Основні завдання у програмі Access 2010

Початок роботи із системою Office 2010 Нижче наведено основні завдання, виконання яких допоможе навчитися працювати у програмі Microsoft Access 2010.

 


У цій статті


Що таке програма Access?

Програма Access 2010 – це засіб проектування та розгортання застосунку бази даних, який можна використовувати для відстеження важливої інформації. Дані можна зберігати на комп’ютері або публікувати в Інтернеті, щоб інші користувачі мали змогу користуватися базою даних за допомогою браузера.

Багато людей починають користуватися програмою Access, коли програми, які вони раніше використовували для відстеження даних, поступово втрачають ефективність. Наприклад, ви займаєтеся плануванням подій і бажаєте відстежувати всі деталі, важливі для успішного виконання роботи. У цій ситуації можна скористатися текстовим редактором або програмою для роботи з електронними таблицями, але тоді буде важко уникнути помилок, що виникають через повторювані або неузгоджені дані. Також можна скористатися програмою для роботи з календарями, але календар не підходить для зберігання фінансової інформації.

Реляційні бази даних у програмі Access

Іноді для зберігання інформації необхідна реляційна база даних – сховище даних, розділених на менші набори даних (таблиці), щоб виключити зайву інформацію, а потім пов’язаних між собою на основі спільних частин інформації (полів). Наприклад, реляційна база даних для планування події може містити таблицю з відомостями про клієнтів, таблицю з відомостями про постачальників і таблицю з відомостями про подію. Таблиця з відомостями про подію може містити поле, яке зв’язує її з таблицею клієнтів, і поле, яке зв’язує її з таблицею постачальників. Таким чином, якщо змінився номер телефону постачальника, відповідні дані можна змінити лише один раз у таблиці постачальників, і не потрібно змінювати ці дані для кожної події, до якої залучено цього постачальника.

Програма Access – це засіб, з яким можна швидко й легко розробляти застосунки реляційних баз даних, що допомагають упорядковувати інформацію. Ви можете створювати бази даних для відстеження будь-якої інформації, зокрема запасів, професійних контактів або бізнес-процесів. Користуватися програмою Access легко, навіть для новачка, завдяки вбудованим шаблонам, за допомогою яких можна одразу почати відстеження будь-яких даних.

Запуск програми Access

Після запуску програми Access 2010 відкривається подання Microsoft Office Backstage, де можна отримати відомості про поточну базу даних, створити нову базу даних, відкрити наявну або переглянути пов’язаний вміст із веб-сайту Office.com.

Подання Backstage програми Access 2010

Подання Backstage також містить багато інших команд для настроювання, ведення або спільного використання баз даних. Команди в поданні Backstage зазвичай застосовуються до всієї бази даних, а не її окремих об’єктів.

 Примітка   Перейти до подання Backstage можна будь-якої миті, відкривши вкладку Файл.

На початок сторінки На початок сторінки

Пошук і застосування шаблону

Програма Access містить широкий спектр шаблонів, які дають змогу пришвидшити процес створення бази даних. Шаблон – це готова база даних, яка містить усі таблиці, запити, форми та звіти, потрібні для виконання певного завдання. Наприклад, існують шаблони, які можна використовувати для відстеження питань, керування контактами або зберігання записів про витрати. Деякі шаблони містять кілька зразків записів, щоб краще продемонструвати їх використання. Шаблон бази даних можна використовувати в початковому вигляді або настроїти відповідно до власних потреб.

Щоб знайти та застосувати шаблон до бази даних, виконайте такі дії:

  1. На вкладці Файл виберіть команду Створити.
  2. У списку Наявні шаблони виконайте одну з таких дій:
  • Щоб повторно застосувати шаблон, який нещодавно використовувався, виберіть пункт Останні шаблони та виберіть потрібний шаблон.
  • Щоб використати шаблон, який уже інстальовано, виберіть пункт Мої шаблони та виберіть потрібний шаблон.
  • Щоб знайти шаблон на сайті Office.com, у розділі Шаблони Office.com, виберіть потрібну категорію та шаблон, відтак натисніть кнопку Завантажити, щоб завантажити цей шаблон із сайту Office.com на свій комп’ютер.

 Примітка    Ви також можете шукати шаблони на сайті Office.com безпосередньо із програми Access. У полі Пошук шаблонів на Office.com введіть одну або кілька умов пошуку та натисніть кнопку зі стрілкою, щоб почати пошук.

  1. За потреби натисніть піктограму папки поруч із полем Ім’я файлу, щоб указати розташування, де потрібно створити базу даних. Якщо розташування не вказано, у програмі Access створюється база даних у розташуванні за промовчанням, що відображається під полем Ім’я файлу.
  2. Натисніть кнопку Створити.

Програма Access створить базу даних і відкриє її для використання.

На початок сторінки На початок сторінки

Створення бази даних із нуля

 Примітка   Щоб отримати докладнішу інформацію про загальні принципи створення баз даних, див. статтю Основи розробки баз даних.

Якщо жоден шаблон не задовольняє ваших потреб або у програмі Access потрібно використати дані з іншої програми, може бути краще створити базу даних із нуля. У програмі Access 2010 ви можете вибрати, яку базу даних ви бажаєте створити: стандартну базу даних для локального використання або веб-базу даних.

 Примітка   Щоб отримати додаткові відомості про веб-бази даних, див. статтю Створення бази даних для спільного використання в Інтернеті.

Щоб створити нову базу даних, виконайте такі дії:

  1. Запустіть програму Access.
  2. На вкладці Створити подання Backstage, виберіть пункт Нова база даних або Нова веб-база даних.

 Увага!   Функції, доступні для бази даних, залежать від вибраного типу бази даних. Локальні бази даних не можна опублікувати в Інтернеті, а веб-бази даних не підтримують деякі функції локальних баз даних, зокрема запити підсумків.

  1. Праворуч у полі Ім’я файлу введіть ім’я для бази даних.

Щоб змінити розташування, де створюється файл, натисніть кнопку Огляд Зображення кнопки поруч із полем Ім’я файлу, виберіть нове розташування, відтак натисніть кнопку ОК.

  1. Натисніть кнопку Створити.

Програма Access створить базу даних, після чого відкриє пусту таблицю (з іменем Таблиця1) у вікні табличного подання даних Подання таблиці. Подання, в якому дані з таблиці, форми, запиту, подання або збереженої процедури відображаються у вигляді таблиці рядків і стовпців. У поданні таблиці можна редагувати поля, додавати та видаляти дані, а також виконувати пошук даних..

  1. Курсор буде розташовано в першій пустій клітинці стовпця Клацніть, щоб додати нової таблиці.

Щоб додати дані, почніть введення тексту. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано в розділі цієї статті Вставлення даних з іншого джерела в таблицю Access.

 Примітки 

  • Введення даних у вікні табличного подання дуже схоже на введення даних в аркуші Excel. Основне обмеження полягає в тому, що дані слід вводити послідовно в сусідніх рядках або стовпцях, починаючи з лівого верхнього кута таблиці даних. Не слід намагатися відформатувати дані, додавши пусті рядки або стовпці, як це можна робити в аркуші Excel, оскільки це призведе до втрати місця в таблиці. Таблиця просто містить дані. Візуальне представлення цих даних здійснюється за допомогою форм і звітів, які буде створено пізніше.
  • Структура таблиці створюється під час введення даних. Після додавання кожного нового стовпця визначається нове поле. Тип даних Тип даних. Характеристика поля, яка визначає, які дані можуть зберігатися в ньому. Є такі типи даних: Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String і Variant (за промовчанням). поля встановлюється на основі типу введених даних. Наприклад, якщо є стовпець, у якому було введено лише дати, у програмі Access буде встановлено для такого поля тип даних "Дата/час". Якщо пізніше спробувати ввести в цьому полі дані, відмінні від дати (наприклад, ім’я або номер телефону), у програмі Access відобразиться повідомлення про те, що значення не відповідає типу даних стовпця. За можливості таблицю слід розпланувати так, щоб кожний стовпець містив дані одного типу – текст, дати, числа або дані іншого типу. Це значно спростить створення запитів, форм і звітів, які вибиратимуть лише потрібні дані.

Якщо поки не потрібно вводити дані, натисніть кнопку Закрити Зображення кнопки.

 Примітка   Якщо Таблицю1 закрити без збереження, її буде видалено із програми Access.

На початок сторінки На початок сторінки

Відкриття наявної бази даних Access

 Порада   Щоб швидко відкрити одну з кількох баз даних, які нещодавно відкривалися, на вкладці Файл виберіть пункт Останні та клацніть потрібне ім’я файлу.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.
  2. У діалоговому вікні Відкрити клацніть потрібний ярлик або виберіть у полі Папка диск чи папку з потрібною базою даних.
  3. У списку папок двічі клацайте папки, доки не відкриєте папку, яка містить базу даних.
  4. Знайшовши базу даних, виконайте одну з таких дій:
  • Щоб відкрити базу даних у режимі відкриття за промовчанням, двічі клацніть її.
  • Щоб відкрити базу даних для спільного доступу в багатокористувацькому Багатокористувацька (спільна) база даних. База даних, яка дозволяє одночасний доступ до даних та їх змінення кількома користувачами. оточенні, щоб одразу кілька користувачів мали змогу читати базу даних і записувати до неї дані, натисніть кнопку Відкрити.
  • Щоб відкрити базу даних із доступом лише для читання та переглядати її без можливості редагування, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть команду Відкрити для читання.
  • Щоб відкрити базу даних для монопольного доступу, позбавивши інших користувачів можливості відкривати цю базу даних, поки вона залишається відкрита на вашому комп’ютері, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть пункт Монопольний доступ.
  • Щоб відкрити базу даних із доступом лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити й виберіть пункт Монопольно для читання. Інші користувачі зможуть відкрити базу даних, але матимуть доступ лише для читання.

Якщо не вдалося знайти потрібну базу даних    

  1. У діалоговому вікні Відкрити клацніть ярлик Мій комп’ютер або в полі Папка виберіть пункт Мій комп’ютер.
  2. У списку дисків клацніть правою кнопкою миші диск, який може містити базу даних, і виберіть команду Знайти.
  3. Введіть умови пошуку та натисніть клавішу ENTER, щоб знайти базу даних.
  4. Якщо базу даних знайдено, відкрийте цю базу даних, клацнувши її двічі в діалоговому вікні Результати пошуку.

 Примітка   Оскільки пошук було ініційовано в діалоговому вікні Відкрити, перш ніж відкрити базу даних, необхідно спочатку натиснути в цьому діалоговому вікні кнопку Скасувати.

Файли даних у зовнішніх форматах (наприклад, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange або Excel) можна відкривати безпосередньо. Безпосередньо можна також відкривати будь-які джерела даних ODBC Джерело даних ODBC. Дані й відомості, необхідні для доступу до цих даних із програм і баз даних, які підтримують протокол ODBC (Open Database Connectivity)., наприклад Microsoft SQL Server або Microsoft FoxPro. Програма Access автоматично створить нову базу даних Access у тій самій папці, що й файл даних, і додасть посилання на кожну таблицю в зовнішній базі даних.

На початок сторінки На початок сторінки

Початок роботи з новою базою даних

Залежно від використаного шаблону може бути потрібно виконати один або кілька з наведених нижче кроків, щоб почати використовувати нову базу даних.

  • Якщо у програмі Access відображається діалогове вікно Ім’я для входу з пустим списком користувачів, щоб почати роботу, виконайте такі кроки:
  1. Натисніть кнопку Створити користувача.
  2. Заповніть форму Відомості про користувача.
  3. Натисніть кнопку Зберегти та закрити.
  4. Виберіть ім’я користувача, яке ви щойно ввели та натисніть кнопку Увійти.
  • Якщо у програмі Access відображається пуста таблиця даних, ви можете почати вводити дані безпосередньо в цю таблицю або натиснути інші кнопки та відкрити вкладки, щоб ознайомитися з цією базою даних.
  • Якщо відображається сторінка Початок роботи, перейдіть за посиланнями на цій сторінці, щоб дізнатися більше про базу даних, або скористайтесь іншими кнопками та вкладками, щоб ознайомитися з цією базою даних.
  • Якщо у програмі Access у рядку повідомлень відображається Попередження системи безпеки та ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо для бази даних потрібне ім’я для входу, необхідно буде знову вказати його.

Роботу з локальними та веб-базами даних слід почати з одного з цих кроків:

На початок сторінки На початок сторінки

Додавання таблиці

Щоб додати нову таблицю до наявної бази даних, скористайтеся знаряддями на вкладці Створити у групі Таблиці.

Група «Таблиці» на вкладці «Створити»

 Примітка   У веб-базі даних у групі Таблиці доступна лише команда Таблиця.

Незалежно від подання, у якому ви розпочали роботу, ви можете завжди переключитися до іншого подання за допомогою кнопок подань, розташованих у рядку стану вікна Access.

Створення пустої таблиці у вікні табличного подання даних.    У вікні табличного подання даних дані можна вводити відразу, у той час як програма Access непомітно будуватиме структуру таблиці. Імена полів позначатимуться цифрами (Поле1, Поле2 тощо), а тип даних полів програма Access установлюватиме на основі типу введених даних.

  1. На вкладці Створити у групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця Зображення кнопки.
  2. У програмі Access буде створено таблицю та розташовано курсор у першій пустій клітинці стовпця Клацніть, щоб додати.
  3. Щоб додати дані, почніть введення в першій пустій клітинці. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано далі в цій статті.
  • Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.

 Порада   Укажіть зрозуміле ім’я для кожного поля, так щоб можна було дізнатися про його вміст, не переглядаючи дані.

  • Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, а потім перетягніть його в потрібне місце. Також можна вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх усі разом до нового розташування.

Щоб додати більше полів до таблиці, можна або почати введення у стовпці Клацніть, щоб додати у вікні табличного подання даних, або додати нові поля за допомогою команд у групі Додавання й видалення на вкладці Поля.

Створення таблиці в режимі конструктора.    У режимі конструктора спочатку потрібно створити структуру нової таблиці. Потім можна або перейти до вікна табличного подання даних для введення даних, або ввести дані за допомогою інших методів, наприклад за допомогою форми.

 Примітка   Режим конструктора недоступний для таблиць у веб-базах даних.

  1. На вкладці Створити у групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Зображення кнопки
  2. Для кожного поля таблиці введіть ім’я у стовпці Ім’я поля та виберіть тип даних зі списку Тип даних.
  3. У стовпці Опис можна ввести додаткові відомості для кожного поля. Введений опис відображатиметься в рядку стану, коли курсор знаходиться у відповідному полі, і використовуватиметься як текст рядка стану для всіх елементів керування, створених перетягуванням цього поля з області Список полів до форми або звіту, а також для всіх елементів керування, створених для цього поля за допомогою майстра форм або майстра звітів.
  4. Після додавання всіх полів збережіть таблицю.
    • На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.
  5. Почати введення даних у таблицю можна в будь-який момент. Для цього потрібно перейти до вікна табличного подання даних, клацнути першу пусту клітинку й почати введення. Дані можна також вставити з іншого джерела, як описано в наступному розділі.

Створення таблиці на основі списку SharePoint.    Використання списку SharePoint надасть можливість людям, які не мають програми Access, користуватися вашими даними. Більше того, дані списку зберігаються на сервері, що в цілому забезпечує кращий захист від втрати даних, ніж у випадках, коли файли зберігаються на настільному комп’ютері. Щоб почати створення такої бази даних, можна відкрити новий список або перейти до наявного. Для цього необхідно мати всі потрібні дозволи для роботи із сайтом SharePoint, на якому створюється список. Набір дозволів відрізняється залежно від сайту, отже зверніться до адміністратора сайту SharePoint, щоб дізнатися про доступні можливості.

 Примітка   Ця функція недоступна у веб-базі даних.

  1. На вкладці "Створити" у групі "Таблиці" натисніть кнопку "Списки SharePoint".
  2. Щоб створити стандартний список SharePoint, можна скористатись одним із шаблонів списку, наприклад "Контакти" або "Події".

Ви також можете створити настроюваний список або зв’язати чи імпортувати наявний список. Виберіть потрібний варіант.

  1. Якщо ви вибрали створення списку із шаблону або створення настроюваного списку, програма відкриє діалогове вікно Створення нового списку для виконання процедури створення. Якщо ви вибрали використання наявного списку, відкриється діалогове вікно Отримати зовнішні дані.

Докладніше про таблиці див. у статті Загальні відомості про таблиці.

На початок сторінки На початок сторінки

Вставлення даних з іншого джерела в таблицю Access

Якщо дані зберігаються в іншій програмі, наприклад у програмі Excel, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Загалом цей метод найкраще використовувати в тому разі, якщо дані вже поділено на стовпці, як в аркуші Excel. Якщо дані містяться в текстовому редакторі, перед копіюванням їх потрібно розділити на стовпці символами табуляції або перетворити їх у цьому редакторі на таблицю. Якщо дані потрібно редагувати або обробити іншим чином (наприклад, розділити повні імена на імена та прізвища), рекомендовано зробити це перед копіюванням, особливо якщо ви не маєте досвіду роботи із програмою Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю у програмі Access буде встановлено для кожного поля тип даних, який відповідає виду розташованих у ньому даних. Наприклад, якщо вставлені поля містять виключно дати, у програмі Access буде застосовано до таких полів тип даних "Дата/час". Якщо вставлені дані містять лише слова "так" і "ні", буде застосовано тип даних "Так/Ні".

У програмі Access поля іменуються залежно від вмісту першого рядка вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних містить дані того ж типу, що й наступні рядки, перший рядок вважається частиною даних і полям призначаються загальні імена (Поле1, Поле2 тощо). Якщо перший рядок вставлених даних несхожий на інші рядки, він використовується як ім’я поля та не включається до фактичних даних.

Якщо полям призначено загальні імена, для уникнення плутанини їх слід якомога швидше перейменувати. Дотримуйтеся такої послідовності дій:

  1. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти, щоб зберегти таблицю.
  1. У вікні табличного подання даних двічі клацніть кожен заголовок стовпця та введіть ім’я для стовпця.
  2. Збережіть таблицю знову.

На початок сторінки На початок сторінки

Імпортування та зв’язування з даними з іншого джерела

У вас можуть бути дані, зібрані в іншій програмі, які потрібно використати у програмі Access. Наприклад, ви працюєте з людьми, які зберігають свої дані в інших програмах, і ви бажаєте використати ці дані у програмі Access. Або у вас є дані, отримані з різних джерел, і вам потрібно об’єднати їх і детально проаналізувати.

У програмі Access імпортувати та зв’язати дані з інших програм дуже просто. Дані можна імпортувати з аркуша Excel, з таблиці іншої бази даних Access, зі списку SharePoint і з багатьох інших джерел. Процес імпортування може дещо відрізнятися залежно від джерела, але наведені нижче інструкції допоможуть вам почати роботу.

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування виберіть команду відповідно до типу файлу, з якого імпортуватимуться дані.

Наприклад, щоб імпортувати дані з аркуша Excel натисніть кнопку Excel. Якщо потрібний тип програми відсутній, натисніть кнопку Додатково.

 Примітка   Якщо не вдалося знайти потрібний формат у групі Імпорт і зв’язування, можливо, перед імпортуванням або зв’язуванням даних буде потрібно запустити програму, у якій було створено дані, а потім у цій програмі зберегти дані у форматі файлу, що підтримується у програмі Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками Текстовий файл із роздільниками. Файл даних, в якому значення окремих полів розділено знаками, такими як коми або знак табуляції.).

  1. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб перейти до файлу джерела даних, або введіть повний шлях до цього файлу в полі Ім’я файлу.
  2. Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних. З імпортованих даних можна створити нову таблицю або створити зв’язану таблицю, у якій підтримуватиметься зв’язок із джерелом даних.
  3. Натисніть кнопку ОК.

Залежно від вибраного параметра відкриється діалогове вікно Зв’язування об’єктів або Імпортування об’єктів.

  1. Скористайтеся відповідним діалоговим вікном, щоб завершити процес. Точна послідовність дій залежить від вибраного параметра імпортування або зв’язування.
  2. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Якщо ви вибрали імпортування, у програмі Access з’явиться запит на збереження етапів щойно завершеної операції імпортування.

  1. Якщо схожу операцію імпортування планується виконати знову, установіть прапорець Зберегти етапи імпортування та введіть докладні відомості.

Пізніше операцію імпортування можна легко відтворити. Для цього на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Збережені імпортування, виберіть операцію імпортування та натисніть кнопку Виконати.

  1. Якщо не потрібно зберігати відомості про операцію, натисніть кнопку Закрити.

Програма Access імпортує дані в нову таблицю та відобразить її в області переходів у розділі Таблиці.

Щоб отримати додаткові відомості про імпортування даних у програму Access, перейдіть за посиланнями, наведеними в розділі Див. також цієї статті.

На початок сторінки На початок сторінки

Подальші кроки

Решта процесу проектування залежить від ваших цілей, але, найімовірніше, вам буде потрібно створити запити, форми, звіти та макроси. У цій статті не надано відомостей про створення додаткових об’єктів бази даних.

Щоб отримати додаткові відомості, див. такі статті:

На початок сторінки На початок сторінки

Імпортування даних з електронної таблиці або іншої програми

Якщо ви знайомі з іншими програмами для роботи з базами даних або електронними таблицями, вам, напевно, відомі основи роботи цих застосунків і способи використання баз даних. Програма Access відрізняється від багатьох інших застосунків баз даних, оскільки дає змогу створювати реляційні бази даних Реляційна база даних. База даних, яка зберігає дані в таблицях. Щоб установити відношення між таблицями, у реляційних базах даних використовуються відповідні один одному стовпці різних таблиць. Звичайно в реляційних базах даних кожний вид даних зберігається лише в одному місці., а також містить засоби для розробки складних запитів, форм і звітів. Крім того, у програмі Access передбачено багато можливостей для роботи з іншими програмами для баз даних, такими як SQL Server.

Імпортування аркуша Excel у програму Access

Багато користувачів починають вивчати програму Access, маючи попередній досвід створення списків у програмі Excel. Програма Excel чудово підходить для початкового створення списку, але коли список збільшується, він стає незручним для впорядкування й оновлення. Зазвичай наступним логічним кроком стає переміщення списку до програми Access.

Таблиця бази даних за структурою схожа на аркуш, у якому дані зберігаються в рядках і стовпцях. Тому зазвичай імпортувати аркуш у таблицю даних не складно. Основна відмінність між зберіганням даних в аркуші та в базі даних полягає у способі впорядкування цих даних. Просте імпортування всього аркуша в нову таблицю бази даних не вирішить усіх проблем, пов’язаних з упорядкуванням і оновленням даних, особливо, якщо аркуш містить надлишкові дані. Для вирішення цієї проблеми потрібно розділити дані електронної таблиці на окремі таблиці, кожна з яких міститиме пов’язані між собою дані. Для отримання додаткових відомостей про впорядкування даних у таблицях див. статтю Основи розробки баз даних.

Характерна особливість програми Access – наявність майстра аналізу таблиць, який допомагає виконати цей процес. Після імпортування даних у таблицю майстер допомагає розділити цю таблицю на окремі таблиці, кожна з яких міститиме дані, що не повторюються в жодній іншій таблиці. Майстер також створює необхідні зв’язки між таблицями.

На початок сторінки На початок сторінки

Імпортування аркуша Excel як таблиці в нову базу даних

  1. На вкладці Файл виберіть команду Створити, відтак виберіть пункт Нова база даних.
  2. Введіть у полі Ім’я файлу ім’я для нової бази даних і натисніть кнопку Створити.

Відкриється нова база даних, у якій буде створено нову пусту таблицю під назвою "Таблиця1".

  1. Закрийте Таблицю1.

У відповідь на запит зберегти зміни у структурі Таблиці1 натисніть кнопку Ні.

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Excel. Зображення кнопки
  2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд.
  3. За допомогою діалогового вікна Відкриття файлу знайдіть потрібний файл.
  4. Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.
  5. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані переконайтеся, що вибрано параметр Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних.
  6. Натисніть кнопку ОК.

Запуститься майстер імпорту електронних таблиць, у якому буде надано кілька запитань щодо даних.

  1. Дотримуйтесь інструкцій, натискаючи кнопки Далі або Назад для переміщення між сторінками. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

 Примітка   У програмі Access з’явиться запит на збереження відомостей про щойно завершену операцію імпортування. Якщо схожу операцію імпортування планується виконати знову, натисніть кнопку Так і введіть докладні відомості. Потім операцію можна буде легко відтворити. Для цього на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Збережені імпортування. Якщо відомості про операцію зберігати не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Програма Access імпортує дані в нову таблицю, після чого відобразить її в області переходів у розділі Таблиці.

На початок сторінки На початок сторінки

Використання майстра аналізу таблиць для впорядкування даних

Після імпортування даних у таблицю Access можна скористатися майстром аналізу таблиць, щоб швидко визначити надлишкові дані. Майстер допоможе легко впорядкувати дані в окремих таблицях для їх збереження з максимальною ефективністю. Програма Access зберігає вихідну таблицю як резервну копію, а потім створює нову таблицю, яку можна використовувати як основу для застосунку бази даних.

  1. Відкрийте базу даних Access із таблицею, яку потрібно проаналізувати.
  2. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Аналіз виберіть пункт Аналіз таблиці.

Запуститься майстер аналізу таблиць.

На двох перших сторінках майстра міститься стислий посібник із кнопками, натискаючи які, можна переглядати приклади. Якщо замість вступних сторінок відображається вікно із прапорцем Відображати сторінки вступу, установіть прапорець і натисніть двічі кнопку Назад, щоб переглянути вступ. Щоб не переглядати вступні сторінки знову після ознайомлення із вступом, прапорець Відображати сторінки вступу можна зняти.

  1. На сторінці Яка таблиця містить поля зі значеннями, повторюваними в багатьох записах? виберіть таблицю, яку потрібно проаналізувати, і натисніть кнопку Далі.
  2. Розподілити поля між таблицями можна або самостійно, або прийнявши варіант, запропонований майстром. Якщо прийняти варіант, запропонований майстром, макет таблиці все одно можна буде змінити на наступній сторінці.

 Примітка   Варіанти розподілення полів між таблицями, які автоматично застосовує майстер, не завжди можуть бути прийнятні для даних, особливо якщо даних небагато. Результати майстра слід ретельно перевіряти. З іншого боку, майстер може запропонувати ефективніший спосіб упорядкування, ніж користувач, тому рекомендовано принаймні один раз спробувати скористатися рішенням майстра. Якщо пропозиції не сподобаються, можна буде змінити порядок полів уручну або натиснути кнопку Назад, щоб упорядкувати поля самостійно.

  1. Натисніть кнопку Далі. На цій сторінці можна розподілити поля між таблицями. Якщо розподіл виконав майстер, ви побачите кілька таблиць, з’єднаних лініями зв’язків. У протилежному випадку програма Access створить одну таблицю, яка міститиме всі поля. У будь-якому разі на цій сторінці можна вносити зміни.
  • Поля можна перетягнути з таблиці в пусту область сторінки, щоб створити нову таблицю, яка міститиме ці поля. З’явиться запит на введення імені таблиці.
  • Якщо ви вважаєте, що буде ефективніше зберігати поля в іншій таблиці, їх можна перетягнути з однієї таблиці до іншої.
  • Більшості таблиць призначається поле Ідентифікатор або Унікальний код. Для отримання додаткових відомостей про поля ідентифікаторів натисніть кнопку Поради у верхньому правому куті майстра.
  • Щоб скасувати зміну, натисніть кнопку Скасувати.
  • Щоб перейменувати таблицю, двічі клацніть рядок заголовка, введіть нове ім’я та натисніть кнопку ОК.
  1. Коли поля будуть упорядковані належним чином, натисніть кнопку Далі.
  2. Якщо майстер знайде записи, які мають дуже схожі значення, він визначить їх як можливі друкарські помилки та відобразить екран, де можна буде вибрати, які дії з ними виконувати. Прокрутіть список, щоб знайти всі записи зі значеннями у стовпці Виправлення, відтак виберіть потрібний елемент у розкривному списку. Щоб майстер не змінював жодних значень, виберіть параметр (Залишити як є). Після завершення натисніть кнопку Далі.
  3. Буде запропоновано створити запит, що містить дані вихідної таблиці. Такий запит може бути корисний, якщо на основі вихідної таблиці вже було створено форми або звіти. Якщо вибрати параметр Так, створити запит, майстер перейменує вихідну таблицю, додавши до її імені "_СТАРА", після чого надасть новому запиту ім’я вихідної таблиці. Тепер форми та запити, створені на основі цієї таблиці, використовуватимуть цей запит для отримання даних і продовжуватимуть працювати як раніше.
  4. Натисніть кнопку Готово.

Майстер відкриє нові таблиці, створені вказаним чином. Закінчивши перевіряти результати, закрийте таблиці.

На початок сторінки На початок сторінки

Робота з даними інших програм

Програма Access 2010 містить функції для роботи з даними, що зберігаються в інших програмах.

Створення нової бази даних Access, зв’язаної з даними у файлі іншого формату.    У програмі Access можна відкривати файли інших форматів, наприклад текстові файли, файли dBASE або електронні таблиці. Програма Access автоматично створює базу даних Access і зв’язок із таким файлом.

  1. Запустіть програму Access.
  2. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.
  3. У діалоговому вікні Відкрити виберіть у розкривному списку тип файлу, який потрібно відкрити. Якщо ви не впевнені щодо типу файлу, виберіть варіант Усі файли (*.*).
  4. За необхідності перейдіть до папки, що містить файл, який потрібно відкрити. Знайшовши файл, двічі клацніть його, щоб відкрити.
  5. Дотримуйтесь інструкцій майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Імпортування або зв’язування з даними з наявної бази даних Access.    Ви можете або імпортувати дані з інших джерел і програм у таблиці Access, щоб вони містились у файлі Access, або створити у програмі Access зв’язок із цими даними, щоб вони залишалися у вихідному файлі (поза файлом Access).

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування виберіть формат, у якому зберігаються дані.

Імпортувати або зв’язувати можна дані з таких джерел:

  • Програма Excel.    Ви можете використовувати дані з аркуша або іменованого діапазону книги Excel. Кожний аркуш або іменований діапазон необхідно імпортувати або зв’язувати окремо.
  • Програма Access.    Ви можете створювати розділені бази даних, що дуже зручно для відділення процесу від даних. Тобто ви можете використовувати одну базу даних для форм, звітів і макросів, а дані зберігати в іншій базі даних. Таким чином ви матимете змогу вдосконалювати базу даних, не перериваючи роботу інших. Ви також можете об’єднувати дані з різних баз даних Access в одну, що полегшить підсумовування даних із кількох відділів або від кількох ділових партнерів.
  • База даних ODBC.    Багато програм, зокрема багато серверних продуктів для баз даних, підтримують цей формат. Він допомагає створювати бази даних, у яких об'єднуватимуться дані з різних систем.
  • Текстовий файл.    Ви можете підключатися до звичайного текстового файлу та навіть змінювати вміст цього файлу за допомогою програми Access. Завдяки цьому дані програми Access можна легко використовувати в багатьох інших програмах.
  • XML-файл.    Цей формат також сумісний із багатьма іншими програмами, включно з деякими веб-серверами.
  • Список SharePoint.    Цей формат дає змогу використовувати дані у веб-браузері так само, як зазвичай використовується список SharePoint.
  • Служби даних.    Ви можете підключатися до веб-служб даних свого підприємства.
  • HTML-документ.    
  • Папка Outlook.    Ви можете підключатися до папок Outlook і легко інтегрувати контактну інформацію з рештою даних.
  • Файл dBASE.    dBASE – це популярна альтернативна система баз даних, яку підтримує програма Access.

З’явиться діалогове вікно Отримати зовнішні дані.

  1. Дотримуйтесь інструкцій у діалоговому вікні.

Програма Access імпортує дані в базу даних або створить із ними зв’язок. Для більшості форматів потрібно вказати розташування даних, після чого вибрати спосіб їх зберігання в базі даних.

На початок сторінки На початок сторінки

Використання бази даних, створеної в попередній версії, у кількох версіях програми Access

Якщо базу даних або проект Access було створено у програмі Access 2000 або пізнішої версії, цю базу даних чи проект можна використовувати в тій версії програми Access, у якій його було створено, або в будь-якій пізнішій версії програми, навіть якщо це захищений файл. Наприклад, файли Access 2000 можна використовувати у версіях Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 і Access 2010.

Може скластися ситуація, коли дані необхідно зберегти у форматі попередньої версії Access, але є користувачі з пізнішою версією програми Access, яким потрібно встановити зв’язок із цими даними, але при цьому продовжувати користуватися перевагами певних функцій пізнішої версії. Щоб вирішити цю проблему, слід створити в пізнішій версії програми нову "клієнтську" базу даних (яка міститиме форми, звіти, запити, макроси, але не міститиме таблиць) і зв’язати її з таблицями у файлі попередньої версії. Залежно від того, чи міститься вся база даних в одному файлі, чи її розділено на застосунок типу " зовнішній/внутрішній" Внутрішня та зовнішня частини застосунку. Застосунок бази даних складається із "внутрішнього" файлу бази даних, який містить таблиці, і копії "зовнішнього" файлу бази даних, який містить решту об'єктів бази даних із посиланнями на "внутрішні" таблиці., слід виконати одну з таких послідовностей дій:

Використання файлу бази даних Access у кількох версіях програми Access

Якщо всі таблиці, форми та інші об’єкти бази даних попередньої версії програми Access містяться в одному файлі, а базу даних потрібно використовувати в кількох версіях програми Access, можна створити нову клієнтську базу даних у пізнішій версії програми та зв’язати її з вихідним файлом. Користувачі, які мають попередню версію Access, зможуть і надалі користуватися вихідною базою даних. Користувачі, які мають пізнішу версію програми, зможуть використовувати нову клієнтську базу даних для зв’язування з тими самими даними. Для використання бази даних у кількох версіях програми Access можна створити кілька клієнтських версій.

На початок сторінки На початок сторінки

Крок 1. Створення копії наявної бази даних і збереження її в новому форматі

Дотримуйтеся наведеної послідовності дій для перетворення бази даних на один із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у її вихідному форматі та створює копію в указаному форматі.

  1. Закрийте файл Access. Якщо файл – це багатокористувацька база даних Access, розташована на сервері або у спільній папці, переконайтеся, що її не відкрили інші користувачі.
  2. Запустіть програму Access 2010.
  3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.
  4. Перейдіть до розташування файлу, який потрібно перетворити, і двічі клацніть його, щоб відкрити.

 Примітка   Якщо з’явиться діалогове вікно Розширення бази даних із запитом на розширення бази даних, натисніть кнопку Ні.

  1. Якщо під час запуску бази даних відкриється форма, закрийте цю форму.
  2. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти базу даних як.
  3. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я для нової бази даних.

 Примітка   За винятком випадку, коли база даних зберігається в іншому розташуванні, її ім’я має відрізнятися від імені вихідної бази даних. У будь-якому разі зазвичай краще вказати інше ім’я, щоб клієнтську та серверну бази даних можна було легко розрізнити. Проте в разі перетворення на формат Access 2007 розширення імені файлу буде змінено з .mdb на .accdb, тому можна використовувати однакові імена.

  1. Натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки На початок сторінки

Крок 2. Розділення копії бази даних і використання вихідного файлу як серверної бази даних

Розділіть перетворену базу даних, виконавши такі дії:

  • На вкладці Знаряддя бази даних у групі Переміщення даних натисніть кнопку База даних Access. Зображення кнопки
  • У діалоговому вікні Розподіл баз даних натисніть кнопку Розділити базу даних.

 Примітка   За потреби можна створити резервну копію, але можна також повторно створити копію, скориставшись вихідною базою даних.

  • Введіть ім’я для серверної бази даних і натисніть кнопку Розділити.

На початок сторінки На початок сторінки

Крок 3. Підключення нової клієнтської бази даних до вихідної бази даних

  1. Видаліть серверну базу даних, створену за допомогою знаряддя для розділення баз даних (будьте уважні, щоб не видалити вихідну базу даних).
  2. Зв’яжіть нову клієнтську базу даних із вихідною базою даних. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Диспетчер зв’язаних таблиць. Зображення кнопки
  3. Натисніть кнопку Вибрати все та встановіть прапорець Завжди запитувати нове розташування.
  4. Натисніть кнопку ОК, перейдіть до бази даних попередньої версії та двічі клацніть її.

Якщо все зроблено правильно, у програмі Access відобразиться повідомлення про те, що всі вибрані зв’язані таблиці було успішно оновлено.

Тепер можна розширити нову клієнтську базу даних, щоб вона підтримувала нові функції для користувачів, які мають останні версії програми Access. Користувачі попередніх версій зможуть і надалі використовувати попередню версію бази даних.

На початок сторінки На початок сторінки

Використання застосунку типу "зовнішній/внутрішній" у кількох версіях програми Access

Якщо база даних Access – це вже застосунок типу "зовнішній/внутрішній" Внутрішня та зовнішня частини застосунку. Застосунок бази даних складається із "внутрішнього" файлу бази даних, який містить таблиці, і копії "зовнішнього" файлу бази даних, який містить решту об'єктів бази даних із посиланнями на "внутрішні" таблиці., можна перетворити клієнтську частину на новий формат файлу. Серверну базу даних змінювати не потрібно.

У наведеній нижче процедурі продемонстровано, як за допомогою команди Зберегти базу даних як перетворити клієнтську базу даних на один із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у її вихідному форматі та створює копію в указаному форматі.

  1. Закрийте клієнтську базу даних. Якщо файл – це багатокористувацька база даних Access, розташована на сервері або у спільній папці, переконайтеся, що її не відкрили інші користувачі.
  2. Запустіть програму Access 2010.
  3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.
  4. Перейдіть до розташування клієнтської бази даних і двічі клацніть її, щоб відкрити.

 Примітка   Якщо з’явиться діалогове вікно Розширення бази даних із запитом на розширення бази даних, натисніть кнопку Ні.

  1. Якщо під час відкриття бази даних відкриється форма, закрийте цю форму.
  2. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти базу даних як.
  3. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я для нової бази даних.
  4. Натисніть кнопку Зберегти.

Тепер можна розширити нову зовнішню базу даних, щоб вона підтримувала нові функції.

На початок сторінки На початок сторінки

 
 
Застосовується до:
Access 2010