Вступ до Microsoft Office SharePoint Server 2007

У цій статті надано загальні відомості про застосунок Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Українська версія, і описано, як його використовувати для вдосконалення керування вашим вмістом, оптимізації бізнес-процесів і спільного користування інформацією з іншими працівниками у вашій установі.

 Примітка   У статті не описано можливості Office SharePoint Server 2007, призначені для фахівців у галузі IT і розробників. Посилання на додаткові відомості про адміністрування застосунку Office SharePoint Server 2007 або розширення його функціональності можна знайти в розділі Див. також.



Огляд Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 — це новий серверний застосунок, що є частиною Microsoft Office 2007. В установах його можна використовувати для полегшення спільної роботи, надання засобів керування вмістом, реалізації бізнес-процесів і надання доступу до інформації, важливої для роботи установи.

За допомогою шаблонів сайту та інших засобів у Office SharePoint Server 2007 можна швидко і ефективно створювати сайти, що підтримують публікацію спеціального вмісту, керування вмістом, керування записами та засоби бізнес-аналізу, потрібні для установи. Можна створювати сайти корпоративного рівня, наприклад сайти організаційного порталу чи сайти для Інтернету, або такі спеціалізовані сайти, як сховища вмісту чи робочі області для нарад. Ці сайти надають можливість спільної роботи і спільного використання інформації з іншими користувачами, незалежно від того, чи належать вони до організації. Окрім цього, Office SharePoint Server 2007 можна використовувати для ефективного пошуку користувачів, документів і даних, розробки бізнес-процесів з формами і участі в них, а також доступу до великої кількості даних і їх аналізу.

Також Office SharePoint Server 2007 можна використовувати для того, щоб:

  • Ефективно працювати спільно з іншими користувачами установи. Наприклад, за допомогою календарів можна дізнатися, коли відбудуться події робочої групи, а за допомогою бібліотек документів можна зберігати документи групи, відділу чи організації. Також можна обговорювати питання, використовуючи блоги, або збирати і зберігати інформацію на вікі-сайтах, що базами знань, керованими самими користувачами.
  • Створювати персональні сайти, де можна керувати інформацією і спільно використовувати її з іншими користувачами. Наприклад, можна створити свій власний портал «Мій сайт», на якому можна переглядати всі свої документи, завдання, посилання, календар Microsoft Office Outlook 2007 - Українська версія, колег та інші особисті відомості, а також керувати ними з центрального розташування.
  • Знаходити осіб, професійні матеріали і дані в бізнес-застосунках. Наприклад, за допомогою пошуку «Моїх сайтів» в інтрамережі можна знайти особу, яка має певні знання або інтереси, навіть якщо її ім’я невідоме. Також можна знайти дані у корпоративні базі даних або корпоративному бізнес-застосунку, такому як система керування зв’язками із клієнтами (CRM).
  • Керувати документами, записами і веб-вмістом. Наприклад, ваша установа може розробити процедуру видалення документів, термін дії яких минув, після певного проміжку часу.
  • Зберігати бізнес-форми на основі XML, що взаємодіють із базами даних або іншими бізнес-застосунками. Наприклад, якщо ви працюєте в місцевій урядовій установі, ви можете розробити форми дозволених анкет Microsoft Office InfoPath 2007 - Українська версія і зберігати їх у Office SharePoint Server 2007, тоді користувачі зможуть заповнювати форми прямо у браузері. Дані, введені у форму, може бути надіслано до бази даних урядової мережі.
  • Швидко публікувати звіти, списки і ключові показники ефективності (KPI), зв’язуючись із такими бізнес-застосунками, як SAP, Siebel і Microsoft SQL Server 2005.

Як Office SharePoint Server 2007 працює із програмами системи Microsoft Office

Застосунок Office SharePoint Server 2007 призначений для ефективної роботи з іншими програмами і серверами в Microsoft Office 2007. У цьому списку наведено можливі приклади.

  • Якщо використовується Microsoft Office PowerPoint 2007 - Українська версія, можна створити бібліотеку слайдів PowerPoint для спільного використання з іншими користувачами Office SharePoint Server 2007.
  • Якщо використовується Microsoft Office Access 2007 - Українська версія, можна працювати зі списком SharePoint в автономному режимі і використовувати можливості звітування в Office Access 2007 для перегляду даних і створення звітів. Якщо ви подорожуєте, можна підтримувати локальну копію списку SharePoint на вашому ноутбуці, де можна редагувати список і робити запит до нього, як до будь-якої таблиці в Office Access 2007. Форми і звіти, в яких використовується список SharePoint, є повністю інтерактивними , тому Office Access 2007 може пізніше синхронізувати локальний список зі списком у мережі, коли ви знову підключите свій комп’ютер до Інтернету.
  • Якщо використовується Office Outlook 2007, можна працювати в автономному режимі з бібліотеками документів. Папки SharePoint відображаються як інші папки Outlook.
  • Якщо використовується Office InfoPath 2007, можна розроблювати сумісні із браузером шаблони форм, публікувати їх на сайті Office SharePoint Server 2007 і активувати їх для використання у веб-браузері.
  • Якщо використовується Microsoft Office Excel 2007 - Українська версія, можна зберігати аркуші на сайті SharePoint, а користувачі зможуть отримувати до них доступ через браузер. Ці аркуші можна використовувати для підтримки і ефективного спільного використання однієї центральної найновішої версії, крім того, захищаючи будь-яку особисту інформацію, зокрема фінансові моделі, вбудовані в аркуш.
  • Якщо використовується Microsoft Office SharePoint Designer 2007 - Українська версія, можна настроювати сайти Office SharePoint Server 2007 і робочі процеси в інтуїтивному середовищі WYSIWYG («що бачимо, те й маємо»). Сайти SharePoint можна настроювати відповідно до власних потреб і встановлювати вимоги до корпоративного оформлення за допомогою найновішої технології ASP.NET, установлених веб-стандартів, зокрема коду XHTML і каскадної таблиці стилів (CSS). Наприклад, якщо ви працюєте бізнес-аналітиком, то до вас можуть звернуться із проханням створити і настроїти новий сайт Office SharePoint Server 2007, що використовуватиметься для спільної роботи над відеозаписами учбових прикладів для клієнтів. У цьому випадку ви можете використовувати Office SharePoint Designer 2007 для створення нового корпоративного сайту Office SharePoint Server 2007, де автори, відеооператори і члени маркетингової команди можуть спільно працювати над створенням учбових відеоприкладів.
  • У багатьох програмах Випуск Office 2007 можна оновити властивості документа сервера на панелі відомостей про документ, що відображається як сукупність змінюваних полів у верхній частині документа. Наприклад, у документі Word можна змінити властивості імені автора, дати створення і типу документа. Це надзвичайно спрощує процес пошуку на сервері. Наприклад, можна швидко знайти всі прес-релізи, де властивість клієнта збігається з іменем конкретного клієнта.
  • У багатьох програмах Випуск Office 2007 можна ініціалізувати робочі процеси або взяти в них участь; робочі процеси є автоматизованим переходом документів або елементів через певну послідовність дій або завдань, пов’язаних із бізнес-процесом. За допомогою робочих процесів можна узгоджено керувати спільними бізнес-процесами, наприклад затвердженням або рецензуванням документів.

На початок сторінки На початок сторінки

Office SharePoint Server 2007 і служби Windows SharePoint

Можливо, вам цікаво, чим відрізняються застосунок Office SharePoint Server 2007 і служби Microsoft Windows SharePoint, а також як вони пов’язані між собою.

Office SharePoint Server 2007 є продуктом, що використовує технологію служб Windows SharePoint. Усі функції, доступні у службах Windows SharePoint, є доступними і в Office SharePoint Server 2007, включно з можливістю створювати централізовані списки і бібліотеки, блоги, вікі-сайти і групові робочі області, наприклад робочі області для нарад.

Щоб забезпечити узгоджене, знайоме середовище для списків і бібліотек документів, адміністрування і настроювання сайтів, Office SharePoint Server 2007 базується на службах Windows SharePoint. Проте, Office SharePoint Server 2007 пропонує розширені або додаткові функції, недоступні на сайті служб Windows SharePoint. Наприклад, у Office SharePoint Server 2007 використовується така сама технологія пошуку, що і у службах Windows SharePoint, але в ній є додаткові функції, особливо корисні для працівників великих організацій, наприклад можливість пошуку бізнес-даних у SAP, Siebel та інших бізнес-застосунках.

На початок сторінки На початок сторінки

Спільна робота

Використовуючи описані нижче можливості у Office SharePoint Server 2007, можна працювати ефективніше і продуктивніше з іншими працівниками у вашій установі.

Використання шаблонів сайтів для співпраці та керування нарадами    Розпочніть створення нового сайту Office SharePoint Server 2007 із вибору одного з кількох різних шаблонів сайтів для співпраці з іншими працівниками та керування нарадами. Наприклад, шаблони сайтів у групі «Спільна робота» призначені для допомоги групам у межах установи працювати над проектами і документами. Так, за допомогою шаблону сайту «Робоча область документів» можна працювати з іншими працівниками над документами. Шаблони сайтів у групі «Наради» призначені для допомоги групам у межах установи керувати різними типами нарад. Шаблони цієї групи підтримують всі наради, від базових нарад до тих, що спрямовані на прийняття рішень, або навіть дружніх зустрічей.

Спільне використання документів, контактів, завдань і календарів    Свій календар Office SharePoint Server 2007 можна синхронізувати з Outlook. Можна вводити події на цілий день, а також визначити додаткові типи повторюваних подій. Можна ефективніше відстежувати роботу групи над проектом за допомогою візуальних подань днів і місяців.

Обговорення на вікі-сайтах    Вікі-сайт можна використовувати для колективного обговорення ідей, спільної роботи групи над проектом, створення енциклопедії знань або лише для збирання типових відомостей у зручному форматі, які легко створювати та змінювати. Члени вашої групи можуть працювати з вікі-сайтами зі свого браузера — для цього не потрібні ані текстовий редактор, ані спеціальні технічні знання.

Обмін ідеями за допомогою блогів     Блог (або веб-журнал) містить короткі записи, які часто оновлюються та доповнюються. Записи відображаються, починаючи з найновішого. За допомогою Office SharePoint Server 2007 можна створити блог, внести в нього запис, підписатися на оновлення та настроїти його лише кількома клацаннями миші. Можна ввімкнути додавання приміток до блогу або вимкнути цю функцію. Блоги можна використовувати для обміну думками та поглядами, для встановлення зв’язків із клієнтами або як неофіційний сайт, на якому групи можуть обмінюватися новинами та порадами.

Отримання оновлень списків і бібліотек за допомогою RSS    Списки і бібліотеки використовують технологію RSS, отже, члени вашої робочої групи можуть автоматично отримувати оновлення. RSS — це технологія, за допомогою якої користувачі можуть отримувати та переглядати оновлення або канали новин, блогів та інших важливих повідомлень в одному розташуванні.

Керування проектами    Можна створити список Завдання проекту з діаграмою Ганта. Діаграма Ганта — це візуальне подання завдань проекту, яке використовується для відстеження термінів і перебігу виконання завдань групою.

Отримання доступу до вмісту через мобільні пристрої    Портали, сайти груп і списки можна переглядати на мобільному пристрої, який допомагає стежити за перебігом проекту та завдань групи під час поїздки. Наприклад, списки відображаються на екранах телефонів (або інших телекомунікаційних пристроях, які підтримують міжнародні стандарти) у спрощеному текстовому форматі разом із посиланням, які можна використати для прокручування вмісту кожної сторінки. Крім того, можна отримувати оповіщення після оновлення списків.

Надсилання повідомлень електронною поштою до Office SharePoint Server 2007    За допомогою електронної пошти можна брати участь в обговореннях, нарадах і документах на сайті Office SharePoint Server 2007. Повідомлення електронною поштою можна надсилати не лише групі для обговорення завдань і проектів, а й на сайт Office SharePoint Server 2007 або до певного списку чи бібліотеки. Також можна архівувати повідомлення електронної пошти, надісланого на сайт або до списку, щоб члени групи могли легко стежити за перебігом обговорення на сайті, не витрачаючи часу на пошук повідомлень у своїй переповненій папці вхідних повідомлень.

Керування документами і деякими типами списків в автономному режимі    Можна взяти свою важливу роботу з собою в подорож. У деяких поштових програмах, сумісних із Office SharePoint Server 2007, наприклад у Microsoft Office Outlook 2007 - Українська версія, можна працювати в автономному режимі з файлами бібліотеки й елементами таких списків, як календарі, контакти, завдання й обговорення. У разі підключення до мережі можна оновити файли на сервері. Елементи списку оновлюються автоматично.

На початок сторінки На початок сторінки

Користувачі і персоналізація

Використовуючи описані нижче можливості Office SharePoint Server 2007, можна зв’язатися із тими працівниками у вашій установі, що мають потрібні знання й досвід роботи із проектами.

Мій сайт    «Мій сайт» — це персональний сайт, де можна централізовано зберігати потрібний вам вміст, посилання, контакти тощо. Він також виконує роль місця зв’язку для інших користувачів для пошуку інформації про вас, а також для постачальників вмісту для забезпечення вас вмістом. Можливість «Мої сайти» надає сайт для кожного користувача, який можна персоналізувати відповідно до власних вимог. Кожний сайт можна використовувати для зберігання, подання, перегляду вмісту, інформації і застосунків, а також керування ними контрольованим способом. Також кожний сайт можна використовувати для надання таких даних користувача, як навички і ролі, колеги і менеджери, групи і списки розсилки, до яких належить користувач, або документи, над якими він працює. А ще кожний сайт містить жорсткі механізми забезпечення конфіденційності і захисту, тож кожний користувач може вибирати, скільки інформації надавати і кому. Окремий «Мій сайт» доступний для кожного користувача Office SharePoint Server 2007. Нижче наведено список переваг використання «Мого сайту».

  • Він надає централізоване розташування для перегляду всіх ваших документів, завдань, посилань, календаря Microsoft Office Outlook, колег, інших особистих даних і керування ними.
  • Інші користувачі SharePoint, переглянувши вашу спільну сторінку, можуть дізнатися, як з вами зв’язатися, переглянути ваші області знань, поточні проекти і знайомих вам осіб.
  • Постачальники вмісту також можуть скористатися вашим профілем, наприклад, посадою, відділом або інтересами, щоб розташувати корисну вам інформацію на вашому сайті.
  • Це дозволяє адміністраторам надати вам персоналізовані веб-сайти або веб-частини.

Функції соціальної мережі    Ви можете не тільки спільно використовувати інформацію з іншими працівниками у вашій установі за допомогою спільної домашньої сторінки, а ще й знаходити інших осіб і зв’язуватися з ними через спільну домашню сторінку їхнього «Мого Сайту». Якщо на сайті порталу з’являється чиєсь ім’я, можна клацнути його, щоб переглянути «Мій сайт» тієї особи. Можна переглянути сайт і членів списку розсилки, списки, посилання на сайти, осіб і документи, що можуть допомогти у виконанні вашої роботи. Також можна переглянути інформацію, до якої надано спільний доступ.

Елементи керування конфіденційністю    За допомогою настройок конфіденційності для вмісту «Мого сайту» можна відображати певну інформацію в Office SharePoint Server 2007 лише для визначених категорій осіб, що відвідують цей сайт. За допомогою груп конфіденційності можна дозволити перегляд особистих відомостей на головній сторінці «Мого сайту» лише певним користувачам. Це варто робити, якщо ви хочете надати свої особисті дані (наприклад, номер мобільного телефону) лише своїй робочій групі або своєму керівнику. Існує п’ять категорій осіб, які можуть переглядати вміст — «Усі», «Мої колеги», «Моя робоча група», «Мій керівник» і «Тільки я».

Цільові аудиторії    За допомогою цільових аудиторій елементи списків, бібліотек, навігаційні посилання та веб-частини тощо можна призначити для відображення лише певним групам користувачів. Це зручно використовувати, якщо слід розмістити відомості, потрібні лише певній групі осіб. Наприклад, на порталі юридичного відділу можна додати веб-частину зі списком юридичних контрактів, яка відображатиметься лише для цього відділу. Будь-який елемент списку або бібліотеки SharePoint можна призначити для певної аудиторії, для чого використовується веб-частина запиту вмісту. Веб-частини іншого типу та їх вміст також можна призначити для певної аудиторії. Крім того, для певних аудиторій можна призначити навігаційні посилання сайту. Це полегшує роботу користувачів, оскільки вони бачать лише потрібні їм навігаційні посилання.

Присутність і доступність    Піктограма смарт-тегу присутності в реальному часі, що відображається всюди, де ім’я особи з’являється у Office SharePoint Server 2007, показує, чи підключена ця особа в мережі і чи може вона взяти участь в телефонній або аудіоконференції, обміні миттєвими повідомленнями або двосторонній відеорозмові.

На початок сторінки На початок сторінки

Пошук

Ви завжди можете знайти потрібну інформацію або осіб. У цьому розділі запропоновано огляд пошукових функцій у Office SharePoint Server 2007, наприклад можливість знаходження осіб, що мають досвід, необхідний для виконання вашого завдання.

Центр пошуку    Центр пошуку — це сайт, яки надає центральне розташування для ініціалізації запитів і перегляду результатів пошуку. Якщо користувач додає інформацію про себе до власного «Мого сайту», інші працівники установи за допомогою Центру пошуку зможуть знайти його, інформацію про його проекти та його знайомих. Застосунок Office SharePoint Server 2007 містить такі шаблони сайтів для створення центру пошуку:

  • Центр пошуку    Виберіть цей шаблон сайту, якщо потрібно створити сайт для роботи зі службою пошуку. У центрі головної сторінки привітання розташовано поле простого пошуку. Сайт містить сторінки для результатів пошуку та розширеного пошуку.
  • Центр пошуку із вкладками    Виберіть цей шаблон, якщо потрібно створити сайт для роботи зі службою пошуку. У центрі головної сторінки привітання розташовано поле простого пошуку. Сайт містить дві вкладки: одна використовується для загального пошуку інформації, а інша — для пошуку відомостей про людей. Можна додавати та настроювати вкладки для виділення інших областей пошуку або типів результатів.

Пошук документів в інтрамережі    Можна шукати документи, що містять певне слово або фразу, написані певною мовою, створені в певному застосунку або мають певні властивості. У Office SharePoint Server 2007 також є корисні засоби звуження області пошуку. Наприклад, можна шукати лише документи з виразом «міжнародна спільнота», написані іспанською або японською мовами.

Пошук користувачів в інтрамережі    Знайти потрібного користувача іноді дуже важливо для швидкого вирішення певних питань. Можна виконувати пошук за іменем або іншими даними профілю, наприклад за навичками, поточними проектами або посадою. Можна також шукати осіб у корпоративних застосунках установи, наприклад у таких застосунках, як SAP, Siebel або настроюваних базах даних.

Пошук бізнес-даних у SAP, Siebel та інших корпоративних застосунках    Функції пошуку в Office SharePoint Server 2007 можуть допомогти знайти інформацію у корпоративних застосунках вашої установи. Ці корпоративні застосунки є бізнес-програмами для виконання таких завдань, як ведення обліку, відстеження резервів, керування ланцюжками постачання. До таких застосунків належать SAP, Siebel і настроювані бази даних, створені спеціально для певної установи.

На початок сторінки На початок сторінки

Керування вмістом

Функції керування вмістом у Office SharePoint Server 2007 поділяються на три категорії:

  • Керування документами
  • Керування записами
  • Керування веб-вмістом

Windows SharePoint Services 3.0 є основою для завдань керування документами, включно з функціями керування версіями, описових метаданих, робочого процесу, типів вмісту, аудиту, рольової авторизації на рівні бібліотеки документів, папки й окремого документа.

Office SharePoint Server 2007 розширює ці можливості для забезпечення досконалої розробки, оброблення службових документів, керування веб-вмістом і публікаціями, керування записами, політиками, а також підтримки багатомовних публікацій.

Керування документами

Процес керування документами контролює життєвий цикл документів в установі — як вони створюються, переглядаються, публікуються і надаються в доступ. Незалежно від місця роботи, ви, напевно, вже стикнулися зі складним процесом керування документами. Розглянемо життєвий цикл звичайного документа. Спершу його створюють, потім зберігають, а далі його можуть спільно використовувати з іншими користувачами та редагувати. Після розробки нових версій їх необхідно відстежувати та впорядковувати. За допомогою Office SharePoint Server 2007 ваша установа може запровадити відповідні політики на кожній фазі життєвого циклу документа, використовувати централізовані сховища для зберігання документів, керування ними й отримання до них доступу, а також використовувати мітки і штрих-коди для ефективного відстеження документів.

У Office SharePoint Server 2007 є такі можливості для керування документами:

Шаблон сайту центру документів    Шаблон сайту центру документів дозволяє створювати великі сайти, які підтримують складні сценарії керування документами. Настройки за промовчанням шаблону сайту центру документів забезпечують суворе керування вмістом: витягнення є обов’язковим перед редагуванням, увімкнено основні та проміжні версії, увімкнено підтримку кількох типів вмісту, а також увімкнено аудит для відстеження змін у вмісті протягом певного часу.

Багатомовна бібліотека    Багатомовна бібліотека призначена для створення, зберігання перекладених документів і керування ними за допомогою подань і спеціальних функцій, які полегшують процес перекладу документів. Бібліотеку можна настроїти для певного робочого процесу керування перекладом документів.

Середовище перетворення документів    Office SharePoint Server 2007 пропонує підтримку перетворення документів на сервері з одного формату файлу на інший.

Інтеграція із клієнтськими програмами Microsoft Office 2007     Більшість засобів керування документами в Office SharePoint Server 2007 отримали додаткові можливості за допомогою інтеграції з клієнтськими програмами Випуск Office 2007. Із клієнтських програм Office 2007 користувачі можуть:

  • Розпочинати і завершувати завдання робочого процесу
  • Оновлювати властивості документів на сервері за допомогою панелі відомостей про документ
  • Переглядати правила політики керування даними для документів на сервері в рядку повідомлень
  • Порівнювати версії документів на сервері в межах Microsoft Office Word
  • Вставляти мітки або штрих-коди в документи на сервері

Керування записами

Керування записами — це процес збирання, керування і видалення корпоративних записів (інформація, що може бути важливою для історії, відомостей або правового захисту установи) узгодженим і уніфікованим способом, заснованим на політиках установи. Ці політики визначаються типом діяльності установи, видами правового ризику, з якими вона стикається, і законами та нормами, якими вона керується. У Office SharePoint Server 2007 представлено новий набір функцій створення й підтримки можливостей офіціального керування даними в установі.

Політики керування даними    Установи можуть визначати і використовувати політики керування даними на сайтах Office SharePoint Server 2007 для забезпечення відповідності корпоративним бізнес-процесам і правовим або урядовим нормам керування даними. Політики керування даними дозволяють адміністраторам сайтів і керівникам списків контролювати процес керування вмістом. Office SharePoint Server 2007 містить кілька готових засобів політики, які можна використовувати окремо або комбіновано для визначення політик керування даними на сайтах. Для всієї колекції сайтів або певного списку, бібліотеки, типу вмісту можна використовувати такі засоби політики, як аудит, штрих-коди, мітки, перетворення форм для архівації та завершення терміну дії. Крім того, установи можуть розробляти настроювані політики керування даними.

Керування правами доступу до інформації (IRM)     У Office SharePoint Server 2007 установи можуть використовувати керування правами доступу до інформації, щоб обмежувати дії, які користувачі можуть виконувати з файлами, завантаженими зі списків або бібліотек SharePoint. Керування правами доступу до інформації шифрує завантажені файли й обмежує кількість користувачів і програм, що мають права на дешифрування цих файлів. За допомогою керування правами доступу до інформації можна також обмежити права користувачів, яким дозволяється читати файли, щоб вони не могли виконувати інші дії, зокрема друкувати копії файлів або копіювати текст із них.

Шаблон сайту центру записів    Шаблон сайту центру записів у Office SharePoint Server 2007 призначено для впровадження керування записами і програм зберігання. Цей шаблон сайту розширює стандартні функції Office SharePoint Server 2007 додатковими засобами керування записами і надає такі можливості:

  • Можливості сховища    Шаблон сайту центру записів має кілька засобів, які забезпечують цілісність записів, що зберігаються в центрі. Запис ніколи автоматично не змінюються системою, що означає, що записи, вивантажені на сайт, а потім завантажені, завжди будуть однаковими. Настройки за промовчанням сайту центру записів також запобігають прямій підробці записів шляхом створення версій усіх змін, внесених до вмісту документа, і аудиту визначених типів змін. Диспетчери записів можуть додавати і обробляти метадані елементів окремо від метаданих запису. Для змін у метаданих також створюються версії.
  • Маршрутизація записів    Установи можуть визначити список маршрутизації записів, щоб автоматично переспрямовувати записи, надіслані до центру записів, до відповідної бібліотеки.
  • Покращення політики керування даними    Засоби політик аудиту, завершення терміну дії та штрих-кодів, що містяться в Office SharePoint Server 2007, можуть полегшити керування записами.
  • Утримання    Office SharePoint Server 2007 надає підтримку керування процесом юридичного аналізу та підготовки документів, дозволяючи установам призначати записи на утримання. Записи, що підлягають використанню в позовах, розслідуваннях тощо, можна додати до списку утримання і в такий спосіб призупинити політики керування записами і завершення терміну дії. Для елементів можна призначати кілька утримань одночасно.
  • Інтерфейс колекції записів     Користувачі й автоматизовані системи можуть легко надсилати вміст на сайт центру записів, навіть не маючи права доступу чи дозволів для будь-якого вмісту на сайті. Вміст можна надіслати за допомогою веб-служби (використовуючи протокол SOAP) або електронної пошти (використовуючи протокол SMTP).

Інтеграція з Microsoft Exchange Server 2007    Застосунок Office SharePoint Server 2007 є тісно інтегрованим з Exchange 2007. Це дозволяє установам створювати керовані папки електронної пошти в Exchange, до яких надано доступ користувачам у Office Outlook 2007. Установи можуть визначати для цих папок політики керування даними, наприклад терміни зберігання або квоти. Користувачі також можуть використовувати ці папки для надсилання повідомлень електронною поштою на сайт центру записів, що було впроваджено у Office SharePoint Server 2007. Користувачі можуть перетягувати записи електронної пошти з папки вхідних повідомлень до відповідної керованої папки електронної пошти.

Керування веб-вмістом

У Office SharePoint Server 2007 є багато засобів, корисних для розробки, розгортання і керування корпоративними порталами інтрамережі, корпоративними веб-сайтами в Інтернеті та сайтами порталів відділів. Ці функції надають змогу створювати та публікувати веб-вміст своєчасно, а також зменшити витрати на керування кількома сайтами.

Веб-сторінки на основі шаблону    За допомогою засобів керування веб-вмістом y Office SharePoint Server 2007 можна створювати та редагувати веб-сторінки на основі шаблонів, а також керувати ними. Для цього створюються макети сторінок, за допомогою яких відбувається створення «шаблонів» для веб-сторінок, керування шаблонами, визначення авторів і способів створення вмісту, а також визначення читачів і способів перегляду вмісту.

Публікування шаблонів сайтів    Розпочніть створення нового сайту Office SharePoint Server 2007 із вибору одного з кількох різновидів шаблонів сайтів, включно з тими, що підтримують публікування певних типів вмісту, потрібного для вашої установи. За допомогою шаблонів сайтів у групі «Публікація» можна розробляти, розгортати корпоративні портали інтрамережі, корпоративні веб-сайти для Інтернету і сайти порталів відділів, а також керувати ними. У всіх шаблонах, розташованих у групі «Публікація», увімкнуто засоби публікації, до яких входять меню змінення сторінки, редактор вмісту та засіб витягнення.

  • Сайт новин    Виберіть цей шаблон, якщо потрібно створити сайт для швидкого й простого розповсюдження новин і посилань на них. Містить зразок макета сторінки новин та архів для старих елементів новин. Шаблон також містить структуру для читачів і постачальників новин, яку легко використовувати. У ньому також є дві веб-частини для роботи з новинами, що забезпечують ефективну доставку новин: засіб перегляду RSS-каналів і засіб «Цей тиждень у рисунках».
  • Веб-сайт публікації з робочим процесом    Виберіть цей шаблон, якщо потрібно створити сайт для публікації веб-сторінок за розкладом із використанням затверджених робочих процесів. У шаблон входять бібліотеки документів і зображень для зберігання опублікованих матеріалів. Наприклад, можна створити сайт технічних статей, які перед публікуванням повинні переглядатися експертами.
  • Портал спільної роботи    Виберіть цей шаблон, якщо потрібно створити початкову ієрархію сайтів для порталу підрозділу в інтрамережі. У ньому є домашня сторінка, сайт новин, каталог сайтів і центр пошуку із вкладками. Зазвичай цей сайт має приблизно однакову кількість читачів і кореспондентів та використовується для розташування сайтів груп. Цей тип шаблону використовується для створення порталів підрозділів чи відділів, де працівники можуть спільно працювати і публікувати документи та веб-сторінки. Цей шаблон доступний лише у разі створення колекції сайтів у межах Центру адміністрування.
  • Портал публікації    Виберіть цей шаблон, якщо потрібно створити початкову ієрархію сайтів для великого порталу в інтрамережі або веб-сайту для Інтернету. Цей сайт можна легко настроювати та використовувати на ньому корпоративну символіку. Зазвичай такий сайт має значно більше читачів, ніж кореспондентів, і використовується для публікації веб-сторінок із застосуванням робочих процесів затвердження. За промовчанням для сайтів, створених за допомогою цього шаблону, можна створювати лише дочірні сайти публікації з робочим процесом. Цей шаблон доступний лише у разі створення колекції сайтів у межах Центру адміністрування.

Інтеграція з Office SharePoint Designer 2007    Office SharePoint Designer 2007 є новим продуктом для створення і настроювання веб-сайтів Office SharePoint Server 2007 і розроблення застосунків, що використовують робочі процеси, на основі технологій SharePoint. Office SharePoint Designer 2007 використовується для настроювання сайту Office SharePoint Server 2007. Можна розробляти і розширювати сайти порталів або сторінки порталів відповідно до власних уподобань. Наприклад, можна використовувати сучасні засоби редагування, щоб редагувати файл каскадної таблиці стилів (CSS) для сайтів SharePoint.

Контекстне створення веб-сторінок    Можна створювати веб-сторінки за допомогою редактора форматованого тексту, що поставляється з Office SharePoint Server 2007. У режимі редагування тексту можна вводити та редагувати вміст сторінки за допомогою браузера. У режимі редагування джерела HTML можна вводити й змінювати вміст сторінки за допомогою стандартного HTML. До інших функцій належать:

  • Засіб, що дозволяє швидко створювати, впорядковувати і форматувати посилання.
  • Веб-частина, що дає змогу об’єднати вміст зі всього сайту.
  • Можливість перевірки орфографії у створюваному вмісті.
  • Можливість керувати стереотипним вмістом, таким як декларації про авторське право, і редагувати його в одному розташуванні.

Можливості розробки для користувачів    Office SharePoint Server 2007 також надає можливість створювати веб-сторінки за допомогою перетворення документів, створених у інших програмах. Наприклад, для створення веб-сторінок для колекції сайтів можна використовувати Office Word 2007. Залежно від програми, що використовується для створення вихідного документа, переваги цього способу створення веб-документів є такими:

  • Більш швидке створення      Важливі документи Office Word 2007— наприклад, офіційні документи або звіти — можна перетворювати безпосередньо на веб-сторінки замість відтворення цих документів у вигляді веб-сторінок для використання в Інтернеті.
  • Робота в автономному режимі     Створюючи веб-сторінку за допомогою Office Word 2007, можна працювати зі вмістом незалежно від того, чи підключений комп'ютер до Інтернету.
  • Розширений набір функцій розробки     У Office Word 2007 є більше функцій оброблення тексту, ніж у Office SharePoint Server 2007.
  • Різноманітне використання документів     Документи Office Word 2007 можна використовувати також для інших цілей. Наприклад, можна створити оголошення про новий продукт за допомогою Word і розповсюдити це оголошення електронною поштою та в Інтернеті.

Варіанти сайтів    Аудиторії веб-сайтів можуть відрізнятися за мовою, регіонами, пристроями для перегляду сайтів і посадами в установі. Створення та підтримка різних варіантів сайту можуть потребувати багато зусиль і часу. У Office SharePoint Server 2007 можливість створення варіантів дозволяє адміністраторам сайтів спростити процес керування варіантами сайтів за допомогою підтримки настроюваних копій вмісту з вихідного сайту в кожному кінцевому сайті. Ця функція особливо важлива для створення багатомовних сайтів. Наприклад, можна визначити одне джерело (прес-реліз англійською мовою) і кілька кінцевих сайтів (прес-релізи французькою та японською мовами), і Office SharePoint Server 2007 підтримуватиме синхронізацію кінцевих сайтів із вихідними.

Навігація на сайті     У Office SharePoint Server 2007 є засоби, що дають змогу легко створювати структуру переходів для сайту і керувати нею.

Сторінка вмісту та структури сайту     Сторінка вмісту та структури сайту використовується для керування вмістом і структурою колекції сайтів SharePoint. У Office SharePoint Server 2007 переходи для навігації динамічно створюються на основі ієрархії колекції сайтів. Це означає, що в разі змінення структури сайту (наприклад, якщо дочірній сайт переміщується) посилання для навігації теж змінюються і відображають нове розташування елементів. На цій сторінці можна не тільки змінити структуру сайту, але й керувати вмістом за допомогою інших дій, застосовуваних до списків і елементів списків. Наприклад, можна витягати, повертати, публікувати та копіювати елементи.

Щоб інтерфейс сторінки вмісту та структури сайту був зрозумілим для користувачів, його було створено схожим на Провідник Windows. У лівій частині сторінки вмісту та структури сайту в області переходів відображено ієрархію колекції сайтів у вигляді дерева. У правій частині елементи відображаються в області списку.

На початок сторінки На початок сторінки

Бізнес-процеси і форми

Бізнес-процеси є важливою частиною роботи будь-якої установи, а форми часто є центральною частиною будь-якого бізнес-процесу, наприклад процесу затвердження авансових звітів. За допомогою технології Служби форм InfoPath Forms Services у Office SharePoint Server 2007 можна створювати сумісні із браузером шаблони форм у застосунку InfoPath і ввімкнути їх використання на сайті Office SharePoint Server 2007. Щоб заповнити форму, користувачам не потрібно ані інсталювати InfoPath на своєму комп’ютері, ані завантажувати щось іще з Інтернету. Усе, що їм потрібно — це браузер, наприклад Microsoft Internet Explorer, Apple Safari або Mozilla Firefox.

Служби Служби форм InfoPath Forms Services    Під час розробки шаблонів форм за допомогою Office InfoPath 2007 та розгортання їх на сайті Office SharePoint Server 2007 можна дозволити користувачам заповнювати форми за допомогою веб-браузера. Це можливо, оскільки Office SharePoint Server 2007 містить технологію Служби форм InfoPath Forms Services, яка крім можливості розгортання форм з підтримкою браузера  надає центральне розташування для зберігання шаблонів форм і керування ними для установи. Форми, що розташовані на сервері, називаються формами з підтримкою браузера.

Під час публікування шаблону форми на сайті Office SharePoint Server 2007 можна розповсюдити його не тільки у вашій корпоративній інтрамережі, але й на зовнішніх веб-сайтах установи або корпоративних зовнішніх веб-сайтах. Це дозволяє збирати дані від клієнтів, партнерів, постачальників та інших осіб, які потрібні для успішної роботи підприємства або організації. Наприклад, велика страхова компанія може використовувати один шаблон форми з підтримкою браузера, щоб збирати і обробляти страхові позови, а потім розгортати цей шаблон форми на своїх сайтах в Інтернеті та інтрамережі. Коли клієнт відвідує веб-сайт страхової компанії, він може заповнити форму страхового позову у своєму браузері. Або, якщо клієнт дзвонить страховій компанії, щоб повідомити про страховий позов, страховий агент може заповнити форму позову в InfoPath, отримавши доступ до цього застосунку на внутрішньому сайті для звітування з позовів. Ще урядова організація може збирати дані від громадян, розмістивши шаблони форм із підтримкою браузера на своєму веб-сайті.

Робочі процеси    Завдяки робочим процесам можна спільно працювати з документами та керувати завданнями проекту, виконуючи певні бізнес-процеси над документами й елементами на сайті Office SharePoint Server 2007. За допомогою робочих процесів установи можуть забезпечувати узгодженість бізнес-процесів, а також підвищити продуктивність роботи за допомогою керування завданнями та кроками, пов’язаними з певними бізнес-процесами. У Office SharePoint Server 2007 є кілька готових робочих процесів, розроблених для використання з поширеними бізнес-сценаріями:

  • Затвердження    Цей робочий процес переспрямовує документ або елемент групі осіб для затвердження.
  • Збирання відгуків    Цей робочий процес переспрямовує документ або елемент групі осіб для збирання відгуків.
  • Збирання підписів     Цей робочий процес переспрямовує документ Microsoft Office групі людей для збирання їх цифрових підписів.
  • Затвердження видалення     Цей робочий процес, що підтримує процеси керування записами, керує термінами дії документів та їх зберіганням, дозволяючи учасникам вирішувати, зберегти чи видалити документи, термін дії яких минув.
  • Трьохетапний робочий процес    Трьохетапний робочий процес можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають відстеження установами значного обсягу питань або елементів, зокрема питань служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів тощо.
  • Групове затвердження     Цей робочий процес створює ієрархічну організаційну діаграму, з якої вибираються користувачі з правами затвердження, і дозволяє їм використовувати відбитки замість підписів. Це рішення розроблено саме для східно-азійських ринків.
  • Керування перекладом    Цей робочий процес керує перекладом документів за допомогою створення копій документів для перекладу та призначення перекладачам завдань. Цей процес доступний лише для бібліотек керування перекладом.

Служба єдиного входу (SSO)    Служба єдиного входу дозволяє особі вводити ім’я і пароль один раз для багатьох внутрішніх застосунків. Її використовують для інтеграції систем внутрішнього оброблення даних із бізнес-застосунками, що вимагають окремої бази даних для облікових відомостей. Служби єдиного входу Office SharePoint Server 2007 підтримують використання настроюваних і сторонніх під’єднуваних пристроїв для постачання облікових відомостей.

На початок сторінки На початок сторінки

Бізнес-аналіз

Зазвичай засоби для доступу до великих обсягів неструктурованих даних із метою аналізу були доступні лише для користувачів із багаторічним досвідом використання інформаційних сховищ або видобування даних. Публікування в Інтернеті даних, отриманих із кількох джерел, було доступне лише для обмеженого кола розробників і консультантів. За допомогою нових засобів, доступних у Office SharePoint Server 2007, інформаційні працівники можуть поєднувати дані, отримані з кількох джерел, і публікувати їх в Інтернеті.

Office SharePoint Server 2007 можна зв'язувати з такими бізнес-застосунками, як SAP, Siebel і Microsoft SQL Server 2005, що дозволяє користувачам досить просто публікувати звіти, списки та дані про ключові показники ефективності (KPI).

Публікуючи звіт на основі даних в одній із цих систем, ви надаєте загальні або робочі дані для розробників рішень. У прикладах звітів є книги Microsoft Office Excel, звіт служб SQL Server Reporting Services і звіт Microsoft Office Access. Використовуючи вчасні та детальні звіти, керівництво установи та безпосередні керівники можуть приймати обґрунтовані рішення

Центр звітів    До основних нових засобів бізнес-аналізу Office SharePoint Server 2007 належить центр звітів. Центр звітів — це сайт, який є центральним розташуванням для збереження звітів, що спільно використовуються групою осіб, невеликою командою або всією установою. У наявній на цьому сайті спеціальній бібліотеці документів зберігаються звіти, списки та зв’язки із зовнішніми джерелами даних. Із нього можна перейти до шаблонів сторінок і веб-частин, за допомогою яких можна створити сторінки та списки з бізнес-даними. У центрі звітів користувачі можуть виконати пошук елементів за певними категоріями, ознайомитися з календарем майбутніх звітів і підписатися на потрібні звіти.

Служби Excel    Служби Excel надають користувачам можливість зберігати на сервері робочі книги Excel і публікувати на веб-сторінці будь-яку їх частину. Для перегляду та роботи з даними потрібний лише браузер. Книга публікується на веб-сторінці за допомогою веб-частини Excel Web Access (EWA).

Однією з переваг публікації книг у веб-частині є те, що всі обчислення виконуються на сервері. Тому бізнес-логіка книги не порушується. Ще одна перевага — існує лише одна копія книги, яка зберігається в центральному безпечному розташуванні. На веб-сторінці користувачам можна надати права лише на перегляд книги, обмеживши таким чином доступ до неї. Можна також застосувати інші обмеження, наприклад заборонити користувачам відкривати книгу в Excel або керувати даними, доступними для перегляду користувачами.

Служби Excel Services є серверною технологією, що полегшує використання, спільний доступ, захист і керування для робочих книг Microsoft Office Excel 2007 - Українська версія як інтерактивних звітів. Існують три основні компоненти служб Excel, які взаємодіють між собою та складають загальну структуру служб Excel.

  • Служби обчислень Excel (ECS) — це «серце» служб Excel, яке завантажує робочу книгу, виконує точні обчислення за допомогою Microsoft Office Excel 2007 - Українська версія, оновлює внутрішні дані та здійснює підтримку сеансів.
  • Excel Web Access (EWA) — це веб-частина, яка відображає книгу Microsoft Office Excel і надає можливість працювати з нею у вікні браузера за допомогою мов DHTML і JavaScript без необхідності завантаження елементів керування ActiveX на клієнтський комп’ютер; вона може бути підключена до інших веб-частин на приладних дошках, а також до сторінок інших веб-частин.
  • Веб-служби Excel (EWS) — це веб-служби, розташовані у службах Microsoft Office SharePoint. Вони надають кілька методів використання інтерфейсу застосунків (API) для створення настроюваних застосунків на основі книги Excel.

Спершу потрібно створити робочу книгу Excel за допомогою Office Excel 2007, а потім зберегти її у службах Excel. Іншими словами, Office Excel 2007 — це засіб створення, а служби Excel — засіб звітування.

Автор книги (зазвичай аналітик) використовує Office Excel 2007 для створення книги Excel, а за потреби також для визначення елементів із іменами для перегляду і для визначення параметрів. Автор книги зберігає книгу в бібліотеці документів (або в мережі чи веб-папці) у службах Excel, де нею керує та захищає її адміністратор SharePoint. Автор книги й інші користувачі можуть створювати звіти, сторінки веб-частин та приладні дошки оброблення й аналізу інформації, що використовують цю книгу. Багато користувачів можуть отримати доступ до книги, переглядаючи її у браузері, а також оновлювати дані в разі підключення книги до зовнішнього джерела даних. Маючи відповідні дозволи, користувачі можуть копіювати поточний стан книги, а також будь-які взаємодії, здійснені протягом поточного сеансу, зокрема сортування й фільтрування, до клієнтського комп’ютера для подальшого аналізу книги Excel або знімка книги.

Підключення до зовнішніх джерел даних     Крім зовнішніх джерел даних, використовуваних у книгах Excel, у списках SharePoint, на сторінках та у веб-частинах можуть використовуватися дані з інших бізнес-застосунків, наприклад із SAP і Siebel.

Зазвичай адміністратори створюють системні підключення та можуть зберігати їх у бібліотеці зв’язків даних у центрі звітів. Завдяки цьому будь-який користувач із відповідними правами може легко отримати доступ до центрального пулу підключень і повторно використовувати його. Створювати та зберігати зв'язки даних можна в будь-якому розташуванні системи Office SharePoint Server 2007.

Використовуючи підключення до зовнішніх джерел даних, можна створювати веб-сторінки та списки SharePoint, що дає змогу користувачам взаємодіяти з даними в зовнішньому джерелі, не переходячи зі сторінки SharePoint.

Ключові показники ефективності (KPI)    Ключовий показник ефективності (KPI) — це візуальна підказка, яка демонструє прогрес у досягненні мети. Показники KPI допомагають командам, керівникам і установам швидко оцінити успіхи в досягненні вимірюваної мети. За допомогою показників KPI у SharePoint можна швидко унаочнити відповіді на такі запитання:

  • Завершені та майбутні завдання
  • Прогрес або відставання
  • Мінімальний обсяг завершених завдань

Для кожної сфери бізнесу можна вибрати особливий тип показників KPI, залежно від поставленої мети. Наприклад, для підвищення рівня задоволеності клієнтів в операторському центрі визначена мета відповісти на певну кількість дзвінків протягом меншого часового відрізку. У відділі продаж показники KPI використовуються для встановлення мети щодо підвищення продуктивності, наприклад збільшення кількості дзвінків від нових клієнтів за місяць.

Показники KPI отримують зі списків KPI, після чого вони відображаються в спеціальних веб-частинах KPI. Списки KPI можна зберігати в центрі звітів або на будь-якому іншому сайті в Office SharePoint Server 2007, де до них можуть звертатись користувачі, які мають відповідні права на доступ.

Приладні дошки    Приладні дошки — це настроювані сторінки, на яких відображаються дані щодо ключових показників ефективності та робочих книг Excel. Наприклад, відділ кадрових ресурсів може розробити приладну дошку, використовувану працівниками для перегляду персоналізованої інформації, наприклад платні або історії премій.

Бізнес-дані у списках    Спільне середовище Office SharePoint Server 2007 дає змогу легко використовувати відомості з таких бізнес-застосунків, як SAP, Siebel і Microsoft SQL Server, додаючи до списку Office SharePoint Server 2007 стовпець бізнес-даних. Так можна отримати список елементів, які використовують комбінацію стовпців із Office SharePoint Server 2007 та зовнішніх бізнес-застосунків. Наприклад, якщо ви працюєте в консалтинговій компанії, що використовує систему CRM, ви можете зберігати такі документи, як пропозиції, контракти та презентації, у списках SharePoint і зв’язати їх із відповідним замовником у базі даних системи CRM. Завдяки цьому всю документацію, яка стосується замовника, можна зберігати в одному розташуванні, що дозволяє легко переходити до запису замовника в бізнес-застосунку під час перегляду сторінки.

На початок сторінки На початок сторінки

 
 
Застосовується до:
SharePoint Server 2007