Giới thiệu về truy vấn

Dùng truy vấn giúp việc xem, thêm, xóa bỏ hoặc thay đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access của bạn dễ dàng hơn. Một vài lý do khác nên dùng truy vấn:

  • Tìm nhanh dữ liệu cụ thể bằng cách lọc theo tiêu chí cụ thể (điều kiện).
  • Tính toán hoặc tóm tắt dữ liệu
  • Tự động hóa tác vụ quản lý dữ liệu như xem lại dữ liệu mới nhất trên cơ sở định kỳ.

Bạn sẽ có một bộ tùy chọn truy vấn mạnh hơn khi làm việc với cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, nhưng các ứng dụng Access cũng cho bạn một số tùy chọn truy vấn được trình bày bên dưới. Để biết thêm thông tin về ứng dụng Access, kiểu cơ sở dữ liệu mới mà bạn thiết kế bằng Access và phát hành trực tuyến, hãy xem phần Tạo ứng dụng Access.

 Ghi chú    Nếu bạn muốn thử dùng truy vấn trong các ví dụ, hãy dùng cơ sở dữ liệu Access trên máy tính.



Truy vấn giúp bạn tìm và làm việc với dữ liệu của mình

Trong cơ sở dữ liệu thiết kế chuẩn, dữ liệu bạn muốn trình bày thông qua biểu mẫu hoặc báo cáo thường được đặt trong nhiều bảng. Truy vấn có thể kéo thông tin từ nhiều bảng và lắp ráp chúng lại để hiển thị trong biểu mẫu hoặc báo cáo. Truy vấn có thể là một yêu cầu cho kết quả dữ liệu từ cơ sở dữ liệu hoặc cho hành động trên dữ liệu hoặc cả hai. Truy vấn có thể cho bạn câu trả lời cho một câu hỏi đơn giản, thực hiện các phép toán, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau, thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu. Vì truy vấn rất linh hoạt, có nhiều kiểu truy vấn và bạn có thể tạo kiểu truy vấn dựa trên tác vụ.

Các kiểu truy vấn chính Sử dụng
Chọn Để truy xuất dữ liệu từ một bảng hay để tính toán.
Hành động Thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ dữ liệu. Mỗi tác vụ lại có một kiểu truy vấn hành động nhất định. Truy vấn hành động không sẵn dùng trong ứng dụng Access.

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo truy vấn chọn

Nếu bạn muốn xem lại dữ liệu chỉ từ một số trường nào đó trong bảng hay xem lại dữ liệu từ nhiều bảng đồng thời hoặc có thể chỉ xem dữ liệu dựa trên tiêu chí nào đó, truy vấn chọn có thể là lựa chọn dành cho bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo truy vấn chọn.

Xem lại dữ liệu từ trường chọn

Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu của bạn có bảng với nhiều thông tin về sản phẩm và bạn muốn xem lại danh sách sản phẩm và giá của chúng, đây là cách bạn tạo truy vấn chọn để trả về tên sản phẩm và giá tương ứng.

  1. Mở cơ sở dữ liệu và trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Trong hộp Hiện Bảng, trên tab Bảng, hãy bấm đúp vào bảng Sản phẩm rồi đóng hộp thoại.
  3. Trong bảng Sản phẩm, giả sử bạn có các trường Tên Sản phẩm và Giá Niêm yết. Bấm đúp vào Tên Sản phẩmGiá Niêm yết để thêm những trường này vào lưới thiết kế (design grid: The grid that you use to design a query or filter in query Design view or in the Advanced Filter/Sort window. For queries, this grid was formerly known as the QBE grid.) truy vấn.
  4. Trên tab Thiết kế , bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy và hiển thị danh sách sản phẩm và giá của chúng.

Đầu Trang Đầu Trang

Xem lại dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan cùng lúc

Ví dụ: Nếu bạn có cơ sở dữ liệu cho một cửa hàng bán thực phẩm và bạn muốn xem lại các đơn hàng cho những khách hàng sống ở một thành phố cụ thể. Giả sử dữ liệu về đơn hàng và dữ liệu về khách hàng được lưu giữ trong hai bảng có tên tương ứng là Khách hàng và Đơn hàng. Nếu mỗi bảng có một trường Mã Khách hàng, tạo nên nền tảng của mối quan hệ một-với-nhiều (mối quan hệ một - nhiều: Sự liên kết giữa hai bảng trong đó, giá trị khóa chính cho mỗi bản ghi trong bảng chính tương ứng với giá trị trong trường hay các trường khớp của nhiều bản ghi trong bảng quan hệ.) giữa hai bảng. Bạn có thể Tạo truy vấn trả về đơn hàng cho những khách hàng ở một thành phố cụ thể, chẳng hạn như Las Vegas, bằng cách làm theo quy trình sau:

  1. Mở cơ sở dữ liệu. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Trong hộp thoại Hiện Bảng, trên tab Bảng, bấm đúp vào Khách hàngĐơn hàng.
  3. Đóng hộp thoại Hiện Bảng. Hãy lưu ý đường (gọi là phép nối) kết nối trường Mã trong bảng Khách hàng và trường Mã Khách hàng trong bảng Đơn hàng. Đường này thể hiện mối quan hệ giữa hai bảng.
  4. Trong bảng Khách hàng, bấm đúp vào Công tyThành phố để thêm những trường này vào lưới thiết kế truy vấn.
  5. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột Thành phố, bạn hãy xóa hộp kiểm trong hàng Hiện.
  6. Trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố, hãy nhập Las Vegas.

Việc xóa hộp kiểm Hiện ngăn không cho truy vấn hiển trị thành phố trong kết quả và việc nhập Las Vegas trong hàng Tiêu chí chỉ rõ rằng bạn chỉ muốn thấy những bản ghi mà trong đó giá trị của trường Thành phố là Las Vegas. Trong trường hợp này, truy vấn chỉ trả về những khách hàng cư trú tại Las Vegas. Bạn không cần phải hiển thị trường để dùng nó với một tiêu chí.

  1. Trong bảng Đơn hàng, hãy bấm đúp vào Mã Đơn hàngNgày Đơn hàng để thêm các trường này vào hai cột kế tiếp trong lưới thiết kế truy vấn.
  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy, sau đó hiển thị danh sách đơn hàng cho những khách hàng ở Las Vegas.
  3. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo truy vấn tham số

Nếu bạn thường xuyên muốn chạy các biến thể của một truy vấn riêng biệt, hãy thử dùng truy vấn tham số. Khi bạn chạy truy vấn tham số, truy vấn sẽ nhắc bạn nhập giá trị trường, sau đó dùng giá trị bạn cung cấp để tạo tiêu chí cho truy vấn của bạn.

 Ghi chú    Bạn không thể tạo truy vấn tham số trong ứng dụng Access.

Tiếp tục từ ví dụ trước, trong đó bạn đã học cách tạo truy vấn chọn để trả về đơn hàng cho những khách hàng ở Las Vegas, bạn có thể chỉnh sửa truy vấn chọn đó để nó nhắc bạn chỉ rõ thành phố mỗi lần bạn chạy truy vấn. Để có thể theo dõi xuyên suốt, bạn hãy mở cơ sở dữ liệu bạn đã tạo trong ví dụ trước:

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào truy vấn có tên là Đơn hàng theo Thành phố (mà bạn đã tạo trong phần trước), rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố, hãy xóa bỏ Las Vegas, rồi nhập [Cho thành phố nào?].

Chuỗi [Cho thành phố nào?] là lời nhắc tham số của bạn. Dấu ngoặc vuông chỉ báo rằng bạn muốn truy vấn yêu cầu đầu vào và văn bản (trong trường hợp này là Cho thành phố nào?) là câu hỏi mà lời nhắc tham số hiển thị.

 Ghi chú   Cả dấu chấm (.) và dấu chấm than (!) đều không thể dùng làm văn bản trong lời nhắc tham số.

  1. Chọn hộp kiểm trong hàng Hiện của cột Thành phố, để kết quả truy vấn sẽ hiển thị thành phố.
  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn nhắc bạn nhập giá trị cho Thành phố.
  3. Nhập New York, rồi nhấn ENTER để xem đơn hàng cho những khách hàng ở New York.

Nếu bạn không biết có thể chỉ rõ những giá trị nào thì sao? Bạn có thể dùng ký tự đại diện làm một phần của lời nhắc:

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Dạng xem, hãy bấm Dạng xem, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố, hãy nhập Like [Cho thành phố nào?]&"*".

Trong lời nhắc tham số này, từ khóa Like, dấu và (&) và dấu sao (*) được đặt trong dấu ngoặc kép cho phép người dùng nhập kết hợp của các ký tự bao gồm cả ký tự đại diện để trả về đa dạng kết quả. Ví dụ: Nếu người dùng nhập *, truy vấn sẽ trả về tất cả các thành phố; nếu người dùng nhập L, truy vấn sẽ trả về tất cả các thành phố có tên bắt đầu với chữ "L;" và khi người dùng nhập *s*, truy vấn sẽ trả về tất cả các thành phố có chứa chữ "s."

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, hãy bấm Chạy, ở lời nhắc truy vấn, hãy nhập Mới, rồi nhấn ENTER.

Truy vấn sẽ chạy rồi hiển thị đơn hàng của các khách hàng ở New York.

Chỉ rõ kiểu dữ liệu tham số

Bạn cũng có thể xác định kiểu dữ liệu nào tham số sẽ chấp nhận. Bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho bất kỳ tham số nào nhưng đặc biệt quan trọng là phải đặt kiểu dữ liệu cho những dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/thời gian. Khi bạn xác định kiểu dữ liệu mà tham số chấp nhận, thì người dùng sẽ thấy thông báo lỗi hữu ích hơn khi họ nhập sai kiểu dữ liệu, ví dụ như nhập văn bản trong khi đáng ra phải là tiền tệ.

 Ghi chú   Nếu một tham số được đặt để chấp nhận dữ liệu văn bản, thì mọi dữ liệu đầu vào sẽ được hiểu là văn bản và không hiển thị thông báo lỗi nào.

Để xác định kiểu dữ liệu cho tham số trong truy vấn, bạn hãy dùng quy trình sau:

  1. Với truy vấn đang mở trong dạng xem Thiết kế, trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiện/Ẩn, bấm Tham số.
  2. Trong hộp thoại Tham số Truy vấn, trong cột Tham số, hãy nhập lời nhắc cho mỗi tham số mà bạn muốn xác định kiểu dữ liệu cho tham số đó. Hãy đảm bảo rằng mỗi tham số khớp với lời nhắc bạn đã dùng trong hàng Tiêu chí của lưới thiết kế truy vấn.
  3. Trong cột Kiểu Dữ liệu hãy chọn kiểu dữ liệu cho mỗi tham số.

Thông tin thêm về cách dùng tham số để yêu cầu thông tin đầu vào khi chạy một truy vấn.

Tạo truy vấn tổng

Hàng Tổng trong cơ sở dữ liệu rất hữu ích nhưng đối với những câu hỏi phức tạp hơn, bạn hãy dùng truy vấn tổng. Truy vấn tổng là truy vấn chọn, nó cho phép bạn nhóm và tổng kết dữ liệu, giống như khi bạn muốn xem tổng doanh số của mỗi sản phẩm. Trong truy vấn tổng, bạn có thể dùng hàm Sum (một hàm tập hợp) để xem tổng doanh số của mỗi sản phẩm.

 Ghi chú    Bạn không thể sử dụng hàm tổng hợp trong ứng dụng Access.

Bạn hãy dùng quy trình sau để thay đổi truy vấn Tổng phụ Sản phẩm mà bạn đã tạo trong ví dụ trước đây để nó tổng kết tổng phụ sản phẩm theo từng sản phẩm.

  1. Trên tab Trang đầu, bấm Dạng xem > Dạng xem Thiết kế.

Truy vấn Tổng phụ Sản phẩm mở ra trong dạng xem Thiết kế.

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiện/Ẩn, bấm Tổng cộng.

Hàng Tổng cộng được hiển thị trong lưới thiết kế truy vấn.

 Ghi chú    Mặc dù chúng có cùng tên nhưng hàng Tổng trong lưới thiết kế và hàng Tổng trong biểu dữ liệu không giống nhau:

  • Bạn có thể nhóm theo các giá trị trường bằng cách dùng hàng Tổng cộng trong lưới thiết kế.
  • Bạn có thể thêm hàngTổng của biểu dữ liệu vào các kết quả của truy vấn tổng.
  • Khi bạn dùng hàng Tổng cộng trong lưới thiết kế, bạn phải chọn một hàm tập hợp cho mỗi trường. Nếu bạn không muốn thực hiện tính toán trên một trường, bạn có thể nhóm theo trường đó.
  1. Trong cột thứ hai của lưới thiết kế, trong hàng Tổng, hãy chọn Sum từ danh sách thả xuống.
  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy rồi hiển thị danh sách sản phẩm với tổng phụ.
  3. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn. Hay để truy vấn mở.

Để biết thêm thông tin, hãy xem cộng tổng các giá trị trên biểu dữ liệu với hàng Tổng cộng.

Đầu Trang Đầu Trang

Tính toán dựa trên dữ liệu của bạn

Bạn thường không dùng bảng để lưu giữ những giá trị đã tính toán như tổng phụ, ngay cả khi chúng dựa trên dữ liệu của cùng cơ sở dữ liệu, bởi vì giá trị đã tính toán có thể trở thành lỗi thời nếu giá trị nguồn mà chúng dựa vào đã thay đổi. Ví dụ: Bạn sẽ không lưu giữ tuổi của ai đó trong bảng bởi vì mỗi năm bạn sẽ phải cập nhật giá trị này; thay vào đó, bạn lưu giữ ngày sinh của người đó, rồi dùng truy vấn để tính tuổi của người này.

Ví dụ nếu bạn có cơ sở dữ liệu cho một vài sản phẩm bạn muốn bán. Cơ sở dữ liệu này có một bảng được gọi là Chi tiết Đơn hàng với thông tin về sản phẩm trong các trường, chẳng hạn như giá của mỗi sản phẩm và số lượng của chúng. Bạn có thể tính tổng phụ bằng cách dùng truy vấn để nhân số lượng mỗi sản phẩm với đơn giá của sản phẩm đó, nhân số lượng mỗi sản phẩm với đơn giá và tỷ lệ chiết khấu của sản phẩm đó, rồi lấy tổng tính theo đơn giá trừ đi tổng chiết khấu. Nếu bạn đã tạo cơ sở dữ liệu mẫu trong ví dụ trước, bạn hãy mở nó và làm theo:

  1. Trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Trong hộp thoại Hiện Bảng, trên tab Bảng, bấm đúp vào Chi tiết Đơn hàng.
  3. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.
  4. Trong bảng Chi tiết Đơn hàng, bấm đúp vào Mã Sản phẩm để thêm trường này vào cột thứ nhất của lưới thiết kế truy vấn.
  5. Trong cột thứ hai của lưới, bấm chuột phải vào hàng Trường, rồi bấm Thu phóng trên menu lối tắt.
  6. Trong hộp Thu phóng, bạn hãy nhập hoặc dán: Tổng phụ: ([Số lượng]*[Đơn giá])-([Số lượng]*[Đơn giá]*[Chiết khấu])
  7. Bấm OK.
  8. Trên tab Thiết kế, bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy rồi hiển thị danh sách sản phẩm và tổng phụ cho mỗi đơn hàng.
  9. Hãy nhấn CTRL+S để lưu truy vấn, rồi đặt tên truy vấn là Tổng phụ Sản phẩm.

Hãy xem thêm cộng tổng dữ liệu trên biểu dữ liệu với hàng Tổng cộng.

Đầu Trang Đầu Trang

Hiển thị dữ liệu được tổng kết hay tập hợp.

Khi bạn dùng bảng để ghi lại các giao dịch hoặc lưu giữ dữ liệu số xuất hiện một cách đều đặn thì việc xem lại dữ liệu trong tập hợp là rất hữu ích, ví dụ như tổng hay trung bình. Trong Access, bạn có thể thêm hàng Tổng cộng vào biểu dữ liệu (datasheet: Data from a table, form, query, view, or stored procedure that is displayed in a row-and-column format.). Hàng Tổng nằm ở cuối biểu dữ liệu, nó thể hiển thị tổng hiện có hoặc giá trị tập hợp khác.

  1. Hãy chạy truy vấn Tổng phụ Sản phẩm và để kết quả mở trong Dạng xem Biểu dữ liệu (Datasheet view: A view that displays data from a table, form, query, view, or stored procedure in a row-and-column format. In Datasheet view, you can edit fields, add and delete data, and search for data.).
  2. Trên tab Trang đầu, bấm Tổng cộng. Một hàng mới xuất hiện ở cuối biểu dữ liệu với từ Tổng trong cột đầu tiên.
  3. Bấm ô ở hàng cuối cùng của biểu dữ liệu có tên là Tổng.
  4. Bấm mũi tên để xem các hàm tập hợp sẵn có. Vì cột chứa dữ liệu văn bản nên chỉ có hai lựa chọn: Không cóCount.
  5. Chọn Count. Nội dung của ô thay đổi từ Tổng thành số đếm của các giá trị cột.
  6. Bấm ô liền kề (cột thứ hai). Lưu ý rằng mũi tên xuất hiện trong ô.
  7. Bấm vào mũi tên rồi bấm Sum. Trường sẽ hiển thị tổng của các giá trị cột.
  8. Hãy để truy vấn mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo truy vấn chéo bảng

Bây giờ giả sử bạn muốn xem lại tổng phụ sản phẩm nhưng bạn cũng muốn tập hợp theo tháng, sao cho mỗi hàng sẽ hiện tổng phụ cho một sản phẩm và mỗi cột hiện tổng phụ sản phẩm cho một tháng. Để hiện tổng phụ cho một sản phẩm và hiện tổng phụ sản phẩm cho một tháng, bạn hãy dùng truy vấn chéo bảng (crosstab query: A query that calculates a sum, average, count, or other type of total on records, and then groups the result by two types of information: one down the left side of the datasheet and the other across the top.).

 Ghi chú   Không thể hiển thị truy vấn chéo bảng trong ứng dụng Access.

Bạn có thể thay đổi truy vấn Tổng phụ Sản phẩm một lần nữa để truy vấn trả về các hàng tổng phụ sản phẩm và các cột tổng phụ hàng tháng.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Các Dạng xem, bấm Dạng xem, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
  2. Trong nhóm Thiết lập Truy vấn , bấm Hiện Bảng.
  3. Trong hộp thoại Hiện Bảng, bấm đúp vào Đơn hàng, rồi bấm Đóng.
  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chéo bảng. Trong lưới thiết kế, hàng Hiện bị ẩn, còn hàng Chéo bảng được hiển thị.
  1. Trong cột thứ ba của lưới thiết kế, hãy bấm chuột phải vào hàng Trường, rồi bấm Thu phóng trên menu lối tắt. Hộp Thu phóng mở ra.
  2. Trong hộp Thu phóng, hãy nhập hoặc dán như sau: Tháng: "Tháng " & Phần Ngày("t", [Ngày Đặt hàng])
  3. Bấm OK.
  4. Trong hàng Truy vấn chéo, hãy chọn các giá trị sau từ danh sách thả xuống: Đầu đề Hàng cho cột đầu tiên, Giá trị cho cột thứ hai và Đầu đề Cột cho cột thứ ba.
  5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy. Truy vấn sẽ chạy rồi hiển thị tổng phụ sản phẩm, được tập hợp theo tháng.
  6. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Để có thêm thông tin, mời bạn xem

Tạo truy vấn tạo bảng

Bạn có thể dùng truy vấn tạo bảng để tạo một bảng mới từ dữ liệu được lưu giữ trong các bảng khác.

 Ghi chú    Truy vấn tạo bảng không sẵn dùng trong ứng dụng Access.

Ví dụ, giả sử bạn muốn gửi dữ liệu về các đơn hàng Chicago cho đối tác kinh doanh Chicago, người đang dùng Access để chuẩn bị báo cáo. Thay vì gửi tất cả dữ liệu đơn hàng, bạn muốn hạn chế và chỉ gửi những dữ liệu cụ thể cho các đơn hàng Chicago.

Bạn có thể dựng một truy vấn chọn chứa dữ liệu đơn hàng Chicago, rồi dùng truy vấn chọn này để tạo bảng mới theo quy trình sau đây:

  1. Mở cơ sở dữ liệu mẫu từ ví dụ trước.

Để chạy truy vấn tạo bảng, bạn có thể cần phải bật nội dung cơ sở dữ liệu.

 Ghi chú    Nếu bạn thấy một thông báo phía dưới Ruy-băng về việc bật cơ sở dữ liệu, hãy bấm Cho phép nội dung. Nếu cơ sở dữ liệu đã ở vị trí tin cậy, bạn sẽ không thấy Thanh Thông báo.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Trong hộp thoại Hiện Bảng, bấm đúp vào Chi tiết Đơn hàngĐơn hàng rồi đóng hộp thoại Hiện Bảng.
  3. Trong bảng Đơn hàng, bấm đúp vào ID Khách hàngThành phố Gửi hàng để thêm các trường này vào lưới thiết kế.
  4. Trong bảng Chi tiết Đơn hàng, bấm đúp vào Mã Đơn hàng, Mã Sản phẩm, Số lượng, Đơn giáChiết khấu để thêm những trường này vào lưới thiết kế.
  5. Trong cột Thành phố Gửi hàng của lưới thiết kế, hãy xóa hộp trong hàng Hiện. Trong hàng Tiêu chí, hãy nhập 'Chicago' (bao gồm cả dấu nháy đơn). Hãy kiểm chứng kết quả truy vấn trước khi bạn dùng chúng để tạo bảng.
  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.
  7. Nhấn CTRL + S để lưu truy vấn.
  8. Trong hộp Tên Truy vấn, hãy nhập Truy vấn Đơn hàng Chicago, rồi bấm OK.
  9. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Dạng xem, hãy bấm Dạng xem, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
  10. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, bạn bấm Tạo Bảng.
  1. Trong hộp thoại Tạo Bảng, trong hộp Tên Bảng, hãy nhập Đơn hàng Chicago, rồi bấm OK.
  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.
  3. Trong hộp thoại xác nhận, hãy bấm Có và xem bảng mới được hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng.

 Ghi chú   Nếu đã có bảng có cùng tên với bảng bạn mà bạn đã xác định, thì Access sẽ xóa bỏ bảng đó trước khi chạy truy vấn.

Tạo truy vấn chắp thêm

Bạn có thể dùng một truy vấn chắp thêm để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và thêm dữ liệu đó vào bảng khác.

 Ghi chú    Truy vấn chắp thêm không sẵn dùng trong ứng dụng Access.

Ví dụ: giả sử bạn đã tạo một bảng để chia sẻ với một đồng nghiệp tại Chicago nhưng bạn nhận ra rằng đồng nghiệp đó cũng làm việc với khách hàng ở khu vực Milwaukee. Bạn muốn thêm các hàng chứa dữ liệu của khu vực Milwaukee vào bảng trước khi chia sẻ bảng với đồng nghiệp. Bạn có thể thêm dữ liệu của khu vực Milwaukee vào bảng Đơn hàng Chicago bằng cách làm như sau:

  1. Mở truy vấn có tên là "Truy vấn Đơn hàng Chicago" trong dạng xem Thiết kế.
  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm. Hộp thoại Chắp thêm mở ra.
  1. Trong hộp thoại Chắp thêm, hãy bấm vào mũi tên trong hộp Tên Bảng, chọn Đơn hàng Chicago từ danh sách thả xuống rồi bấm OK.
  2. Trong lưới thiết kế, trong hàng Tiêu chí của cột Thành phố Gửi hàng, hãy xóa 'Chicago' rồi nhập 'Milwaukee'.
  3. Trong hàng Chắp thêm Vào, hãy chọn trường phù hợp cho mỗi cột.

Trong ví dụ này, giá trị của hàng Chắp thêm Vào phải khớp với giá trị của hàng Trường, nhưng điều này không cần thiết để truy vấn chắp thêm hoạt động.

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

 Ghi chú    Khi chạy một truy vấn trả về lượng dữ liệu lớn, bạn có thể nhận được thông báo lỗi cho biết bạn sẽ không thể hoàn tác truy vấn. Hãy thử tăng giới hạn trên phân đoạn bộ nhớ lên 3MB để cho phép truy vấn đi qua.

Tạo truy vấn cập nhật

Bạn có thể dùng truy vấn cập nhật để thay đổi dữ liệu trong bảng và cũng có thể dùng truy vấn cập nhật để nhập tiêu chí để xác định hàng nào cần được cập nhật. Truy vấn cập nhật cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại dữ liệu đã cập nhật trước khi bạn thực hiện cập nhật.

 Quan trọng    Bạn không thể hoàn tác truy vấn thực hiện. Bạn nên cân nhắc tạo bản sao lưu của bảng mà bạn sẽ cập nhật bằng truy vấn cập nhật.

 Ghi chú    Truy vấn cập nhật không sẵn dùng trong ứng dụng Access.

Trong ví dụ trước, bạn đã chắp thêm các hàng vào bảng Đơn hàng Chicago. Trong bảng Đơn hàng Chicago, trường Mã Sản phẩm hiện Mã Sản phẩm dạng số. Để làm cho dữ liệu trở nên hữu ích hơn trong báo cáo, bạn có thể thay thế mã sản phẩm bằng tên sản phẩm, bằng cách làm như sau:

  1. Mở bảng Đơn hàng Chicago trong dạng xem Thiết kế.
  2. Trong hàng Mã Sản phẩm, hãy đổi kiểu dữ liệu từ Số thành Văn bản.
  3. Lưu và đóng bảng Đơn hàng Chicago.
  4. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.
  5. Trong hộp thoại Hiện Bảng, bấm đúp vào Đơn hàng Chicago và Sản phẩm, rồi đóng hộp thoại Hiện Bảng.
  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Cập nhật.
  1. Trong lưới thiết kế, các hàng Sắp xếpHiện sẽ biến mất và hàng Cập nhật Vào xuất hiện.
  2. Trong bảng Đơn hàng Chicago, bấm đúp vào Mã Sản phẩm để thêm trường này vào lưới thiết kế.
  3. Trong lưới thiết kế, trong hàng Cập nhật Vào của cột Mã Sản phẩm, hãy nhập hoặc dán như sau: [Sản phẩm].[Tên Sản phẩm]

 Mẹo    Bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để xóa các giá trị của trường bằng cách dùng một chuỗi trống ("") hoặc NULL trong hàng Cập nhật Vào.

  1. Trong hàng Tiêu chí, hãy nhập hoặc dán như sau: [Mã Sản phẩm] Like ([Mã].[Sản phẩm])
  2. Bạn có thể xem lại giá trị nào sẽ bị thay đổi bởi truy vấn cập nhật bằng cách xem truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu.
  3. Trên tab Thiết kế, bấm Dạng xem > Dạng xem Biểu dữ liệu. Truy vấn trả về danh sách Mã Sản phẩm đã được cập nhật.
  4. Trên tab Thiết kế, bấm Chạy.

Khi bạn mở bảng Đơn hàng Chicago, bạn sẽ thấy rằng giá trị dạng số trong trường Mã Sản phẩm đã được thay thế bởi tên sản phẩm từ bảng Sản phẩm. Hãy xem Tạo truy vấn cập nhật.

Tạo truy vấn xóa

Bạn có thể dùng truy vấn xóa để xóa bỏ dữ liệu khỏi bảng và bạn có thể dùng truy vấn xóa để nhập tiêu chí để chỉ rõ hàng nào cần được xóa bỏ. Truy vấn xóa cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại hàng sẽ bị xóa bỏ trước khi bạn thực hiện việc xóa bỏ.

 Ghi chú    Tùy chọn truy vấn xóa không sẵn dùng trong ứng dụng Access.

Ví dụ, giả sử khi bạn đang chuẩn bị để gửi bảng Đơn hàng Chicago từ ví dụ trên đây cho đồng nghiệp tại Chicago, bạn nhận ra rằng một số hàng chứa một vài trường trống. Bạn quyết định loại bỏ các hàng này trước khi gửi bảng. Bạn có thể chỉ cần mở bảng và xóa bỏ hàng theo cách thủ công, nhưng nếu bạn có nhiều hàng cần xóa bỏ và bạn có tiêu chí rõ ràng về việc cần xóa bỏ hàng nào, thì bạn sẽ thấy việc dùng truy vấn xóa rất hữu ích.

Bạn có thể dùng truy vấn để xóa bỏ những hàng không có giá trị Mã Đơn hàng trong bảng Đơn hàng Chicago bằng cách làm như sau:

  1. Trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.
  2. Trong hộp Hiện Bảng, bấm đúp vào Đơn hàng Chicago và đóng hộp Hiện Bảng.
  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Xóa. Trong lưới thiết kế, các hàngSắp xếpHiện biến mất và hàng Xóa xuất hiện.
  1. Trong bảng Đơn hàng Chicago, bấp đúp vào Mã Đơn hàng để thêm nó vào lưới.
  2. Trong lưới thiết kế, trong hàng Tiêu chí của cột Mã Đơn hàng, hãy nhập Là Null.
  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Hãy xem Tạo truy vấn xóa.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Access 2013