Non tutte le lettere o i messaggi di errore contengono una firma e qualcuno potrebbe non gradire. D'altro canto l'invio di un messaggio di posta elettronica è anche un modo per inviare note in modo rapido, per questo alcuni talvolta tralasciano la firma del messaggio. In genere il destinatario sa esattamente da chi proviene il messaggio di posta elettronica.

Tuttavia, poiché si fa sempre più affidamento alla posta elettronica per questioni personali e professionali, diventa fondamentale avere informazioni sulle persone con cui ci si scambia la corrispondenza. Le firme di posta elettronica possono avere un ruolo importante per fornire informazioni relative ai contatti e stabilire il tono dei messaggi. Possono persino diventare un efficace strumento di marketing.

Una firma è un aspetto essenziale della comunicazione e risulta ormai di uso comune. Consente anche di aggiungere un tocco personale ai messaggi di posta e di rendere subito riconoscibile il mittente.

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