Bảo vệ dữ liệu của bạn bằng quy trình sao lưu và khôi phục

 Ghi chú    Bài viết này không áp dụng cho các ứng dụng Access – dạng cơ sở dữ liệu mà bạn thiết kế với Access và phát hành trực tuyến. Hãy xem Tạo một ứng dụng Access để biết thêm thông tin.

Bạn sẽ cần bản sao lưu của cơ sở dữ liệu màn hình máy tính để khôi phục toàn bộ cơ sở dữ liệu đó nếu có lỗi hệ thống hoặc để khôi phục một đối tượng khi lệnh Hoàn tác không đủ để sửa lỗi.

Nếu bạn thấy bản sao lưu của cơ sở dữ liệu dường như là sự lãng phí dung lượng lưu trữ, hãy nghĩ tới thời gian mà bạn sẽ tiết kiệm được nhờ tránh bị mất dữ liệu và thiết kế. Tạo bản sao lưu theo định kỳ là điều đặc biệt quan trọng khi bạn có một vài người dùng cùng cập nhập một cơ sở dữ liệu. Không có bản sao lưu, bạn sẽ không khôi phục được các đối tượng bị thiếu hoặc bị hỏng hoặc bất kỳ thay đổi nào đối với thiết kế cơ sở dữ liệu.

Trong bài viết này


Lên kế hoạch để sao lưu thường xuyên

Một số thay đổi hoặc sai sót sẽ không thể đảo ngược, vì vậy bạn sẽ không chờ đến khi mất dữ liệu rồi mới nhận ra rằng đáng lẽ bạn phải tạo bản sao lưu của cơ sở dữ liệu đó. Ví dụ, khi bạn dùng truy vấn hành động (truy vấn thực hiện: Một truy vấn sẽ sao chép hoặc thay đổi dữ liệu. Truy vấn thực hiện bao gồm các truy vấn chắp thêm, xóa, tạo bảng và cập nhật. Chúng được nhận diện bởi dấu chấm than (!) kế bên tên gọi trong Ngăn Dẫn hướng). để xóa bỏ bản ghi hoặc thay đổi dữ liệu, mọi giá trị mà truy vấn đó cập nhật sẽ không thể khôi phục bằng cách Hoàn tác.

 Mẹo    Bạn hãy cân nhắc tạo bản sao lưu trước khi chạy bất kỳ truy vấn hành động nào, đặc biệt là nếu như truy vấn đó sẽ thay đổi hoặc xóa bỏ dữ liệu.

Nếu cơ sở dữ liệu của bạn có một vài người dùng, thì trước khi thực hiện sao lưu bạn hãy bảo đảm tất cả người dùng đã đóng cơ sở dữ liệu của họ, để tất cả các thay đổi đối với dữ liệu đã được lưu.

Đây là một vài hướng dẫn để giúp bạn quyết định xem bạn sẽ sao lưu cơ sở dữ liệu bao lâu một lần:

  • Nếu cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ hoặc nếu nó chỉ được dùng để tham khảo và hiếm khi thay đổi, thì chỉ cần tạo bản sao lưu khi thay đổi thiết kế hoặc dữ liệu là đủ.
  • Nếu cơ sở dữ liệu đang hoạt động và dữ liệu thường xuyên thay đổi, bạn hãy lập một lịch biểu để thường xuyên sao lưu cơ sở dữ liệu đó.
  • Nếu cơ sở dữ liệu có nhiều người dùng, bạn hãy tạo bản sao lưu cơ sở dữ liệu khi có thay đổi thiết kế.

 Ghi chú    Đối với dữ liệu trong bảng nối kết (linked table: A table stored in a file outside the open database from which Access can access records. You can add, delete, and edit records in a linked table, but you cannot change its structure.), bạn hãy tạo bản sao lưu bằng cách dùng bất kỳ tính năng sao lưu nào sẵn có trong chương trình có chứa các bảng nối kết đó. Nếu cơ sở dữ liệu có chứa các bảng nối kết là một cơ sở dữ liệu Truy nhập, bạn hãy làm theo quy trình trong phần Sao lưu cơ sở dữ liệu tách.

Đầu Trang Đầu Trang

Sao lưu cơ sở dữ liệu

Khi bạn sao lưu cơ sở dữ liệu, Truy nhập sẽ lưu và đóng các đối tượng đang mở trong dạng xem Thiết kế và lưu một bản sao của tệp cơ sở dữ liệu với tên và vị trí do bạn chỉ định.

 Ghi chú    Access sẽ mở lại các đối tượng đã được xác định trong giá trị của thuộc tính Dạng xem Mặc định.

Hãy mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tạo bản sao lưu rồi làm như sau:

  1. Bấm Tệp, rồi bấm Lưu Như.
  2. Dưới Loại Tệp, bấm Lưu Cơ sở Dữ liệu Dưới dạng.
  3. Dưới Nâng cao, bấm Sao lưu Cơ sở dữ liệu, rồi bấm Lưu Như.
  4. Trong hộp thoại Lưu Như, trong hộp Tên tệp, hãy xem lại tên cho bản sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn.

Bạn có thể đổi tên nếu muốn, tuy nhiên tên mặc định bao gồm cả tên của cơ sở dữ liệu gốc và ngày bạn tạo bản sao lưu.

 Mẹo    Khi bạn khôi phục dữ liệu hoặc đối tượng từ bản sao lưu, bạn thường muốn biết bản sao lưu đó là của cơ sở dữ liệu nào và nó được tạo khi nào, vì vậy dùng tên tệp mặc định là một cách làm hay.

  1. Chọn kiểu tệp mà bạn muốn cơ sở dữ liệu sao lưu sẽ được lưu từ danh sách Lưu dưới dạng, rồi bấm Lưu.

Đầu Trang Đầu Trang

Sao lưu cơ sở dữ liệu tách

Cơ sở dữ liệu tách thường bao gồm hai tệp cơ sở dữ liệu: cơ sở dữ liệu phía sau, trong đó chỉ chứa dữ liệu trong các bảng và cơ sở dữ liệu phía trước, trong đó chứa các nối kết tới các bảng của cơ sở dữ liệu phía sau, các truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và các đối tượng cơ sở dữ liệu khác. Tất cả dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu phía sau. Tất cả các đối tượng giao diện, như truy vấn, biểu mẫu và báo cáo được đặt trong cơ sở dữ liệu phía trước.

Sao lưu cơ sở dữ liệu phía trước và phía sau độc lập với nhau, giống như bạn phải làm với cơ sở dữ liệu tách, có thể mất nhiều thời gian. Vì cơ sở dữ liệu phía sau chứa dữ liệu, việc sao lưu thường xuyên cơ sở dữ liệu phía sau sẽ quan trọng hơn.

Hãy sao lưu cơ sở dữ liệu phía trước khi bạn thay đổi thiết kế của nó. Từng người dùng cơ sở dữ liệu phía trước có thể tùy ý thực hiện các thay đổi thiết kế, vì vậy bạn hãy cân nhắc việc yêu cầu người dùng thực hiện bản sao lưu của riêng họ đối với cơ sở dữ liệu phía trước.

Sao lưu cơ sở dữ liệu phía sau

Hãy thông báo cho người dùng trước khi bạn bắt đầu quá trình sao lưu vì việc chạy quy trình sao lưu sẽ đòi hỏi phải truy cập riêng vào tệp cơ sở dữ liệu và có thể người dùng sẽ không sử dụng được cơ sở dữ liệu phía sau trong khi quá trình sao lưu đang diễn ra.

  1. Để chỉ mở cơ sở dữ liệu phía sau, hãy khởi động Truy nhập.
  2. Bấm Mở Tệp Khác > Máy tính > Duyệt, rồi chọn tệp cơ sở dữ liệu phía sau mà bạn muốn sao lưu.
  3. Bấm vào mũi tên kế bên Mở, rồi bấm Mở Riêng.

Hộp thoại Mở sẽ hiện danh sách thả xuống trên nút Mở được bung rộng, hãy trỏ tới tùy chọn Mở Riêng.

  1. Bấm Tệp, rồi bấm Lưu Như.
  2. Dưới Loại Tệp, bấm Lưu Cơ sở Dữ liệu Ở dạng.
  3. Dưới Nâng cao, bấm Sao lưu Cơ sở dữ liệu, rồi bấm Lưu Như.
  4. Trong hộp thoại Lưu Như, trong hộp Tên tệp, hãy xem lại tên cho bản sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn.

Bạn có thể đổi tên nếu muốn, tuy nhiên tên mặc định bao gồm cả tên của cơ sở dữ liệu gốc và ngày bạn tạo bản sao lưu.

 Mẹo    Khi bạn khôi phục dữ liệu hoặc đối tượng từ bản sao lưu, bạn thường muốn biết bản sao lưu đó là của cơ sở dữ liệu nào và nó được tạo khi nào, vì vậy dùng tên tệp mặc định là một cách làm hay.

  1. Trong hộp thoại Lưu Như, hãy chọn vị trí để lưu bản sao lưu của cơ sở dữ liệu phía sau, rồi bấm Lưu.

Sao lưu cơ sở dữ liệu phía trước

Để sao lưu cơ sở dữ liệu phía trước khi có thay đổi thiết kế, bạn hãy để mở cơ sở dữ liệu đó ngay sau khi thay đổi thiết kế, rồi làm theo các bước trong phần Sao lưu cơ sở dữ liệu, bắt đầu từ bước 2.

Đầu Trang Đầu Trang

Khôi phục cơ sở dữ liệu

 Ghi chú    Bạn chỉ có thể khôi phục cơ sở dữ liệu nếu bạn có bản sao lưu của cơ sở dữ liệu đó.

Bản sao lưu được coi là "bản sao tốt đã biết" của tệp cơ sở dữ liệu — một bản sao mà bạn tin tưởng vào thiết kế và sự toàn vẹn dữ liệu của nó. Bạn nên dùng lệnh Sao lưu Cơ sở dữ liệu trong Truy nhập để tạo các bản sao lưu, tuy nhiên bạn có thể dùng bất kỳ bản sao tốt đã biết nào để khôi phục một cơ sở dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể khôi phục cơ sở dữ liệu từ một bản sao được lưu giữ trong thiết bị sao lưu ngoại vi USB.

Khi bạn khôi phục toàn bộ một cơ sở dữ liệu, bạn sẽ thay thế tệp cơ sở dữ liệu bị hỏng, bị trục trặc dữ liệu hoặc bị thiếu hoàn toàn bằng một bản sao lưu của cơ sở dữ liệu đó.

  1. Hãy mở File Explorer, rồi duyệt tới bản sao mà bạn biết là thích hợp của cơ sở dữ liệu đó.
  2. Sao chép bản sao tốt đã biết đó vào vị trí mà ở đó cơ sở dữ liệu bị hỏng hoặc bị thiếu cần được thay thế.

Nếu bạn được nhắc thay thế một tệp hiện có, hãy làm như vậy.

Đầu Trang Đầu Trang

Khôi phục các đối tượng trong cơ sở dữ liệu

Nếu bạn cần phải khôi phục một hoặc nhiều đối tượng trong một cơ sở dữ liệu, hãy nhập những đối tượng đó từ bản sao lưu của cơ sở dữ liệu vào cơ sở dữ liệu có chứa (hoặc đang thiếu) đối tượng mà bạn muốn khôi phục.

 Quan trọng    Nếu các cơ sở dữ liệu hoặc chương trình khác có các nối kết đến các đối tượng trong cơ sở dữ liệu mà bạn đang khôi phục, thì điều quan trọng là bạn phải khôi phục cơ sở dữ liệu về đúng vị trí. Nếu không, nối kết tới các đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ không hoạt động và cần phải được cập nhật.

  1. Hãy mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn khôi phục một đối tượng vào đó.
  2. Để khôi phục một đối tượng bị thiếu, hãy chuyển đến bước 3. Để thay thế một đối tượng có chứa dữ liệu xấu hoặc thiếu dữ liệu hoặc nếu đối tượng đó không còn hoạt động đúng cách, bạn hãy làm như sau:
    1. Nếu bạn muốn bảo vệ đối tượng hiện tại, muốn so sánh nó với phiên bản khôi phục sau khi bạn khôi phục, bạn hãy đổi tên đối tượng trước khi khôi phục nó. Ví dụ, nếu bạn muốn khôi phục một biểu mẫu bị hỏng có tên là Thanh toán, bạn có thể đổi tên biểu mẫu bị hỏng thành Checkout_bad.
    2. Xóa bỏ đối tượng mà bạn muốn thay thế.

 Ghi chú    Hãy luôn thận trọng khi xóa bỏ các đối tượng của cơ sở dữ liệu vì chúng có thể được nối kết với các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu.

  1. Bấm Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, hãy bấm Access.
  2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Cơ sở dữ liệu Access, hãy bấm Duyệt để định vị cơ sở dữ liệu sao lưu, rồi bấm Mở.
  3. Chọn Nhập bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun vào cơ sở dữ liệu hiện thời, rồi bấm OK.
  4. Trong hộp thoại Nhập Đối tượng, hãy bấm vào tab tương ứng với kiểu đối tượng mà bạn muốn khôi phục. Ví dụ, nếu bạn muốn khôi phục bảng, hãy bấm tab Bảng.
  5. Bấm vào đối tượng để chọn nó.
  6. Nếu bạn muốn khôi phục thêm các đối tượng khác, hãy lặp lại các bước 6 và 7 cho đến khi bạn đã chọn đủ tất cả các đối tượng bạn muốn khôi phục.
  7. Để xem lại các tùy chọn nhập trước khi nhập đối tượng, trong hộp thoại Nhập Đối tượng, hãy bấm nút Tùy chọn.
  8. Sau khi chọn các đối tượng và tùy chọn thiết đặt nhập, bạn hãy bấm OK để khôi phục đối tượng.

Để tự động tạo bản sao lưu, bạn hãy cân nhắc sử dụng một sản phẩm thực hiện việc tự động sao lưu hệ thống tệp, chẳng hạn như phần mềm sao lưu máy chủ tệp hoặc thiết bị sao lưu ngoại vi USB.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Access 2013