Giới thiệu về bảng

Bảng là các đối tượng thiết yếu trong một cơ sở dữ liệu vì chúng chứa toàn bộ thông tin hoặc dữ liệu. Ví dụ: một cơ sở dữ liệu của một doanh nghiệp có thể có một bảng Danh bạ lưu tên, địa chỉ email và số điện thoại của các nhà cung cấp. Bài viết này giới thiệu tổng quan về các bảng trong Access. Trước khi bạn tạo bảng, hãy cân nhắc yêu cầu của bạn và xác định toàn bộ các bảng mà bạn có thể cần. Để có phần giới thiệu về lập và thiết kế một cơ sở dữ liệu, hãy xem Những vấn đề cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Trong bài viết này


Tổng quan

Một cơ sở dữ liệu quan hệ như Access thường có vài bảng liên quan. Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, mỗi bảng lưu dữ liệu về một đối tượng cụ thể, ví dụ như nhân viên hoặc sản phẩm. Một bảng có các bản ghi (dòng) và trường (cột). Các trường có các loại dữ liệu khác nhau, ví dụ như văn bản, số, ngày và các siêu kết nối.

Bảng các khách hàng hiển thị bố trí của các bản ghi và các trường

 Một bản ghi
: Chứa dữ liệu cụ thể như thông tin về một nhân viên hoặc một sản phẩm cụ thể.
 Một trường
: Chứa dữ liệu về một khía cạnh của đối tượng của bảng như họ hoặc địa chỉ email.
 Một giá trị trường
: Mỗi bản ghi có một giá trị trường. Ví dụ, Contoso, Ltd. hoặc aido@vidu.com.

Các thuộc tính của bảng và trường

Các đặc điểm và hành vi của các bảng và các trường được xác định và điều khiển bởi các thuộc tính. Các thuộc tính của một bảng được đặt trong trang thuộc tính của bảng, ví dụ: bạn có thể đặt thuộc tính Dạng xem Mặc định của bảng để định rõ cách hiển thị bảng theo mặc định. Một thuộc tính của bảng xác định một khía cạnh của hành vi trường. Bạn cũng có thể đặt các thuộc tính của trường trong dạng xem Thiết kế bằng cách sử dụng pa-nen Thuộc tính của Trường. Mỗi trường có một loại dữ liệu xác định loại thông tin được lưu trong trường đó. Ví dụ, nhiều dòng văn bản hoặc tiền tệ là các loại dữ liệu.

Mối quan hệ của bảng

Mặc dù mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu lưu dữ liệu về một đối tượng cụ thể, các bảng trong một cơ sở dữ liệu quan hệ như Access sẽ lưu dữ liệu về các đối tượng liên quan. Ví dụ, một cơ sở dữ liệu có thể chứa:

  • Một bảng khách hàng liệt kê khách hàng của công ty và địa chỉ của họ.
  • Một bảng sản phẩm liệt kê các sản phẩm bạn bán, bao gồm giá cả và ảnh của từng sản phẩm.
  • Một bảng đơn đặt hàng theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng.

Để kết nối dữ liệu được lưu ở các bảng khác nhau, bạn có thể tạo mối quan hệ. Một mối quan hệ là một nối kết lô-gic giữa hai bảng có một trường chung.

Các khóa

Trường là một phần của quan hệ của bảng được gọi là các khóa. Một khóa thường có một trường, nhưng có thể có nhiều hơn một trường. Có hai loại khóa:

  •    Khóa chính: Một bảng chỉ có một khóa chính. Một khóa chính chứa một hoặc nhiều trường xác định cụ thể mỗi bản ghi bạn lưu trong bảng. Access tự động cung cấp một số nhận dạng duy nhất, được gọi là số ID đóng vai trò là một khóa chính. Để có thêm thông tin, vui lòng xem thêm hoặc thay đổi khóa chính của một bảng.
  •    Khóa ngoại: Một bảng có thể có một hoặc nhiều khóa ngoại. Một khóa ngoại chứa các giá trị tương ứng với các giá trị trong khóa chính của một bảng khác. Ví dụ, bạn có thể có một bảng Đơn đặt hàng trong đó mỗi đơn đặt hàng có một số ID khách hàng tương ứng với một bản ghi trong bảng Khách hàng. Trường ID khách hàng là một khóa ngoại của bảng Đơn đặt hàng.

Sự tương ứng của các giá trị giữa các trường khóa tạo thành cơ sở cho một mối quan hệ bảng. Bạn sử dụng mối quan hệ bảng để kết hợp dữ liệu từ các bảng liên quan. Ví dụ, giả định rằng bạn có một bảng Khách hàng và một bảng Đơn đặt hàng. Trong bảng Khách hàng của bạn, mỗi bản ghi được nhận dạng bởi một trường khóa chính là các ID.

Để liên kết mỗi đơn đặt hàng với một khách hàng, bạn thêm một trường khóa ngoại vào bảng Đơn đặt hàng tương ứng với trường ID trong bảng Khách hàng, rồi tạo một mối quan hệ giữa hai khóa. Khi bạn thêm một bản ghi vào bảng Đơn đặt hàng, bạn sử dụng giá trị cho ID khách hàng có ở bảng Khách hàng. Bất kỳ khi nào bạn muốn xem bất kỳ đơn đặt hàng của một khách hàng, bạn sử dụng mối quan hệ để nhận dạng loại dữ liệu có trong bảng Khách hàng tương ứng với các bản ghi trong bảng Đơn đặt hàng.

Mối quan hệ của bảng được hiển thị trong cửa sổ Mối quan hệ

Mối quan hệ của bảng được hiển thị trong cửa sổ Mối quan hệ.
 Một khóa chính được nhận dạng theo biểu tượng khóa ở cạnh tên trường.
 Một khóa ngoại — ghi chú sự vắng mặt của biểu tượng khóa.

Lợi ích của việc sử dụng các mối quan hệ

Việc giữ cho dữ liệu riêng biệt trong các bảng liên quan tạo ra những lợi ích sau:

  • Nhất quán    Do mỗi mục của dữ liệu chỉ được ghi một lần trong một bảng, vì vậy sẽ ít xảy ra khả năng tối nghĩa hoặc không nhất quán. Ví dụ, bạn lưu một tên khách hàng chỉ một lần vào một bảng về khách hàng, hơn là lưu nó riêng biệt (và có khả năng không nhất quán) trong một bảng chứa dữ liệu đơn đặt hàng.
  • Hiệu quả    Việc ghi dữ liệu chỉ ở một vị trí giúp bạn sử dụng dung lượng đĩa ít hơn. Ngoài ra, các bảng nhỏ hơn thường cung cấp dữ liệu nhanh hơn các bảng lớn. Cuối cùng, nếu bạn không sử dụng các bảng riêng biệt cho các đối tượng riêng biệt, bạn sẽ đưa các giá trị null (không có dữ liệu ) và sự dư thừa vào trong các bảng của bạn, cả hai điều đó có thể làm tốn dung lượng và làm giảm hiệu suất.
  • Dễ hiểu    Thiết kế của một cơ sở dữ liệu dễ hiểu hơn nếu các đối tượng được phân tách đúng vào trong các bảng.

Đầu Trang Đầu Trang

Thêm một bảng vào cơ sở dữ liệu bàn làm việc

Hãy tạo một bảng mới nếu bạn có nguồn dữ liệu mới và không thuộc về bất kỳ bảng nào hiện có của bạn. Có vài tùy chọn để thêm một bảng vào cơ sở dữ liệu Access của bạn như tạo một cơ sở dữ liệu mới, chèn một bảng vào cơ sở dữ liệu hiện có, hoặc nhập hoặc nối kết tới một bảng từ một nguồn dữ liệu khác  — như sổ làm việc Excel workbook, tài liệu Microsoft Word, một tệp văn bản, một dịch vụ Web, hoặc một cơ sở dữ liệu khác. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống mới, một bảng trống mới cũng được tự động chèn cho bạn. Bạn có thể nhập dữ liệu trong bảng để bắt đầu xác định các trường của bạn.

Để có thêm thông tin về cách thêm một trường vào một cơ sở dữ liệu bàn làm việc, vui lòng xem bài viết Thêm trường vào bảng.

Tạo một bảng mới trong một cơ sở dữ liệu bàn làm việc mới

  1. Dưới Tệp, bấm Mới > Cơ sở dữ liệu bàn làm việc trống.
  2. Trong hộp Tên Tệp, gõ tên tệp cho cơ sở dữ liệu mới.
  3. Để lưu cơ sở dữ liệu ở một vị trí khác, bấm vào biểu tượng thư mục.
  4. Bấm Tạo.

Cơ cở dữ liệu mới mở, với một bảng mới có tên là Bang_1, đặt lại tên bảng theo loại dữ liệu lưu trong đó.

Tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có

  1. Hãy bấm Tệp > Mở và bấm cơ sở dữ liệu nếu nó được liệt kê dưới Gần đây. Nếu không, hãy chọn một trong các tùy chọn duyệt để định vị cơ sở dữ liệu.
  2. Dưới Tạo, bấm Bảng.

Một bảng mới được thêm và mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang Đầu Trang

Dữ liệu bên ngoài

Bạn có thể nối kết với rất nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài như các cơ sở dữ liệu khác, các tệp văn bản và các sổ làm việc Excel. Khi bạn nối kết tới dữ liệu bên ngoài, Access có thể sử dụng nối kết dưới dạng một bảng. Tùy thuộc vào nguồn dữ liệu bên ngoài và cách bạn tạo nối kết, bạn có thể sửa dữ liệu trong bảng được nối kết và tạo mối quan hệ liên quan tới bảng được nối kết. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi thiết kế của dữ liệu bên ngoài bằng cách sử dụng nối kết.

Nhập hoặc nối kết để tạo bảng

Bạn có thể tạo bảng bằng cách nhập hoặc nối kết tới dữ liệu được lưu ở bất kỳ đâu. Bạn có thể nhập hoặc nối kết tới dữ liệu trong một trang tính Excel, một danh sách Windows SharePoint Services, một tệp XML, một cơ sở dữ liệu Access khác, một thư mục Microsoft Outlook và nhiều hơn nữa.

Khi bạn nhập dữ liệu, bạn tạo một bản sao dữ liệu trong một bảng mới trên cơ sở dữ liệu hiện tại. Các thay đổi sau đó đối với dữ liệu nguồn sẽ không ảnh hưởng tới các dữ liệu được nhập và những thay đổi đối với dữ liệu đã nhập cũng không ảnh hưởng tới dữ liệu nguồn. Sau khi bạn kết nối với một nguồn dữ liệu và nhập dữ liệu của nguồn đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu đã nhập mà không phải kết nối với nguồn. Bạn có thể thay đổi thiết kế của một bảng đã nhập.

Khi bạn kêt nối tới dữ liệu, bạn có thể tạo một bảng được nối kết trong cơ sở dữ liệu hiện tại đại diện một nối kết trực tiếp tới thông tin hiện có được lưu ở bất kỳ đâu. Khi bạn thay đổi dữ liệu trong một bảng được nối kết, bạn sẽ thay đổi nó trong nguồn. Bất kỳ khi nào dữ liệu thay đổi trong nguồn, những thay đổi đó cũng được hiển thị trong bảng được nối kế. Bạn phải có thể kết nối với nguồn dữ liệu bất kỳ khi nào bạn sử dụng bảng được nối kết. Bạn không thể thay đổi thiết kế của bảng được nối kết.

 Ghi chú    Bạn không thể sửa dữ liệu trong trang tính Excel bằng cách sử dụng một bảng được nối kết. Giải pháp thay thế là nhập dữ liệu nguồn vào cơ sở dữ liệu Access, rồi nối kết tới cơ sở dữ liệu từ Excel. Để có thêm thông tin về cách nối kết tới Access từ Excel, vui lòng tìm kiếm Trợ giúp của Excel

Tạo một bảng mới bằng cách nhập hoặc nối kết với dữ liệu bên ngoài

  1. Trong tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, bấm vào một trong các nguồn dữ liệu sẵn có.
  2. Theo các hướng dẫn trong hộp thoại xuất hiện ở từng bước.

Access tạo bảng mới và hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng.

 Mẹo    Bạn cũng có thể nhập hoặc nối kết tới một danh sách SharePoint, để có thêm thông tin, vui lòng xem Nhập từ hoặc nối kết dữ liệu với một danh sách SharePoint.

Đầu Trang Đầu Trang

Sử dụng trang SharePoint để tạo bảng

Bạn có thể tạo một bảng trong cơ sở dữ liệu của mình nhập từ hoặc nối kết tới một danh sách SharePoint. Bạn cũng có thể tạo một danh sách SharePoint mới bằng cách sử dụng một mẫu được xác định trước.

  1. Dưới Tạo, bấm Danh sách SharePoint và thực hiện một trong các thao tác sau:
  1. Bấm Liên hệ, Tác vụ, Vấn đề, hoặc Sự kiện.
  2. Trong hộp thoại Tạo Danh sách Mới, hãy nhập URL cho trang SharePoint mà bạn muốn tạo danh sách.
  3. Nhập tên cho danh sách mới và mô tả của nó trong hộp Xác định tên cho danh sách mớiMô tả.
  1. Để mở bảng đã nối kết sau khi tạo bảng, hãy chọn hộp kiểm Mở danh sách khi đã hoàn thành (đã chọn theo mặc định).

  1. Bấm Tùy chỉnh. Trong hộp thoại Tạo Danh sách Mới, hãy nhập URL cho trang SharePoint nơi bạn muốn tạo danh sách.
  1. Nhập một tên cho danh sách mới và mô tả của nó trong hộp Xác định tên cho danh sách mới và hộp Mô tả.
  2. Để mở bảng được nối kết sau khi tạo, chọn hộp kiểm Mở danh sách khi hoàn thành (được chọn mặc định).

  1. Bấm Danh sách SharePoint Hiện có.
  2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài, hãy nhập URL cho trang SharePoint chứa dữ liệu mà bạn muốn nhập.
  3. Bấm Nhập dữ liệu nguồn vào trong một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại, rồi bấm Tiếp.
  4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách SharePoint mà bạn muốn nhập.

  1. Bấm Danh sách SharePoint Hiện có.
  2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Trang SharePoint, hãy nhập URL cho trang SharePoint có chứa danh sách mà bạn muốn nối kết.
  3. Bấm Nối kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã nối kết, rồi bấm Tiếp.
  4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách SharePoint mà bạn muốn nối kết.

Đầu Trang Đầu Trang

Sử dụng một dịch vụ web để tạo bảng

Bạn có thể tạo một bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn kết nối tới dữ liệu tại một trang web cung cấp giao diện dịch vụ web.

 Ghi chú    Bảng dịch vụ web chỉ đọc.

  1. Trong tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, bấm Xem thêm rồi bấm Dịch vụ Dữ liệu .
  2. Nếu kết nối bạn muốn sử dụng đã được cài đặt, hãy bỏ qua bước 5. Nếu không, hãy tiếp tục với bước tiếp theo.
  3. Bấm Cải đặt kết nối mới.
  4. Chọn tệp kết nối bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.
  5. Trong hộp thoại Tạo Nối kết đến Dữ liệu Dịch vụ Web, mở rộng kết nối bạn muốn sử dụng.
  6. Chọn bảng bạn muốn nối kết tới. Access hiển thị các trường ở cạnh bên phải của hộp thoại.
  7. Tùy chọn, hãy gõ một tên cho bảng được nối kết trong hộp Xác định tên nối kết. Access sẽ sử dụng tên này cho bảng được nối kết trong Ngăn Dẫn hướng.
  8. Bấm OK. Access tạo bảng được nối kết.

Đầu Trang Đầu Trang

Đặt các thuộc tính bảng trong cơ sở dữ liệu bàn làm việc

Bạn có thể đặt các thuộc tính áp dụng cho toàn bộ bảng hoặc toàn bộ bản ghi.

  1. Chọn bảng có các thuộc tính bạn muốn đặt.
  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiện/Ẩn, hãy bấm Trang Thuộc tính.

Hiện/ẩn nhóm trong tab Thiết kế.

  1. Trên trang tính thuộc tính, bấm tab Chung.
  2. Hãy bấm vào hộp ở bên trái thuộc tính mà bạn muốn đặt rồi nhập thiết đặt cho thuộc tính đó. Để xem danh sách các thuộc tính bảng, hãy bấm Thuộc tính Bảng Sẵn dùng.
  3. Nhấn CTRL+S để lưu những thay đổi của bạn.
Sử dụng thuộc tính bảng Để
Hiển thị Dạng Xem trên Trang SharePoint

Đặc biệt các dạng xem tùy thuộc vào bảng có thể được hiển thị trên một trang SharePoint.

 Ghi chú   Hiệu ứng của thiết đặt này tùy thuộc vào thiết đặt thuộc tính cơ sở dữ liệu trong Hiển thị Tất cả Dạng Xem trên Trang SharePoint.

Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Xem thêm.

Mở rộng bảng dữ liệu con Mở rộng toàn bộ bảng dữ liệu con khi bạn mở bảng.
Chiều cao của Bảng dữ liệu con

Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

  • Nếu bạn muốn cửa sổ bảng dữ liệu con mở rộng nhằm hiển thị tất cả các hàng, hãy đặt thuộc tính này ở 0".
  • Nếu bạn muốn điều khiển chiều cao của bảng dữ liệu con, hãy nhập chiều cao mong muốn bằng in-xơ.
Định hướng Đặt hướng dạng xem, tùy theo ngôn ngữ của bạn đọc từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái.
Mô tả Cung cấp phần mô tả về bảng. Mô tả này sẽ xuất hiện trong chú giải công cụ đối với bảng.
Dạng xem Mặc định Đặt Biểu dữ liệu, PivotTable, hoặc PivotChart làm dạng xem mặc định khi bạn mở bảng.
Quy tắc Hợp lệ Nhập một biểu thức đúng với bất kỳ khi nào thêm hoặc thay đổi bản ghi.
Văn bản Xác thực Nhập một thông tin được hiển thị khi bản ghi vi phạm biểu thước trong thuộc tính Quy tắc Hợp lệ.
Bộ lọc Định nghĩa các tiêu chí để hiển thị chỉ các hàng khớp trong dạng xem Biểu dữ liệu.
Xếp thứ tự theo Chọn một hoặc nhiều trường để định rõ thứ tự sắp xếp mặc định của hàng trong dạng xem Biểu dữ liệu.
Tên của Bảng dữ liệu con Định rõ xem bảng dữ liệu con có xuất hiện trong dạng xem Biểu dữ liệu hay không, và nếu có, bảng nào hoặc truy vấn nào phải cung cấp hàng trong bảng dữ liệu con.
Nối kết các Trường Con Liệt kê các trường trong bảng hoặc truy vấn được sử dụng cho bảng dữ liệu con khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Chính đã được định rõ trong bảng.
Nối kết các Trường Chính Liệt kê các trường trong bảng khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Con đã được định rõ trong bảng.
Bộ lọc Khi Tải Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Bộ lọc (khi thiết đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.
Xếp thứ tự Theo Khi Tải Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Xếp thứ tự Theo (khi đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

 Mẹo   Để có nhiều khoảng trống để nhập hoặc sửa một thiết đặt trong hộp thuộc tính, nhấn SHIFT+F2 để hiển thị hộp Thu phóng. Nếu bạn đặt thuộc tính Quy tắc Hợp lệ về một biểu thức và muốn nhận được trợ giúp khi xây dựng biểu thức, bấm Hình ảnh nút bên cạnh hộp thuộc tính Quy_tac_Hợp_lệ để hiển thị Bộ dựng Biểu thức.

Đầu Trang Đầu Trang

Thêm một trường vào bảng trên cơ sở dữ liệu bàn làm việc

Bạn lưu mỗi phần của dữ liệu bạn muốn theo dõi vào một trường. Ví dụ, trong bảng các liên hệ, bạn tạo các trường cho Họ, Tên, Số điện thoại và Địa chỉ. Trong bảng sản phẩm, bạn tạo các trường cho Tên sản phẩm, ID Sản phẩm và Giá.

Trước khi bạn tạo các trường, cố gắng tách riêng dữ liệu thành các phần hữu ích nhỏ nhất. Việc kết hợp dữ liệu sau này dễ dàng hơn là tách riêng dữ liệu ra. Ví dụ, thay vì trường Họ và Tên, hãy cân nhắc việc tạo ra các trường riêng biệt cho Họ và Tên. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc sắp xếp theo Tên, Họ hoặc cả hai. Nếu bạn định báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm hoặc tính toán một mục dữ liệu, hãy đặt mục đó riêng trong một trường. Để có thêm thông tin về cách thiết kế một cơ sở dữ liệu và tạo các trường, vui lòng xem nối kết trong phần Xem thêm.

Sau khi bạn tạo một trường, bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó.

Bạn có thể tạo một trường mới trong Access bằng cách nhập dữ liệu trong một cột mới trong dạng xem Biểu dữ liệu. Khi bạn tạo một trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access tự động gán một loại dữ liệu vào trường, tùy thuộc vào giá trị bạn nhập. Nếu không có loại dữ liệu nào khác được ngụ ý theo nhập liệu của bạn, Access sẽ thiết đặt loại dữ liệu thành Văn bản nhưng bạn có thể thay đổi loại dữ liệu

Thêm một trường bằng cách nhập dữ liệu

Khi bạn tạo một bảng mới hoặc mở bảng hiện tại trong dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể thêm một trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Thêm Trường Mới của biểu dữ liệu.

Biểu dữ liệu có cột Thêm Trường Mới

 Nhập dữ liệu vào cột Thêm Trường Mới trống.

Để thêm một trường mới:

  1. Tạo hoặc mở một bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu.
  2. Trong cột Thêm Trường Mới, hãy nhập tên của trường bạn muốn tạo. Sử dụng tên mô tả để dễ dàng nhận dạng trường hơn.
  3. Nhập dữ liệu vào trong trường mới.

Đầu Trang Đầu Trang

Đặt các thuộc tính của trường

Sau khi bạn tạo một trường, bạn có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó.

Ví dụ, khi thiết đặt các thuộc tính trường, bạn có thể:

  • Điều khiển sự xuất hiện của dữ liệu trong trường
  • Giúp ngăn ngừa các mục nhập dữ liệu không đúng trong một trường
  • Định rõ các giá trị mặc định cho một trường
  • Tăng tốc tìm kiếm và sắp xếp trong một trường

Bạn có thể đặt vài thuộc tính trường sẵn có khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu. Tuy nhiên, để truy nhập và đặt danh sách đầy đủ các thuộc tính trường, bạn phải sử dụng dạng xem Thiết kế.

Đặt thuộc tính trường trong dạng xem Biểu dữ liệu

Bạn có thể đặt lại tên một trường; thay đổi loại dữ liệu, thay đổi thuộc tính Định dạng và thay đổi vài thuộc tính khác của trường khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu.

  • Để mở một bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu:    Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng và trên menu lối tắt, bấm Dạng xem Biểu dữ liệu.
  • Để đặt lại tên một trường:     Khi bạn thêm một trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access tự động gán một tên chung cho trường. Access gán tên Truong1 cho trường mới đầu tiên, Truong2 cho trường mới thứ hai và cứ tiếp tục như thế. Theo mặc định, tên trường được sử dụng làm nhãn khi trường được hiển thị ví dụ như đầu đề cột trong một biểu dữ liệu. Việc đặt lại tên trường để chúng có tên mô tả rõ hơn giúp dễ dàng sử dụng hơn khi bạn xem hoặc sửa các bản ghi.
  1. Bấm chuột phải vào tiêu đề của trường mà bạn muốn đổi tên (ví dụ: Truong1).
  2. Trên menu lối tắt, bấm Đổi tên Cột.
  3. Nhập tên mới trong tiêu đề trường.

Tên trường có thể lên tới 64 ký tự (chữ hoặc số), gồm cả khoảng trống.

Thay đổi loại dữ liệu của trường

Khi bạn tạo một trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access kiểm tra dữ liệu để xác định loại dữ liệu phù hợp cho trường. Ví dụ, nếu bạn nhập 1/1/2006, Access nhận dạng rằng dữ liệu là ngày và đặt loại dữ liệu cho trường Ngày/Giờ. Nếu Access không thể xác định rõ loại dữ loại, loại dữ liệu sẽ được đặt mặc định là Văn bản.

Loại dữ liệu của trường xác định các thuộc tính khác của trường bạn có thể đặt. Ví dụ, bạn có thể chỉ đặt thuộc tính Chỉ Chắp thêm cho một trường có loại dữ liệu Siêu kết nối hoặc loại dữ liệu Memo.

Có những trường hợp bạn muốn thay đổi theo cách thủ công một loại dữ liệu trường. Ví dụ, giả định rằng bạn có số phòng giống như các ngày tháng, ví dụ như 10/2001. Nếu bạn nhập 10/2001 vào một trường mới trong dạng xem Biểu dữ liệu, tính năng tự động phát hiện loại dữ liệu sẽ chọn loại dữ liệu Ngày/Giờ cho trường đó. Do số phòng là các nhãn, không phải là ngày, chúng phải sử dụng loại dữ liệu Văn bản. Sử dụng thủ tục sau để thay đổi loại dữ liệu của trường.

  1. Bấm tab Biểu dữ liệu ..
  2. Trong danh sách Loại Dữ liệu, trong nhóm Loại Dữ liệu & Định dạng, hãy chọn loại dữ liệu bạn muốn.

Hình ảnh Ruy-băng Access

Thay đổi định dạng trường

Ngoài việc xác định loại dữ liệu của trường mới, Access cũng có thể đặt thuộc tính Định dạng cho trường, tùy thuộc vào dữ liệu bạn nhập. Ví dụ, nếu bạn nhập 10:50 sa, Access đặt loại dữ liệu là Ngày/Giờ và thuộc tính Định dạng là Thời gian Trung bình. Để thay đổi theo cách thủ công thuộc tính Định dạng của trường, hãy thực hiện thao tác sau:

  1. Trong Ruy-băng, bấm tab Biểu dữ liệu.
  2. Trong danh sách Định dạng, trong nhóm Loại Dữ liệu & Định dạng, hãy nhập định dạng bạn muốn.

 Ghi chú    Danh sách Định dạng có thể không sẵn dùng đối với một vài trường (ví dụ Văn bản), tùy thuộc vào loại dữ liệu của trường.

Đặt các thuộc tính khác

  1. Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bấm trường bạn muốn đặt thuộc tính.
  2. Trong tab Biểu dữ liệu, trong nhóm Loại Dữ liệu & Định dạng, chọn các thuộc tính bạn muốn.

Hình ảnh Ruy-băng Access

Đầu Trang Đầu Trang

Đặt các thuộc tính trường

Bạn có thể đặt một thuộc tính trường bằng cách mở bảng trong dạng xem Thiết kế.

  • Để mở một bảng trong dạng xem Thiết kế   : Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng và trên menu lối tắt, bấm Dạng xem Thiết kế.
  • Để thay đổi loại dữ liệu của trường   : Định vị tên trường bạn muốn đặt loại dữ liệu, bấm trường Loại Dữ liệu và chọn loại dữ liệu từ danh sách.
  • Đặt các thuộc tính trường khác   : Trong lưới thiết kế bảng, chọn trường bạn muốn đặt thuộc tính. Trong pa-nen Thuộc tính của Trường nhập các thiết đặt bạn muốn cho mỗi thuộc tính. Nhấn CTRL+S để lưu những thay đổi của bạn.

 Ghi chú    Các thuộc tính bạn có thể đặt tùy thuộc vào loại dữ liệu trường.

Đầu Trang Đầu Trang

Bảng trong các ứng dụng Access

Máy khách Access cung cấp cho các nhà thiết kế khả năng tạo và sửa đổi các bảng sẽ được lưu trên máy chủ SQL. Thông tin Access yêu cầu để tạo và duy trì một bảng và các thuộc tính như dấu hiệu nhập, thông tin tìm kiếm và định dạng được lưu trong một bảng hệ thống (Access.Thuộc tính Cột) trong cơ sở dữ liệu của người dùng. Để có thêm thông tin, vui lòng xem tạo một ứng dụng Access.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Access 2013