Các tác vụ cơ bản cho cơ sở dữ liệu bàn làm việc Access 2013

Cơ sở dữ liệu Access chỉ có thể trợ giúp bạn lưu và theo dõi mọi loại thông tin như kiểm kê, liên hệ hoặc quy trình kinh doanh. Hãy cùng khám phá các cách để tạo cơ sở dữ liệu bàn làm việc Access, thêm dữ liệu vào đó, rồi tìm hiểu các bước tiếp theo để tùy chỉnh và dùng cơ sở dữ liệu mới của bạn.

 Ghi chú    Nếu bạn quan tâm hơn đến kiểu ứng dụng Access mới được thiết kế cho web, hãy xem cách tạo ứng dụng Access và tìm hiểu về các tác vụ cơ bản cho ứng dụng Access.

Để biết thêm về các tính năng khả dụng mới, hãy xem Có gì mới trong Access 2013.

Chọn một mẫu

Các mẫu Access có các báo cáo, biểu mẫu, truy vấn và bảng được dựng sẵn để dùng. Các lựa chọn mẫu là điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy khi khởi động Access và bạn có thể tìm kiếm trực tuyến để có nhiều mẫu hơn.

dạng xem mẫu trên màn hình khởi động

  1. Trong Access, hãy bấm Tệp > Mới.
  2. Hãy chọn mẫu cơ sở dữ liệu bàn làm việc và nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn ở phần Tên Tệp. (Nếu bạn không thấy mẫu phù hợp, hãy dùng hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến .)
  3. Bạn có thể dùng vị trí mặc định mà Access hiện ra bên dưới hộp Tên Tệp hoặc bấm biểu tượng thư mục để chọn.
  4. Bấm Tạo.

tạo cơ sở dữ liệu bàn làm việc từ mẫu

Tùy thuộc vào mẫu, bạn cần thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây để bắt đầu:

  • Nếu Access hiển thị một hộp thoại Đăng nhập cùng với một danh sách người dùng trống:
  1. Bấm Người dùng Mới.
  2. Điền vào biểu mẫu Chi tiết Người dùng.
  3. Bấm Lưu & Đóng.
  4. Chọn tên người dùng bạn vừa nhập, rồi bấm Đăng nhập.
  • Nếu Access hiển thị một thông báo Cảnh báo An toàn trong thanh thông báo và bạn tin vào nguồn có mẫu này, hãy bấm Bật Nội dung. Nếu cơ sở dữ liệu yêu cầu đăng nhập, hãy đăng nhập lại.

Để biết thêm, hãy xem tạo một cơ sở dữ liệu bàn làm việc Access từ một mẫu.

Tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu

Nếu không có một mẫu nào phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể khởi động bằng một cơ sở dữ liệu bàn làm việc trống.

  1. Từ Access, hãy bấm Mới > Cơ sở dữ liệu bàn làm việc trống.
  2. Nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn vào hộp Tên Tệp.
  3. Bạn có thể dùng vị trí mặc định mà Access hiện ra bên dưới hộp Tên Tệp hoặc bấm biểu tượng thư mục để chọn.
  4. Bấm Tạo.

Thêm bảng

Trong cơ sở dữ liệu, thông tin của bạn được lưu trong nhiều bảng có liên quan. Để tạo bảng:

  1. Khi bạn mở cơ sở dữ liệu của mình lần đầu tiên, bạn sẽ thấy một bảng trống trong dạng xem Biểu dữ liệu mà bạn có thể thêm dữ liệu vào đó. Để thêm bảng khác, hãy bấm tab Tạo > Bảng. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào trường (ô) trống hoặc dán dữ liệu từ nguồn khác như sổ làm việc Excel.
  2. Để đổi tên cho một cột (trường), hãy bấm đúp chuột vào đầu đề cột, rồi nhập tên mới vào.

 Mẹo    Các tên có ý nghĩa sẽ giúp bạn biết mỗi trường chứa thông tin gì mà không cần xem nội dung.

  1. Bấm Tệp > Lưu.
  • Để thêm vào các trường khác, hãy nhập vào cột Bấm để Thêm.
  • Để di chuyển cột, hãy chọn nó bằng cách bấm vào đầu đề cột, rồi kéo nó đến vị trí bạn muốn. Bạn cũng có thể chọn các cột liền kề rồi kéo tất cả chúng tới một vị trí mới.

Để biết thêm, hãy xem Giới thiệu về bảng.

Sao chép và dán dữ liệu

Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ một chương trình khác như Excel hoặc Word vào một bảng Access. Thao tác này hoạt động tốt nhất nếu dữ liệu được phân tách thành các cột. Nếu dữ liệu nằm trong một chương trình xử lý văn bản, chẳng hạn như Word, hãy dùng các thẻ để tách cột hoặc chuyển đổi nó thành định dạng bảng trước khi sao chép.

  1. Nếu bạn cần sửa dữ liệu, chẳng hạn như tách họ tên thành họ và tên, hãy làm điều đó trước tiên ở chương trình nguồn.
  2. Hãy mở nguồn và sao chép (Ctrl + C) dữ liệu đó.
  3. Mở bảng Access nơi bạn muốn thêm dữ liệu ở dạng xem Biểu dữ liệu và dán dữ liệu vào (Ctrl + V).
  4. Bấm đúp chuột vào từng đầu đề cột và nhập tên có nghĩa.
  5. Bấm Tệp > Lưu và đặt tên cho bảng mới của bạn.

 Ghi chú    Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của từng trường dựa vào thông tin bạn dán vào hàng đầu tiên trong mỗi cột, để đảm bảo rằng thông tin trong các hàng bên dưới khớp với hàng đầu tiên.

Nhập hoặc nối kết tới dữ liệu

Bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn khác hoặc bạn có thể nối kết tới dữ liệu từ Access mà không phải di chuyển thông tin từ nơi lưu trữ. Nối kết có thể là một lựa chọn tốt nếu bạn có nhiều người dùng cùng cập nhật dữ liệu và bạn muốn đảm bảo rằng mình đang xem phiên bản mới nhất hoặc nếu bạn muốn tiết kiệm dung lượng lưu trữ. Bạn có thể chọn liệu bạn có muốn nối kết tới hoặc nhập dữ liệu hay không cho hầu hết các định dạng.

Các tùy chọn tab dữ liệu bên ngoài

Quy trình này hơi khác nhau tùy thuộc vào nguồn dữ liệu, nhưng các chỉ dẫn sau đây sẽ giúp bạn bắt đầu:

  1. Trên tab Dữ liệu Ngoài, hãy bấm định dạng dữ liệu bạn sẽ nhập từ đó hoặc nối kết tới đó. Nếu bạn không thấy định dạng đúng, hãy bấm Thêm.

 Ghi chú    Nếu bạn vẫn không thấy được định dạng đúng, bạn có thể cần xuất dữ liệu trước tiên thành một định dạng tệp mà Access hỗ trợ (như tệp văn bản được phân tách (tệp văn bản được tách: Một tệp có chứa dữ liệu mà tại đó các giá trị trường riêng lẻ được phân tách bằng một ký tự, chẳng hạn như dấu phẩy hoặc tab).).

  1. Làm theo những hướng dẫn trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài.

Khi bạn nối kết, một số định dạng chỉ sẵn có ở dạng chỉ đọc. Đây là các nguồn bên ngoài mà bạn có thể nhập dữ liệu hoặc nối kết từ đó:

Nhập Nối kết
Microsoft Excel Có
(chỉ đọc)
Microsoft Access
Cơ sở dữ liệu ODBC như SQL Server
Các tệp văn bản hoặc giá trị phân cách bằng dấu phẩy (CSV) Có
(chỉ thêm các bản ghi mới)
Danh sách SharePoint
XML
Dịch vụ Dữ liệu Có
(chỉ đọc)
Tài liệu HTML
Thư mục Outlook

Để biết thêm thông tin, hãy xem Nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access và Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access.

Sắp xếp dữ liệu bằng Trình phân tích Bảng

Bạn có thể dùng Trình hướng dẫn Phân tích Bảng để nhận dạng nhanh chóng dữ liệu thừa. Trình hướng dẫn sẽ cung cấp một cách đơn giản để sắp xếp dữ liệu thành các bảng riêng biệt. Access sẽ bảo toàn bảng gốc ở dạng một bản sao dự trữ.

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access có chứa bảng bạn muốn phân tích.
  2. Bấm Công cụ Cơ sở dữ liệu > Phân tích Bảng.

Hai trang đầu tiên trong trình hướng dẫn có chứa một hướng dẫn ngắn gọn cùng với các ví dụ. Nếu bạn thấy một hộp kiểm có nhãn Hiện trang giới thiệu?, hãy chọn hộp kiểm rồi bấm Quay lại hai lần để xem phần giới thiệu này. Nếu bạn không muốn xem lại các trang giới thiệu, hãy bỏ chọn Hiện trang giới thiệu?

Đầu Trang Đầu Trang

Bước tiếp theo

Phần còn lại của quá trình thiết kế sẽ khác nhau tùy thuộc vào điều bạn muốn làm, tuy nhiên bạn có thể muốn xem xét việc tạo truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và macro. Các bài viết này có thể hữu ích:

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Access 2013