Nếu bạn nhìn thấy thông báo "Có quá nhiều trường trong biểu mẫu dữ liệu", bạn sẽ cần giảm bớt số cột, vì biểu mẫu dữ liệu chỉ có thể chứa tối đa 32 cột. Một giải pháp (khi làm việc với một phạm vi cột) là chèn một cột trống để tách một phạm vi ra làm hai. Sau đó, nếu cần hãy tạo một biểu mẫu dữ liệu riêng biệt cho các cột ở bên phải cột trống.

Đầu Trang Đầu Trang

Sử dụng biểu mẫu dữ liệu

Bạn có thể dùng biểu mẫu dữ liệu để thêm, tìm, thay đổi và xóa bỏ các hàng trong một phạm vi hoặc bảng.

Thêm một hàng dữ liệu mới

  1. Trong biểu mẫu dữ liệu, bấm Mới.
  2. Trong biểu mẫu dữ liệu mới xuất hiện, hãy nhập dữ liệu cho hàng mới trong các trường được cung cấp.

Để chuyển tới trường kế tiếp trong hàng, hãy nhấn phím Tab. Để chuyển tới hàng trước đó, nhấn phím Shift+Tab.

  1. Sau khi đã nhập xong dữ liệu, bạn hãy nhấn Enter để lưu các thay đổi và thêm hàng đó vào dưới cùng của phạm vi hoặc bảng.

 Quan trọng   Nếu bạn nhìn thấy thông báo "Không mở rộng được danh sách hoặc cơ sở dữ liệu", thì có nghĩa là dữ liệu hiện tại có thể bị ghi đè nếu bạn tiếp tục. Nếu bạn thêm một hàng vào bảng hoặc phạm vi bằng cách dùng biểu mẫu dữ liệu, Excel sẽ mở rộng nó xuống phía dưới. Nếu việc mở rộng bảng có thể khiến ghi đè lên dữ liệu hiện tại, Excle sẽ hiển thị thông báo Không mở rộng được danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Hãy sắp xếp lại dữ liệu trên trang tính của bạn để có thể mở rộng phạm vi hoặc bảng xuống phía dưới kể từ hàng cuối cùng.

 Ghi chú    Trước khi nhấn Enter, bạn có thể hoàn tác bất kỳ thay đổi nào bằng cách bấm Khôi phục trong biểu mẫu dữ liệu. Mọi dữ liệu mà bạn đã nhập vào các trường sẽ bị hủy bỏ.

Đầu Trang Đầu Trang

Tìm một hàng bằng cách điều hướng

Thực hiện một trong các bước sau:

  • Để chuyển qua một hàng mỗi lần, bạn hãy dùng mũi tên của thanh cuốn trong biểu mẫu dữ liệu.
  • Để chuyển qua 10 hàng mỗi lần, bạn hãy bấm vào thanh cuốn, ở vùng nằm giữa các mũi tên.
  • Để chuyển đến hàng kế tiếp trong phạm vi hoặc bảng, hãy bấm Tìm Kế tiếp.
  • Để chuyển đến hàng trước đó trong phạm vi hoặc bảng, hãy bấm Tìm Trước đó.

Đầu Trang Đầu Trang

Tìm một hàng bằng cách nhập tiêu chí tìm kiếm

  1. Bấm Tiêu chí, rồi nhập tiêu chí so sánh (tiêu chí so sánh: Bộ các điều kiện tìm kiếm được dùng để tìm dữ liệu. Tiêu chí so sánh có thể là chuỗi các ký tự bạn muốn khớp, chẳng hạn như "Northwind Traders" hoặc biểu thức, chẳng hạn như ">300.") vào biểu mẫu dữ liệu.

Tất cả các mục bắt đầu bằng tiêu chí so sánh đó sẽ được lọc ra. Ví dụ, nếu bạn nhập văn bản Dav làm tiêu chí, Excel sẽ tìm "Davidovski" và "Davis". Để tìm những giá trị văn bản có chung một vài ký tự nhưng có một số ký tự khác nhau, hãy dùng ký tự đại diện làm tiêu chí.

Bạn có thể dùng những ký tự đại diện sau đây làm tiêu chí so sánh cho bộ lọc và khi bạn tìm kiếm và thay thế nội dung.

Sử dụng Để tìm
? dấu hỏi Ký tự đơn bất kỳ
ví dụ như sm?th sẽ tìm "smith" và "smyth"
* (dấu sao) Số lượng ký tự bất kỳ
Ví dụ, *east sẽ tìm ra "Northeast" và "Southeast"
~ (dấu ngã) tiếp sau là ?, *, hoặc ~ Một dấu hỏi, dấu sao hoặc dấu ngã
Ví dụ fy91~? sẽ tìm "fy91?"
  1. Để tìm các hàng khớp với tiêu chí, hãy bấm Tìm Kế tiếp hoặc Tìm Trước đó.
  2. Nếu bạn muốn trở về biểu mẫu dữ liệu để thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ hàng, hãy bấm Biểu mẫu.

Đầu Trang Đầu Trang

Thay đổi dữ liệu trong hàng

  1. Tìm hàng mà bạn muốn thay đổi.

Để biết thêm thông tin, bạn hãy xem phần Tìm hàng bằng cách điều hướngTìm hàng bằng cách nhập tiêu chí tìm kiếm.

  1. Thay đổi dữ liệu trong hàng.

Để chuyển tới trường kế tiếp trong hàng, hãy nhấn phím Tab. Để chuyển tới hàng trước đó, nhấn phím Shift+Tab.

  1. Sau khi thay đổi xong dữ liệu, bạn hãy nhấn Enter để cập nhật hàng.

Excel sẽ tự động chuyển tới hàng kế tiếp.

 Ghi chú    Trước khi nhấn Enter, bạn có thể hoàn tác bất kỳ thay đổi nào bằng cách bấm Khôi phục.

Đầu Trang Đầu Trang

Xóa bỏ một hàng

  1. Trong biểu mẫu dữ liệu, hãy tìm hàng mà bạn muốn xóa bỏ.

Để biết thêm thông tin, bạn hãy xem phần Tìm hàng bằng cách điều hướngTìm hàng bằng cách nhập tiêu chí tìm kiếm.

  1. Bấm Delete.

 Cảnh báo    Excel sẽ nhắc bạn xác nhận thao tác này. Bạn sẽ không hoàn tác được thao tác xóa hàng sau khi đã xác nhận.

Đầu Trang Đầu Trang

Đóng biểu mẫu dữ liệu

Để đóng biểu mẫu dữ liệu và trở về trang tính, hãy bấm Đóng trong biểu mẫu dữ liệu.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Excel 2013