Нарада — це зустріч із запрошенням осіб або з залученням ресурсів. Можна створювати та надсилати запрошення на очні чи мережні наради, а також резервувати ресурси для них. Під час створення наради ви визначаєте запрошуваних осіб, необхідні ресурси та вибираєте час проведення наради. Відповіді на надіслані запрошення на нараду надходять до вашої папки Вхідні. Після створення наради можна розширювати коло запрошених, а також переносити час наради.

• Призначення очної наради

• Редагування наради

• Перетворення наради на повторювану

• Перетворення наради на приватну

• Установлення та видалення нагадування

Призначення очної наради

1. У меню Файл виберіть команду Створити, а потім — пункт Запрошення на наради.

   Сполучення клавіш  Щоб створити нове запрошення на збори, натисніть клавіші CTRL+SHIFT+Q.

2. У полі Тема введіть опис.
3. У полі Розташування введіть опис або виберіть пункт Приміщення, щоб вибрати одне з доступних для автоматичного планування за допомогою Microsoft Exchange.
4. У списках Час початку і Час закінчення виберіть час початку і закінчення наради. Якщо ця подія триває цілий день, установіть прапорець поруч із пунктом Цілий день.

   Подія на цілий день триває 24 години, від півночі до півночі.

    Примітка   За промовчанням, для призначення наради використовуються поточні параметри часового поясу на комп’ютері. Якщо потрібно спланувати нараду в іншому часовому поясі, на вкладці Нарада у групі Параметри виберіть пункт Часовий пояс.

5. Введіть інформацію, яку потрібно повідомити одержувачам, вкладіть будь-які файли або створіть робочу область для нарад.

   Для отримання додаткових відомостей про робочі області для нарад див. розділ Див. також.

6. На вкладці Нарада у групі Відобразити виберіть пункт Помічник із планування.

   Помічник із планування допомагає знайти найкращий час для нарад.

7. Натисніть кнопку Інші та виберіть команду Додати з адресної книги.
8. У діалоговому вікні Вибір учасників і ресурсів введіть у полі Пошук ім'я особи, яка запрошується на нараду, або ресурсу, що залучається. Якщо вибрано режим пошуку Додаткові стовпці, натисніть кнопку Перейти.
9. Виберіть ім’я зі списку результатів і натисніть кнопку Обов'язковий, Необов'язковий або Ресурси, а потім натисніть кнопку ОК.

   Обов'язкові та необов'язкові учасники додаються в поле Кому на вкладці Нарада, а ресурси відображаються в полі Розташування.

Сітка зайнятості свідчить про доступність учасників. Зелена вертикальна лінія позначає початок наради. Червона вертикальна лінія позначає кінець наради.



У області Можливі години проведення: відображено найкращий час для наради, тобто час, коли більшість учасників вільні. Найкращі години проведення з’являються у верхній частині області. Щоб вибрати будь-який із запропонованих відрізків часу, клацніть потрібні години в області Можливі години проведення:. Можна також вручну вибрати час на сітці зайнятості.



10. Щоб зробити нараду повторюваною, на вкладці Нарада у групі Параметри натисніть кнопку Повторення, задайте шаблон повторення і натисніть кнопку ОК.

    Після додавання шаблону повторення до запрошення на нараду вкладка Нарада змінюється на Повторювана нарада.

11. На вкладці Нарада у групі Відобразити виберіть пункт Зустріч.
12. Натисніть кнопку Надіслати.

 На початок сторінки

Редагування наради

1. Відкрийте нараду, яку потрібно змінити
2. Виконайте одну з таких дій:
   • Змінення параметрів наради, яка не є частиною ряду  
     1. Змініть потрібні параметри, наприклад, тему, розташування або час.
     2. Натисніть кнопку Надіслати оновлення.
   • Змінення параметрів для всіх нарад ряду  
     1. Виберіть пункт Відкрити весь ряд.
     2. Змініть потрібні параметри, наприклад, тему, розташування або час.
     3. Щоб змінити параметри повторення, на вкладці Повторювана нарада у групі Параметри натисніть кнопку Повторення, змініть потрібні параметри, наприклад, тему, розташування або час, відтак натисніть кнопку ОК.
     4. Натисніть кнопку Надіслати оновлення.
   • Змінення параметрів наради, яка є частиною ряду  
     1. Натисніть кнопку Відкрити копію.
     2. На вкладці Повторювана нарада змініть потрібні параметри, наприклад, тему, розташування або час.
     3. Натисніть кнопку Надіслати оновлення.

 Порада   У календарі нараду можна перетягнути на іншу дату, а також відредагувати тему. Для цього клацніть текст опису, натисніть клавішу F2 і внесіть зміни.

 На початок сторінки

Перетворення наради на повторювану

1. Відкрийте нараду, яку потрібно зробити повторюваними
2. На вкладці Нарада у групі Відобразити виберіть пункт Повторення.
3. Виберіть частоту повторення наради (Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку), задайте параметри вибраної частоти, і натисніть кнопку ОК.
4. Натисніть кнопку Надіслати оновлення.

 На початок сторінки

Перетворення наради на приватну

1. Створіть або відкрийте нараду, яку потрібно зробити приватною.
2. На вкладці Нарада у групі Параметри натисніть кнопку Параметри і виберіть пункт Приватні.

 Увага!   Не слід використовувати функцію приватності для заборони доступу інших користувачів до відомостей нарад, контактів або завдань. Щоб запобігти читанню іншими користувачами розділів, позначених як приватні, не надавайте цим користувачам дозволів на читання папок Календар, Контакти або Завдання. Якщо користувач має дозвіл на читання ваших папок, він зможе переглянути відомості приватного розділу, використовуючи програмні методи або іншу поштову програму. Функцію приватності слід використовувати лише для користувачів, яким ви довіряєте.

 На початок сторінки

Установлення та видалення нагадування

Виконайте одну з таких дій:

• Для всіх нових нарад  
  1. У меню Знаряддя виберіть команду Параметри.
  2. Щоб нові наради автоматично створювались із нагадуванням або без нього, відповідно установіть або зніміть прапорець Нагадування.
  3. Якщо цей прапорець установлено, вкажіть, за який час до наради повинно відображуватися нагадування.
• Для наявних нарад  
1. Відкрийте нараду або ряд повторюваних нарад.
2. Щоб увімкнути або вимкнути нагадування, на вкладці Нарада у групі Параметри виберіть значення Немає або час нагадування.

 На початок сторінки