Правило – це дія, яку Microsoft Outlook виконує автоматично з вхідними та вихідними повідомленнями на основі визначених умов. Правило можна створити з шаблону, з повідомлення або скористатися власними умовами.
У цій статті
Керування повідомленнями електронної пошти за допомогою правил
Правило — це дія, яку Microsoft Outlook автоматично виконує з вхідним або надісланим повідомленням, яке відповідає умовам, вказаним у правилі. За допомогою майстра правил можна вибрати багато умов і дій. Використання правил допоможе забезпечити організованість й інформованість стосовно останніх подій.
Правила належать до однієї з двох категорій — забезпечення організованості або сповіщення. Правила не діють на прочитані повідомлення, лише на непрочитані.
Майстер правил містить шаблони для часто використовуваних правил, до яких входять.
- Організованість Ці правила допомагають архівувати та обробляти повідомлення. Наприклад, можна створити правило для повідомлень від певного відправника, наприклад, Бориса Муравейка, зі словом «товар» у рядку Тема, щоб позначати їх як «до виконання», надавати категорію «Товар» і переміщати до папки з ім’ям «Товар від Бориса».
- Інформованість Ці правила в певний спосіб повідомляють про отримання окремого повідомлення. Наприклад, можна створити правило для автоматичного надсилання оповіщення на мобільний телефон під час отримання листа від родича.
- Створити нове правило Ці правила створюються з пустої форми.
На початок сторінки
Створення правила
- На вкладці Основне у групі Дії натисніть кнопку Правила та виберіть Керування правилами й оповіщеннями.
- Якщо існує кілька облікових записів електронної пошти, у списку Застосувати зміни до папки виберіть потрібну папку Вхідні та натисніть кнопку Нове.
Якщо правило потрібно створити із шаблону, виконайте такі дії.
- У розділі Крок 1. Виберіть шаблон із колекції шаблонів Організованість або Інформованість виберіть потрібний шаблон.
- У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення. Наприклад, якщо вибрати посилання одержувачі або список розсилки, відкриється Адресна книга.
- У розділі Крок 1. Виберіть умови добору виберіть умови, яким має відповідати повідомлення для застосування до нього правила.
- У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення, якщо його ще не вибрано, і натисніть кнопку Далі.
- У розділі Крок 1. Виберіть дії виберіть дію, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови.
- У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення, якщо його ще не вибрано, і натисніть кнопку Далі.
- У розділі Крок 1. Виберіть винятки виберіть потрібні винятки із правила та натисніть кнопку Далі.
- Щоб завершити створення правила, введіть його ім’я та виберіть інші потрібні параметри.
- Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, які вже розташовано в одній із папок, установіть прапорець поруч із пунктом Застосувати це правило до повідомлень, які вже розміщені в "папці".
- Щоб застосувати це правило до всіх облікових записів електронної пошти та пов’язаних із ними папок Вхідні встановіть прапорець поруч із пунктом Створити правило для всіх облікових записів.
- Натисніть кнопку Готово.
На початок сторінки
Щоб створити правило з використанням власних умов, дій і винятків, виконайте такі дії.
- На вкладці Основне у групі Дії натисніть кнопку Правила.
- Якщо існує кілька облікових записів електронної пошти, зі списку Застосувати зміни до папки виберіть потрібну папку Вхідні.
- Натисніть кнопку Створити правило.
- У розділі Створити нове правило виберіть пункт Перевірка повідомлень після отримання або Перевірка повідомлень після надсилання та натисніть кнопку Далі.
- У розділі Крок 1. Виберіть умови добору виберіть умови, яким має відповідати повідомлення для застосування до нього правила.
- У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення, якщо його ще не вибрано, і натисніть кнопку Далі.
- У розділі Крок 1. Виберіть дії виберіть дію, яку має застосувати правило, якщо виконуються зазначені умови.
- У розділі Крок 2. Змініть опис правила виберіть підкреслене значення, якщо його ще не вибрано, і натисніть кнопку Далі.
- У розділі Крок 1. Виберіть винятки виберіть потрібні винятки із правила та натисніть кнопку Далі.
- Щоб завершити створення правила, введіть його ім’я та виберіть інші потрібні параметри.
- Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, які вже розташовано в одній із папок, установіть прапорець поруч із пунктом Застосувати це правило до повідомлень, які вже розміщені в "папці".
- Щоб застосувати це правило до всіх облікових записів електронної пошти та пов’язаних із ними папок Вхідні встановіть прапорець поруч із пунктом Створити правило для всіх облікових записів.
- Натисніть кнопку Готово.
На початок сторінки
Можна створити правило безпосередньо з повідомлення. Наприклад, можна створити правило для переміщення повідомлень від окремого відправника до зазначеної папки.
Якщо правило потрібно створити з повідомлення, виконайте такі дії.
- Виберіть повідомлення, для якого потрібно створити правило, відтак на вкладці «Основне» у групі «Дії» натисніть кнопку «Правила» та виберіть «Створити правило».
- У діалоговому вікні Створення правила встановіть прапорці для потрібних умов. Багато параметрів вже містять дані вибраного повідомлення.
- Установіть прапорець поруч із пунктом Перемістити елемент до папки.
- Виберіть наявну папку або натисніть кнопку Створити, щоб створити нову папку для зберігання повідомлень.
- Щоб додати до правила умови, дії або винятки, натисніть кнопку Додаткові параметри та виконайте подальші вказівки в майстрі правил.
Підказка Щоб негайно застосувати правило, установіть прапорець поруч із пунктом Застосувати це правило до повідомлень, які вже розміщені в папці на останній сторінці в майстрі правил.
На початок сторінки
Застосування правила вручну
Якщо одне або кілька правил слід застосовувати вручну, виконайте такі дії.
- У меню Дії виберіть пункт Правила.
- У діалоговому вікні Керування правилами й оповіщеннями вимкніть правило, знявши прапорець поруч із ним.
- Натисніть кнопку Застосувати правила.
- У діалоговому вікні Застосувати правила у розділі Виберіть правила для виконання встановіть прапорець поруч із правилом, яке слід запустити.
- У вікні Виконання в папці натисніть кнопку Переглянути, а відтак виберіть папку, до якої потрібно застосувати правило.
- У списку Застосування правил до виберіть категорію повідомлень, до яких потрібно застосувати правило.
Наприклад, правило можна застосувати лише до непрочитаних повідомлень у папці.
- Натисніть кнопку Виконати.
Винятки
До правил можна додавати винятки для певних обставин, наприклад, якщо повідомлення має позначку «до виконання» або «дуже важливо». Якщо повідомлення відповідає одному з указаних винятків, правило до нього не застосовується.
На початок сторінки
Правила для сервера в порівнянні з правилами для клієнта
Правила для сервера Користуючись обліковим записом Microsoft Exchange, можна створити правила для сервера. Вони застосовуватимуться в поштовій скриньці поштового сервера, навіть якщо програму Outlook не запущено. Правила для сервера повинні застосовуватися до повідомлень, коли вони вперше надходять до папки Вхідні; вони також повинні виконуватися на сервері до завершення. Наприклад, правило, яке визначає, що повідомлення повинно бути надруковане, не зможе виконуватися допоки не завершиться на сервері. Якщо правило не вдалося застосувати на сервері, воно застосовується після запуску Outlook і стає правилом для клієнта.
Правила для клієнта Правила для клієнта застосовуються лише на комп’ютері. Їх неможливо застосувати, допоки вони не завершаться на сервері, наприклад, якщо вони вказують на друк певних повідомлень. Правила для клієнта можуть застосовуватися лише у випадку, коли запущено програму Outlook.
Якщо список правил містить правила обох типів, першими застосовуються правила для сервера, а потім — правила для клієнта.
На початок сторінки
Застосування правил для інших елементів Outlook
Сповіщення про доставку, результати голосування та автовідповіді
Якщо правила застосовано, то до сповіщень про доставку, сповіщень про прочитання, результатів голосування та автовідповідей застосовуються ті ж самі дії, що й до повідомлень. Наприклад, правило для переміщення елементів Елемент. Елемент є основним об'єктом, який зберігає дані в Microsoft Outlook і використовується в Microsoft Outlook так само, як файли в інших програмах. Елементи містять поштові повідомлення, зустрічі, контакти, завдання, записи в щоденнику, примітки, а також опубліковані елементи та документи. зі словом «нарада» в темі до певної папки, також переміщує всі сповіщення про доставку, результати голосування або автовідповіді, які містять слово «нарада» в темі.
Примітка Якщо правило переміщує результати голосування з папки Вхідні до іншої папки, це впливає на відстеження голосів. Якщо відкрити надіслане повідомлення, яке містить кнопку для голосування, дані відстеження не включатимуть підрахунок відповідей, переміщених правилом. Переміщення або видалення відповіді вручну не впливає на відстеження.
На початок сторінки
Запити нарад, завдань і документи
У випадку застосування правил запрошення на наради, доручення й документи вважаються повідомленнями. Наприклад, якщо створити правило для переміщення елементів Елемент. Елемент є основним об'єктом, який зберігає дані в Microsoft Outlook і використовується в Microsoft Outlook так само, як файли в інших програмах. Елементи містять поштові повідомлення, зустрічі, контакти, завдання, записи в щоденнику, примітки, а також опубліковані елементи та документи. зі словом «нарада» в полі Тема до певної папки, усі запрошення на наради й доручення, які відповідають цим умовам, також буде переміщено. Однак, слід зважати на такі обмеження під час створення правил, що застосовуються до такого виду елементів.
- Можливо, елемент, переміщений до папки, яка не є папкою пошти, не працюватиме як очікувалося. Наприклад, якщо повідомлення переміщено до папки Календар, нову зустріч не буде створено.
- Якщо відповідь на нараду або завдання переміщено до папки «Видалені» за допомогою правила, їх не буде відстежено у вихідному елементі.
- Якщо запит наради автоматично переміщено до папки Видалені, нарада не додається до папки Календар.
- Правила, що впливають на повідомлення, які надсилаються, не застосовуються до запитів нарад і завдань.
На початок сторінки
Групи контактів
Поведінка правила для списку розсилки може відрізнятися залежно від способу створення правила.
- Переміщення повідомлень, надісланих до папки «Групи контактів» Це правило застосовується лише у випадку використання облікового запису Exchange. До вказаної папки буде переміщено лише повідомлення, надіслані до папки «Групи контактів». Повідомлення від користувачів, що належать до групи контактів, не буде переміщено до вказаної папки.
На початок сторінки
Пересилання повідомлень за межі установи
У випадку використання облікового запису Exchange 2010 заборонено застосовувати правила для пересилання повідомлень на адреси електронної пошти за межами організації. Ця настройка допомагає запобігти розкриттю корпоративної інформації. Її може змінити лише адміністратор Exchange.
На початок сторінки
