Si vous craignez que John n'ait pas entièrement mis à jour son installation d'Office 2000, vous pouvez choisir d'enregistrer votre document dans un ancien format de fichier avant de le lui envoyer par courrier électronique. Voici comment :

 Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis dans le menu qui s'affiche, pointez sur la flèche en regard de la commande Enregistrer sous.

 Cliquez sur Document Word 97-2003 dans la liste d'options.

Il se peut qu'un avertissement s'affiche, indiquant que certaines fonctionnalités risquent d'être perdues ou modifiées suite à l'enregistrement dans l'ancien format de fichier. Par exemple, si votre document contient un nouveau diagramme, Word vous avertira que le diagramme sera combiné en un objet unique non modifiable. John pourra au moins visualiser le diagramme. En revanche, il ne pourra pas le modifier, car sa version de Word ne prend pas en charge cette nouvelle fonctionnalité.