Показати все

Приховати все

Більшості офісних працівників під час роботи доводиться заповнювати різноманітні форми, такі як звіти про видатки, анкети або форми страхових полісів, тоді як завданням інших працівників є розробка, розповсюдження та обробка цих форм. Для розробки та заповнення електронних форм,наприклад, звіту про видатки, показаного нижче, можна використовувати InfoPath — нову програму у складі Microsoft Office System.

Що таке InfoPath?

InfoPath надає дві можливості:

• Розробка форм.   У режимі конструктора Режим конструктора. Режим для створення або зміни форм за допомогою InfoPath. можна розробляти інтерактивні, дружні до користувачів форми. Окрім додавання до форми стандартних елементів керування Елемент керування. Об'єкт графічного інтерфейсу користувача, такий як текстове поле, прапорець, смуга прокрутки або командна кнопка, за допомогою якого користувач може керувати програмою. Елементи керування використовуються для відображення даних або варіантів дій, виконання операцій або спрощення роботи з інтерфейсом., InfoPath дає змогу вставляти елементи керування, за допомогою яких користувачі можуть додавати, видаляти або приховувати розділи форми. Різновиди форм, які можна розробляти, сягають від простих форм для збирання даних до складних форм, які є компонентами великого виробничого процесу. Для отримання ефективно працюючої форми немає необхідності опановувати програмування або створення сценаріїв. Проте, якщо ви знаєте, як написати сценарій для форми, можна скористатися мовою Microsoft JScript Jscript. Інтерпретовна об'єктна мова сценаріїв, яка походить від мов C, C++ і Java. Являє собою виконану корпорацією Майкрософт реалізацію специфікацію мови ECMA 262. або Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) VBScript (Visual Basic Scripting Edition). Частина системи програмування Microsoft Visual Basic. Програми VBScript, вбудовані у сторінки HTML, можуть читатися браузером Microsoft Internet Explorer, починаючи з версії 3, а також іншими браузерами.. Для цього в режимі конструктора передбачено доступ до Редактора сценаріїв Microsoft (MSE) Редактор сценаріїв (Microsoft Script Editor - MSE). Середовище програмування, яке використовується для створення, зміни та відлагодження коду на Microsoft JScript або Microsoft VBScript у формі InfoPath..
• Заповнення форм.   Якщо на його комп'ютері інстальовано InfoPath, користувач може заповнювати форми, використовуючи знайомі функції для роботи з документами, такі як перевірку правопису або форматування тексту. Залежно від будови форми користувачі також можуть бути здатні об'єднувати дані з кількох форм в одній формі або експортувати дані до інших програм. Також користувачі можуть зберігати форми на своїх комп'ютерах, працювати з ними в автономному режимі, а потім надсилати до корпоративної мережі, коли підключення до неї буде відновлено. Ці можливості особливо корисні для осіб із непостійним або обмеженим доступом до ресурсів мережі, наприклад, працівників, які часто виїжджають у відрядження.

InfoPath базується на промисловому стандарті мови XML XML (Extensible Markup Language — розширювана мова розмітки). Скорочений різновид мови SGML (Standard Generalized Markup Language — стандартна узагальнена мова розмітки), який дає користувачам змогу створювати власні теги для досягнення більшої гнучкості у впорядкуванні та подаванні інформації.. У результаті розробки форми InfoPath створює шаблон форми Шаблон форми. У InfoPath так називається файл або набір файлів, в яких визначається структура, вигляд і поведінка форми., який являє собою CAB-файл із розширенням XSN. XSN-файл містить стандартні файли XML, наприклад, файли XML-схеми (XSD) Схеми XML. Визначають структуру документів XML, включаючи імена елементів і типи форматованих даних, а також перелік елементів, які можуть відображатися спільно, і перелік атрибутів, доступних для кожного елемента. та XSL-перетворення (XSLT) Перетворення XSL. Мова, за допомогою якої XML-документ перетворюється на документ іншого типу, наприклад HTML або XML. Призначена для використання як частина XSL.. Коли інший користувач заповнюватиме форму в InfoPath, дані з цієї форми буде збережено або надіслано у форматі XML. Це полегшує повторне використання даних в організаціях, особливо якщо використовується процес на основі XML, наприклад, для звітування про видатки.

Проте для розробки або заповнення форми InfoPath не потрібні знання XML. Водночас завдяки використанню формату XML полегшується повторне та спільне використання зібраних вами даних.

Навіщо потрібен InfoPath?

Форми InfoPath можуть бути нескладними, призначеними лише для членів невеличкої робочої групи. Наприклад, у відділі збуту, де працює 10 осіб, працівники можуть заносити до таких форм відомості для комерційних пропозицій по телефону. Ці форми може бути опубліковано в корпоративній мережі, наприклад, у бібліотеці форм Бібліотека форм. Папка, в якій зберігається та спільно використовується набір форм, основаних на однаковому шаблоні. Кожна форма з бібліотеки форм зв'язана з додатковою інформацією, яка відображається у змісті цієї бібліотеки. на сайті Microsoft Windows® SharePoint™ Services, де до них можуть звертатися всі працівники. Крім того, внутрішній механізм форм може передбачати безпосереднє передання відомостей до бази даних клієнтів.

Форми InfoPath також можуть мати складнішу будову, інтегровану в існуючі виробничі процеси у великій організації. Наприклад, якщо в компанії для керування поданням та обробкою звітів про видатки використовується система Microsoft BizTalk®, розробники у відділі інформаційних технологій цієї компанії можуть створити в InfoPath форму звіту про видатки, яка надсилатиме дані до BizTalk, після чого BizTalk переспрямовуватиме ці дані до відповідного відділу для ухвалення або обробки.

Деякі найважливіші переваги використання InfoPath окреслено в нижченаведеному списку.

• Повторно використовувані дані.  Завдяки формату XML дані, які зберігаються у формі InfoPath, не приречені залишатися з цією формою назавжди; їх можна легко відокремити від форми та переформатувати або повторно використати у безліч різних способів. Це дає розробникам форм змогу інтегрувати дані форми в існуючі виробничі процеси, а також зменшує потребу у трудомістких операціях, таких як передруковування або копіювання даних з однієї форми до іншої.
• Точні дані.   У той час, як користувач заповнює форму InfoPath, дані, які він вводить, одразу можна перевірити на відсутність помилок (перевірка даних Перевірка даних. Процес перевірки правильності даних; набір правил, які можна призначити елементу керування, щоб вказати тип і діапазон даних, дозволених для вводу.). Якщо форму підключено до бази даних або веб-служби, надіслати дані до них буде можливо лише після виправлення цих помилок. Це сприяє забезпеченню точності та правильності зібраних даних та їх відповідності вказаним розробником стандартам.

  

• Низькі накладні витрати.   На відміну від паперових форм, які треба заново передруковувати в разі будь-якої зміни, форми InfoPath легко можна переробити в режимі конструктора, а потім заново опублікувати. Крім того, InfoPath автоматично виявляє наявність оновлень, так що користувачі завжди отримують найновішу версію форми.
• Підтримка автономного режиму.  На відміну від веб-форм, форми InfoPath не потребують обов'язкового підключення до мережі на час заповнення. Користувач може заповнити форму в автономному режимі, а надіслати дані згодом, коли діятиме мережне підключення.
• Різні подання.  Можна створити форму InfoPath, яка містить кілька подань Подання. Набір параметрів відображення певної форми, який можна зберегти в її шаблоні та застосувати до даних форми під час її заповнення. Можна змінювати подання, що приведе до зміни кількості даних, які відображаються у формі.. Наприклад, для полегшення роботи з великою формою звітування про стан проекту можна створити для неї детальне подання та високорівневе узагальнене подання. Для переходу від одного подання до іншого служать команди меню View.

  

• Гнучкі елементи керування.  Окрім стандартних елементів керування, таких як текстові поля та списки, InfoPath містить деякі нові елементи, зокрема повторювані таблиці Повторювана таблиця. Елемент керування форми, який містить інші елементи керування в табличному форматі; у разі необхідності він повторюється. У процесі заповнення форми користувач може додавати повторювані рядки. та додаткові розділи Додатковий розділ. Елемент керування, який міститься у формі та містить інші елементи керування, які звичайно не відображаються за замовчуванням. У процесі заповнення форми користувач може додавати або видаляти додаткові розділи.. Завдяки цим новим типам елементів керування можна створювати гнучкі форми, які пристосовуються до потреб користувачів. Наприклад, у формі звіту про видатки повторювана таблиця може установлювати кількість статей видатків, які дозволено вводити користувачеві.

  

• Підтримка планшетних ПК.  В InfoPath можна розробляти форми для планшетних комп'ютерів (Tablet PC). Зокрема, до таких форм можна долучати спеціальні елементи керування для рукописних даних. У цих елементах керування користувачі планшетних ПК можуть вводити рукописні тексти або креслити малюнки.

Як InfoPath працює з іншими програмами

Оскільки InfoPath підтримує стандартний формат XML, ця програма без ускладнень працюватиме з іншими програмами та технологіями, включаючи наведені в подальшій таблиці.