Працюючи над документом, як правило, можна використовувати лише настройки, збережені в шаблоні, приєднаному до цього документа, або в шаблоні Normal.dot. Щоб використовувати настройки, які зберігаються в іншому шаблоні, потрібний шаблон можна завантажити як загальний шаблон. Після завантаження шаблона збережені в ньому елементи будуть доступні в будь-якому документі до закінчення поточного сеансу роботи з Microsoft Word.

Завантажені надбудови Надбудова. Допоміжна програма, яка додає до Microsoft Office спеціальні команди або можливості. і шаблони вивантажуються під час закінчення роботи Microsoft Word. Надбудови і шаблони, які потрібно завантажувати, запускаючи Microsoft Word, слід скопіювати до вкладеної папки Startup папки Microsoft Office.

Шаблони, збережені в папці Шаблони, відображаються на вкладці Загальні діалогового вікна Шаблони. Щоб створити в діалоговому вікні Шаблони користувацькі вкладки для шаблонів, створіть в папці Шаблони нову вкладену папку, а потім збережіть шаблони в цій вкладеній папці. Нова вкладка отримає ім'я, задане для вкладеної папки.

Зберігаючи шаблон, Microsoft Word автоматично вибирає розташування, задане для типу файлів шаблони користувача (меню Сервіс, команда Параметри, вкладка Розташування файлів). За замовчуванням використовується папка Шаблони та її вкладені папки. Шаблони, збережені в інших папках, не будуть відображатися в діалоговому вікні Шаблони.

Будь-який файл із розширенням DOC, що зберігається в папці Шаблони, також діє як шаблон.