Експорт змісту у Word

Застосовується до:
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Що таке зміст?

Зміст являє собою список заголовків документа. Звичайно він містить номер сторінки в документі, на якій починається розділ, або посилання на це місце (в Інтернеті). За допомогою змісту читачі отримують загальну картину вашого твору або можуть відшукати початкову сторінку або місце кожного розділу.

У Word є багато різних можливостей для створення змісту. Зокрема, можна вибрати, де саме має бути розташовано зміст у документі або на веб-сторінці, який вміст і як форматування матиме кожен пункт змісту, а також чи потрібно вказувати у змісті номери сторінок. Наприклад, для вчителя може бути корисно включити зміст до програми курсу або навчальних матеріалів, щоб учні мали уявлення про курс і знали, де знайти в ньому певну тему. Учні можуть включити зміст до своїх наукових праць. Крім того, якщо ваш клас має свій веб-вузол для обміну інформацією та контролю виконання домашніх завдань, доцільно розташувати зміст на його головній сторінці.

Зміст у документі складається зі списку розділів або заголовків, символів-заповнювачів (суцільних, пунктирних або штрихових ліній, які заповнюють місце, зайняте знаками табуляції) і номерів сторінок. Останні два елементи необов'язкові. На веб-сторінці замість номерів сторінок використовуються гіперпосилання.

Зміст у стандартному форматі з шаблона

Приклади змісту

Кожен пункт змісту має стиль («Зміст 1» - «Зміст 9»), який визначає форматування цього пункту, наприклад, відступ і шрифт. Кожному пункту вмісту також присвоюється рівень (1-9), який визначає стиль змісту для цього рівня. Користувач може створити власний стиль або вибрати один із вбудованих у Word стилів пунктів змісту. Далі наведено кілька прикладів таких вбудованих форматів.

Зміст у стандартному форматі з шаблона Зміст у форматі «Сучасний» Зміст у форматі «Вишуканий» Зміст у форматі «Класичний»
Зміст у стандартному форматі з шаблона Зміст у форматі «Сучасний» Зміст у форматі «Вишуканий» Зміст у форматі «Класичний»

Створення змісту у Word складається з двох основних етапів. Спочатку слід позначити в документі текст, який має бути включено до вмісту. Позначення — це виокремлення певним чином тексту, який має відображатися у змісті як пункт. Звичайно таким текстом є заголовки або підзаголовки, які показують читачеві хід викладення. Потім необхідно вручну вставити зміст у документ або оновити його.

Способи позначення тексту, який потрібно включити до змісту

Коли користувач додає або оновлює зміст, Word відшукує в документі весь позначений текст. Цей текст розташовується у вигляді впорядкованого списку, для кожного пункту визначається рівень змісту та номер сторінки, на який міститься відповідний позначений текст. Позначити текст для включення до змісту можна кількома способами. Зокрема, можна використати вбудовані стилі заголовків Word («Заголовок 1», «Заголовок 2»), форматування за рівнями структури, стилі, визначені користувачем, поля TC або сполучення цих способів. Розглянемо кожен спосіб позначення тексту.

Вбудовані стилі заголовків

Стиль заголовка — це сполучення параметрів форматування (таких як тип шрифту, його розмір і колір), застосованих до заголовка в документі. Word має дев'ять вбудованих стилів заголовків — від Заголовок 1 до Заголовок 9.

Щоб дізнатися, який стиль має певний текст, виділіть цей текст у документі та погляньте на поле Стиль на панелі інструментів Форматування. Якщо заголовки для змісту відформатовано одним із вбудованих стилів заголовків, у діалоговому вікні Параметри змісту можна вибрати рівень кожного такого заголовка для включення до змісту.

Форматування за рівнями структури

Форматування за рівнями структури полягає у присвоєнні абзацам документа ієрархічного рівня. Це форматування невидиме; якщо застосувати до абзацу формат структури Рівень 1, вигляд цього абзацу (тобто вирівнювання, колір шрифту тощо) в документі не зміниться. Кожен абзац у документі має своє форматування структури — або основного тексту (без рівня), або певного рівня (Рівень 1, Рівень 2 тощо).

Виділивши заголовок, який має бути у змісті, і призначивши йому рівень у полі Рівень структури, можна включити цей заголовок до змісту, не змінюючи його візуального форматування.

 Примітка   Вбудовані стилі заголовків мають своє відповідне форматування рівня структури. Інакше кажучи, стилю «Заголовок 1» відповідає форматування «Рівень 1», стилю «Заголовок 2» — форматування «Рівень 2» тощо.

Користувацькі стилі заголовків

Користувацький стиль заголовка, як випливає з назви, створюється самим користувачем. Якщо заголовки для змісту відформатовано такими стилями, у діалоговому вікні Параметри змісту можна вибрати рівень цих заголовків для включення до змісту.

Поля TC

Поле TC (table entry — елемент таблиці) — це спеціальний код, позначений літерами TC у фігурних дужках: {TC}. Він указує, що текст, охоплений цим кодом, має бути включено до змісту. Щоб позначити текст у середині абзацу, вставте поле TC навколо бажаного тексту. (Хоча частину тексту абзацу також можна позначити стилем заголовка, Microsoft Word включить його до змісту лише в тому разі, якщо позначений текст міститься на початку абзацу.)

Крім того, поле TC можна використати для додаткової переробки вмісту. Наприклад, за допомогою полів TC можна частково вилучити зі змісту номери сторінок. Для цього потрібно вказати у відповідних полях TC перемикач (\) (див. розділ Про використання перемикачів поля TC).

Щоб позначити пункт змісту полем TC, виділіть текст, який має відображатися у змісті, і натисніть клавіші ALT+SHIFT+O. З'явиться діалогове вікно Позначити елемент змісту.

Використання діалогового вікна «Позначити елемент змісту»

1 Поле TC для пункту змісту «Sit Amet». Поле TC має атрибути прихованого тексту.

Діалогове вікно Позначити елемент змісту дає змогу вибрати рівень змісту, який повинен мати кожен пункт. (Цей рівень відповідає стилю змісту, в якому пункт відображатиметься у змісті.)

У цьому прикладі користувач виділив текст «Sit Amet» і відкрив діалогове вікно Позначити елемент змісту. Вибрані в ньому параметри показують, що «Sit Amet» відображатиметься у змісті як пункт 3 рівня (відформатований стилем «Зміст 3»). Якщо натиснути кнопку Позначити, у документ буде вставлено поле (у нашому прикладі {TC "Sit Amet" \f C \l "3"}).

Оскільки код у полі TC — лише команди для програми Word, поле TC відформатовано прихованим текстом, тобто відображатиметься на екрані, лише якщо ввімкнути відображення прихованого тексту, і не друкуватиметься. (Щоб прихований текст стало видно, натисніть кнопку Недруковані знаки на панелі інструментів Стандартна.)

Приклади полів TC

1 П'ять прикладів полів TC із зазначеними рівнями змісту. Наприклад, поле {TC "Ipsum" \l 2} вказує, що пункт вмісту «Ipsum» має другий рівень.

2 Результат дії полів TC у змісті. Пункт «Ipsum» відформатовано стилем «Зміст 2».

Про використання перемикачів поля TC

Перемикачі поля TC, які позначаються зворотною косою рискою (\), розширюють можливості керування виглядом пункту у змісті. Перемикач \l керує рівнем пункту змісту. Наприклад, поле { TC "Введення даних" \l 4 } визначає пункт четвертого рівня, для оформлення якого у змісті використовується вбудований стиль «Зміст 4». Якщо рівень не вказано, приймається рівень 1. Щоб для певного пункту не відображався номер сторінки, укажіть у полі TC для цього пункту перемикач \n; наприклад, {TC "Введення даних" \l 4 \n}.

Параметри вставлення змісту

Вкладка Зміст діалогового вікна Зміст і покажчики містить команди й параметри для створення та форматування змісту. Як відкрити її:

  1. У меню Вставка у Word виберіть команду Посилання.
  2. Виберіть пункт Зміст і покажчики та відкрийте вкладку Зміст.

Вкладка «Зміст і покажчики» з панеллю інструментів «Структура»

Додатково на вкладці Зміст і покажчики можна відкрити панель інструментів Структура. Ця панель інструментів дає такі можливості:

  • швидко установлювати рівні структури (навіть не в поданні «Структура»);
  • оновлювати зміст;
  • переходити до змісту з будь-якої частини документа.

Кнопки Оновити зміст і Зміст діють лише для першого змісту в документі та лише в тому разі, якщо зміст було створено із вбудованих стилів Word.

Кнопка Параметри відкриває діалогове вікно Параметри змісту, в якому можна вибрати пункти для включення до змісту (залежно від способу, яким їх було позначено в документі). Параметри показують, з яких пунктів слід збирати зміст — із форматованих певними стилями, із рівнів структури, із позначених полями TC або з комбінації цих трьох способів.

Діалогове вікно «Параметри змісту»

1 Якщо зміст збирається із заголовків, відформатованих вбудованими стилями заголовків, введіть рівень вмісту (1-9), який відповідає рівню вмісту (рівень 1 для заголовка 1 і т.д.), у списку Наявні стилі.

2 Якщо для позначення заголовків використовуються рівні структури, можна вибрати параметр Рівні структури. Кожному рівню структури автоматично призначається рівень змісту (тобто для заголовка, який має рівень структури 1, у змісті використовується стиль «Зміст 1», і так далі).

3 Якщо для включення до змісту заголовки форматуються користувацьким форматом, введіть рівень змісту (1-9) для кожного потрібного заголовка у списку Наявні стилі.

4 Якщо для позначення пунктів змісту використовуються поля TC, установіть прапорець поля елементів змісту. Під час вставлення поля TC кожному пункту присвоюється рівень змісту.

Коли зміст буде вставлено, пригадайте, що кнопка Змінити в діалоговому вікні Зміст і покажчики дає змогу змінити форматування пунктів змісту.

 Примітка   Кнопка Змінити доступна, лише коли у списку Формати вибрано пункт Із шаблона. Крім того, зміна форматування для одного стиля пунктів змісту (наприклад, «Зміст 1») призводить до зміни форматування всіх пунктів змісту, для яких у документі використовується цей стиль. Якщо документ має декілька змістів, усі вони використовують одні й ті самі стилі пунктів змісту й мають однакове форматування. Таким чином, один зміст у документі не може мати стилю «Класичний», якщо другий зміст має стиль «Сучасний».

Створення змісту на веб-сторінці

Веб-сторінка також придатна для створення змісту. Зміст може відображатися або в одній рамці з основним текстом сторінки (як зміст на початку цієї статті), або в окремій рамці, щоб він залишався видимим незалежно від прокручування тексту в іншій рамці (як показано нижче).

У змісті на веб-сторінках використовуються не номери сторінок, а гіперпосилання: кожен пункт змісту являє собою гіперпосилання. Такі посилання корисні для швидкого переходу по веб-сторінці та перегляду сукупного вмісту сторінки. Якщо в документі, який містить зміст, перейти до режиму веб-документа, зміст набуде того вигляду, який він має на веб-сторінці: пункти перетворяться на гіперпосилання, а номери сторінок зникнуть.

Зміст у рамці веб-сторінки

Щоб вставити зміст в одну рамку з текстом, скористайтеся вкладкою Зміст діалогового вікна Зміст і покажчики. Щоб вставити зміст в окрему рамку, виберіть у меню Формат команду Рамки, а потім Зміст у рамці.

Зміст, створений у рамці за допомогою діалогового вікна Зміст і покажчики (меню Вставка, команда Зміст), можна додатково відредагувати. Але на час редагування рамка із вмістом має бути активною (тобто її слід клацнути).

Сполучення клавіш для роботи зі змістом

Коли в документ вставляють зміст, на його місці створюється поле TOC. Це поле містить команди для Word, які стосуються складу й відображення змісту. Увімкнувши відображення кодів полів (виділивши вміст і натиснувши клавіші SHIFT+F9), можна переглянути ці команди.

Оскільки зміст фактично є полем, для роботи з ним можна скористатися деякими сполученнями клавіш, призначеними для полів:

  • F9     Оновлює виділений зміст.
    Оновлюючи зміст за допомогою клавіші F9 або кнопки Оновити TOC, користувач має можливість оновити або лише номери сторінок, або весь зміст. Якщо номери сторінок у пунктах змісту змінилися в результаті редагування документа, потрібно оновити лише їх. Але якщо текст, позначений як пункти змісті, було додано, видалено або змінено, слід оновити весь зміст.
  • CTRL+SHIFT+F9     Розриває зв'язок виділеного змісту з документом.
    Оскільки зміст фактично являє собою код поля {TOC}, його можна перетворити на значення, щоб внести до змісту остаточні зміни (наприклад, перед друком), які не зачіпали б самого документа. Проте звичайно зв'язок змісту з документом зберігається, щоб зміст можна було оновлювати.
  • SHIFT+F9     Перехід від коду виділеного поля вмісту ({TOC}) до його результату (власне вмісту) і навпаки.
  • ALT+F9     Перехід від відображення всіх кодів полів у документі (таких як {TOC} і {TC}) до відображення їх результатів (таких як зміст) і навпаки.
  • ALT+SHIFT+O     Позначення в документі тексту, який потрібно включити до вмісту. Виділений текст позначається полем TC.
 
 
Застосовується до:
Word 2003