Giới thiệu về các báo cáo trong Access

Báo cáo đưa ra phương thức để xem, định dạng và tóm tắt các thông tin trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Ví dụ: bạn có thể tạo một báo cáo đơn giản bao gồm các số điện thoại dành cho tất cả các liên hệ của bạn hoặc một báo cáo tóm tắt về tổng doanh số của các vùng và các khoảng thời gian khác nhau.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tổng quan về báo cáo trong Access. Bạn cũng sẽ tìm hiểu các kiến thức cơ bản về việc tạo báo cáo và dùng các tùy chọn như sắp xếp, gộp nhóm và tóm tắt dữ liệu và cách xem trước và in báo cáo.

 Ghi chú    Thông tin trong bài viết này chỉ nhằm áp dụng cho cơ sở dữ liệu bàn làm việc Access.

Trong bài viết này


Tổng quan

Bạn có thể làm gì với một báo cáo?

Báo cáo là một đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ có ích khi bạn muốn thể hiện các thông tin trong cơ sở dữ liệu về bất kỳ cách dùng nào sau đây:

  • Hiển thị hoặc phân phối một tóm tắt dữ liệu.
  • Lưu trữ ảnh tức thời của dữ liệu.
  • Cung cấp chi tiết về các bản ghi riêng lẻ.
  • Tạo nhãn.

Các phần trong một báo cáo

Mặc dù có thể tạo báo cáo "không có ràng buộc" không hiển thị dữ liệu, nhưng trong khuôn khổ các mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ giả định là một báo cáo có ràng buộc với một nguồn dữ liệu như một bảng hoặc một truy vấn. Thiết kế của một báo cáo được chia thành các phần bạn có thể xem ở dạng xem Thiết kế. Việc hiểu cách vận hành của mỗi phần có thể giúp tạo ra các báo cáo tốt hơn. Ví dụ: một phần trong đó bạn chọn để đặt một điều khiển được tính toán sẽ định rõ cách thức Access sẽ tính toán các kết quả. Danh sách sau đây là tóm tắt về các loại phần và cách dùng của chúng:

Phần Phần sẽ được hiển thị thế nào khi được in Có thể dùng phần ở chỗ
Đầu trang Báo cáo Phần đầu của báo cáo Dùng đầu trang báo cáo cho các thông tin có thể xuất hiện bình thường trên một trang bìa, như logo, tiêu đề hoặc ngày tháng. Khi bạn đặt một điều khiển được tính toán dùng hàm tổng hợp Sum trong đầu trang báo cáo, thì tổng được tính toán là để dành cho toàn bộ báo cáo. Đầu trang báo cáo sẽ được in trước đầu trang.
Đầu trang Nằm ở đầu mỗi trang. Dùng đầu trang để lặp lại tiêu đề báo cáo trên mỗi trang.
Đầu mục Nhóm Nằm ở phần đầu mỗi nhóm mới của các bản ghi. Dùng đầu mục nhóm để in tên nhóm. Ví dụ: trong một báo cáo được gộp nhóm theo sản phẩm, hãy dùng đầu mục nhóm để in tên sản phẩm. Khi bạn đặt một điều khiển được tính toán dùng hàm tổng hợp Sum trong đầu mục nhóm, thì tổng này sẽ dành cho nhóm hiện tại. Bạn có thể có nhiều phần đầu mục nhóm trên một báo cáo, tùy thuộc vào việc bạn đã thêm vào bao nhiêu mức gộp nhóm. Để biết thêm thông tin về việc tạo các đầu mục và chân trang của nhóm, hãy xem phần Thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng.
Chi tiết Sẽ xuất hiện một lần cho mỗi hàng trong nguồn bản ghi. Đây là vị trí bạn sẽ đặt các điều khiển để tạo nên nội dung chính của báo cáo.
Chân trang của Nhóm Nằm ở phần cuối mỗi nhóm của các bản ghi. Dùng chân trang của nhóm để in thông tin tóm tắt cho một nhóm. Bạn có thể có nhiều phần chân trang của nhóm trên một báo cáo, tùy thuộc vào việc bạn đã thêm vào bao nhiêu mức gộp nhóm.
Chân trang Nằm ở cuối mỗi trang. Dùng chân trang để in số trang hoặc thông tin về mỗi trang.
Chân trang Báo cáo

Nằm cuối báo cáo

 Ghi chú    Ở dạng xem Thiết kế, chân trang báo cáo xuất hiện bên dưới chân trang. Tuy nhiên, trong tất cả các dạng xem khác (ví dụ: dạng xem Bố trí hoặc khi in hoặc xem trước báo cáo), chân trang báo cáo sẽ xuất hiện phía trên chân trang, ngay sau chân trang của nhóm cuối cùng hoặc dòng chi tiết trên trang cuối cùng.

Dùng chân trang báo cáo để in tổng cộng của báo cáo hoặc các thông tin tóm tắt khác cho toàn bộ báo cáo.

Bạn sẽ thấy là việc tạo ra các báo cáo sẽ dễ dàng hơn nhiều khi cơ sở dữ liệu của bạn có một cấu trúc bảng và các mối quan hệ được thiết kế tốt. Để xem phần giới thiệu cách hoạch định và thiết kế một cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Kiến thức cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu

Đầu Trang Đầu Trang

Tạo báo cáo

Bạn có thể tạo báo cáo cho cơ sở dữ liệu màn hình máy tính Access bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới:

Bước 1: Chọn một nguồn bản ghi

Nguồn bản ghi của một báo cáo có thể là một bảng, một truy vấn có thêm hoặc một truy vấn được nhúng. Nguồn bản ghi phải chứa tất cả các hàng và các cột của dữ liệu bản muốn hiển thị trên báo cáo.

  • Nếu dữ liệu là từ một bảng hay một truy vấn đã có sẵn, hãy chọn bảng hoặc truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tiếp tục với Bước 2.
  • Nếu chưa có nguồn bản ghi, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
    • Tiếp tục với Bước 2 rồi dùng công cụ Báo cáo Trống,

Hoặc

  • Tạo (các) bảng hoặc truy vấn có chứa các dữ liệu được yêu cầu. Chọn truy vấn hoặc bảng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tiếp tục với Bước 2.

Bước 2: Chọn một công cụ báo cáo

Các công cụ báo cáo nằm trên tab Tạo của ruy-băng, trong nhóm Báo cáo. Bảng sau đây sẽ mô tả tùy chọn này:

Công cụ Mô tả

Báo cáo

Tạo một báo cáo dạng bảng đơn giản có chứa tất cả các trường trong nguồn bản ghi bạn đã chọn trong Ngăn Dẫn hướng.

Thiết kế Báo cáo

Mở một báo cáo trống ở dạng xem Thiết kế, mà bạn có thể thêm các trường và các điều khiển vào đó.

Báo cáo Trống

Mở một báo cáo trống ở dạng xem Bố trí và hiển thị Danh sách Trường từ những vị trí bạn có thể thêm các trường vào báo cáo.

Trình hướng dẫn Báo cáo

Hiển thị một trình hướng dẫn nhiều bước giúp bạn xác định các trường, các mức độ nhóm lại/sắp lại và các tùy chọn bố trí.

Nhãn

Hiển thị một trình hướng dẫn cho phép bạn chọn các kích thước nhãn tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh, cũng như những trường nào bạn muốn hiển thị, và cách bạn muốn các trường được sắp xếp thế nào.


Bước 3: Tạo báo cáo

  1. Bấm nút dành cho công cụ bạn muốn dùng. Nếu xuất hiện một trình hướng dẫn, hãy làm theo các bước trong trình hướng dẫn và bấm Kết thúc trên trang cuối.
    Access sẽ hiển thị báo cáo ở dạng xem Bố trí.
  2. Định dạng báo cáo để lưu trữ các cách hiển thị bạn muốn:
  • Đổi kích cỡ các trường và các nhãn bằng cách chọn chúng rồi kéo các cạnh cho tới khi chúng có kích cỡ bạn muốn.
  • Di chuyển trường bằng cách chọn nó (và nhãn của nó, nếu có), rồi kéo nó tới một vị trí mới.
  • Bấm chuột phải vào một trường rồi dùng các lệnh trên menu lối tắt để phối hoặc tách các ô, xóa bỏ hoặc chọn các trường, rồi thực hiện các tác vụ định dạng khác.

Ngoài ra, bạn có thể dùng các tính năng đã mô tả trong các phần sau đây để làm cho báo cáo của bạn trở nên thu hút và dễ đọc hơn.

Đầu Trang Đầu Trang

Thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng

Cách nhanh nhất để thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng vào một báo cáo cơ sở dữ liệu màn hình máy tínhlà bấm chuột phải vào trường bạn muốn áp dụng gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng, rồi bấm lệnh mong muốn trên menu lối tắt.

Bạn còn có thể thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng bằng cách dùng ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng trong khi báo cáo đang mở ở dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế:

  1. Nếu ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng chưa được mở, thì trên tab Thiết kế, trong nhóm Gộp nhóm và Tổng cộng, hãy bấm Nhóm & Sắp xếp.
  2. Bấm Thêm nhóm hoặc Thêm sắp xếp, rồi chọn trường bạn muốn gộp nhóm hoặc sắp xếp trên đó.
  3. Bấm Thêm trên đường gộp nhóm và sắp xếp để đặt thêm tùy chọn và để thêm tổng cộng.

Để biết thêm thông tin chi tiết về gộp nhóm, sắp xếp và tổng cộng, hãy xem bài viết Tạo báo cáo được gộp nhóm hoặc tóm tắt.

Đầu Trang Đầu Trang

Dữ liệu tô sáng với định dạng có điều kiện

Access được cài sẵn các công cụ dùng để tô sáng dữ liệu trên một báo cáo. Bạn có thể thêm các quy tắc định dạng có điều kiện cho từng điều khiển hoặc nhóm các điều khiển và trong báo cáo khách hàng, bạn cũng có thể thêm các thanh dữ liệu vào dữ liệu so sánh.

Để thêm định dạng có điều kiện vào các điều khiển:

  1. Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi bấm Dạng xem Bố trí.
  2. Chọn các điều khiển được yêu cầu rồi trên tab Định dạng, trong nhóm Định dạng Điều khiển, hãy bấm Định dạng Có điều kiện .

 Mẹo    Để chọn nhiều điều khiển, hãy nhấn giữ CTRL và bấm vào các điều khiển.

  1. Trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới.
  2. Trong hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới, hãy chọn một giá trị bên dưới Chọn kiểu quy tắc:
  • Để tạo một quy tắc được đánh giá cho mỗi bản ghi riêng rẽ, hãy chọn Đánh dấu các giá trị trong bản ghi hiện thời hoặc dùng một biểu thức.
  • Để tạo một quy tắc so sánh các bản ghi với nhau bằng cách dùng các thanh dữ liệu, hãy bấm So sánh với các bản ghi khác.
  1. Dưới Sửa mô tả quy tắc, hãy xác định quy tắc để khi nào phải áp dụng định dạng cũng như định dạng nào sẽ được áp dụng, rồi bấm OK.
  2. Để tạo thêm một quy tắc cho cùng một điều khiển hoặc một tập hợp các điều khiển, hãy lặp lại thủ tục này từ bước 4.

Đầu Trang Đầu Trang

Màu và phông tùy chỉnh

Thử một tùy chọn Chủ đề Ứng dụng để tùy chỉnh màu sắc và phông.

  1. Hãy mở một báo cáo ở dạng xem Bố trí bằng cách bấm chuột phải vào Ngăn Điều hướng rồi bấm Dạng xem Bố trí.
  2. Từ tùy chọn Công cụ Bố trí Báo cáo, trên tab Thiết kế, hãy bấm Chủ đề và trỏ con trỏ trên các chủ đề khác nhau trong bộ sưu tập để xem trước các hiệu ứng. Bấm vào một chủ đề để chọn nó, rồi lưu báo cáo của bạn.
  3. Dùng bộ sưu tập Màu sắc hoặc Phông để đặt màu sắc và phông một cách độc lập.


Đầu Trang Đầu Trang

Thêm logo hoặc hình nền   

Bạn có thể thêm logo hoặc một hình nền vào báo cáo và nếu bạn cập nhật hình ảnh, thì cập nhật sẽ tự động được thực hiện ở bất kỳ nơi nào hình ảnh được dùng trong cơ sở dữ liệu.

Để thêm hoặc loại bỏ một hình ảnh

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào báo cáo và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.
  2. Trong báo cáo, hãy bấm vị trí nơi bạn muốn thêm hình ảnh và trên tab Thiết kế, trong nhóm Đầu trang/Chân trang, hãy bấm Logo.
  3. Dẫn hướng tới hình ảnh, rồi bấm Mở. Access sẽ thêm hình ảnh vào báo cáo.
  4. Để loại bỏ hình ảnh, hãy bấm chuột phải vào hình ảnh rồi bấm Xóa từ menu lối tắt.

Để thêm một hình nền

  1. Trong Ngăn Điều hướng, hãy bấm chuột phải vào báo cáo và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.
  2. Trên tab Định dạng, trong nhóm Nền, hãy bấm Ảnh Nền.
  3. Chọn một ảnh từ danh sách Bộ sưu tập Ảnh hoặc bấm Duyệt, chọn một ảnh, rồi bấm OK.

Đầu Trang Đầu Trang

Xem trước và in báo cáo

Xem trước báo cáo

  1. Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi bấm Xem trước In. Bạn có thể dùng các lệnh trên tab Xem trước In để thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
  • In báo cáo
  • Điều chỉnh kích thước hoặc bố trí trang
  • Phóng to hoặc thu nhỏ hoặc xem nhiều trang một lúc
  • Làm mới dữ liệu trên báo cáo
  • Xuất báo cáo thành một định dạng tệp khác.
  1. Bấm Đóng Xem trước In.

In báo cáo

Để in một báo cáo mà không xem trước:

  • Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi bấm In. Báo cáo sẽ được chuyển tới máy in mặc định của bạn.

 Ghi chú    Nếu bạn chọn báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng và chọn In từ tab Tệp, bạn có thể chọn tùy chọn in bổ sung như số lượng trang và bản sao rồi chỉ định máy in.

  • Để mở một hộp thoại nơi bạn có thể chọn máy in, hãy xác định số lượng bản sao, v.v..., rồi bấm In.

Đầu Trang Đầu Trang

 
 
Áp dụng cho:
Access 2013