Si vous prévoyez de partager des documents avec de nombreuses personnes, il est des méthodes que vous avez intérêt à connaître. Examinons certaines situations auxquelles vous serez peut-être confronté pendant que vous utiliserez la nouvelle version de Word.

Supposons que vous utilisiez le nouveau format de fichier, soit en créant de nouveaux documents et en les enregistrant, soit en les mettant à niveau avec la commande Convertir du menu qui s'ouvre à partir du bouton Microsoft Office.

Votre collègue, Jean, possède une ancienne version de Word, celle qui faisait partie d'Office 2000. Vous voulez lui transmettre votre dernier document par courrier électronique. Pourra-t-il l'ouvrir ?

Absolument. Lorsque Jean cliquera sur le document, sous réserve que son installation Office 2000 a été mise à jour avec les correctifs et Service Packs les plus récents, il sera invité à télécharger un convertisseur qui lui permettra d'ouvrir votre document.

En revanche, le document qu'ouvrira Jean n'aura pas tout à fait le même aspect que celui que vous avez créé, car votre nouvelle version de Word intègre de nombreuses fonctionnalités qui n'existent pas dans sa version. Malgré tout, il pourra l'ouvrir, y travailler dessus et vous le renvoyer.

Note   Le convertisseur ne fonctionne qu'avec Office 2000 SP3, Office XP SP3 et Office 2003 SP1. Il n'est compatible qu'avec les systèmes d'exploitation suivants : Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 et Windows Server 2003.