Бета-версія служби Microsoft Office Live Workspace — це проста у використанні програма на базі веб-інтерфейсу, яка забезпечує можливості обміну бізнесовою та особистою інформацією із вибраними користувачами. За допомогою служби Office Live Workspace в Інтернеті можна виконувати спільну роботу над документами, примітками, електронними таблицями, презентаціями і списками  - будь-яким типом інформації, що стосується вашої роботи, друзів чи родини. Користувачі, яких ви запрошуєте до спільного користування вашою робочою областю та документами, можуть переглядати, редагувати та коментувати ваші файли з будь-якого комп'ютера із підключенням до Інтернету.

• До яких елементів можна надавати спільний доступ?

• Як виконати реєстрацію для доступу до можливостей спільного використання?

• Параметри доступу

• Керування спільними робочими областями і документами

До яких елементів можна надавати спільний доступ?

Office Live Workspace пропонує широкі можливості для спільної роботи як у сфері бізнесу, так і у сфері приватного життя. За допомогою Office Live Workspace можна надавати спільний доступ до таких елементів:

• Робочі області   Робочі області використовуються для розміщення документів, об'єднаних спільною тематикою. Наприклад, можна створити робочу область для рекламних матеріалів, доступ до яких торгові представники вашої фірми зможуть отримати із будь-якого комп'ютера з підключенням до Інтернету. Також можна створити робочу область, яка міститиме маршрут подорожі, список речей, які потрібно взяти в дорогу та інші відомості, що допоможуть вам та вашим друзям успішно спланувати відпустку.
• Примітки  За допомогою приміткок можна створювати веб-документи, використовуючи відповідні засоби форматування. Занотовуйте важливі рішення ділових зустрічей, короткі конспекти чи просто нюанси, про які потрібно пам'ятати. Крім цього, примітками можна обмінюватися із вибраними вами користувачами - ваша скрупульозність щодо занотовування важливих деталей може стати їм у пригоді.
• Списки   Списки - це веб-документи у форматі стовпця. За допомогою списку можна зберігати, наприклад, контактні дані потенційних клієнтів, зібрані на торговій виставці. Доступ до списку можна надати своїм співробітникам в офісі, щоб вони одразу ж надіслали за цими контактами рекламні матеріали, поки домовленості, досягнуті на виставці, не втратили актуальності.
• Документи Microsoft Office   Безпосередньо з робочої області можна відкривати таблиці Microsoft Office Excel, документи Word та презентації PowerPoint. За допомогою Office Excel можна розписати сімейний бюджет, а потім спільно використовувати його із членами родини. За допомогою Office PowerPoint можна створити презентацію і демонструвати її іншим для отримання відгуків. Для запису нотаток у процесі наукового дослідження можна використовувати документ Office Word, залучивши колег-дослідників до внесення до цього документа відомостей про нові спостереження.

Для робочої області та всього її вмісту можна надати спільний доступ для вибраних вами користувачів. Якщо потрібно надати доступ лише до одного документа робочої області, наприклад, примітки чи списку, перш ніж це зробити, його потрібно перемістити в робочу область Документи. Для цього просто перетягніть потрібний документ у робочу область Документи у розділі Мої робочі області на лівій панелі переходів.

 Примітка   До папок в Office Live Workspace встановлювати спільний доступ неможливо.

Запрошення до спільного доступу можна надіслати за допомогою електронного повідомлення безпосередньо з робочої області чи документа, до якого потрібно надати спільний доступ. Докладніше про надсилання запрошення до спільного доступу див. у розділі Запрошення користувачів до спільного користування робочою областю чи документом.

 На початок сторінки

Як виконати реєстрацію для доступу до можливостей спільного використання?

Office Live Workspace забезпечує можливості надання спільного доступу будь-якому користувачеві, який має адресу електронної пошти, пропонуючи для цього таку процедуру входу в систему:

• Використання адреси та пароля електронної пошти   Щоб увійти до служби Office Live Workspace, необхідно мати дійсну адресу електронної пошти та пароль. Можна скористатися адресою електронної пошти, яка використовується для доступу до інших послуг Microsoft (таких як MSN Hotmail або MSN Messenger), або будь-якою іншою адресою електронної пошти, власником якої ви є. У разі відсутності у запрошеного користувача облікового запису Office Live Workspace, служба Office Live Workspace пропонує зручні можливості для його створення. Докладніше про це див. у розділі Реєстрація облікового запису в Office Live Workspace.
• Спершу попередній перегляд, потім користування службою   Якщо ви надсилаєте запрошення до спільного доступу користувачам, які не знайомі зі службою Office Live Workspace, вони можуть вагатися щодо її використання. Щоб ознайомити інших із можливостями спільної роботи, у запрошенні можна передбачити параметр використання версії для читання спільної робочої області чи документа, і це не вимагатиме виконання входу в систему Office Live Workspace. Якщо після перегляду запрошений користувач виявить бажання з вами співпрацювати, йому потрібно буде натиснути кнопку Реєстрація у верхньому лівому куті сторінки попереднього перегляду, щоб створити обліковий запис і отримати повний доступ до можливостей спільного користування. Докладніше про це див. у розділі Запрошення користувачів до попереднього перегляду спільної робочої області чи документа.

 На початок сторінки

Параметри доступу

До спільного доступу до робочої області чи документа можна запросити до 100 користувачів. Надсилаючи запрошення до спільного доступу, ви можете встановлювати для користувача параметри цього доступу. Запрошення передбачає для користувача можливість редагувати та коментувати робочу область та її вміст або можливість її просто переглядати і коментувати без внесення змін. Office Live Workspace пропонує три типи користування спільним доступом:

• Власник   У якості власника ви можете ініціювати сеанс спільного доступу до створеної вами робочої області чи документа. Будучи власником, ви маєте повний доступ до своєї робочої області чи документа і у будь-який момент можете припинити сеанс спільного доступу із запрошеними вами користувачами.
• Редактор   Редактори, користувачі з правами читання/записування, запрошуються до спільного доступу власником робочої області чи документа. Редактори мають право вносити зміни, додавати коментарі до створеного власником вмісту та видаляти документи. Також вони можуть переглядати зміни і коментарі, додані іншими користувачами, які мають право доступу.
• Оглядач   Оглядачі, користувачі з правами доступу лише для читання, запрошуються до спільного користування власником робочої області чи документа. Оглядачі можуть переглядати вміст робочої області, у тому числі коментарі та корективи, додані іншими користувачами, що мають право доступу. Вони можуть додавати власні коментарі, але не мають права вносити зміни до тексту.

 На початок сторінки

Керування спільними робочими областями і документами

Власники

Як власник, ви одразу можете бачити, до яких робочих областей чи документів ви встановили спільний доступ:

• На лівій панелі переходів   у розділі Мої робочі області відображається список усіх робочих областей. Якщо серед них є спільні робочі області, то поряд із ними відображається піктограма спільного доступу . Також, якщо навести курсор на назву робочої області, з'явиться меню, у якому буде вказано власника, а також статус робочої області: спільний або приватний.
• У робочій області   в розділі Документи поряд із документами, до яких надано спільний доступ, відображається піктограма спільного доступу. Також, якщо навести курсор на документ, з'явиться меню, у якому буде вказано власника, а також статус документа: спільний або приватний. .

Крім цього, власник може відслідковувати виконання усіх дій в межах спільної робочої області чи документа, наприклад, додавання коментаря оглядачем або внесення зміни редактором. Коли відкривається спільна робоча область чи документ, із правого боку відображається панель активності, у якій вказується час і дата внесення кожної зміни. Докладніше див. у розділі Керування робочими областями за допомогою панелі активності.

Редактори та оглядачі

Після реєстрації облікового запису в Office Live Workspace та отримання можливості доступу до спільних документів їх власника, спільні робочі області чи документи відобразяться на лівій панелі переходів. Спільні робочі області відображаються у розділі Елементи з отриманим доступом. Спільні документи, наприклад, списки, примітки, документи Office Word, електронні таблиці Excel чи презентації PowerPoint, відображаються у разі натиснення параметра Документи на лівій панелі переходів у розділі Елементи з отриманим доступом.

Щоб відкрити спільну робочу область, клацніть на її назві на лівій панелі переходів або наведіть на неї курсор. У меню, яке з'явиться внаслідок наведення курсору, натисніть пункт Відкрити. Якщо у вас є права редактора, ви можете додавати коментарі і вносити зміни до будь-яких документів у межах робочої області. Якщо у вас є право доступу у якості оглядача, ви можете переглядати всі документи та додавати коментарі, але не можете вносити до них зміни.

Щоб відкрити спільний документ, на лівій панелі переходів у розділі Елементи з отриманим доступом клацніть посилання Документи. У списку робочої області клацніть спільний документ, із яким потрібно працювати. З'явиться версія документа для читання. Якщо у вас є права редактора, натисніть пункт Редагувати, щоб внести зміни до документа, або пункт Коментар, щоб додати коментар. Якщо у вас є право доступу у якості оглядача, ви не можете вносити зміни до вмісту документа, але, вибравши пункт Коментар, можете додавати свої відгуки.

Надання прямого посилання на робочу область чи документ

Office Live Workspace надає прямі посилання на робочі області та документи, які можна додавати до закладок та надсилати іншим користувачам, які мають доступ до цього вмісту.

Прямі посилання доступні для всіх окремих робочих областей чи документів, за винятком елементів, розміщених у робочих областях Елементи з отриманим доступом або Видалені елементи. Посилання - це Інтернет-адреса, що відображається в адресному рядку браузера під час того, як документ чи робочу область відкрито.

Щоб надати пряме посилання на робочу область чи документ:

1. На лівій панелі переходів Office Live Workspace виберіть робочу область, на яку потрібно надати пряме посилання.
2. Щоб надати посилання на конкретний документ у робочій області, клацніть цей документ у відкритій робочій області.
3. Після того, як сторінка відкриється, виконайте одну з послідовностей, описаних нижче.
   • Надсилання посилання електронною поштою   Якщо використовується браузер Windows Internet Explorer 7, праворуч на панелі інструментів виберіть пункт Сторінка і натисніть пункт Надіслати посилання електронною поштою. Якщо використовується браузер Microsoft Internet Explorer 6, на панелі інструментів клацніть піктограму конверта і виберіть пункт Надіслати посилання. Якщо використовується браузер Mozilla Firefox, на панелі інструментів відкрийте меню Файл (File) і клацніть пункт Надіслати посилання (Send Link).
   • Копіювання і вставлення посилання безпосередньо з адресного рядка браузера   Клацніть адресний рядок вгорі вікна браузера, а потім натисніть клавіші CTRL+A, щоб виділити всю адресу. Натисніть клавіші CTRL+C, щоб скопіювати виділене посилання, а потім натисніть CTRL+V, щоб вставити його у потрібне розташування.

 Примітка   У разі спроби користувача, який не має прав доступу, відкрити посилання на документ Office Live Workspace, відобразиться повідомлення про помилку.

Докладніше про надання прямих посилань див. у розділі Керування та обмін посиланнями на робочі області та документи.

Приховування і відновлення спільних робочих областей

Із часом список спільних робочих областей на лівій панелі переходів може стати надто великим. Одним зі способів організації загальної робочої області є використання функції "Приховати" для того, щоб відобразити на лівій панелі переходів у розділі Елементи з отриманим доступом лише найважливіші елементи.

Щоб припинити відображення спільної робочої області:

1. на лівій панелі переходів у розділі Елементи з отриманим доступом наведіть курсор на спільну робочу область, відображення якої потрібно скасувати;
2. у меню, яке з'явиться, натисніть пункт Приховати.

   

   Спільна робоча область більше не відображатиметься на лівій панелі переходів.

Пам'ятайте, що ця функція лише скасовує відображення спільної робочої області, а не видаляє її. Доступ до неї і надалі можна буде отримати, клацнувши посилання Елементи з отриманим доступом на лівій панелі переходів.

Щоб відновити відображення спільної робочої області у списку Елементи з отриманим доступом на лівій панелі переходів:

1. на лівій панелі переходів клацніть посилання Елементи з отриманим доступом;
2. встановіть прапорець для спільної робочої області, відображення якої потрібно відновити;
3. на панелі інструментів натисніть пункт Показати.

   

4. Спільна робоча область з'явиться на лівій панелі переходів у розділі Елементи з отриманим доступом.

 На початок сторінки